現(xiàn)階段人事檔案管理中的問題與優(yōu)化策略

劉繽

摘要：隨著近年來我國營運車輛數(shù)量不斷增加，營運車輛駕駛員人數(shù)呈現(xiàn)不斷上升趨勢，對營運車輛駕駛員的檔案管理工作的難度也在不斷加大，并且隨著種種新型信息管理技術不斷涌現(xiàn)，有關部門對檔案管理工作提出了更高的要求?；诖耍疚暮喴治隽爽F(xiàn)階段道路運輸營運車輛駕駛員的檔案管理工作中現(xiàn)存的問題，并且結合實際提出幾點優(yōu)化策略，以期為相關人力資源管理人員形成參考。

關鍵詞：檔案管理;問題優(yōu)化

引言

營運車輛駕駛員檔案記錄著駕駛員的各方面信息，除基本身份信息外還包括其駕駛證類型、駕齡、違法記錄等等，導致其檔案管理工作具有一定的復雜性，檔案管理工作人員在對其進行管理的過程中存在一定難度。但駕駛員檔案同時是駕駛人員個人求職、招聘的憑據(jù)，可以體現(xiàn)出駕駛人員重要的人生經歷，具有較為重要的意義。營運車輛駕駛員檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，需要各部門工作人員加大重視程度，不斷改進檔案管理中存在的問題，逐漸優(yōu)化檔案管理工作。

一、營運車輛駕駛員檔案管理過程中存在的問題

（一）工作人員未認識到檔案管理重要性

就營運車輛駕駛員檔案管理工作的實際開展情況而言，目前許多工作人員尚未意識到人事檔案管理的重要性，對檔案管理工作缺乏相應的認知，可以具體表現(xiàn)為以下方面：第一，部分工作人員在對紙質檔案進行書寫時較為隨意，未嚴格遵守檔案書寫規(guī)定使用鋼筆或碳素墨水，而是使用圓珠筆、鉛筆等進行書寫，若紙張保存不當則很容易導致墨跡變淡，甚至出現(xiàn)字跡模糊不清的現(xiàn)象，導致檔案管理失去其管理意義。還有部分工作人員在書寫紙質檔案時隨意進行涂抹修改，導致檔案中部分重要信息記錄模糊，如駕駛經歷、駕駛年限等信息不清晰，影響檔案的可用性。第二，部分工作人員對于紙質檔案的保存工作不到位，導致檔案缺失的情況發(fā)生。由于駕駛員人事檔案中記錄了其工作經歷等重要信息，還包括其他證件材料，但由于工作人員對檔案管理工作的重視程度不足，導致這些材料的遺失或錯漏，為人員身份認定工作帶來困難。并且由于管理環(huán)境較差，許多人事檔案長期處于不適宜的保存環(huán)境下，已經出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡暈染模糊的情況。

（二）檔案管理手段較為落后

目前我國營運車輛駕駛員人事檔案管理仍然存在管理方式較為落后的情況，信息化建設不足，人事檔案通常為紙質文件，載體較為單一，且檔案內容與其載體之間聯(lián)系不夠密切，并且儲存密度較高，導致檔案中的重要信息可能發(fā)生丟失、損壞、泄露等情況。由于有關部門對駕駛員人事檔案管理工作缺乏重視，對該工作的資金投入有限，導致無法建立科學的人事信息檔案管理平臺，仍然采用人工管理模式，工作效率整體較低，在查找檔案時需要經過繁瑣的手續(xù)審批，檔案管理服務較為滯后。此外，還有部分管理人員僅僅重視對檔案進行管理，而忽視了人事檔案的重要價值，導致檔案管理工作較為封閉化，無法與交警系統(tǒng)形成聯(lián)動。雖然近年來已有許多地區(qū)管理部門引入了計算機技術和信息化技術開展檔案管理工作，但也僅僅應用到一些簡單的工具，營運車輛駕駛員人事檔案管理的信息化程度仍然有待提高。

二、營運車輛駕駛員人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

近年來計算機技術與信息技術發(fā)展逐漸趨于成熟，檔案管理工作人員需要對這些技術進行充分掌握，有關部門也應當著力培養(yǎng)檔案管理員工的綜合素養(yǎng)，具體可以運用如下手段：第一，檔案管理部門可以在人員上崗前加強崗位培訓工作，現(xiàn)階段檔案管理部門中的許多管理人員在專業(yè)能力上還有很大不足，或由于年齡原因導致其專業(yè)能力提高較為緩慢，為解決這一問題，有關部門應加強上崗前培訓，確保員工在實際開展人事檔案管理工作前具備相應的管理技能。例如采取新員工與老員工結成對子互相幫助的辦法，老員工向新員工傳授人事檔案管理經驗，新員工教給老員工現(xiàn)代化技術的使用方法，從而形成互幫互助，共同進步。

（二）創(chuàng)新檔案管理手段

促進檔案管理工作發(fā)展必須順應時代科技發(fā)展，做好檔案管理信息化工作，利用各種先進的信息化技術以及計算機技術，對檔案管理工作形成輔助，從而使檔案管理工作的效率和管理水平提高。由于傳統(tǒng)人工檔案管理的方式工作量較大，需要工作付出較多精力和時間，導致工作人員的勞動強度較高，完成效果不佳。但采用信息化檔案管理方式可以有效解決該問題，建立完善的營運車輛駕駛人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將駕駛人員的各類信息錄入后在計算機或在線平臺中妥善保存，不僅可以避免信息出現(xiàn)損壞、丟失等情況，還能有效提高檔案查詢工作的效率，在檢索欄直接輸入關鍵詞即可快速提取所需人事檔案，并隨時在線更改信息，可以為營運車輛駕駛人員提供更加高效、優(yōu)質的服務。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理模式

雖然近年來管理部門已經擬定并實施了一系列規(guī)章制度，以促進檔案管理工作規(guī)范化，但在具體實施過程中仍然存在一定不足，亟需得到完善，具體可以通過以下方式實現(xiàn)：第一，管理人員應完善人事檔案管理責任制，以檔案管理工作為連接，加強各部門之間的聯(lián)系，使檔案內容更加具備準確性以及真實性，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題所在，并且制定相應的解決策略。第二，應加強營運車輛駕駛員人事檔案的網絡審批制度，逐漸摒棄傳統(tǒng)的紙質審批流程，通過駕駛人員自行填寫相關檔案信息后上傳，管理人員在線進行審批的方式，將檔案審批流程簡化，提高檔案管理工作的效率。第三，加大人事檔案信息管理的經費投入，確保營運車輛駕駛員人事檔案管理工作有充足的經費用以人員培訓、設備購買、信息化建設等等，從而加強現(xiàn)代化管理手段，使檔案管理工作更加科學。

結束語

營運車輛駕駛人員的人事檔案管理對于我國道路運輸營運車輛的管理有著重要意義，因此有關部門必須提高對其重視程度，深入分析現(xiàn)階段人事檔案管理工作中的問題，加大人力、物力以及財力的投入，促進營運車輛駕駛人員人事檔案的管理工作得到切實有效的優(yōu)化，提高檔案管理效率和質量。

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