高校院系圖書資料管理工作的探討

崔英華

（吉林省延吉市延邊大學(xué)師范學(xué)院，吉林 延吉 133000）

高校各個(gè)院系的圖書資料室是以教學(xué)和學(xué)術(shù)科研為服務(wù)的職能部門。它以自身的圖書專業(yè)技術(shù)文獻(xiàn)齊全、信息技術(shù)資源具體翔實(shí)、地理交通位置方便等,受到本院系廣大高校師生的一致喜愛(ài)。高校各個(gè)院系的圖書資料室都應(yīng)該具有強(qiáng)大的專業(yè)、學(xué)科特色,是廣大師生獲取知識(shí)的重要途徑,始終承擔(dān)著院系教學(xué)科研的輔助職能。作為各個(gè)院系的圖書資料室,如何充分發(fā)揮其專業(yè)性和特點(diǎn),開(kāi)展更加全面的服務(wù)工作已經(jīng)成為新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。然而由于長(zhǎng)期以來(lái)重視不夠和管理不到位,部分高校的院系圖書資料室沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

一、高校院系圖書資料管理工作上存在的問(wèn)題

（一）院系圖書資料室管理不規(guī)范、制度不健全

2016年教育部頒發(fā)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》，規(guī)定高等學(xué)?？筛鶕?jù)學(xué)校校區(qū)分布或?qū)W科分布設(shè)立相應(yīng)的總圖書館、校區(qū)分館、學(xué)科分館和院(系、所)分館（資料室），分館（資料室）受總圖書館領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)，面向全校開(kāi)放[1]。高校院系圖書資料室在行政上通常隸屬于各二級(jí)學(xué)院,但根據(jù)已頒布的規(guī)程院系圖書資料室還應(yīng)受圖書館的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)指導(dǎo),從其組織架構(gòu)設(shè)計(jì)上,很容易造成院系圖書資料室處于業(yè)務(wù)工作管理上學(xué)校圖書館、二級(jí)院系都不管的地帶。目前高校各個(gè)院系的資料室管理體制不健全,并且管理方法也不科學(xué),主要是依靠圖書資料管理人員經(jīng)驗(yàn)性的管理。例如圖書資料室沒(méi)有形成完善的借閱圖書和還書制度,圖書的破損、丟失賠償制度、新增圖書注冊(cè)登記、分類制度、圖書資料管理人員的離任交接、審計(jì)制度等,因而造成了圖書管理混亂。另外，延期返還圖書、圖書破損、丟失事件頻發(fā),圖書資料管理人員的工作態(tài)度不積極,遲到早退普遍存在。同時(shí)崗位的流動(dòng)性比較大,前、后任人員交接困難,使得圖書檔案工作變成了一筆糊涂帳。

（二）院系圖書資料管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化等新時(shí)代的背景下,對(duì)高校圖書資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平要求也隨之不斷提高,要求圖書資料管理人員必須具有圖書相關(guān)的專業(yè)技術(shù)水平以及良好的業(yè)務(wù)管理能力。但目前各個(gè)院系的圖書資料管理室并不被高度重視,財(cái)力、資源的投入有限,部門發(fā)展的空間也不大,成為一個(gè)“閑來(lái)無(wú)事”的部門。由于中青年專業(yè)人員不愿意擔(dān)任圖書資料管理人員，所以在安排圖書資料管理人員時(shí),比起專業(yè)要求和崗位需求，更多是補(bǔ)充老、弱、或非專業(yè)的教師。許多非專業(yè)人員從事圖書資料管理人員工作,他們工作起點(diǎn)低,資源也有限,沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的圖書信息情報(bào)方面的專業(yè)訓(xùn)練,職場(chǎng)上只能依賴于傳幫帶和自己的摸索。

這些人員都缺少現(xiàn)代化的圖書信息資料管理的知識(shí)與理論依據(jù)及相關(guān)的專業(yè)技能,即使其在日常工作中積累了圖書資料分類、整理、修復(fù)的經(jīng)驗(yàn),也難稱得之為專業(yè)。對(duì)于勤奮努力的基層員工,進(jìn)步快,提高快，圖書館的基層管理人員們的工作也可以做得好。對(duì)于一些不求上進(jìn)、心態(tài)懶散的基層員工,資料室的管理工作日漸明顯減少和迅速衰退,影響到院系圖書資料管理工作的開(kāi)展。

