電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結構研究

文/浙江省臺州市氣象局 陳華文

進入信息時代以后，信息安全成為現(xiàn)代化社會發(fā)展必須重視的問題。尤其是政府公文，逐漸實現(xiàn)了電子檔案，拓展了電子檔案存儲空間，然而受到多方面因素的影響，當前各個系統(tǒng)中的電子公文格式不盡相同，其中DOC、JPEG、TXT、TIFF、PDF是較為常用的文件格式，導致電子檔案文件難以順利接收，需要利用現(xiàn)代科技作出進一步調(diào)整。因此，聯(lián)系實際分析電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構的構建策略是十分必要的。

一、電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構的主要內(nèi)容

目前，各級政府部門基本實現(xiàn)了信息化，構建起了系統(tǒng)性平臺，為各項工作處理、公文歸檔、移交數(shù)據(jù)結構的優(yōu)化與完善創(chuàng)造了有利條件，也是今后發(fā)展的一種必然趨勢，符合現(xiàn)下時代發(fā)展的客觀規(guī)律。為了適應現(xiàn)代化發(fā)展，行政部門可以將建設重點放在電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結構兩方面：首先要充分了解電子文件的特性，提出專門針對電子公文歸檔與移交兩個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)結構描述形式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容、XML的表述方式，按照W3C標準完成Schema文件，基本確定了XML中所包含的必備與可選元數(shù)據(jù)信息，確定最終的元數(shù)據(jù)項目數(shù)據(jù)類型。利用這種方式構建起來的數(shù)據(jù)結構，不僅能夠?qū)?shù)據(jù)結構進行突出描述與定義，同時還能充分體現(xiàn)出公文與相關復雜信息之間的層次關系，使所有數(shù)據(jù)、結構、顯示方式都更為獨立，確保數(shù)據(jù)存儲格式不會受到顯示格式的影響與制約。根據(jù)這一特點與要求，在構建電子公文歸檔與數(shù)據(jù)結構時，應該采用樹形結構，將電子公文的相關信息，以文件的形式打包并且存儲在脫機載體上，同時將每一存儲載體設置為只存在一個根目錄，必須以編碼方式來設定根目錄名稱，最大程度上保證電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構構建的有效性。

二、電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構的構建要點

在電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構構建的過程中，為了較好地保證有效性，行政部門必須要從以下兩個方面加以注意：

（一）歸檔體系建設。在實際建設中，行政相關部門應該注意以下幾點：1.鑒定，要對即將歸檔的電子公文進行真實性、有效性、完整性鑒定，對于夸大、不真實的文件，或者是存在內(nèi)容殘缺的電子文件，應該返回文件形成部門，重新整理以后再次進行鑒定，同時還應該對歸檔范圍進行確認，保證對電子文件保管期限進行科學劃分，嚴格按照國家給出的紙質(zhì)文件歸檔與移交管理辦法中的相關要求，保證電子文件劃分的有效性。2.檢測與歸檔，為了保證電子公文的可靠性、完整性與精確性，相關部門必須要對采集到的電子公文內(nèi)容進行全面檢測，只有通過檢測以后，才能繼續(xù)接下來的歸檔環(huán)節(jié)，除此之外，硬環(huán)境、軟環(huán)境檢測等，也需要進行相應檢測，規(guī)避客觀因素對電子公文規(guī)定產(chǎn)生的影響。

（二）移交數(shù)據(jù)結構體系建設。根據(jù)當前時代發(fā)展的特點，移交數(shù)據(jù)結構構建需要從以下兩點著手，避免出現(xiàn)建設不合理的情況，影響后續(xù)正常使用。第一，電子公文在移交時需要接受全面檢驗，公文形成部門與接收部門在完成工作以前，必須要對公文檔案中的每個細節(jié)、載體進行檢測，包括載體是否存有劃痕且是否清潔、電子文件中是否攜帶病毒以及電子文件的說明資料是否屬實等，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題，必須要及時進行處理，在確保各項工作無誤以后，才能移交電子公文，保證電子公文真實可靠。第二，按照要求辦理移交手續(xù)，接收部門應該在驗收電子文件并合格以后，將驗收情況填入《歸檔電子文件的驗收、檢驗登記表》中，要做到一式兩份，簽字蓋章以后，一份記錄要留在接收部門，另一份則是以電子文件的形式傳送給形成單位，留存?zhèn)浞?，方便查詢?/p>

三、電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構的構建策略

基于上述分析，電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構具有一定的特殊性，是行政部門為了更好地完成相關工作所必需要做出的轉變，對于提高各項工作效率有著重要的促進作用，具體可以采取以下策略：

