談大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變革

張懿寧

（齊齊哈爾市信用信息和營商環(huán)境監(jiān)督舉報(bào)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案數(shù)字化、檔案信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的必由之路。大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，需要打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不斷創(chuàng)新，更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，切實(shí)提升檔案管理利用的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)的含義

1980年，美國著名未來學(xué)家阿爾文·托夫勒正式提出“大數(shù)據(jù)”一詞，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)學(xué)科的誕生。大約在2009年之后，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)行業(yè)流行起大數(shù)據(jù)的說法。大數(shù)據(jù)的具體含義目前學(xué)術(shù)界沒有十分確切的界定。國際數(shù)據(jù)公司（IDC）將大數(shù)據(jù)定義為：通過高速捕捉、發(fā)現(xiàn)或分析，從大量數(shù)據(jù)中獲取價(jià)值的一種新型技術(shù)架構(gòu)。眾多關(guān)于大數(shù)據(jù)的定義都有一個(gè)共同點(diǎn)，即大數(shù)據(jù)不但有大容量，更重要的是其利用大數(shù)據(jù)價(jià)值帶來的收獲紅利，從而推動(dòng)自身相關(guān)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展[1]。

二、檔案工作內(nèi)容轉(zhuǎn)型

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。大多數(shù)單位的檔案部門會(huì)推出編研產(chǎn)品，但目前的大多數(shù)編研產(chǎn)品只是對(duì)信息進(jìn)行了整合，缺乏影響力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們需要從整體角度出發(fā)，讓每一位檔案管理人員都能認(rèn)識(shí)到編研產(chǎn)品的重要性，并且還要進(jìn)一步提高單位內(nèi)部的影響力。另外，要嚴(yán)格按照不同的需求，針對(duì)性提供不同形式的編研產(chǎn)品，編研產(chǎn)品應(yīng)多元化地滿足不同需求，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，編研產(chǎn)品的表現(xiàn)形式具有多樣性，可以通過微信公眾號(hào)、微博等眾多形式做好檔案資源的開發(fā)。在充分發(fā)揮出傳播功能的同時(shí)，能有效提升單位檔案部門的針對(duì)性以及影響力。單位的檔案工作還需要實(shí)現(xiàn)從管理文件向管理數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，據(jù)了解，有很多單位檔案管理方面存在問題，比如數(shù)據(jù)管理過于分散、沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔，如果不及時(shí)處理解決，則會(huì)導(dǎo)致眾多具有價(jià)值的數(shù)據(jù)逐漸被淹沒，在此背景下，單位檔案管理部門要充分發(fā)揮自己的職能，尤其要考慮在介入文件形成的過程以及數(shù)據(jù)管理的流程實(shí)現(xiàn)檔案管理，要從管文件向管數(shù)據(jù)方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，制定完善的規(guī)章制度，做好數(shù)據(jù)的收集、歸納與整理[2]。

三、檔案信息建設(shè)過程中存在的問題

（一）檔案人員素質(zhì)不高

在檔案管理工作中，部分有多年工作經(jīng)驗(yàn)的老檔案人員對(duì)檔案管理的知識(shí)、保管方法、專業(yè)理論較為了解，但其對(duì)新事物的接收能力有限，無法完全掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下電子文件的歸檔保管、使用利用方法，對(duì)云端存儲(chǔ)等新技術(shù)比較陌生。而許多新上崗的檔案人員對(duì)新技術(shù)、新方法較為熟悉，但對(duì)檔案管理方面的專業(yè)理論知識(shí)研習(xí)不夠，對(duì)檔案工作的管理實(shí)踐知之甚少，這就造成了技術(shù)型和傳統(tǒng)型兩極化嚴(yán)重的人員結(jié)構(gòu)。

