新時期血站檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

王麗莉

（日照市中心血站 山東省日照市 276826）

今年來，隨著我國公共醫(yī)療體系不斷完善，無償獻血事業(yè)快速發(fā)展，血站在采供血方面也取得長足進步，成為了公共醫(yī)療體系的重要補充力量，在保障人民生命安全方面發(fā)揮了重要作用。但與此同時我們也必須認識到，血站檔案管理工作仍處于較低水平，已經(jīng)嚴(yán)重影響了血站的正常運行及發(fā)展，因此必須創(chuàng)新血站檔案管理理念，進一步完善優(yōu)化血站檔案管理模式，以實現(xiàn)血站的可持續(xù)發(fā)展。

血站檔案管理重要性分析

關(guān)于血站檔案管理的重要性，可以分以下幾方面闡述：其一是血站檔案管理能夠為無償獻血事業(yè)提供必要保障。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，近年來我國臨床輸血量持續(xù)增長，這無疑對采供血工作提出了新的要求，同時針對采供血過程中形成的原始資料信息要求也更為嚴(yán)格，如果不及時將這項資料信息及時整理歸檔，造成原始數(shù)據(jù)缺失，則會影響到輸血事業(yè)。而規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的血站檔案管理能夠完整、真實記錄采供血過程中各方面資料信息，可以為臨床輸血提供必要依據(jù)，這對于規(guī)范我國無償獻血事業(yè)發(fā)展具有重要意義。其二是血站檔案管理可以作為處理相關(guān)醫(yī)療糾紛的依據(jù)。近年來，因各種原因?qū)е碌尼t(yī)療糾紛屢見不鮮，其中不少糾紛涉及到輸血，雖然我國《獻血法》對此作出了相應(yīng)的規(guī)范，但是血站要證明因輸血過程中的無過錯感染釀成不良后果，不屬于醫(yī)療事故，必須要出具有效證據(jù)，而血站檔案因其真實性、完整性以及不可更改性，可以作為處理相關(guān)醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)。血站檔案中涵蓋了獻血者信息、血液信息、血液存儲信息以及血液調(diào)配使用信息等，可以作為血站的有力證據(jù)，對于維護血站的基本權(quán)益具有重要作用。其三是便于快速服務(wù)于特殊患者，比如稀有血型患者。在臨床上經(jīng)?？梢杂龅较∮醒突颊?，由于血型特殊導(dǎo)致治療難度較大，而通過血站檔案可以快速找到血型匹配的獻血者，從而及時對患者進行救治。此外，部分無償獻血者由于無償獻血證書丟失，導(dǎo)致本人或者親屬無法享受免費用血服務(wù)，對此通過查閱血站檔案能夠快速確定獻血者的信息，從而使其享受應(yīng)有的服務(wù)。

現(xiàn)階段血站檔案管理存在的問題

檔案管理制度不完善?？陀^而言，血站檔案存在數(shù)量大、類型復(fù)雜等特點，這是導(dǎo)致血站檔案管理工作難度較大的主要原因之一。從當(dāng)前血站檔案管理工作實際來看，主要存在管理過于分散、檔案資源缺乏整體性等問題，究其根本主要是由于缺乏完善的檔案管理制度體系。完善的制度是確保血站檔案管理工作有序開展的重要保障，由于檔案管理制度建設(shè)滯后導(dǎo)致血站檔案管理工作長期處于無序狀態(tài)，難以實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，這在很大程度上影響了血站的正常運營。

軟硬件設(shè)施不完善。由于血站的主要職責(zé)是負責(zé)采集、存儲以及供應(yīng)血液，因此在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面?zhèn)戎赜诓裳?、儲存血以及供血等環(huán)節(jié)，軟硬件設(shè)施相對比較完善，而在血站檔案管理方面的投入則相對有限，這也是限制檔案管理水平提升的重要因素。血站檔案管理機構(gòu)受限于資金問題，硬件設(shè)施長期得不到改善，信息化建設(shè)相對滯后，軟件設(shè)施水平不足以支持開展血站檔案信息化管理。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。在傳統(tǒng)觀念下，人們普遍認為檔案管理就是簡單的整理檔案資料，不需要專業(yè)知識技能，實則不然，檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，要求檔案管理人員必須掌握相應(yīng)的專業(yè)知識技能。然而從當(dāng)前血站檔案管理隊伍的現(xiàn)狀來看，普遍存在年齡結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)素養(yǎng)不高等問題。血站檔案管理隊伍中以年齡偏大的人員居多，并且對于檔案管理專業(yè)知識技能掌握不足，缺乏專業(yè)性人才，這也是限制血站檔案管理水平提升的重要因素。

