范嘉薇

（核工業(yè)二四三大隊 內(nèi)蒙古赤峰市 024000）

檔案是信息資源存儲的工具，具有信息服務(wù)的特質(zhì)。合理利用檔案信息資源，一方面可以提高事業(yè)單位的辦事效率，另一方面也展現(xiàn)出檔案的服務(wù)功能，全方位地提升信息資源的共享能力。但是，目前在事業(yè)單位檔案信息資源利用過程中，仍然存在共享制度不完善、共享方式陳舊、共享意識不足等方面的問題，故應(yīng)該有效地改善現(xiàn)存問題，制定相應(yīng)的策略，提高共享意識，完善共享制度，改善現(xiàn)存共享模式。

相關(guān)概念界定

檔案與數(shù)字檔案

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案最本質(zhì)的屬性是原始記錄性，具有法律憑證價值。

數(shù)字檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱檔案形成單位）收集保存的，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行傳輸和在線利用的電子檔案或者紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本等載體的檔案。

檔案資源共享概述

檔案資源共享的內(nèi)涵

它是一種以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，將信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制完美融合，為公眾提供最大范圍內(nèi)充分共享的信息服務(wù)的新型檔案管理模式。

檔案資源共享的價值

提高社會生產(chǎn)和管理效率。在信息時代的作用下，數(shù)據(jù)逐漸開放化，檔案資源作為信息資源的重要構(gòu)成部分，通過檔案資源共享能夠?qū)崿F(xiàn)資源的傳播和利用，從而為不同部門、機(jī)構(gòu)和個人開展活動提供便捷，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，進(jìn)而增強(qiáng)了管理質(zhì)量和效率。檔案資源做為一種重要的戰(zhàn)略資源，檔案資源共享涉及到國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的各個方面，通過共享能夠優(yōu)化配置國家戰(zhàn)略資源，進(jìn)而有利于國家政治民主、企業(yè)治理、企業(yè)國際化、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，為經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會各個方面提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

確保決策科學(xué)。在數(shù)據(jù)開放的背景下，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的決策環(huán)境越來越復(fù)雜，應(yīng)對問題的及時性也提出了越來越高的要求。所有的組織都需要準(zhǔn)確和全面的信息共享的支持。因此，每個部門都要處理復(fù)雜的問題，提出科學(xué)的決策，這就需要跨部門全面共享檔案資源。檔案資源共享提供了整合各類信息的可能性，有效避免了重復(fù)收集、重復(fù)調(diào)查和投資浪費(fèi)，同時為個人、機(jī)構(gòu)、組織和國家提供充分、可信的信息，以提高科學(xué)決策。

檔案信息資源共享已具備基本條件

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在人們的生活和工作中信息共享技術(shù)開始被廣泛的應(yīng)用，公眾對于檔案資源共享的認(rèn)識程度在逐漸的加深，對獲取檔案資源共享的意愿也就越來越強(qiáng)烈，希望在公眾共享信息中將檔案信息納入到其中。然而，在開展檔案信息共享前，需要檔案管理部門做好相應(yīng)的信息條件支持工作。

首先，要保證檔案信息數(shù)量的充足，這是開展檔案信息資源共享的先決條件。隨著信息時代的到來，大量的檔案信息急劇增加，紙質(zhì)檔案、照片和多媒體等資料迅速增多。這說明檔案數(shù)量的不斷增加在一定程度上滿足了檔案信息資源共享的需求。

其次，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案資源共享提供了技術(shù)支持，特別是檔案數(shù)字化的發(fā)展，將傳統(tǒng)實(shí)物檔案轉(zhuǎn)變成為數(shù)字檔案，然后借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的檔案信息共享和傳播，為檔案資源共享奠定了基礎(chǔ)。

