劉 群 何碧漪

(常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院招標(biāo)采購管理中心 江蘇常州 213164)

0 引言

隨著高校采購規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，采購檔案資料也不斷增加，如何保管好采購檔案資料，成為各高校重點(diǎn)關(guān)注的問題[1]。從目前情況看，我國部分高校內(nèi)部還存在采購檔案資料管理不夠規(guī)范的問題，導(dǎo)致采購檔案資料管理工作的價(jià)值未得到充分發(fā)揮。為了改變這種狀況，高校需要注重對(duì)采購檔案資料管理思想和模式的更新，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，彌補(bǔ)以往工作中的不足，強(qiáng)化采購檔案資料管理的規(guī)范性。

1 加強(qiáng)高校采購檔案規(guī)范化管理的意義

1) 高校采購檔案規(guī)范化管理，可以使采購前中后期相關(guān)資料得到完整保存。采購檔案可以將采購活動(dòng)過程客觀、真實(shí)、全面地記錄下來。規(guī)范化的采購檔案管理，則可以為管理者提供各項(xiàng)工作的依據(jù)，包括分析采購數(shù)據(jù)、總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)、記錄采購信息等。高校采購負(fù)責(zé)人可以根據(jù)完整的檔案資料，全面把握內(nèi)部采購工作進(jìn)度，了解采購工作效率和采購經(jīng)費(fèi)使用效率。

2) 高校采購檔案規(guī)范化管理，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)存在的問題，使采購負(fù)責(zé)人有機(jī)會(huì)應(yīng)對(duì)潛在問題，降低采購風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率[2]。規(guī)范化的采購檔案管理，可以保障各項(xiàng)采購數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性。高校采購負(fù)責(zé)人通過查看采購檔案資料信息，可以了解各項(xiàng)工作是否按照原計(jì)劃執(zhí)行，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)是否嚴(yán)重超出預(yù)算，若發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)數(shù)據(jù)信息與計(jì)劃嚴(yán)重不符時(shí)，可以及時(shí)分析問題的形成原因，從而制訂相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，使高校采購工作能夠順利進(jìn)行。

3) 高校采購檔案規(guī)范化管理，可以提升高校整體辦學(xué)水平。通常情況下，高校內(nèi)部采購工作是為教學(xué)工作服務(wù)的，例如，為了更新學(xué)校的教學(xué)設(shè)備，高校需要開展教學(xué)物資采購工作；為了營造良好的書香氣息，給廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的閱讀環(huán)境和良好的閱讀條件，高校需要開展各種工具書及課外書籍等物資的采購工作。而各項(xiàng)采購計(jì)劃的實(shí)施，必然會(huì)生成采購資料，管理人員按照制度規(guī)范行事，可以幫助高校管理者更好地掌握內(nèi)部情況，從而制訂更加科學(xué)的管理計(jì)劃，提升效率，使高校朝著更好的方向發(fā)展。

2 高校采購檔案管理工作中存在的主要問題

1) 采購檔案管理受重視程度不足。部分高校忽視對(duì)采購檔案資料的管理，具體表現(xiàn)在：高校管理者不會(huì)定期查看采購檔案資料信息，因而對(duì)采購檔案資料的真實(shí)性、完整性的了解不夠全面。這種情況下，當(dāng)采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，管理者無法及時(shí)采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。高校采購檔案管理工作不受重視，也就忽視了系統(tǒng)化章程的制訂，造成整體管理規(guī)范性不足，進(jìn)而影響采購檔案管理工作的實(shí)際效果。

2) 采購檔案信息化管理水平偏低。在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，各行業(yè)都開始應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式。從目前狀況看，高校在開展采購檔案資料管理工作的過程中，對(duì)于信息技術(shù)的利用程度并不高，采購資料大多還是以純紙質(zhì)文件保存。具體表現(xiàn)在：高校采購檔案資料主要由管理人員負(fù)責(zé)手工錄入，各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料信息并未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化存儲(chǔ)和自動(dòng)化更新。究其原因主要在于：高校尚未根據(jù)內(nèi)部采購工作需求，引入現(xiàn)代化的信息設(shè)備，還處在手動(dòng)與紙質(zhì)文件共存的階段，導(dǎo)致檔案管理者在日常工作中，無法借助現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新工作模式，而是不斷地重復(fù)勞動(dòng)，其中不乏遺漏、錯(cuò)誤的信息，進(jìn)而影響采購檔案管理的規(guī)范化程度。同樣對(duì)各種報(bào)表，更是不能按照變化的條件重新檢索。大量重復(fù)的統(tǒng)計(jì)，耗費(fèi)精力和時(shí)間，影響采購檔案管理工作的整體效率。

3) 采購檔案管理制度更新滯后。健全的制度是推動(dòng)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的關(guān)鍵，為了提升采購檔案資料管理的規(guī)范化程度，高校需要采取措施更新檔案資料管理制度。但事實(shí)上，部分高校在開展采購檔案管理工作的過程中，忽視了對(duì)制度的更新和建設(shè)，導(dǎo)致檔案機(jī)構(gòu)的資料信息與實(shí)際采購數(shù)量、型號(hào)相脫節(jié)，以及實(shí)際需求與具體采購數(shù)量之間有差異。目前，許多高校的文書管理和檔案管理工作分屬于不同的部門，管理者大多只注重文書管理，忽視了對(duì)檔案的管理。