（三）院系圖書資料管理人員的服務(wù)意識(shí)薄弱

院系圖書資料室作為圖書館的輔助部門，與圖書館是相輔相成，相互促進(jìn)的關(guān)系。院系圖書資料室服務(wù)于我校的教學(xué)和科研工作第一線，專業(yè)性更強(qiáng)，服務(wù)更方便快捷，它具有地理上的優(yōu)勢(shì)，資源、服務(wù)優(yōu)勢(shì)，更符合本院教師的專業(yè)特點(diǎn)和研究興趣，更符合教師的需求，服務(wù)也更有針對(duì)性。

但目前院系圖書資料室大多數(shù)還是以紙質(zhì)的形式傳遞文獻(xiàn)資料，與其他同行和讀者之間基本都缺少了有效的信息交流和溝通,在對(duì)讀者的信息需求調(diào)研分析工作上做得還不夠透徹和到位。對(duì)其他同行和讀者信息服務(wù)工作中由于缺少了高度主動(dòng)性,在為讀者提供基本針對(duì)和個(gè)人需求這一問(wèn)題上面仍然還有許多空白點(diǎn),與其他讀者之間的信息溝通和交流工作未能全面、深入地開(kāi)展。圖書資料管理人員在工作中沒(méi)有及時(shí)聽(tīng)取讀者對(duì)圖書資料室的需求與建議，導(dǎo)致不能切實(shí)開(kāi)展實(shí)際有效的服務(wù)管理工作。另外，服務(wù)方式理念不能做到與時(shí)俱進(jìn),也可能無(wú)法真正做到提供多元化、全方位地為讀者服務(wù)。并針對(duì)不同的期刊讀者需求群體特點(diǎn)開(kāi)展不同服務(wù)管理工作。

（四）院系資料室宣傳不到位

院系圖書資料室未能針對(duì)我校的教師和學(xué)生而實(shí)施行之有效的教育宣傳。教師不坐班,很多老師只是在有事或者開(kāi)會(huì)時(shí)才來(lái)到學(xué)院,上完課、開(kāi)完會(huì)就離開(kāi)，因此資料室什么時(shí)候補(bǔ)充新的書籍和期刊教師并不理解。即使有些教師真正愿意來(lái)資料室里搜索和查閱材料,由于所有的圖書都擺放得太亂,也難以迅速地找到自己所需要的材料,與其白白花費(fèi)時(shí)間,不如直接去綜合圖書館方便快捷效率高。

資料室內(nèi)的圖書雖然陳舊,但對(duì)于大部分的學(xué)生而言,查閱操作起來(lái)可能還是比學(xué)校綜合圖書館方便,但是大多數(shù)的學(xué)生并未真正了解資料室內(nèi)部是否向大部分學(xué)生公共開(kāi)放,因此即使他們想要及時(shí)地查閱,也不愿意貿(mào)然地進(jìn)入到資料室。因此宣傳工作落實(shí)得不到位,也是導(dǎo)致資料室利用率較低的根本原因。

二、高校院系圖書資料管理工作的幾點(diǎn)思考

（一）規(guī)范管理,加強(qiáng)制度創(chuàng)新

高校院系圖書資料室是高校院系綜合圖書館的重要基本組成功能部分,是二級(jí)學(xué)科院系師生開(kāi)展學(xué)科教學(xué)和學(xué)術(shù)科研不可或缺的重要輔助服務(wù)機(jī)構(gòu),院系和綜合圖書館的資料室部門要積極配合高校圖書館建設(shè)完成相關(guān)工作。院系圖書資料室和圖書資料管理人員應(yīng)在高等學(xué)校直屬綜合圖書館的相關(guān)業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)下,樹(shù)立起文獻(xiàn)資源平等共享的價(jià)值觀念,強(qiáng)化公眾共享文獻(xiàn)意識(shí),通過(guò)開(kāi)展資源共享工作來(lái)不斷提高各類文獻(xiàn)的綜合利用率,實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)。隨著我們黨和國(guó)家各項(xiàng)教育體制改革深入開(kāi)展,尤其是為了適應(yīng)我國(guó)高等教育體制改革的發(fā)展要求、走上內(nèi)涵型發(fā)展之路,迫切需要進(jìn)行制度性的創(chuàng)新。需要正式建立院系圖書資料室的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系、若干管理制度，如規(guī)劃和研究、預(yù)算編制和人事發(fā)展等，這些職能對(duì)高效和有效率地利用資源、提供高效的服務(wù)至關(guān)重要。同時(shí)我們需要建立健全關(guān)于高校院系工作人員辦公室人員的職責(zé)、管理制度和機(jī)制的一整套體系。

