探討提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

李永忠

摘要：我國社會的發(fā)展越來越快，進(jìn)步越來越大，經(jīng)濟(jì)體系在不斷改革中完善，所有行業(yè)都相應(yīng)的逐步提升管理制度，事業(yè)單位也不例外，該單位在運(yùn)營過程中，檔案的數(shù)量與需求整體都在提升，因此，在新的形勢下，應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，順應(yīng)社會的發(fā)展潮流，把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，以此提高管理效率，為管理工作省去諸多麻煩。本文將對提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略展開探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法策略

在社會的發(fā)展中，事業(yè)單位具有重要的作用;社會在進(jìn)步，事業(yè)單位也在隨著形勢發(fā)展而不斷的改變。在日常的工作中，需要用到很多文件檔案，所以檔案管理是最為繁瑣的一項(xiàng)工作。因此，需要維護(hù)好事業(yè)單位的所有的資料檔案，管理檔案是件重要的事情。在新時代，信息化技術(shù)水平不斷提升，事業(yè)單位也慢慢摒棄了傳統(tǒng)的思想觀念，做到了與時俱進(jìn)，在檔案管理當(dāng)中將先進(jìn)的信息化技術(shù)引用進(jìn)來，促進(jìn)了事業(yè)單位對檔案的管理。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

事業(yè)單位是我國政府機(jī)構(gòu)的重要組成部分，具有非常重要的作用，其主要從事于教育、醫(yī)療、科技等行業(yè);人民群眾日常生活離不開事業(yè)單位的服務(wù)與幫助，事業(yè)單位在工作中會用到許多資料檔案，在信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用下，信息化檔案管理更好的取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式。使用信息化技術(shù)管理檔案，也是社會發(fā)展的趨勢，有效節(jié)約了人力資源的管理成本，并減少了因人工失誤導(dǎo)致的錯誤，使事業(yè)單位的工作更方便快捷，在查閱檔案時更便利，大大的提高了事業(yè)單位的服務(wù)能力及辦事效率[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)

在檔案管理中信息化技術(shù)的使用，意味著資料的儲存具有了更大的優(yōu)勢。事業(yè)單位在以往管理檔案的過程中，只是對其進(jìn)行紙質(zhì)內(nèi)容的檔案保留，且檔案的保存與管理都是人工操作，然而很多檔案在日常工作中需要經(jīng)常使用，頻繁的使用極易對其造成損壞，影響了日后的正常使用，這讓事業(yè)單位在工作中存在一定的影響。所以在信息化建設(shè)下，[2]紙質(zhì)的檔案管理將轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n形式，通過把檔案資料錄入到磁盤里面進(jìn)行儲存，使其提高了檔案錄入的工作效率;也意味著可以存儲的內(nèi)容更多;數(shù)據(jù)能夠更完整的保存下來且保存時間更久;一定程度上也更加方便了工作人員的查找。除此之外，信息化的管理使檔案數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用達(dá)到了更好的效果，提高了事業(yè)單位工作人員對檔案數(shù)據(jù)的利用率與共享能力。工作人員在使用時，只需要在相關(guān)程序上輸入相應(yīng)的查找內(nèi)容便能快速的找到所需的檔案，這使查找、翻閱檔案的時間大大的縮短了，提高了事業(yè)單位的工作效率。

三、事業(yè)單位信息化建設(shè)檔案管理中存在的問題

（一）對信息化檔案管理的不重視

事業(yè)單位關(guān)乎著我國的民生問題，隨著社會的發(fā)展，很多事業(yè)單位的信息化建設(shè)檔案管理系統(tǒng)也基本完成，但很多工作人員在實(shí)際工作中，依然沒有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，依然習(xí)慣使用傳統(tǒng)的管理方式，對信息化管理系統(tǒng)的理解不到位，沒有自覺把信息化檔案管理方式應(yīng)用到實(shí)際的管理中，達(dá)不到對檔案信息化管理的重視程度[3]，因此，使其設(shè)備更新和模板設(shè)置都比較落后，很多單位甚至出現(xiàn)了根本就不會更新檔案信息化管理的系統(tǒng)，阻礙了信息化的建設(shè)發(fā)展，這種情況嚴(yán)重影響了事業(yè)單位工作人員的工作效率。

（二）信息化管理平臺使用率低下

然而，很多事業(yè)單位根本就很少使用信息化管理平臺，這與使用該系統(tǒng)的本質(zhì)是為了提高工作人員對檔案的管理效率，減輕其工作量，以及降低管理成本，從而促進(jìn)檔案管理工作更好的完成，提高檔案管理工作的高效性及精準(zhǔn)性[4]相違背。但是，據(jù)了解很多事業(yè)單位的工作人員壓根對檔案信息化管理的模式根本就不熟悉，沒有意識到信息化檔案管理的重要性，導(dǎo)致該信息化平臺使用率低下，發(fā)揮不出其管理優(yōu)勢。

（三）輕視信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理

信息化管理涉及到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此就會存在數(shù)據(jù)安全的問題，單位傳輸、共享的檔案數(shù)據(jù)都有可能存在被盜取、丟失的情況，這種現(xiàn)象的發(fā)生對事業(yè)單位會產(chǎn)生極大的影響。但是在實(shí)際工作中[5]，事業(yè)單位不重視信息化系統(tǒng)的維護(hù)保養(yǎng)，沒做好風(fēng)控工作的管理，而且事業(yè)單位的檔案信息化管理系統(tǒng)非常老舊，沒跟上系統(tǒng)時常更新的節(jié)奏，從而降低了該系統(tǒng)的風(fēng)控能力，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息泄露的幾率增大，因此，事業(yè)單位應(yīng)該提高對信息化系統(tǒng)維護(hù)管理的重視。

