新時代醫(yī)院文書檔案管理質量提升策略

摘 要：新時代，提升醫(yī)院文書檔案管理質量既是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必然要求，也是醫(yī)院日常精細化、規(guī)范化管理的現(xiàn)實需要。有必要轉變傳統(tǒng)的管理理念，主動引進現(xiàn)代信息技術，結合醫(yī)院文書檔案管理實際實現(xiàn)二者有機融合，注重醫(yī)院文書檔案信息安全，提高醫(yī)院檔案管理人員素質，提升醫(yī)院文書檔案管理質量。

關鍵詞：新時代;醫(yī)院;文書檔案;管理;質量;提升

醫(yī)院文書檔案包含醫(yī)院在各個時期發(fā)展的政策、制度以及黨群、人事、基建等各類檔案，是醫(yī)院發(fā)展和決策的重要依據(jù)。新時代，醫(yī)療改革的不斷推進，對醫(yī)院文書檔案管理也提出了更高要求。醫(yī)院文書檔案管理的內外部環(huán)境發(fā)生了深刻變化，要求醫(yī)院檔案管理工作轉變傳統(tǒng)工作思路，不斷地提升文書檔案管理質量，更好地服務醫(yī)院各方面工作，充分體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值[1 ]。

1 新時代醫(yī)院文書檔案管理質量標準

隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理質量標準也出現(xiàn)了新的變化。為進一步提升醫(yī)院文書檔案管理質量，有必要明晰醫(yī)院文書檔案管理質量標準。

1.1 確保醫(yī)院文書檔案規(guī)范標準

在醫(yī)院文書檔案管理過程中應嚴格按照相關規(guī)定，做好檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等各項工作，并明確相關業(yè)務流程，確保醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范。收集階段，應按照應收盡收的原則，對應收的檔案進行全面查看，對于不符合相關規(guī)定的檔案應與相關部門進行聯(lián)系，確保收集上來的檔案符合文書檔案管理標準。管理階段，嚴格按照檔案管理制度，定期查看檔案資料是否完整，檔案借閱是否收回，是否嚴格按照相關程序執(zhí)行等。

1.2 醫(yī)院文書檔案要確保準確完整

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院各項工作開展的重要依據(jù)和基礎，只有文書檔案信息準確完整，才能夠更好地發(fā)揮文書檔案的價值和作用。從醫(yī)院文書檔案的準確性層面看，檔案收集信息準確是醫(yī)院文書檔案高質量保存管理的重要基礎。收集階段，醫(yī)院檔案管理人員應對檔案信息進行認真核對，對可能出現(xiàn)的錯誤信息及時與檔案生成部門進行核對和排查。對于經常出現(xiàn)的錯誤信息進行認真研究，并與相關責任人商討相關解決方案，確保收集上來的文書檔案信息準確。從完整性層面看，應明確文書檔案管理是一項系統(tǒng)工程，一旦檔案信息不夠完整，存在信息失真或丟失的問題，必然影響醫(yī)院文書檔案高質量管理。因此，應定期核對文書檔案相關內容是否存在信息失真或涂改等問題，確保檔案信息的完整。

1.3 確保醫(yī)院文書檔案真實安全

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院各項業(yè)務工作開展最原始的記錄，只有保持醫(yī)院文書檔案的原始性，檔案信息真實可靠，才能為醫(yī)院決策及其他工作的開展提供檔案依據(jù)。在文書檔案管理過程中容易出現(xiàn)文書檔案內容過度上網問題，在文書檔案收集環(huán)節(jié)并沒有嚴格按照相關制度采取專用渠道進行傳輸，部分帶有保密性質的文書檔案出現(xiàn)在網絡空間，一旦遭受黑客的攻擊，可能會出現(xiàn)醫(yī)院文書檔案泄密問題，甚至會通過惡意篡改，影響文書檔案的真實性。因此，必須將文書檔案真實安全放在突出位置。

2 新時代醫(yī)院文書檔案管理質量提升存在的現(xiàn)實困境

新時代醫(yī)院文書檔案管理的內外部環(huán)境發(fā)生了深刻變化，影響了醫(yī)院文書檔案管理質量的提升。

2.1 部分醫(yī)院對文書檔案管理質量提升重視不足

部分醫(yī)院沒有結合自身文書檔案管理質量提升提出要求，相關部門與醫(yī)院檔案管理部門聯(lián)系得不夠緊密，工作中出現(xiàn)職責不清、相互配合力度不夠、文書檔案移交不及時、檔案內容不統(tǒng)一等問題。由于一些主管領導對醫(yī)院文書檔案管理質量重視不足，檔案管理人員容易出現(xiàn)得過且過、隨意性、麻痹大意等問題，在文書檔案管理過程中對相關制度機制落實不夠徹底，只注重前期文書檔案資料的收集，忽視了后期文書檔案的利用和開發(fā)[2 ]。