（二）加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè),提高圖書資料管理人員專業(yè)素養(yǎng)

一是要采取科學(xué)合理的人才聘用機(jī)制。通過(guò)技術(shù)型人才的引進(jìn),提高院系資料室圖書資料管理人員的專業(yè)道德素養(yǎng)和從事業(yè)務(wù)的能力,也就需要使得院系資料室內(nèi)部中的圖書資料管理人員都更"專家化"。盡量聘請(qǐng)學(xué)習(xí)過(guò)圖書情報(bào)管理類專業(yè)，有圖書資料管理經(jīng)驗(yàn)或有一定理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能的人從事圖書資料管理工作,將不適宜該項(xiàng)工作的圖書資料管理人員調(diào)至其他崗位。

二是要求圖書資料管理人員必須通過(guò)積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)提升自己的專業(yè)素養(yǎng),包括通過(guò)參加相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班以及在線網(wǎng)上學(xué)習(xí)等多種途徑提升個(gè)人的相關(guān)專業(yè)知識(shí)業(yè)務(wù)水平,同時(shí)必須加強(qiáng)其對(duì)圖書資料情報(bào)管理專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)、檢索資料目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)等各個(gè)方面專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí),拓寬自身的專業(yè)學(xué)術(shù)研究視野。通過(guò)積極參與國(guó)內(nèi)外有關(guān)學(xué)術(shù)交流科研活動(dòng)和了解不同行業(yè)的科學(xué)研究發(fā)展動(dòng)態(tài)和學(xué)術(shù)熱點(diǎn),加強(qiáng)與其他高校圖書館圖書資料管理人員的學(xué)術(shù)交流,學(xué)習(xí)更先進(jìn)的學(xué)術(shù)管理工作經(jīng)驗(yàn),掌握我國(guó)圖書館在管理方面最新的學(xué)術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀態(tài)勢(shì)。

三是定期對(duì)圖書資料管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)?？梢云刚?qǐng)省、市或者其他優(yōu)秀圖書館的專家來(lái)校予以指導(dǎo),或者安排本校圖書資料管理人員前往優(yōu)秀圖書館進(jìn)行實(shí)地考察和學(xué)習(xí),加強(qiáng)館際交流,學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)。

（三）提升圖書資料管理人員服務(wù)理念和服務(wù)水平

學(xué)院的教職員工和在院學(xué)生們都是整個(gè)院系圖書資料室的主要讀者和服務(wù)對(duì)象,他們非常需要及時(shí)獲得不同專業(yè)領(lǐng)域的信息服務(wù)。因此,在信息服務(wù)的理念上我們應(yīng)該堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、要有所謂的創(chuàng)新和尋求變化。圖書資料管理人員應(yīng)在改變?cè)械男畔⒎?wù)理念的基礎(chǔ)上,提供更新的服務(wù)內(nèi)容、更專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域,為師生提供完善的科研信息和教學(xué)信息。

一是充分、認(rèn)真地聽(tīng)取廣大讀者的有效觀點(diǎn)和意見(jiàn)、建議,讓學(xué)院各專業(yè)的更多教師和研究生能夠積極主動(dòng)地參與、加入到學(xué)院信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)構(gòu)建中。專業(yè)的教師及碩士研究生積極參與對(duì)學(xué)院信息的第二次優(yōu)化整合,將信息資料室充分利用學(xué)院現(xiàn)有的各種學(xué)術(shù)文本、文獻(xiàn)信息資源,有一定計(jì)劃地按照學(xué)校和學(xué)院的要求進(jìn)行數(shù)字化的信息建設(shè),構(gòu)造并形成自己的信息數(shù)據(jù)庫(kù),并全部免費(fèi)投入至學(xué)校和學(xué)院的校園網(wǎng),方便全校廣大讀者隨時(shí)閱覽。