我國檔案資源共享現(xiàn)狀分析

我國檔案資源共享政策

在數(shù)據(jù)時代的背景下，數(shù)字檔案資源管理是否具有規(guī)范性，對檔案資源共享的可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響；檔案數(shù)字化程度對檔案資源共享體量有著極大的影響作用；同時，數(shù)字檔案共享體系建設(shè)也對數(shù)字檔案資源共享的效率產(chǎn)生著影響，為此我國在檔案資源數(shù)字化、檔案共享系統(tǒng)建設(shè)、電子文件規(guī)范工作等方面相繼頒布一些政策措施，從而為數(shù)字檔案資源共享提供政策支持。比如，在數(shù)字檔案資源相關(guān)方面，我國頒布了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等。這些政策是落實(shí)，不僅推動了檔案的數(shù)字化發(fā)展，同時也對舊檔案起到了激活作用。在數(shù)字檔案共享系統(tǒng)方面，我國出臺了《數(shù)字檔案共享管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等，從安全、運(yùn)行和維護(hù)等多角度為數(shù)字檔案管理資源共享提供了制度保障。

我國檔案資源共享內(nèi)容（見圖1） 我國檔案資源共享方式

檔案館際共享服務(wù)。館際共享指的就是各個檔案館之間實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。借助共享平臺，能夠便捷的完成異地跨館的使用，從而幫助檔案使用者避免了在不同地區(qū)檔案館來回查詢資料的麻煩，進(jìn)而提升了檔案資源共享的效率。

檔案公共服務(wù)。首先是傳統(tǒng)載體檔案。傳統(tǒng)載體檔案指的就是未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化的檔案，通常主要是指各種紙質(zhì)及其他材質(zhì)的實(shí)體檔案。隨后，檔案館/局通過相應(yīng)的平臺對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其錄入到共享平臺，從而使檔案資源的服務(wù)價值發(fā)揮出來。

其次是電子檔案。政務(wù)部門之間在開展各種政務(wù)活動，以及為人們提供政務(wù)服務(wù)時，在活動中所產(chǎn)生的大量電子檔案，這些檔案共享到政務(wù)服務(wù)平臺。

我國檔案資源共享保障

首先，數(shù)字檔案資源共享平臺保障。為了更好服務(wù)群眾，便于人們對相關(guān)檔案的查閱，通過共享平臺實(shí)現(xiàn)了跨館檔案資源利用，從而極大地擴(kuò)展了檔案資源服務(wù)能力。目前為止，我國多個省市都建立了檔案資源共享平臺，在福建、廣東和深圳等地實(shí)現(xiàn)了跨館查閱服務(wù)平臺。當(dāng)前共享平臺主要包括兩方面的內(nèi)容，分別是開放檔案和政府信息公開文件。

其次，政策規(guī)范方面保障。檔案館建立了目錄整合機(jī)制，促進(jìn)了館藏目錄資源在圖書館之間的兼容。統(tǒng)一的共同標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一命名規(guī)則、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、交換格式、CD刻錄等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。最后，共享流程規(guī)范保障。為規(guī)范開展檔案資源的共建共享工作，檔案局館統(tǒng)一規(guī)范了相關(guān)管理工作與業(yè)務(wù)操作行為。比如廣東省制訂了《廣東跨館查閱利用辦法》《廣東跨館查閱利用平臺工作流程和規(guī)范》，咸寧市檔案局制定了《咸寧市檔案館電子檔案查閱利用辦法》《檔案信息安全管理制度》等，加強(qiáng)檔案資源共享過程的管理，確保數(shù)字檔案信息的準(zhǔn)確、完整性、安全共享。

當(dāng)前事業(yè)單位數(shù)字檔案信息資源共享存在的主要問題

檔案信息資源共享意識較差。在我國數(shù)字檔案管理過程中，檔案信息資源在共享環(huán)節(jié)中存在諸多的問題，其導(dǎo)致的主要原因之一就是，檔案工作者的意識形態(tài)相對封閉，阻礙了信息資源共享工作的有效進(jìn)行。并且，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)都是獨(dú)自存在的，具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，不利于數(shù)字檔案資源得到有效的共享。大多數(shù)事業(yè)單位在對待檔案信息資源管理方面都存在較差的意識，對構(gòu)建完整的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生了的消極影響，缺失數(shù)字檔案資源共享的動因，檔案信息資源未能促使形成一個深入了解，難以達(dá)到信息化的標(biāo)準(zhǔn)要求，因此要求每個檔案管理人員和部門從傳統(tǒng)意識形態(tài)的束縛中解脫出來，能夠使其對信息化進(jìn)程中檔案資源管理的重要價值有一個全面的認(rèn)識，從而不斷提高自身的整體意識。

