探究行政秘書的角色定位及素質(zhì)要求

馮一瀟

關(guān)鍵詞：行政秘書;角色定位;素質(zhì)要求

1. 行政秘書的必要工作意識

行政秘書是能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)與日常事物，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的工作者。隨著市場經(jīng)濟(jì)競爭逐步激烈，這一發(fā)展形勢下對行政秘書提出了更高程度的要求，首先就要求秘書人員在工作中具備起必要的工作意識。

行政秘書的基本角色意識是服務(wù)意識，通過在實(shí)際工作中樹立服務(wù)意識，充分掌握秘書的責(zé)任與職能，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事物，并助力同級，不斷提高辦公效率;在新時(shí)期發(fā)展下，要求行政秘書具備學(xué)習(xí)意識，能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，改進(jìn)并創(chuàng)新服務(wù)管理理念，加深對秘書工作的理解，不斷加強(qiáng)自身溝通交流能力，確保單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作;事業(yè)單位中行政秘書的工作內(nèi)容較為繁瑣，涉及工作范圍較廣，這要求行政秘書應(yīng)具備艱苦奮斗的意識，做好各項(xiàng)本職工作，充分認(rèn)識到行政秘書的工作責(zé)任，在處理工作中有條不紊，克服工作恐慌心理，更好地為單位服務(wù);隨著當(dāng)前社會的高速發(fā)展，行政秘書工作領(lǐng)域逐步出現(xiàn)新的思想理念，這也要求行政秘書應(yīng)適應(yīng)事業(yè)單位整體發(fā)展需求，具有創(chuàng)新意識，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作管理模式，掌握相關(guān)管理技能，充分發(fā)揮主觀能動性，樹立良好的工作形象，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的順利發(fā)展。

2. 行政秘書的角色定位

2.1 輔助決策，提供必要支持

行政秘書的主要工作是根據(jù)單位所提供的相關(guān)信息完成輔助工作，并貫徹落實(shí)上級領(lǐng)導(dǎo)指示處理的事務(wù)，能夠在各項(xiàng)決策活動中起到紐帶作用，充分發(fā)揮監(jiān)督職能，這體現(xiàn)了行政秘書參謀與助手的角色定位。行政秘書在事業(yè)單位中不僅要面向外界聯(lián)系，進(jìn)行信息資料的接收與處理，還需要面向單位內(nèi)部開展協(xié)調(diào)、溝通、組織等工作，處在復(fù)雜人際關(guān)系的中心，為單位決策提供必要的支持。這也就要求行政秘書人員能夠具備良好的職業(yè)素質(zhì)，端正工作態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)并提升自身業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)崗位需要，更好地融入工作環(huán)境。

2.2 加強(qiáng)溝通交流，落實(shí)服務(wù)工作

行政秘書根據(jù)工作流程辦理事業(yè)單位中的日常事務(wù)，服務(wù)于各級部門，在組織發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。行政秘書人員所開展的輔助性工作涉及到辦理公文、處理事務(wù)、辦理會議等，要求秘書人員具備良好的語言溝通能力與執(zhí)行能力，創(chuàng)設(shè)融洽的工作氛圍，是行政秘書開展工作的基礎(chǔ)。在工作中，服務(wù)性是行政秘書的重要角色定位，通過與單位中各部門人員間的密切配合，相互支持，確保具體工作得以順利推進(jìn)，保質(zhì)保量完成工作事務(wù)，對于不屬于秘書范圍內(nèi)的工作也應(yīng)主動配合，熱情服務(wù)，強(qiáng)化秘書角色意識，推動事業(yè)單位的發(fā)展。

2.3 提高執(zhí)行能力，承擔(dān)公關(guān)者角色

行政秘書在開展具體工作中，需要具備協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力，充分把握實(shí)際情況，通過上傳下達(dá)，確保各職能部門信息的絕對對稱性。行政秘書人員在單位中承擔(dān)著公關(guān)者的角色，能夠合理協(xié)調(diào)各部門人員關(guān)系，并解決所存在的矛盾問題，尊重上級身份，積極主動地開展各項(xiàng)工作，并能夠在工作上做到主動補(bǔ)位，與各部門建立起良好溝通關(guān)系，充分發(fā)揮公關(guān)職能，從而避免工作出現(xiàn)紕漏等問題。