（二）安全意識(shí)薄弱

一些基層單位表現(xiàn)得尤為明顯，他們認(rèn)為檔案在安全方面是不會(huì)出現(xiàn)什么重大事故的，因此，吝于對(duì)此花過多的時(shí)間和精力，對(duì)安全工作不屑一顧。無論是在工作計(jì)劃還是工作總結(jié)中，很少提及甚至不提及檔案安全方面的內(nèi)容，而只熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化、建設(shè)數(shù)字檔案館之類的工作。少數(shù)單位只顧及檔案的收集、整理、編研和開發(fā)利用工作，而把安全工作晾在一邊。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的管理更加高效，這是因?yàn)榭梢岳糜?jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行檔案的數(shù)字化電子化，并建立一套對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和檔案查詢平臺(tái)，在系統(tǒng)的幫助下，可以將數(shù)字版電子版檔案進(jìn)行有效的分類歸檔和存儲(chǔ)，其工作效率更高，而且工作質(zhì)量更高。不僅如此，檔案的數(shù)字化管理還可以開發(fā)對(duì)應(yīng)的查詢平臺(tái)，為人們查閱使用檔案提供便利。在大數(shù)據(jù)的幫助下，檔案管理工作可以取得更高效率，可以有效降低人力成本，同時(shí)還可以節(jié)約存儲(chǔ)空間，具有良好社會(huì)效益經(jīng)濟(jì)效益[3]。

（三）檔案管理設(shè)施不充足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)信息激增，檔案管理越來越復(fù)雜，工作量越來越大。做好新時(shí)代檔案管理需要有現(xiàn)代化信息技術(shù)作為支撐，而其基本前提就是需要有能夠滿足工作的設(shè)施設(shè)備和工作場(chǎng)所。這些，需要有足夠的人力、物力、財(cái)力的投入，以確保檔案管理現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)。目前，很多單位檔案管理信息化程度不高，檔案信息化設(shè)備落后、不足，更新不及時(shí)，是影響檔案信息化發(fā)展的重要因素之一。特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，受財(cái)力制約，檔案信息化建設(shè)明顯滯后于時(shí)代發(fā)展和檔案利用需求，對(duì)比信息化程度較高的行業(yè)、部門，差距呈逐步加大趨勢(shì)。由于經(jīng)費(fèi)投入不足，一些單位檔案室、庫房破舊，沒有空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)，無法控制庫房的溫度和濕度，使用陳舊的木柜來存放檔案，利于細(xì)菌、害蟲的生長繁殖，危及檔案的安全。要做好檔案的安全工作，需要增加必要的經(jīng)費(fèi)投入，才能確保檔案管理數(shù)據(jù)化的順利實(shí)現(xiàn)。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式改革措施

（一）積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要加強(qiáng)關(guān)于改革檔案管理模式的宣傳，還要強(qiáng)調(diào)采用比較前沿的檔案管理觀念的重要性，向相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行普及。對(duì)于專門從事檔案管理工作的人員而言，一定要與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整檔案管理方面的理念，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。要加強(qiáng)的檔案信息化建設(shè)，就要迅速轉(zhuǎn)變檔案管理理念，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)做好檔案管理工作。

（二）明確檔案管理部門職責(zé)

在單位工作開展過程中，檔案管理部門需要實(shí)現(xiàn)自我定位，轉(zhuǎn)變檔案管理重心，從信息化與大數(shù)據(jù)角度出發(fā)，積極挖掘隱性知識(shí)，將檔案管理部門打造成知識(shí)中心。另外還要實(shí)現(xiàn)單位信息資源的整合，為單位工作人員提供數(shù)據(jù)依據(jù)，應(yīng)用信息技術(shù)集合各項(xiàng)信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，或者實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，通過信息技術(shù)打造知識(shí)平臺(tái)，將各項(xiàng)資源進(jìn)行歸檔，完成知識(shí)、資源共享[4]。

（三）做好檔案數(shù)據(jù)的采集與處理

檔案管理工作實(shí)施過程中，首先，要對(duì)所有部門的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，使其信息化和電子化，處理之后將其進(jìn)行提交，在檔案中把這些數(shù)據(jù)信息資源都完好地保存下來。這樣可以為檔案信息化打下基礎(chǔ)，做好必要的準(zhǔn)備工作。其次，外部提供的數(shù)據(jù)信息難免有錯(cuò)誤之處，因此，對(duì)于外部提供的所有數(shù)據(jù)要進(jìn)行進(jìn)一步處理，整理出其中不規(guī)范的數(shù)據(jù)和漏洞百出的數(shù)據(jù)，并將其徹底刪除，以確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，相關(guān)工作人員在管理檔案時(shí)，要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，充分采用一些技術(shù)性較強(qiáng)的軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并采用科學(xué)的方式，對(duì)檔案中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（四）重視檔案數(shù)據(jù)的歸檔與存儲(chǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的背景下，要想對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革，就要注重檔案數(shù)據(jù)的歸檔環(huán)節(jié)與存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，并對(duì)所有的檔案數(shù)據(jù)確認(rèn)有效存儲(chǔ)的期限。具體而言，在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行分類，并選用合適的方式予以保存。與此同時(shí)，要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況與不同職工的具體需求，確定將其檔案進(jìn)行保存的合理期限。根據(jù)具體的期限要求做好相應(yīng)的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲(chǔ)的方式將其進(jìn)行保存。