檔案信息資源共享手段落后。要想數(shù)字檔案信息資管得到有效的共享，就是以完善便捷的信息查詢系統(tǒng)為基礎(chǔ)，然而，在實(shí)際對數(shù)字檔案資源整合時，未能充分認(rèn)識到檢索的重要性，從而導(dǎo)致信息查詢系統(tǒng)出現(xiàn)檢索入口不足，能夠檢索到的信息范圍比較窄。據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)資料顯示，目前，我國檔案檢索網(wǎng)站和系統(tǒng)并沒有構(gòu)建科學(xué)便捷的檢索模式，從而造成了檢索缺少精準(zhǔn)性。另外，在對數(shù)字檔案資源進(jìn)行收集和加工過程中也存在比較簡單的問題，主要是因?yàn)闆]有系統(tǒng)檢索平臺的支撐。此外，數(shù)字檔案雖然已經(jīng)數(shù)字化發(fā)展，但是其信息化程度比較低，從而導(dǎo)致不能滿足日漸增加的大眾對檔案的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云技術(shù)的光廣泛應(yīng)用，能夠?yàn)閿?shù)字檔案提供強(qiáng)大的處理和存儲功能，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案信息的快速處理，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案長久的保存，從而消除了紙質(zhì)檔案所存在的弊端。但是，在實(shí)際工作中，由于工作人員年齡偏老齡化，對于現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)缺少足夠的了解和認(rèn)識，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案信息資源在共享時無法實(shí)現(xiàn)快速性，比如在對數(shù)字檔案信息進(jìn)行錄入、整理和傳遞等工作時，缺少科學(xué)的工作方法，造成計算機(jī)數(shù)據(jù)庫所具有的增加、刪除、修改、查找等功能不能夠?qū)崿F(xiàn)。這樣一來，紙質(zhì)和數(shù)字化檔案難以達(dá)到良好的協(xié)作，從而導(dǎo)致事業(yè)單位數(shù)字檔案資源共享工作開展比較緩慢。

檔案信息資源共享機(jī)制落后。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的共享，需要技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化程度對檔案信息資源共享產(chǎn)生著和直接的影響，是促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字檔案資源共享的重要因素之一。當(dāng)前，我國在此環(huán)節(jié)這方面缺乏與之相匹配的管理和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。當(dāng)前，對于數(shù)字檔案資源共享的管理和建議指導(dǎo)，政府依舊只是停留在宏觀的戰(zhàn)略構(gòu)架之上，具體詳細(xì)化的全面性指導(dǎo)推動和開展力度較低，有關(guān)數(shù)字檔案資源共享方面的具體立法還相對較薄弱，當(dāng)別是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)下的數(shù)字檔案立法工作還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。在處理檔案案件和問題時，其主要法律依據(jù)為我國相關(guān)的信息法律，缺少適用于數(shù)字檔案共享發(fā)展的專門法律法規(guī)，從而造成了事業(yè)單位數(shù)字檔案資源共想出現(xiàn)了無法可依，削弱了法律的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

檔案信息資源的開發(fā)力度有限。由于我國開展數(shù)字檔案資源共享時間比較短，這就造成了當(dāng)前事業(yè)單位缺少比較先進(jìn)的管理方式，從而時內(nèi)部檔案出現(xiàn)了陳腐的問題，再加上各部門之間缺少有效的交流和溝通，時各種檔案沒有得到及時有效的搭接，這就阻礙了檔案之間信息有效的流通和傳播。另外，大多數(shù)檔案長時間的處于封存狀態(tài)，這就造成了一些社會活動缺少相應(yīng)的信息資源進(jìn)行支持。我國政府雖然和事業(yè)單位之間有著密切的聯(lián)系，當(dāng)時由于沒有相應(yīng)的工作制度以及具有權(quán)威性的管理小組，對各事業(yè)單位的檔案進(jìn)行規(guī)制和開發(fā)，這就造成了檔案信息資源開發(fā)力度不強(qiáng)。另外，一些事業(yè)單位為了減少工作成本，在綜合考慮成本與收益之間的比例后，不會投入較多的人力資源用于檔案的管理，只是簡單的開展一些檔案的基本職能工作，如記錄、存放和保護(hù)等，而關(guān)于檔案信息的分析以及開發(fā)卻很少關(guān)注，長此以往，這種管理模式逐漸不能滿足當(dāng)前信息時代發(fā)展的需求，難以發(fā)揮豐富的社會功能。