2.2 部分醫(yī)院文書檔案管理制度機制不完善

部分醫(yī)院在文書檔案管理過程中并未結合工作中出現(xiàn)的具體問題，對相應的制度機制進行優(yōu)化、完善和創(chuàng)新，很多工作的開展缺少制度依據(jù)，不僅影響了檔案工作人員的工作成效，也容易出現(xiàn)工作隨意性問題，很多檔案內容并沒有嚴格按照相關制度標準進行規(guī)范，給文書檔案管理質量提升造成了很多困擾。一方面，現(xiàn)行的制度機制難以為各項工作提供扎實的制度保障，導致部分制度機制在落實過程中并沒有解決醫(yī)院文書檔案管理中的實際問題，影響了醫(yī)院文書檔案管理質量的提升。另一方面，醫(yī)院文書檔案管理制度機制在執(zhí)行環(huán)節(jié)不徹底，部分檔案管理人員對醫(yī)院文書檔案管理的理解出現(xiàn)了偏差，在制度機制執(zhí)行過程中缺少主動性和責任感，導致很多制度流于形式，沒有發(fā)揮出制度應有的作用和價值，也在一定程度上影響了文書檔案管理質量的提升。

2.3 部分醫(yī)院文書檔案管理缺乏專業(yè)人才

部分醫(yī)院沒有配備專業(yè)的檔案管理人才。部分文書檔案管理人員自身業(yè)務能力不強，缺少專業(yè)知識和信息素養(yǎng)，對于文書檔案管理質量重視不足，在具體工作中更注重文書檔案的收集、整理、管理等常規(guī)性工作，對于如何提升文書檔案管理質量思考不多。部分醫(yī)院并未安排專門的檔案管理人員開展此項工作，很多屬于兼職，且未接受過系統(tǒng)的檔案培訓，在實際工作中難以提升文書檔案管理質量。

3 新時代提升醫(yī)院文書檔案管理質量的實現(xiàn)路徑

新時代，為進一步提升醫(yī)院文書檔案管理質量，有必要將現(xiàn)代信息技術與文書檔案管理相結合，引導檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，完善相關制度機制，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保文書檔案管理質量的提升。

3.1 樹立大數(shù)據(jù)思維，轉變傳統(tǒng)的文書檔案管理思路

新形勢下，隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理也出現(xiàn)了很多新情況。如果依然沿用傳統(tǒng)的管理方式、方法和思路，難以提升文書檔案管理質量。因此，醫(yī)院應給予檔案管理工作足夠重視，并對文書檔案管理思路進行調整，主動地樹立大數(shù)據(jù)思維，進一步注重文書檔案管理的系統(tǒng)性、科學性、完整性和安全性。同時應在不同場合宣傳文書檔案管理質量提升的重要意義，要求相關部門配合檔案管理部門做好文書檔案管理相關工作。主動引進現(xiàn)代信息技術，完善相應的軟硬件設施設備，為文書檔案管理質量提升創(chuàng)造良好的物質條件。

3.2 加強制度機制建設，為文書檔案管理質量提升提供完善的制度保障

在文書檔案管理過程中，應結合文書檔案管理質量提升存在的主要問題，對當前文書檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題進行思考，拿出具體的解決方案和制度安排。同時，應加大文書檔案管理制度機制落實力度，要求文書檔案管理人員在工作中嚴格按照相關制度執(zhí)行，確保文書檔案管理的規(guī)范化。在檔案利用過程中應嚴格按照文書檔案管理的相關行業(yè)標準和技術標準，對檔案信息資源進行深入的開發(fā)和利用，更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值和作用。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設，為文書檔案管理質量提升提供人才保障

新時代醫(yī)院文書檔案管理質量提升需要專業(yè)人才作為保障。當前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革正在穩(wěn)步推進，很多醫(yī)院也將醫(yī)院文書檔案管理作為重要工作來開展。無論是醫(yī)院業(yè)務工作開展，還是醫(yī)院檔案管理工作落實，都需要一批能力素質強、業(yè)務精湛的人才作為保障。為進一步提升文書檔案管理質量，有必要將人才隊伍建設放在突出位置，給予人才隊伍建設足夠的政策支持和組織保障，通過引進人才和內部人才培訓，進一步提升人才隊伍質量，更好地推進檔案管理工作的開展。在具體實施過程中，一方面，應注重專業(yè)檔案人才的引進，特別是要將復合型人才引進作為人才引進重點，更好地開展文書檔案管理工作。另一方面，應重視現(xiàn)有檔案人才隊伍建設，優(yōu)化教育培訓內容，引導檔案管理人員樹立自主學習意識，不斷優(yōu)化自身知識結構，進一步提升文書檔案管理人員的信息化素養(yǎng)[3 ]。

總之，新形勢下醫(yī)院應該結合文書檔案管理實際，給予檔案管理工作足夠的重視和資金支持，采取多種有效措施，及時解決文書檔案管理工作中面臨的實際困難和問題，進一步提升文書檔案管理質量。

參考文獻：

[1]劉敏.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質量研究[J].蘭臺內外，2019（15）：73—74.

[2]鐘成.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質量的研究[J].辦公室業(yè)務，2020（22）：123-124+152.

[3]馮峰.新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質量研究[J].中國衛(wèi)生標準管理，2020（02）：19—21.

作者簡介：廖慶珍，福建省龍巖市婦幼保健院館員，研究方向：衛(wèi)生健康部門的檔案管理。