企業(yè)內(nèi)部控制體系下如何做好企業(yè)合同管理

張靜

[摘 要]在企業(yè)內(nèi)部管理控制體系中，合同管理是極為重要的組成部分，在企業(yè)的運營發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此，企業(yè)在內(nèi)部管控中，需要重視合同管理工作的有效、規(guī)范開展，全面的掌握企業(yè)合同管理中所隱藏的合同管理風(fēng)險，并依據(jù)風(fēng)險問題實際，采取針對性的合同管理優(yōu)化措施，以降低企業(yè)合同管理的風(fēng)險性，促進企業(yè)經(jīng)濟利益的最大化實現(xiàn)，保障企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展?；诖耍恼箩槍ζ髽I(yè)內(nèi)部控制體系下如何做好企業(yè)合同管理工作展開詳細(xì)探究，以期為企業(yè)合同管理提供有價值的借鑒。

[關(guān)鍵詞]企業(yè);合同管理;內(nèi)部控制;風(fēng)險防范

中圖分類號：F272? ? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2022）01-0050-03

當(dāng)前我國經(jīng)濟市場發(fā)展正步入一個全新的發(fā)展階段，這給我國企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展既帶來了發(fā)展機遇，也給企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)營發(fā)展挑戰(zhàn)，這就需要企業(yè)重視自身內(nèi)部經(jīng)營管控，提高自身的管理水平，提升企業(yè)競爭力，為企業(yè)立足經(jīng)濟市場持續(xù)發(fā)展提供保障基礎(chǔ)。而企業(yè)合同管理是企業(yè)內(nèi)部管控中重要的組成部分，在企業(yè)的經(jīng)營運行中，合同貫穿整個經(jīng)營活動的始末，通過合同的法律約束，促使企業(yè)經(jīng)濟行為更加規(guī)范，還能夠預(yù)防經(jīng)濟糾紛，是促進企業(yè)經(jīng)營活動有序開展的保障基礎(chǔ)[1]，因此，需要企業(yè)重視合同風(fēng)險內(nèi)控管理工作的有效開展，提高企業(yè)的內(nèi)部控制水平，增強企業(yè)經(jīng)濟行為的穩(wěn)定性，減少合同管理不當(dāng)帶來的風(fēng)險，使企業(yè)管理科學(xué)化、規(guī)范化[2]。

一、企業(yè)合同管理的目標(biāo)與流程分析

（一）主要目標(biāo)

其一，運營目標(biāo)。在企業(yè)的運營管理過程中，通過采取簽訂合同的形式，為企業(yè)業(yè)務(wù)的開展以及企業(yè)整體發(fā)展經(jīng)營目標(biāo)的順利實現(xiàn)提供保障基礎(chǔ)。其中，在合同內(nèi)容的擬定上，必須要與企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)要求相符，合同中約定的各項事項必須要建立在不違反技術(shù)要求、時間規(guī)定的基礎(chǔ)上，從而保障所擬定合同內(nèi)容的科學(xué)性、合理性、可靠性。合同的簽訂具備了法律效應(yīng)，有著較高的執(zhí)行力度，是促進企業(yè)運營經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)的有效利器[3]。

其二，財務(wù)目標(biāo)。通過簽訂合同的形式，以合同約定條款作為保障，可以在預(yù)算范圍內(nèi)實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營成本的合理化控制，為企業(yè)的資金合理、安全應(yīng)用提供了保障基礎(chǔ)，起到了降低財務(wù)運營風(fēng)險的目的[4]。

其三，合規(guī)目標(biāo)。企業(yè)在進行合同的制定和簽訂過程中，需嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)的規(guī)章制度，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范地進行合同的制定和簽訂，嚴(yán)格依照合同簽訂的相關(guān)審批流程開展合同的審批工作，以確保合同簽訂的合規(guī)性，實現(xiàn)合同法律效益的有效發(fā)揮[5]。