檔案信息資源的防護(hù)力度有限。事業(yè)檔位數(shù)字檔案所包含的內(nèi)容比較豐富，且是對真實(shí)的客觀體現(xiàn)，尤其是一些科教、文化之間的檔案還具有機(jī)密性，這就需要在保存時通過嚴(yán)密的措施確保其安全性，從而避免檔案出現(xiàn)被非法盜取和使用。因此，數(shù)字檔案在保存和共享的過程中，若不采取有效的防泄漏措施，一旦出現(xiàn)泄漏將會面臨嚴(yán)重的后果。在當(dāng)前的數(shù)字檔案資源共享中，首要解決的難以就是紙質(zhì)檔案破損丟失與電子檔案掃描問題，再加上沒有科學(xué)有效的資源共享程序，將會使檔案面臨極易被盜取和盜取的風(fēng)險，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，一些檔案極容易受到來自不法分子的攻擊，從而出現(xiàn)泄漏或是被篡改的情況，這就對檔案信息的安全防護(hù)工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，急需要通過先進(jìn)的技術(shù)和手段急性防護(hù)措施的升級，從而確保數(shù)字檔案的安全性。

缺乏計算機(jī)技術(shù)綜合管理人員。檔案管理工作就是將大量且繁復(fù)的檔案進(jìn)行分類、錄入和保存，而數(shù)字檔案資源共享就是以計算機(jī)為平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的分類、錄入、保存、搜索和保存。這就要求檔案管理人員不僅具備較高的檔案管理能力，同時還需要掌握良好的計算機(jī)應(yīng)用知識和技術(shù)，從而確保數(shù)字檔案的管理。但是，在當(dāng)前的事業(yè)單位中大多數(shù)檔案管理人員都不是本科出身，甚至有的管理人員所學(xué)專業(yè)和檔案管理沒有一絲關(guān)系，這就造成了工作人員本身專業(yè)知識和技能缺失，在機(jī)上事業(yè)單位本身對于檔案管理人員開展的相關(guān)培訓(xùn)比較少，從而造成了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員不僅缺少現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，同時也缺少計算機(jī)相關(guān)應(yīng)用技術(shù)和知識，最終造成數(shù)字檔案資源共享工作無法順利開展。

事業(yè)單位素質(zhì)檔案信息資源共享的解決辦法

轉(zhuǎn)變思維方式，拓寬工作思路

對于人們來說要想轉(zhuǎn)變觀念，做到與時俱進(jìn)是一個長期且艱巨的任務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)觀念的束縛，以積極的態(tài)度面對數(shù)字檔案資源共享所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，要積極構(gòu)建集成和聯(lián)合的發(fā)展模式，將原來地區(qū)、部門和人員之間的束縛打破，從原來的以單位為中心逐漸轉(zhuǎn)變成為為人民和全社會服務(wù)的服務(wù)觀念，從原來的被動服務(wù)逐漸向著更加層次化和立體化的主動服務(wù)模式進(jìn)行升級，逐漸從原來的片面追求單個檔案部門的“小而全”“大而全”，逐步的向著以網(wǎng)絡(luò)為整體和資源共享的觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。

推進(jìn)文字歸檔數(shù)字化，創(chuàng)建檔案管理電子系統(tǒng)

