檔案的實體分類和信息分類在檔案分類應(yīng)用中的探討

徐俊偉

關(guān)鍵詞：檔案分類;實體分類;信息分類;探討

在檔案管理實踐中，已經(jīng)有越來越多的人認(rèn)識到了分類的作用，認(rèn)為“檔案的科學(xué)分類是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的核心”。過去檔案工作主要是以實體館藏為主，檔案利用少，分類問題不突出;當(dāng)檔案管理已經(jīng)轉(zhuǎn)移到以利用為中心之后，利用檔案的人多了，分類問題才逐漸變得明顯。一直以來，檔案的分類、組卷也是檔案整理工作中的難點，牽制了檔案員很大的精力。如何達(dá)到很好的收藏檔案并很好地利用檔案，本人就從我國檔案管理實踐中存的兩種檔案分類方法，即實體檔案分類和信息檔案分類，就信息檔案分類在我單位的實踐與應(yīng)用進(jìn)行探討。

1檔案實體分類與檔案信息分類的含義

檔案分類，是根據(jù)事物的本質(zhì)屬性或顯著特征的異同，把事物集合成類的過程，就是對檔案進(jìn)行類別的劃分。檔案分類在檔案管理中占有特殊重要的地位，只有科學(xué)地分類，才能有效地管理和利用檔案，也是開展各項檔案管理工作和開發(fā)檔案信息資源最基本的方法之一。在我國檔案管理中，一直存在著兩種不同性質(zhì)的分類，一種是檔案的實體分類，另一種是檔案的信息分類。

所謂檔案實體分類，是指以檔案實體為對象所進(jìn)行的分類。這里所說的“檔案實體”是由檔案內(nèi)容和載體構(gòu)成的原始形態(tài)的歷史記錄，即形式與內(nèi)容的統(tǒng)一。它即不排斥檔案的形式特征（如載體、作者、名稱……），也不排斥其內(nèi)容特征（主題），按照檔案的本來形態(tài)，將二者作為一個整體來分類。通過分類可使零亂的檔案材料系統(tǒng)化、條理化，使每一件（卷）檔案將在不同的類別之中被確定其物理位置，具體體現(xiàn)在檔案的排架之中，檔案管理部門按照分類體系來排放和管理檔案，并按此順序編制案卷目錄使之固定化。

所謂檔案信息分類，是指以檔案實體所記錄的信息內(nèi)容為對象進(jìn)行的分類，它將檔案的形式特征與內(nèi)容特征相分離，使后者脫離作為其外殼的前者而獨立，從而失去了原有的物質(zhì)形態(tài)而僅存其概念形態(tài)。它打破了全宗的限制，將反映同一問題的檔案信息集中在一起。在實際工作中主要表現(xiàn)出為對檔案進(jìn)行分類標(biāo)引，并據(jù)此組織分類目錄。檔案的信息分類將確定每一件（卷）檔案的主題概念在全部檔案主題概念體系中的位置，對檔案實體的物理位置（即排架方式）不產(chǎn)生影響。

2我單位分類現(xiàn)狀

本公司的檔案分類是以北方鈾業(yè)公司為全宗的，全宗內(nèi)的分類，其對象是公司內(nèi)形成的全部檔案。采用三級分類方法：

一級類目共設(shè)置十個。即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人力資源管理類。

二級類目設(shè)置原則

（1）黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、產(chǎn)品類、會計檔案類、人力資源管理類檔案按年度分。

（2）設(shè)備儀器類按所在單位分。

（3）科研檔案按課題分。

（4）基本建設(shè)檔案按工程項目分。

三級類目按具體事項、內(nèi)容、年度分。

二級類目設(shè)置中（1）中的類別按年度分，以及庫的大流水順序號排列，而對于不同年代或機(jī)構(gòu)中相同的問題無法集中反映。往往利用者查檔案時，首先要問查找者，是哪年的文件，否則難以查找。這種情況隨著檔案數(shù)量的增多，會越發(fā)明顯。

公司目錄號確定方法為：分類號加問題字母代號，二者用短橫杠隔開，如黨群類文件的工會文件 目錄號為：1-GH、團(tuán)委工作為：1-TW。按此分類要求，如果在實際工作中，工會、團(tuán)委經(jīng)常聯(lián)合舉行活動，那么形成的文件放在哪里就成了問題?？赡軝n案管理者會把形成的文件放在主辦方形成的類中，這樣利用者未必清楚。我們在立卷歸檔時，還經(jīng)常會遇到這種情況，文件中一大部分是本單位上報給上級機(jī)關(guān)的工作請示和批復(fù)，還有較小一部分是單位事物往來材料，假設(shè)把這些文件組成一卷，如果按內(nèi)容分，每一份請示往來都是不同的事情，沒有共性，如果按照文種劃分，共性還是比較突出的，就把它們組成一卷，但有些批復(fù)下來是跨年度的，就把請示拿到批復(fù)年度中，這樣做也沒什么問題。其中還有較小一部分單位事物往來材料，雖然沒有共性，不屬于上情下達(dá)，但它只有幾份材料，單一立卷似乎沒有必要，于是就同請示批復(fù)放在一起了，立卷的人知道把它們放在了一起，但利用者卻不一定會這樣想，為了今后的查找利用，必須在案卷標(biāo)題中明確指出，因而也造成這一卷的案卷標(biāo)題字?jǐn)?shù)比較多。還有一些情況，有些部門如辦公室、黨群、生產(chǎn)技術(shù)處、安環(huán)處、科技處、項目處等部門日常形成的文件材料數(shù)量級多，內(nèi)容更豐富，涉及的問題相當(dāng)復(fù)雜。由于檔案管理的認(rèn)識又有局限性和差異性，因而會主觀臆斷來進(jìn)行歸類，致使查找者的預(yù)想和實際的分類發(fā)生出入，造成查找者查找困難。所以分類難就難在按照你分的類，既要能用于立卷，又要能用于檢索。目前，集團(tuán)公司各單位的檔案管理，只實行檔案實體分類一種的還是比較多的。這種分類身兼二職，一方面作為檔案排架的依據(jù)，另一方面還要作為檔案檢索的主要途徑。靠“一本帳”（案卷目錄）檢索檔案，存在著兩個不可解決的矛盾，一是實體分類中的單線排列體系與人們利用角度的多元性之間矛盾，二是實體分類中每一個檔案集合體的相對獨立性與人們要求超越集合體的界限系統(tǒng)利用檔案的矛盾，這兩個矛盾在檔案數(shù)量不多、利用率較低、對檢索效率要求不高的情況下還顯現(xiàn)不出來，當(dāng)檔案的館藏量和利用要求都提高時就顯露出來不足了。檔案信息分類法正是為解決這兩個矛盾而形成的。檔案信息的分類法的出現(xiàn)，從信息的角度，全方位對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，利用此制作出一套檢索工具，很好地解決了上述二個矛盾。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案實體分類是用來組織館藏的，檔案信息分類是用來檢索的。我們不能用檔案信息分類法組織館藏，也不適合用檔案實體分類一法兩職承擔(dān)著檢索的任務(wù)，二者在檔案管理中雖然不能相互替代，但可以互相補充。因此在檔案管理工作中，應(yīng)將兩種方法更好地結(jié)合起來。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲 ?談?wù)剻n案的兩種分類 ? ?《圖書情報知道》1989年第03期

[2]李 ?芳 ?檔案實體分類和檔案信息分類 ? 《檔案學(xué)研究》 1996年S1期