檔案資料歸檔不及時。血站檔案具有涉及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多、信息分散的特點，血站內(nèi)部各部門的工作既相互聯(lián)系又相對獨立，這就導(dǎo)致檔案資料的收集以及歸檔難度較大，無論哪個環(huán)節(jié)或者哪個部門出現(xiàn)問題，則血液從采集到臨床使用的過程檔案資料就會出現(xiàn)缺失，影響檔案資料的完整性。從目前血站檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案歸檔不及時是較為突出的問題之一，不僅嚴(yán)重破壞檔案的完整性，削弱了血站檔案的價值，同時也對血站檔案管理工作產(chǎn)生了較大影響。

對檔案資料開發(fā)利用水平較低。血站檔案具備多重功能，可以作為精準(zhǔn)采血的重要參考依據(jù)，可以作為血站管理決策的信息支撐，可以作為憑據(jù)解決因用血問題產(chǎn)生的醫(yī)療糾紛等。然而從當(dāng)前血站檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，在檔案資料開發(fā)利用方面存在明顯短板，血站檔案管理部門的工作重心集中在檔案資料的收集、歸檔以及管理等方面，忽視了對檔案資源的開發(fā)利用，未能充分挖掘血站檔案的內(nèi)在價值。造成此問題的主要因素是血站檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的束縛，缺乏創(chuàng)新意識，同時也沒有充分意識到血站檔案資料的價值與作用，對于這方面重視程度不足。

新時期血站檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展策略

完善血站檔案管理制度體系?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)血站檔案管理模式的弊端已經(jīng)暴露無遺，無法滿足當(dāng)前時代背景下血站發(fā)展的需求，因此無論是從血站的現(xiàn)狀考慮，還是血站的長遠發(fā)展，都必須要加快推進血站檔案管理改革，這其中最為關(guān)鍵的檔案管理制度體系建設(shè)。現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展進步，檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)基本實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，傳統(tǒng)的檔案管理制度與當(dāng)前的工作實際不相適應(yīng)。對此，血站檔案管理機構(gòu)應(yīng)嘗試從以下幾方面著手重構(gòu)血站檔案管理制度體系，首先血站檔案管理機構(gòu)需要重新梳理檔案管理流程，包括檔案信息采集、建檔、存儲、查閱等環(huán)節(jié)均要作出明確規(guī)定。其次在當(dāng)前信息化背景下，血站檔案已經(jīng)基本實現(xiàn)數(shù)字化、電子化，因此需要建立配套的管理制度，比如檔案格式標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限管理以及檔案檢索等。這些方面在傳統(tǒng)管理模式下都無據(jù)可依，無章可循，因此需要根據(jù)血站檔案管理工作實際情況建立起制度框架。

完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要全面提升血站檔案管理水平，必須依托于完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這是開展檔案管理工作重要的物質(zhì)保障。血站在內(nèi)部資源分配上，要適當(dāng)向檔案管理機構(gòu)傾斜，在資金方面適當(dāng)給予檔案管理機構(gòu)一定的支持，從而加快完善血站檔案管理機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。由于目前檔案管理已經(jīng)基本實現(xiàn)數(shù)字化，紙質(zhì)化檔案數(shù)量減少，基本上都是原件，因此必須要構(gòu)建安全的物理環(huán)境保存血站紙質(zhì)檔案。這就要求加大硬件設(shè)施方面的措施，包括消防設(shè)施、安保設(shè)施、控溫控濕設(shè)施、檔案柜等，確保紙質(zhì)檔案妥善保存，防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損毀。針對血站數(shù)字化檔案則要注重軟件設(shè)施建設(shè)，可以考慮根據(jù)血站檔案管理工作的實際需求開發(fā)相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)，這不僅可以有效提升工作效率，同時也能盡可能避免人為失誤。