（二）主要流程

主要從兩個方面開展合同管理流程的開展。其一，合同簽訂流程。在企業(yè)合同的簽訂流程管理工作中涉及多個管理環(huán)節(jié)，主要包含：合同擬定前的談判準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)主要是企業(yè)與合作方需要圍繞合作項目展開有效的洽談，確定雙方合作的利益關(guān)系，洽談好項目合作期間所涉及利益、責(zé)任等相關(guān)的細(xì)節(jié)問題，并給予明確的執(zhí)行方案[6]。合同文本擬定環(huán)節(jié)，在該環(huán)節(jié)中，需要對先前雙方洽談好的內(nèi)容細(xì)節(jié)，以文字表達的形式一一對應(yīng)地書寫在合同中，確保合同文本制定的全面性、規(guī)定內(nèi)容的細(xì)致性，合同內(nèi)容規(guī)范的合理、合法性。合同的最終審核，合同文本內(nèi)容擬定完成后，待企業(yè)與合作方雙方確認(rèn)無誤后，對合同內(nèi)容進行最終的審核環(huán)節(jié)，確保所擬定合同合規(guī)、合規(guī)、合理，完全符合法律法規(guī)保護規(guī)定，保障合同具備有效的法律效力。此外，在合同簽訂環(huán)節(jié)中，需要由專門的責(zé)任部門對該環(huán)節(jié)實時跟蹤，做好有效控制，由合同經(jīng)辦部門對簽訂合同的各環(huán)節(jié)步驟開展進行全面負(fù)責(zé)，由相關(guān)審核部門全權(quán)負(fù)責(zé)對合同財務(wù)技術(shù)要求、法律風(fēng)險控制、相關(guān)主體資格等方面內(nèi)容進行審查、審核，把好合同審核關(guān)[7]。其二，合同履行流程。合作雙方完成合同簽訂的流程環(huán)節(jié)后就到了合同的履行流程。該流程環(huán)節(jié)主要是需要企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)部門對合同工的執(zhí)行情況進行實時跟蹤和全面了解，確保合同的執(zhí)行情況與合同的約定時間相符，保障所簽訂的合同處于正常履行狀態(tài)，直至合同項目履行完成為止[8]。

二、企業(yè)內(nèi)部管控合同管理中存在的主要風(fēng)險

（一）合同條款約定不明晰

在進行企業(yè)合同的簽訂中，部分企業(yè)常出現(xiàn)擬定的合同條款存在約定不明晰的情況，主要包含：付款方式不明晰，產(chǎn)品質(zhì)量具體型號、質(zhì)量要求不明晰等合同內(nèi)容，從而促使企業(yè)合同在履行過程中常常因為約定不明晰的原因而造成的法律糾紛事件頻發(fā)。如，合同中沒有進行開具發(fā)票的約定，造成生產(chǎn)方可能不能對付費方提供增值稅發(fā)票。通常情況下，在企業(yè)合同約定中未清晰標(biāo)明向付費方開具發(fā)票主要有以下幾點因素：其一，付費方在合同外口頭向賣家承諾不需要發(fā)票，在商品價格上給予一定的優(yōu)惠;其二，部分業(yè)務(wù)人員素質(zhì)低下，通過和采購方串通不開取發(fā)票的不入賬方式，進行私自賺取差額;其三，部分企業(yè)所經(jīng)營的項目和出售的商品內(nèi)容不符和經(jīng)營范圍，不能進行發(fā)票的規(guī)范化開具。由于在企業(yè)合同中對于開具發(fā)票規(guī)定內(nèi)容的不明晰，在后期合作中，造成企業(yè)增值稅進項稅抵扣無法實現(xiàn)，在一定程度上增加了企業(yè)采購成本，從而引發(fā)后期雙方的合同糾紛。如果在企業(yè)合同價款項目中，明確約定并明晰地標(biāo)明含稅價或者不含稅價內(nèi)容，在合同合作的后續(xù)執(zhí)行中，合同企業(yè)雙方就可以完全避免因由哪一方負(fù)責(zé)承擔(dān)稅費而產(chǎn)生的合同糾紛，實現(xiàn)企業(yè)與企業(yè)之間的良好合作關(guān)系的形成，促進企業(yè)的良好發(fā)展。

（二）合同跟蹤監(jiān)督不到位

合同簽訂完成后，企業(yè)必須做好合同執(zhí)行情況的持續(xù)追蹤和監(jiān)督，針對在合同執(zhí)行監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，如對方?jīng)]有按時交貨，所交付貨品的型號、質(zhì)量不合規(guī)，貨品運輸中受損等違約行為或者存在合同違約的可能性情況，需要及時匯報給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，然后由相關(guān)負(fù)責(zé)人嚴(yán)格依照合同約定，及時采取針對性措施并加以糾正。如果企業(yè)在進行合同執(zhí)過程中，未認(rèn)真履行合同的跟蹤、監(jiān)督責(zé)任，那么一旦出現(xiàn)合同風(fēng)險，將會導(dǎo)致合同履行受到限制，不利于企業(yè)雙方合作的良好開展，甚至引發(fā)法律糾紛。