（五）加強(qiáng)檔案信息資源的整合與共享

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)字化產(chǎn)生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，對(duì)檔案工作的要求是將“死”檔案變?yōu)椤盎睢毙畔?，在大?shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，那就是轉(zhuǎn)變思路，要從“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)變，通過OCR識(shí)別、檢索等多種方式結(jié)合技術(shù)手段，便于利用、便于檢索出合適的檔案信息，更為重要的是，數(shù)據(jù)化后的檔案信息，除了方便以外，信息將更為全面、層次更為清晰，在內(nèi)容方面有了更大的拓展，更加社會(huì)化大眾化和多元化，從而不斷發(fā)揮通過整合后檔案數(shù)據(jù)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的作用，最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求[5]。

（六）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

首先，應(yīng)優(yōu)化檔案室環(huán)境，改善檔案室防蟲、防火、防潮條件，避免信息化設(shè)備及紙質(zhì)檔案受到不良因素的影響。第二，應(yīng)完善硬件與軟件設(shè)備。完善硬件是指需要在檔案室中增添一些配置高的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、攝像機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，打造數(shù)據(jù)化環(huán)境。同時(shí)，還應(yīng)完善軟件設(shè)施，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案搜索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)，提高檔案管理效率和利用率。第三，應(yīng)加大局域網(wǎng)的建設(shè)力度，通過局域網(wǎng)將各個(gè)部門聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息共享、動(dòng)態(tài)對(duì)接。即先構(gòu)建一個(gè)檔案中心，將重要的文件、材料等檔案都納入檔案中心，之后再將檔案中心設(shè)置成內(nèi)部開放平臺(tái)，讓各部門人員及時(shí)了解各種信息，提高檔案利用率。

（七）加大網(wǎng)絡(luò)防御建設(shè)，提升安全性

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息儲(chǔ)存途徑多種多樣，不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存模式，硬盤、U盤、云盤等都是儲(chǔ)存信息數(shù)據(jù)的有效途徑。網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存具有儲(chǔ)存空間小、方便快捷等突出優(yōu)勢(shì)，但外界環(huán)境對(duì)其造成的影響仍存在，且可能遭受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，面臨著不少安全隱患。在開展信息化檔案管理時(shí)，必須充分考慮到儲(chǔ)存溫度、濕度、磁場(chǎng)等多個(gè)要素，避免讓信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)改變。在大力開展信息化檔案管理工作時(shí)，必須將如何維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全放在首位，加強(qiáng)系統(tǒng)防御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力，并定期對(duì)防御系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，為保障信息儲(chǔ)存系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行奠定基礎(chǔ)，致力于保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性[6]。

（八）提高檔案從業(yè)人員專業(yè)水平

在檔案管理改革過程中，需要構(gòu)建完整合理的人才培養(yǎng)體系，建立公平公正的人才評(píng)價(jià)選拔制度。檔案信息化建設(shè)真正需要的是同時(shí)具備檔案業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)管理能力的復(fù)合型人才，因此，要重視對(duì)檔案從業(yè)人員培養(yǎng)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的素質(zhì)教育，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)政策，站穩(wěn)堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，保持認(rèn)真肯干的工作態(tài)度和踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，同時(shí)努力將檔案工作的潛在價(jià)值挖掘出來，使其更好地服務(wù)社會(huì)和公眾，并轉(zhuǎn)換為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。檔案人員要積極地參加專業(yè)培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，逐步提升自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并要加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，提升學(xué)術(shù)能力。

結(jié)束語

綜上所述，就當(dāng)前來看，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，不僅面臨著較大的機(jī)遇，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。換言之，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行變革勢(shì)在必行。對(duì)于單位而言，檔案管理需要從大數(shù)據(jù)角度出發(fā)，加強(qiáng)各項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用，投入相應(yīng)的資金，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，開辟全新的管理方法，實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)型，這樣才能促使單位檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。