隨著信息化的持續(xù)深入，檔案工作者需要天天在電腦上登記相應(yīng)的文章，然后在依照相應(yīng)的規(guī)定的，采取批辦次序?qū)π畔⑦M(jìn)行整理和分析，同時確保信息能夠在單位內(nèi)進(jìn)行有效的傳遞，另外，對相對應(yīng)的信息進(jìn)行催辦時間的設(shè)定，如果文檔循環(huán)在單位沒有按照規(guī)定的時間返回，相應(yīng)的程序可以發(fā)送信息進(jìn)行催辦提醒。另外，借助數(shù)字化檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)文件的預(yù)歸檔處理，能夠在一定程度上減輕檔案工作人員的工作壓力和工作量。這可以在文件處理過程中通過計算機(jī)設(shè)備及時完成。通過數(shù)字化管理的模式對檔案進(jìn)行管理，不僅可以最大限度的降低用于檔案管理的時間投入，同時能夠最大程度的提高管理工作效率和質(zhì)量，幫助人員減輕工作壓力，無疑對政府和事業(yè)單位是非常有益的。

在當(dāng)前的事業(yè)單位中，工作人員每天都需要面對極其繁復(fù)的工作，相應(yīng)的所產(chǎn)生的文字檔案信息也就會隨之增加，這就需要檔案管理人員及時對這些信息進(jìn)行錄入和存儲。在傳統(tǒng)管理模式中，檔案管理人員需要承擔(dān)較大的工作量，這對于工作人員來說任務(wù)就顯得比較重。但是采取數(shù)字檔案進(jìn)行管理，工作人員在對文件進(jìn)行處理時，課題通過電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲、搜索和共享。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，能夠?yàn)闄n案人員和具有使用需求的人員提供查詢服務(wù)，通過也可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和傳播。最后，通過電子檔案系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的分類，比如經(jīng)常使用的系統(tǒng)環(huán)境、操作系統(tǒng)、卷內(nèi)目錄和單位分類等管理，按照等級的不同實(shí)現(xiàn)對檔案進(jìn)行劃分管理，從而在真正意義上增強(qiáng)事業(yè)單位數(shù)字檔案信息共享水平，使檔案資料的利用效率得到不斷的提高。

建立健全數(shù)字檔案開放共享制度

事業(yè)單位在改進(jìn)檔案文件信息資源共享工作中，需要有一個明確的責(zé)任，并將其放在核心的位置，提高檔案信息管理工作，而不是將所有的能量用于改善經(jīng)濟(jì)本身的發(fā)展，并改善系統(tǒng)的檔案信息資源管理工作需要給予更大力度的關(guān)注。比如，可以將實(shí)際情況與時代的發(fā)展相結(jié)合，積極開展具有針對性的研究活動或講座，從而為制度的不斷完善和制定提供有利的環(huán)境。應(yīng)根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)不斷修改和完善。通過與有經(jīng)驗(yàn)的人員的研究和探討，可以有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，各相關(guān)部門要積極配合管理人員糾正不嚴(yán)格遵守紀(jì)律的問題，從而最大程度的規(guī)避和消除對整個事業(yè)單位的負(fù)面影響，向公眾展示良好的形象，提供員工的忠誠度和責(zé)任感。此外，在對相關(guān)管理體系進(jìn)行完善的過程中，管理者應(yīng)當(dāng)做到表率的作用，以身作則，在不斷增強(qiáng)自身管理能力的前提下，將發(fā)展的動態(tài)和理念傳達(dá)給全體員工，使管理體系在新時代能夠?qū)⒆陨淼淖饔煤蛢r值得到充分的發(fā)揮。對于管理體系的完善，需要管理人員和事業(yè)單位的共同支持，才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

統(tǒng)籌推進(jìn)資源整合，制訂統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息資源共享工作屬于一項長久且繁復(fù)的系統(tǒng)化工程，具有任務(wù)重和周期長的特點(diǎn)。為了有效的改善當(dāng)前數(shù)字檔案信息資源共享不足的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)逐步根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建統(tǒng)籌全國數(shù)字檔案信息資源領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)工作，確保國家檔案信息資源得到有效的共享，增加對機(jī)構(gòu)的資金和政策等資源的投入，賦予國家權(quán)威性，并調(diào)整當(dāng)前在數(shù)字檔案資源共享中存在的總體管理差和管理分散的問題。做好數(shù)字檔案管理的整體籌劃，構(gòu)建檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的全面共享，制定詳細(xì)且具有較強(qiáng)的實(shí)施計劃，項目管理和推廣的專業(yè)機(jī)構(gòu)，并最終實(shí)現(xiàn)公共機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的檔案管理系統(tǒng)。