二是鼓勵(lì)依托各相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜襾?lái)組織構(gòu)筑專門的顧問(wèn)服務(wù)體系。院系擁有許多各專業(yè)、領(lǐng)域的專家、學(xué)者、科研帶頭人,并且還有許多相關(guān)學(xué)科專門教授。院系圖書資料室能充分利用這一優(yōu)勢(shì)和便利的條件,了解各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域科研工作的新趨勢(shì)和科研內(nèi)容,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)等資源對(duì)其進(jìn)行搜索、甄別,確定相關(guān)信息數(shù)據(jù)資源,定期地下載相關(guān)專題信息,并進(jìn)行歸類、編輯,以充分滿足廣大讀者的科研服務(wù)需求。

（四）加大宣傳力度

一是院系圖書資料室要定期積極組織、宣傳新增添的各類圖書資料與其相關(guān)服務(wù)創(chuàng)新舉措,幫助各類文章作者創(chuàng)編、調(diào)整各種圖書宣傳資料素材和提供讀者體驗(yàn)參照?qǐng)D書資料等。把圖書資料新動(dòng)態(tài)掛在學(xué)院的主頁(yè),各種交流平臺(tái)便于師生參考。學(xué)院也可以利用學(xué)院內(nèi)部的優(yōu)勢(shì)，學(xué)院內(nèi)部有若干專業(yè)，可在各專業(yè)設(shè)置一名圖書資料聯(lián)系專員，建立一個(gè)群，定期在群里發(fā)送新添圖書資料信息、圖書資料室的相關(guān)活動(dòng)信息，并使其在第一時(shí)間轉(zhuǎn)發(fā)給專業(yè)的學(xué)生，讓更多的讀者及時(shí)、深入、全面地了解到最新動(dòng)態(tài)。也爭(zhēng)取第一時(shí)間讓廣大讀者了解圖書資料的建設(shè)及發(fā)展的方向和進(jìn)度。另外，通過(guò)圖書資料聯(lián)系專員，院系圖書資料室也可以搜集廣大學(xué)生對(duì)圖書資料建設(shè)的建議，掌握他們的具體需求。

二是通過(guò)讀書周系列活動(dòng)進(jìn)行宣傳。學(xué)院每年度可定期組織、舉辦課外讀書周等一系列閱讀活動(dòng),以自薦或評(píng)選的方式選舉出"讀書明星",以茲鼓勵(lì)、引導(dǎo)和培養(yǎng)學(xué)生們愛(ài)讀書,多讀書,讀好書的優(yōu)良習(xí)慣,增加學(xué)生們的課外閱讀量。通過(guò)舉辦讀書周等一系列活動(dòng)，學(xué)生不僅獲取知識(shí)、拓寬知識(shí)面、開(kāi)闊視野，也可以宣傳學(xué)院圖書資料室的概況、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和文獻(xiàn)建設(shè)情況等。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化的背景下，高校院系圖書資料室的管理工作是刻不容緩的。高校應(yīng)積極管理和完善院系圖書資料室的建設(shè)和管理模式及制度。針對(duì)目前高校院系圖書資料室存在的若干問(wèn)題，如果要做好院系圖書資料室的管理工作，必須要規(guī)范化管理，加強(qiáng)制度創(chuàng)新，加大宣傳力度。同時(shí)，院系圖書資料室的管理離不開(kāi)圖書資料管理人員的辛勤的付出。圖書資料管理人員也要在思想上提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，提高專業(yè)素養(yǎng)、提升服務(wù)理念和服務(wù)水平。學(xué)校和學(xué)院要在圖書資料管理人員安排、業(yè)務(wù)水平的提高等問(wèn)題給予足夠的重視。這樣才能保證圖書資料室為高校院系的教學(xué)科研發(fā)揮積極的作用。