4) 采購檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。部分高校在開展采購檔案管理工作的過程中，尚未制訂相對(duì)統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，因此造成檔案管理工作效率偏低[3]。采購檔案是采購工作的“生命線”，包含采購項(xiàng)目全過程的內(nèi)容，如采購項(xiàng)目立項(xiàng)資料、采購項(xiàng)目招投標(biāo)資料、采購貨物訂單信息、采購經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)信息等。各項(xiàng)環(huán)節(jié)倘若有明確、嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，則可以提升效率。但是如果沒有對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟進(jìn)行具體量化，沒有建立科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，高校采購檔案管理人員就無法按照預(yù)期計(jì)劃開展各項(xiàng)工作，工作成效的檢驗(yàn)也就缺乏依據(jù)。

5) 采購檔案保存安全系數(shù)不高。雖然部分高校對(duì)于信息技術(shù)的利用程度偏低，但在現(xiàn)代信息化社會(huì)，大多數(shù)高校已經(jīng)初步建立了電子化檔案。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)時(shí)限更長，存儲(chǔ)方式更為便利。但需要注意的是，電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，會(huì)受到諸多因素的影響。例如，當(dāng)高校采購檔案管理系統(tǒng)遭受黑客攻擊時(shí)，容易出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)缺失等問題。此外，倘若在管理電子采購檔案的過程中，工作人員出現(xiàn)操作失誤行為，電子檔案的完整性也會(huì)受到影響。另外，在電子檔案建立的同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然保留，但大多數(shù)高校的采購檔案存放在采購部門，按年度整體移交到學(xué)校檔案管理部門，在采購部門留存時(shí)，因存放地有限，保密度不夠，采購資料或丟失，或被隨意翻查，或采購項(xiàng)目相互混淆。年度移交時(shí)因采購檔案繁多，資料核對(duì)任務(wù)繁重，移交時(shí)間長。

6) 檔案管理人員素質(zhì)有待提升。高校采購檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是影響整體工作質(zhì)量的關(guān)鍵。目前，部分高校并未根據(jù)采購管理工作需求，安排專門的人員負(fù)責(zé)管理采購檔案。事實(shí)上，很多采購檔案都是由采購人員負(fù)責(zé)分類整理，審核數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性、完整性。采購人員負(fù)責(zé)做好數(shù)據(jù)資料的歸檔工作，并存放在本部門，以年度為單位將之移交學(xué)校檔案管理部門長期保存。但部分高校內(nèi)部的檔案管理工作人員并不具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，他們忽視了對(duì)工作思想和方法的創(chuàng)新，造成工作效率偏低，進(jìn)而影響高校采購檔案管理的整體工作水平。

3 加強(qiáng)高校采購檔案規(guī)范化管理的措施

1) 轉(zhuǎn)變采購檔案管理理念。首先，高校管理者需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，將采購管理工作納入高校內(nèi)部日常管理工作體系，根據(jù)采購工作現(xiàn)狀，制訂科學(xué)的采購檔案資料管理工作方案，要求檔案管理工作人員認(rèn)真履行自身的職責(zé)，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作計(jì)劃，保障采購檔案資料的管理工作效率。其次，高校管理者應(yīng)引導(dǎo)檔案資料管理人員加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)和方法的學(xué)習(xí)，提升檔案規(guī)范化管理意識(shí)，讓檔案管理人員意識(shí)到采購檔案資料管理的價(jià)值，提升工作自覺性，增強(qiáng)責(zé)任感。再次，高校管理者需要定期開展采購檔案資料真實(shí)性、完整性檢查工作，根據(jù)既定的工作計(jì)劃，檢驗(yàn)工作成效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并采取措施解決問題。

2) 完善采購檔案管理制度。健全的管理制度，是提升采購檔案管理工作規(guī)范化程度的關(guān)鍵[4]。針對(duì)目前采購檔案管理制度更新不足的問題，高校需要采取相應(yīng)的措施加以改善。首先，高校管理者應(yīng)結(jié)合我國采購檔案管理相關(guān)法律制度，完善內(nèi)部管理制度，并且引導(dǎo)檔案資料管理人員積極學(xué)習(xí)采購法、檔案法相關(guān)知識(shí)，提升法治管理觀念，保障采購檔案管理工作的規(guī)范性。其次，高校可以結(jié)合內(nèi)部采購工作實(shí)際情況，了解采購檔案管理工作特性，分析目前制度中存在的不合理之處，進(jìn)而制訂健全的制度，指導(dǎo)各項(xiàng)工作有序展開。再次，高?？梢葬槍?duì)采購檔案管理工作，建立專門的管理制度，指導(dǎo)檔案管理人員定期查看采購數(shù)據(jù)信息，要求檔案管理人員遵守各項(xiàng)基本原則，保障各項(xiàng)操作的規(guī)范性，提升采購檔案管理工作質(zhì)量。