強(qiáng)化技術(shù)防護(hù)支持，保障數(shù)字檔案安全

數(shù)字檔案的主要職能就是實(shí)現(xiàn)個人和團(tuán)體信息記錄和存儲，在其上面含有重要信息，這就需要確保其安全性，比如，信息不被泄漏或修改等需求。事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享，就是通過信息化的方式實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲和傳播，通過不斷加強(qiáng)安全性，保證信息安全，從而使人民合法權(quán)益得到有效的保護(hù)。

對于事業(yè)單位的檔案儲存場所，首先要做的就是事先設(shè)置好儲存柜，以及安全防護(hù)所需要的防火防盜設(shè)備，同時在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理時要小心謹(jǐn)慎，以免出現(xiàn)損壞，不會對后續(xù)數(shù)字檔案信息的錄入和存儲造成影響。此外，在數(shù)字檔案所使用的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安裝和防火墻，根據(jù)檔案的等級設(shè)置不同的權(quán)限。

對于人員的保密性管理，這就需要事業(yè)單位根據(jù)自身情況制定健全的安全責(zé)任制度，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)簽署檔案保密協(xié)議，制定相應(yīng)的工作流程，嚴(yán)格禁止人員從檔案室將檔案帶出，在檔案室內(nèi)應(yīng)當(dāng)禁止使用個人手機(jī)和USB。

對于工作內(nèi)容，在進(jìn)行數(shù)字檔案分析時要確保其專業(yè)性，根據(jù)檔案的重要程度劃分為保密和共享兩種類型，對保密檔案實(shí)施嚴(yán)格的封存保護(hù)制度，在進(jìn)行檔案共享時，做好安全審核。

對于檔案的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防護(hù)，高端加密技術(shù)應(yīng)該用于嚴(yán)格保護(hù)在線文件信息數(shù)據(jù)庫，并要注意完整備份的文件在同一時間，減少數(shù)字檔案的損失，加強(qiáng)對不良網(wǎng)絡(luò)攻擊行為的控制，在共享過程中，使用中央控制系統(tǒng)實(shí)時監(jiān)控數(shù)字檔案的流向。

加強(qiáng)數(shù)字檔案管理人員隊伍建設(shè)

構(gòu)建完善的事業(yè)檔位檔案信息資源共享機(jī)制，這就對檔案工作人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，不僅需要大量的技術(shù)人員確保設(shè)備和系統(tǒng)的正常運(yùn)行，還充分發(fā)揮單位現(xiàn)有人才檔案信息資源共享的重要功能。通過嚴(yán)格的選拔機(jī)制、培訓(xùn)機(jī)制和激勵機(jī)制，促使檔案人員不僅可以掌握檔案工作的專業(yè)知識和基本技能，還可以掌握計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)管理知識和電子文件管理知識，從而提高檔案人員的整體素質(zhì)。

隨著，信息化的不斷深入，事業(yè)單位數(shù)字檔案信息資源共享工作越來越重要，在開展共享工作中，不僅需要解決現(xiàn)有問題，同時也能夠?qū)π聠栴}進(jìn)行有效的解決，這就需要事業(yè)黨委需要根據(jù)實(shí)際情況不斷的對共享機(jī)制進(jìn)行完善與建設(shè)，通過對現(xiàn)有數(shù)字檔案資源共享存在的問題，提出了具有針對性的優(yōu)化措施，從而促使數(shù)字檔案管理模式與思想得到不斷的改善，通過建立一個權(quán)威的信息資源共享系統(tǒng)，在確保數(shù)字檔案安全的條件下，可以更好實(shí)現(xiàn)信息的匹配，促使共享平臺得到不斷的擴(kuò)展和豐富，以提高事業(yè)檔位數(shù)字檔案信息資源共享管理的效率。