（一）建立完善的電子文件體系。為了更好地適應新時期各項行政工作，完善的電子文件體系建設是必不可少的，尤其是電子公文歸檔管理本身就有著一定的復雜性，若是文件體系不完善，將直接影響到文件處理的有效性。首先，明確電子公文網(wǎng)絡歸檔的獨立性，同時構建起專用系統(tǒng)，行政檔案部門的計算機需要與最早檔案形成部門的計算機進行連接，組建起專門的網(wǎng)絡系統(tǒng)的電子文件由形成部門向檔案部門傳遞的全過程，檔案部門則要對接收的所有電子公文進行詳細分析，將其中具有重要價值的公文文件篩選出來并存儲，具有同等責任的部門之間應相互協(xié)調(diào)、合作，保證公文篩查的有效性。其次，構建以計算機、信息管理部門為核心的電子文件歸檔、移交工作，計算機與信息管理部門在處理數(shù)據(jù)、檔案分析與歸檔方面有著明顯的技術優(yōu)勢，尤其是電子公文歸檔與移交，有著較為豐富的經(jīng)驗，能夠從整體上提高電子公文歸檔的有效性，行政部門應充分認識到這一部門的重要作用，盡可能獨立出專職部門，為電子公文歸檔管理有效性提升創(chuàng)造有利條件。最后，脫機存儲，是利用軟磁、移動硬盤等方式，將一些電子公文存儲、傳輸?shù)街付臻g與位置，避免電子公文歸檔受不良環(huán)境因素影響出現(xiàn)篡改及攜帶病毒等情況。

（二）構建完善的電子歸檔管理質(zhì)量體系。質(zhì)量體系建設是保證電子公文歸檔有效性的重要前提，為了保證電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構構建能夠更為快速，行政單位應該結合現(xiàn)下實際情況，優(yōu)化并完善質(zhì)量體系。具體可以從以下幾方面著手進行：1.保證電子公文的真實性，不管電子檔案是哪種格式，是否與最初形成、傳輸、接收格式相同，檔案部門都需要具備原始文件復原能力，且整個生成、傳輸、發(fā)送、接收、利用等全過程，都要精確記錄下來，保證電子公文的真實可靠性；2.保證電子公文的完整性，必須保證電子公文與紙質(zhì)資料相同，且歸檔時要保證所有資料都正常歸檔，相關工作人員必須對文件格式、內(nèi)容、說明等進行詳細審核，確保一致性，防止出現(xiàn)遺漏的情況；3.保證電子公文的有效性，有效性通常會體現(xiàn)在內(nèi)容統(tǒng)一、文件遷移匹配性兩個方面，職責部門必須要對所調(diào)用的文件進行嚴格審核，若是公文中包含機密或者重要內(nèi)容，應長期保存，在遷移過程中也必須做到完整、無損遷移，保證機密、重要資料能夠為行政工作提供參考；4.保證電子公文的安全性，根據(jù)國家、地方的相關標準，電子公文生成部門需要提交文件并進行鑒定，同時上一年的電子文件在本年度的6月份向檔案部門進行歸檔并移交，保證電子公文能夠及時更新，加強安全性管理。

（三）構建獨立的網(wǎng)絡系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案相比，電子文件本身有著較大優(yōu)勢，性能較好，也不會占用較大的存儲空間，隨著當前行政管理工作更為復雜，會產(chǎn)生更多的公文文件，電子檔案能夠更好地存儲，在改變了原有文件檔案管理模式的同時，還進一步拓展了管理空間，歸檔效率也會有所提升。然而，隨著當前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，各種網(wǎng)絡病毒、黑客、木馬病毒層出不窮，為行政電子公文歸檔、存儲帶來一定的危險性，影響電子文件的安全性。為了應對這一情況，行政部門必須要在內(nèi)部構建起一個專門用于存放電子公文的獨立安全網(wǎng)絡系統(tǒng)，避免與其他網(wǎng)絡形成互通局面，威脅到電子公文的安全性，避免公共網(wǎng)絡系統(tǒng)中存在惡意病毒，威脅電子公文檔案的安全。

（四）優(yōu)化電網(wǎng)公文文檔保存工作。由于網(wǎng)絡本身是一個較為開放、復雜、具有潛在危險的大環(huán)境，電子公文在歸檔的過程中，容易受各種因素的影響。為了盡可能規(guī)避網(wǎng)絡對電子公文歸檔帶來的負面影響，行政部門可以在斷網(wǎng)期間進行存檔，避免病毒在計算機內(nèi)部蔓延，實現(xiàn)電子公文歸檔自由、安全操作。需要注意的是，在整個電子公文歸檔操作的過程中，公文管理人員必須要保證源文件的真實性，將其完整歸檔，提高電子公文歸檔管理工作的可靠性與嚴謹性，避免遺漏重要的文檔信息，影響后續(xù)電子公文查閱，導致查閱人員被錯誤、虛假信息誤導，為行政工作的有效展開帶來負面影響。

四、結語

綜上所述，電子文件管理理論從提出到實踐，經(jīng)歷了漫長的發(fā)展實踐階段，已經(jīng)初步發(fā)展成熟，這對于社會發(fā)展與進步，優(yōu)化行政管理系統(tǒng)，有著重要的促進作用。這需要行政部門在今后從實際角度出發(fā)，通過建立完善的電子文件體系、構建完善的電子歸檔管理質(zhì)量體系、構建較為獨立的網(wǎng)絡系統(tǒng)等路徑、策略，構建起較為完善的電子公文歸檔與移交數(shù)據(jù)結構，只有這樣，才能夠全方位提高電子公文管理工作質(zhì)量，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的良好互動，為政務工作的順利完成打好基礎。