（三）合同歸檔部門不明

針對企業(yè)所簽訂的合同，應(yīng)該由企業(yè)設(shè)置專門的部門和合同管理人員進行歸檔管理。然而，部分企業(yè)的合同管理中并沒有設(shè)置專門的合同歸檔管理部門，對簽訂完成的合同未進行登記、歸檔，且沒有限制合同等級，任何一個企業(yè)員工都可以接觸到企業(yè)合同，很容易發(fā)生企業(yè)合同商業(yè)機密泄漏問題，增大了企業(yè)合同風(fēng)險，不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。此外，企業(yè)如果沒有做好對合同資料的及時登記和有效管理，尤其是針對簽訂合同數(shù)量多的企業(yè)而言，會很容易出現(xiàn)合同被遺漏或者丟失等情況。而合同作為解決法律訴訟的重要證據(jù)，合同的丟失或遺漏會對企業(yè)造成直接性的經(jīng)濟損失。

三、企業(yè)內(nèi)部控制管理中做好合同管理的策略

（一）明確合同條款約定，做好合同的審批管理

企業(yè)之間在進行合同的擬定與簽訂過程中，必須要做好對合同的管理和控制，主要從以下幾方面進行。

（1）保障合同主要條款齊備、內(nèi)容合法可行

在合同的擬定中，必須要對合同權(quán)利、合同義務(wù)、違約責(zé)任以及爭議解決條款進行明確，并確保合同主要條款齊備、內(nèi)容合法可行、合同條款符合企業(yè)經(jīng)濟利益。

（2）以書面形式明確雙方的權(quán)利和義務(wù)

在進行合同的簽訂時，需對合同雙方的權(quán)利和義務(wù)進行明確，以清晰的文字表達形式，對企業(yè)雙方的相關(guān)責(zé)任進行明確，杜絕口頭約定、合同以外私下交涉等違反合同法的不良合同簽訂行為，從根源上杜絕企業(yè)合同在履行過程中因合同約定不明晰因素而造成的法律糾紛事件產(chǎn)生。

（3）重視對合同的審批管理工作

企業(yè)在進行合同的簽訂中，需要對合同中的條款內(nèi)容、合同雙方當(dāng)事人的合同履約能力、所簽訂合同的企業(yè)經(jīng)營狀況等內(nèi)容進行全面、嚴(yán)格的審查、審核，做好認(rèn)真細(xì)致的分析和研究，分類、分級別設(shè)計相應(yīng)的審批流程，尤其是法律、財務(wù)等專業(yè)審核環(huán)節(jié)應(yīng)盡可能做到百分之百全覆蓋;謹(jǐn)慎對待的同時，還需合同管理部門做好準(zhǔn)確的記錄，如果合同中出現(xiàn)不合理的合同內(nèi)容，需要及時與合同簽訂方進行交涉，并就相應(yīng)的合同條款作出修改，確保合同內(nèi)容的合法性和可行性，合同歸口管理部門在完成合同審批手續(xù)的校驗并確認(rèn)無誤后，才可以進行合同的進一步簽訂工作。

（二）企業(yè)需要做好合同的履行管理和跟蹤監(jiān)督

（1）企業(yè)做好對合同的跟蹤監(jiān)督管理工作

在合同簽訂執(zhí)行階段中，需要合同相關(guān)管理人員重視對合同執(zhí)行情況的實時跟蹤與監(jiān)督工作，在跟蹤監(jiān)管過程中，如果發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中，偏離了合同約定的執(zhí)行規(guī)定，出現(xiàn)不按照合同規(guī)定開展交易、合同執(zhí)行期間的違約或者疑似違約行為，就需要合同監(jiān)管人員及時向企業(yè)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進行匯報，由企業(yè)負(fù)責(zé)人及時采取對應(yīng)的措施，促使合同繼續(xù)依據(jù)原規(guī)定計劃實施，從而將違約對于企業(yè)造成的負(fù)面影響降到最低。