培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍。工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到血站檔案管理質(zhì)量與水平，高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理團隊是提高血站檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。血站管理者要充分認識到專業(yè)人才的價值，擯棄傳統(tǒng)的用人方式，積極優(yōu)化血站檔案管理隊伍，引進和培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員。首先需要解決的問題就是血站檔案管理隊伍年齡結(jié)構(gòu)不合理的問題，對此血站應(yīng)積極吸納青年人進入檔案管理隊伍，優(yōu)化隊伍年齡結(jié)構(gòu)，同時在后期人員調(diào)配以及任命方面也要注意適當(dāng)調(diào)控。其次要加強檔案管理人員培訓(xùn)，一方面要定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，針對檔案管理工作中存在的問題進行研討，并提出相應(yīng)的改善措施；另一方面要支持檔案管理人員走出去，學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念、技術(shù)，最終反哺血站檔案管理團隊。最后要不斷引進高素質(zhì)、高學(xué)歷、高水平的檔案管理人才，逐步改善血站檔案管理隊伍人才匱乏的現(xiàn)狀。

制定標(biāo)準(zhǔn)化歸檔流程。血站業(yè)務(wù)檔案涉及業(yè)務(wù)流程多，各項資料信息分散在各個部門，檔案資料收集以及歸檔難度較大，這是由血站檔案自身特有屬性所決定的。要確保血站個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案資料及時、完整歸檔，必須要建立起標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔流程，確保從采血到供血的整個過程產(chǎn)生的檔案資料都完整保存，以便在后續(xù)工作中查閱。首先，血站檔案管理部門需要編制一套科學(xué)使用的業(yè)務(wù)檔案分類目錄，可以根據(jù)血站業(yè)務(wù)流程編制，也可以根據(jù)血站內(nèi)部各個部門或者科室進行分類，從而確保檔案資料收集工作不重不漏。其次，血站檔案管理部門要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)明確檔案歸檔的范圍、檔案保管期限以及保密等級，并按照具體的要求對不同檔案資料實行分類管理。最后，血站檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔流程，嚴(yán)格執(zhí)行檔案分類、組卷以及保管期限等各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，血站內(nèi)部各部門移交的檔案資料必須逐一檢查驗收，并辦理歸檔交接手續(xù)，確保整個過程具備可追溯性。

注重檔案資源的應(yīng)用。血站的檔案資料記錄了血液采集到使用的全過程，不僅是臨床用血的重要參考資料，也是實現(xiàn)精準(zhǔn)采血的重要資料，對于保障用血安全至關(guān)重要，因此血站檔案具有極高的使用價值。血站檔案管理工作一方面要實現(xiàn)檔案資料的科學(xué)管理，一方面也要充分挖掘檔案資料的潛在價值，發(fā)揮檔案資料的使用價值。血站檔案管理工作人員要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，從“重管理輕利用”向“管理與利用并重”轉(zhuǎn)變，挖掘檔案資料的價值，并服務(wù)于血站的各項工作。比如可以通過對以往采供血數(shù)據(jù)資料進行分析，總結(jié)各采血點及供血點的血液采供規(guī)律，進而合理布局血站采供血業(yè)務(wù)，制定出科學(xué)的工作計劃。也可以通過對血液儲存管理過程中出現(xiàn)的問題判斷導(dǎo)致血液報廢的原因，從而找出血液存儲管理的關(guān)鍵點，并在此基礎(chǔ)上形成一套完善的血液儲存管理機制，提高血液的保管質(zhì)量以及利用效率。

綜上所述，新時期對于血站檔案管理工作的要求發(fā)生較大變化，客觀上要求血站檔案管理必須創(chuàng)新，對此血站檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，同時血站檔案管理機構(gòu)也要注重人員培養(yǎng)、制度建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。