四、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）提高工作人員的素養(yǎng)

事業(yè)單位的檔案管理工作屬于后勤工作，雖然與事業(yè)單位的工作沒有直接的關(guān)系，但是對事業(yè)單位的日常工作具有極大的保障，所以單位管理人員一定要清楚的意識到檔案管理的意義所在，明白檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，改變傳統(tǒng)的觀念，積極熱情的接受新的檔案管理模式。

對此，管理人員首先要保證自己的專業(yè)素養(yǎng)，對單位所有的檔案都能比較了解，樹立完好的責(zé)任與服務(wù)意識，以身作則，積極學(xué)習(xí)新的信息化管理技術(shù)，熟悉掌握基本的計算機(jī)工作軟件，能夠熟練操作該管理系統(tǒng)[6]。事業(yè)單位可以建立專門的培訓(xùn)制度，定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的人才培訓(xùn)。因此，為了能夠使檔案管理人員不斷的提升自己，事業(yè)單位可以把檔案管理工作設(shè)置考核機(jī)制，建立完善的考核、獎勵、懲罰制度，從而提高管理人員的專業(yè)能力及素養(yǎng)，培養(yǎng)出符合該工作崗位的專業(yè)信息化管理人才。

（二）建設(shè)信息化管理系統(tǒng)

檔案管理工作保障了事業(yè)單位的日常服務(wù)工作，其管理工作信息化不僅提高了檔案管理工作的效率，也意味著事業(yè)單位能夠緊隨時代的步伐，利用新科技不斷提升單位內(nèi)部的管理，所以事業(yè)單位也要建立完善的信息化管理系統(tǒng)。首先，事業(yè)單位要先引進(jìn)信息化管理的系統(tǒng)，提供好單位內(nèi)部所需的硬件設(shè)施，以及較好的軟件配置，這是建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)要求[7]。事業(yè)單位可以適當(dāng)?shù)募哟筚Y金投入，確保全單位都能完整的納入信息化管理的范疇內(nèi);其次，隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化管理已經(jīng)不僅僅局限于計算機(jī)上面，現(xiàn)如今，在移動設(shè)備上也能夠很好的完成工作，所以，事業(yè)單位可以與提供信息技術(shù)的單位合作，開發(fā)一個專門的APP來進(jìn)行檔案管理的工作，從而提高了文件數(shù)據(jù)安全工作，與該技術(shù)單位建立長期的合作關(guān)系，確保該系統(tǒng)的維護(hù)管理。

（三）制定信息化建設(shè)規(guī)劃

為了促進(jìn)事業(yè)單位信息化的檔案管理，事業(yè)單位要充分了解信息化技術(shù)的發(fā)展以及不同技術(shù)的使用效果，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要做好對信息化建設(shè)管理的工作，結(jié)合檔案管理人員提出的建議，建立一個合適的管理模式[8]。同時，加強(qiáng)管理人員的信息化技術(shù)水平，也可以適當(dāng)?shù)恼匈t納士，招聘一些掌握信息化專業(yè)技術(shù)的人員，以此確保檔案管理工作的可擴(kuò)展性，保證該信息化管理系統(tǒng)在事業(yè)單位的工作中能夠更好的發(fā)揮出其優(yōu)勢，能夠滿足事業(yè)單位工作發(fā)展的各種需求。

（四）構(gòu)建完善的保障平臺

現(xiàn)階段的社會，已經(jīng)全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，然而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)橫行的當(dāng)下，最需要注意的便是，數(shù)據(jù)信息的安全防范，在事業(yè)單位的檔案管理信息化系統(tǒng)中，最嚴(yán)重的就是數(shù)據(jù)的丟失與被盜竊，這是非常值得被重視的問題。所以，在事業(yè)單位檔案管理信息化體系建設(shè)當(dāng)中，單位管理人員一定要加強(qiáng)對該系統(tǒng)的安全管理力度，提高檔案管理人員的安全意識，構(gòu)建安全有效的保障平臺。由于有的事業(yè)單位會涉及到國家機(jī)密，會管理到一些國家的機(jī)密文件，對于這些文件來說，更要重視其安全程度，加強(qiáng)對文件的保密管理工作。因此，事業(yè)單位需要構(gòu)建完善的安全管理制度，完善各項(xiàng)安全管理的規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)要求，設(shè)立專門管理信息系統(tǒng)的工作人員，對其進(jìn)行規(guī)范化的管理，嚴(yán)格遵從安全管理制度的各項(xiàng)要求從事工作;并建立安全網(wǎng)絡(luò)的防火墻，避免數(shù)據(jù)信息被惡意攻擊等現(xiàn)象的出現(xiàn)，加強(qiáng)信息化管理的安保工作，以此確保數(shù)據(jù)信息的安全性。

結(jié)語：

本文通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)探討，分析了當(dāng)前所存在的一些問題，并適當(dāng)提出了關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略。從而可以看出，只有不斷的加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，重視起該系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)水平，并建立完善的管理體系，提高管理人員的安全意識，加強(qiáng)信息安全建設(shè)，進(jìn)而保護(hù)好檔案文件信息。只有不斷提高事業(yè)單位檔案管理的能力，以此保障事業(yè)單位日常的工作效率，進(jìn)而促進(jìn)了我國事業(yè)單位的發(fā)展。

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