（2）企業(yè)做好對合同的變更管理工作

企業(yè)雙方在簽約制定好合同約定后，在進行合同內(nèi)容的履行和實施中，可能因為一些不可預(yù)測因素造成原合同計劃不能正常實施，此時需要合同經(jīng)辦人及時提出有效的解決方案，企業(yè)雙方再次進行合同的重新約定，補充簽訂變更合同，然后，在合同的后續(xù)執(zhí)行中，可以嚴(yán)格依照新合同內(nèi)容進行合同的執(zhí)行。針對因為特殊無法改變情況下發(fā)生的合同變更或者合同解除，需要合同承辦部門及時對合同具體實施情況進行風(fēng)險評估，并向相關(guān)主管部門進行申報，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進行合同的變更或者解除。針對經(jīng)過國家公證機關(guān)公證的合同，在對合同進行解除和或合同內(nèi)容變更時，需要重新由公證機關(guān)進行公證，才能完成對合同的解除和變更，并具有法律保護效力。

（3）企業(yè)做好對合同糾紛處理工作

合同在執(zhí)行實施過程中，如果產(chǎn)生了合同糾紛，首先，需要合同管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人員先進行糾紛的處理干預(yù)，如果合同糾紛不能得到解決，那就需要企業(yè)聘請法律顧問，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁以及訴訟等方式，進行合同糾紛的有效處理。其次，企業(yè)做好對合同結(jié)算管理工作。通常情況下，合同的結(jié)算環(huán)節(jié)是合同執(zhí)行的最終環(huán)節(jié)，需要由合同承辦部門嚴(yán)格依照企業(yè)財務(wù)結(jié)算流程進行各類手續(xù)的辦理工作。在合同的結(jié)算環(huán)節(jié)中，需要財務(wù)部門在支付相應(yīng)的合同價款時，重視對合同條款內(nèi)容的審查工作，嚴(yán)格依照合同條款規(guī)定，進行合同結(jié)算手續(xù)的規(guī)范化辦理。

（三）設(shè)置合同管理專項部門，建立完善合同管理制度和管理流程

（1）設(shè)置合同管理專項部門

企業(yè)需要設(shè)置負(fù)責(zé)合同管理的專門部門和專業(yè)合同管理人員來開展合同的歸檔管理工作，使企業(yè)員工完成合同簽訂后，及時向企業(yè)設(shè)立的合同管理專屬部門進行合同的登記、報備與歸檔工作。

（2）建立完善的合同管理制度和管理流程

企業(yè)需要建立完善的合同管理制度和完善的合同管理流程，促使企業(yè)合同管理部門以及相關(guān)管理人員嚴(yán)格依據(jù)合同管理制度以及合同管理流程進行企業(yè)簽訂合同的有效管理。并在合同管理中，定期開展合同統(tǒng)計和分類工作，做好對合同的分類管理，實現(xiàn)對企業(yè)所簽訂合同的全過程管理，確保備案臺賬能夠?qū)崿F(xiàn)對合同簽訂、合同履行以及合同變更情況的詳細(xì)記錄，在各個環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任人，并要求從合同的談判、簽訂到履行封閉各個環(huán)節(jié)的過程資料（包含書面、短信、郵件等）隨合同文本一同歸檔保管，保證管理目標(biāo)能夠有效落實，以此保障合同管理的全面性、完整性，精準(zhǔn)性。

（3）做好合同保管的保密工作

為有效降低機密合同被泄露漏或者普通合同丟失等情況的發(fā)生，在合同管理過程中，需要做好合同管理的保密工作，依據(jù)所簽訂合同機密性登記劃分，在合同登記歸檔中時，需要設(shè)置合理的查看權(quán)限，并設(shè)置相應(yīng)的借閱查看流程;針對企業(yè)中一些高密級的合同文件，應(yīng)縮小查看范圍，禁止任何員工超權(quán)限查看或借閱相關(guān)資料，從而降低合同泄密概率。

四、結(jié)語

總而言之，在企業(yè)內(nèi)部管控中，合同管理的重要性不可言喻。作為企業(yè)所有經(jīng)濟活動的載體，其貫穿于企業(yè)經(jīng)濟的全過程。在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中，合同的簽訂數(shù)量日益增多，且合同的復(fù)雜程度也日益增加，因此，企業(yè)必須要重視對企業(yè)內(nèi)部控制管理，尤其是合同管理，要依據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際需求，對企業(yè)合同實施全面、動態(tài)、全過程的管理，降低因合同風(fēng)險對企業(yè)造成的不良影響，切實保障企業(yè)的合法權(quán)益，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

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