3. 行政秘書能力素質(zhì)要求

3.1思想作風(fēng)素質(zhì)

在實(shí)際工作中，思想作風(fēng)素質(zhì)是行政秘書人員從業(yè)的前提與基本條件，要求秘書人員嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，以實(shí)事求是的態(tài)度積極應(yīng)對工作。行政秘書直接為事業(yè)單位所服務(wù)，所開展的輔助性工作能夠?yàn)楣芾韺犹峁┲匾罁?jù)，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展行政決策等工作。只有秘書人員具備良好的思想道德素質(zhì)，才能在日常工作中為各部門人員帶來積極影響，必須要不斷加強(qiáng)自我約束，提高辦事工作效率，從而發(fā)揮出行政秘書重要職能，更好地完成本職工作。

3.2文化知識素質(zhì)

行政工作內(nèi)容相對較為繁雜，為能夠高效完成各項(xiàng)工作任務(wù)，需要行政秘書人員全面學(xué)習(xí)相關(guān)知識，拓寬知識視野，有效提高自身行政能力。社會發(fā)展形勢所遵循的原則是優(yōu)勝劣汰，作為事業(yè)單位中的行政秘書人員，需要做到與時(shí)俱進(jìn)，能夠運(yùn)用先進(jìn)的方法把握各項(xiàng)工作的具體開展情況，并具備完善的知識結(jié)構(gòu)，掌握管理知識、辦公設(shè)備使用技能等，并擁有良好的語言文字運(yùn)用能力，在交流溝通中力求措辭得體。例如行政秘書在進(jìn)行公文撰寫的過程中，首先需要明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，選擇合適的文體種類，采用規(guī)范文種，嚴(yán)格遵循格式要求，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)建議進(jìn)行反復(fù)修改確保工作的順利完成。

3.3 業(yè)務(wù)能力素質(zhì)

現(xiàn)代事業(yè)單位中行政秘書開展管理工作，必須要深刻認(rèn)識到行政工作的基本特點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題并尋找解決問題的措施，這要求行政秘書人員需要不斷提高工作水平，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。首先，行政秘書應(yīng)具備觀察感知能力，在工作中尋求價(jià)值信息，形成主動服務(wù)意識，貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，從而有效提高工作效率。其次，要求行政秘書人員具備明辨是非的能力，在綜合協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、接收外來信息的過程中都應(yīng)做到處理得當(dāng)，通過加強(qiáng)與各部門的密切配合，發(fā)揮必要的協(xié)調(diào)與組織作用。同時(shí)，還應(yīng)具備綜合分析能力，分清工作主次地位，并對繁雜的行政事物進(jìn)行合理歸類，掌握正確處理方式，突顯參謀與助手的角色定位，不斷增強(qiáng)自身思維能力，促使各項(xiàng)工作順利開展。此外，對于行政秘書業(yè)務(wù)能力素質(zhì)的要求還包括具備一定社交技能，隨著當(dāng)前社會發(fā)展，事業(yè)單位與其他領(lǐng)域間需要開展密切的交流與合作，作為行政秘書人員，應(yīng)學(xué)會社交禮儀，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)能力，能夠在交際中獲取有用信息，實(shí)現(xiàn)全面溝通的目標(biāo)，提高秘書工作的有效性。

3.4心理素質(zhì)要求

行政秘書工作任務(wù)相對繁瑣，工作壓力較大，因此對于秘書人員要求其能夠具備良好的心理素質(zhì)，并能夠?qū)W會合理調(diào)節(jié)心態(tài)，以端正的態(tài)度對待工作任務(wù)。行政秘書人員在工作中應(yīng)敢于應(yīng)對挑戰(zhàn)，不斷鍛煉自身心理素質(zhì)，加強(qiáng)對于行政工作的預(yù)見性與創(chuàng)新性，有條不紊地開展各項(xiàng)工作，并能夠在工作中不斷約束自我，全面提高服務(wù)效率，充分發(fā)揮出行政秘書應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值。

4. 結(jié)束語

行政秘書是當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展所必要的人員組成部分，現(xiàn)代秘書開展工作，必須要精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)角色定位，重視在思想作風(fēng)、文化知識、業(yè)務(wù)能力、心理等方面的素質(zhì)要求，不斷提高辦事工作效率，進(jìn)而達(dá)到高效推動事業(yè)單位發(fā)展的工作目標(biāo)。

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