3) 強(qiáng)化采購檔案信息化管理。采購檔案信息化管理程度，會(huì)直接影響檔案管理工作效率，進(jìn)而影響高校整體管理工作水平。為了進(jìn)一步規(guī)范采購檔案管理工作，高校需要積極引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，借助先進(jìn)的設(shè)備提升檔案管理工作的自動(dòng)化和現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)檔案資料的自動(dòng)化存儲(chǔ)和自動(dòng)化處理。首先，高校需要適當(dāng)增加對(duì)檔案管理部門的資金扶持力度，購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升采購檔案管理能力，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新。其次，高校可以將部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且建立專門的目錄，便于管理員查詢和維護(hù)。再次，高校需要做好電子檔案保管工作，加強(qiáng)對(duì)防火墻的建設(shè)，減少電子檔案資料數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象發(fā)生的概率，保障電子檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性，讓采購檔案可以為高校采購工作的順利開展提供有力的支持。

4) 提升檔案管理人員素質(zhì)。高校采購檔案管理工作質(zhì)量，在很大程度上受到管理人員自身素質(zhì)水平的影響。高質(zhì)量的采購檔案管理工作，離不開高素質(zhì)檔案管理人員的支持。目前部分高校的采購檔案管理工作是由其他崗位人員兼任，高校缺乏專業(yè)的采購檔案管理人員。事實(shí)上，采購檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求管理人員掌握采購、管理、檔案、法律等多方面的知識(shí)。而由于高校內(nèi)部采購檔案管理專業(yè)人才的缺失，導(dǎo)致該項(xiàng)工作質(zhì)量難以提升。為了突破這種狀況，高校在重視采購檔案管理工作的同時(shí)，還需要重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，高校應(yīng)為采購檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的知識(shí)和技能，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，以勝任采購檔案管理工作。其次，高校采購檔案管理人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，積極參加各種知識(shí)和技能培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升綜合素質(zhì)。此外，高校還可以組織內(nèi)部檔案管理人員展開互動(dòng)交流，分享經(jīng)驗(yàn)。

5) 明確采購管理工作標(biāo)準(zhǔn)。一旦建立科學(xué)規(guī)范的采購檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高校采購檔案管理工作人員就可以按照具體要求落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)，保障整體工作效率，同時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏離標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)節(jié)。對(duì)此，高校應(yīng)針對(duì)采購檔案管理工作，理順管理流程，制訂統(tǒng)一的工作規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)和工作原則。采購檔案管理人員則需要按照既定的工作標(biāo)準(zhǔn)，有的放矢地開展采購文件整理、采購信息記錄、采購資料搜集、采購項(xiàng)目分類等各項(xiàng)工作。當(dāng)某個(gè)采購項(xiàng)目驗(yàn)收完畢后，高校采購檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息開展對(duì)比分析工作，根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)查看各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性，及時(shí)梳理各項(xiàng)資料，防止出現(xiàn)信息遺漏問題。年終開展一次全面盤查工作，結(jié)合每個(gè)采購項(xiàng)目計(jì)劃書和最終形成的信息資料，分析本年度采購工作效益，了解年度內(nèi)高校內(nèi)部采購經(jīng)費(fèi)的整體使用情況，幫助管理者了解高校內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供信息支撐。

4 加強(qiáng)高校采購檔案規(guī)范化管理的原則

1) 科學(xué)性原則。高校在加強(qiáng)采購檔案規(guī)范化管理的過程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注管理方法的科學(xué)程度[5]?？茖W(xué)性原則是指高校需要制訂科學(xué)的采購檔案管理計(jì)劃，同時(shí)運(yùn)用科學(xué)的思維方法開展各項(xiàng)工作。在科學(xué)思維的指導(dǎo)下，高校采購管理工作的規(guī)范化程度可以得到大幅度的提升，而這對(duì)于檔案管理工作水平的提升也非常有利。高校在進(jìn)行采購檔案管理方法選擇時(shí)，也應(yīng)該遵循科學(xué)性原則，強(qiáng)調(diào)管理策略的科學(xué)性和可行性。

2) 系統(tǒng)性原則。系統(tǒng)性原則強(qiáng)調(diào)，高校在開展采購管理工作的過程中，為了提升管理工作的規(guī)范化程度，需要制訂一套系統(tǒng)的管理規(guī)范，推出系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理辦法，保障各項(xiàng)工作有序展開[6]。針對(duì)采購檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范問題，高校也可以推出一套系統(tǒng)性的方案，使檔案管理人員能及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，并采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮采購檔案管理工作的價(jià)值。

3) 規(guī)范化原則。高校為了提升采購檔案管理工作的規(guī)范化程度，要落實(shí)規(guī)范化原則，即：針對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)，提出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，推出規(guī)范化的管理制度，要求各崗位工作人員按照工作規(guī)范行事，確保各環(huán)節(jié)不會(huì)嚴(yán)重偏離預(yù)期目標(biāo)。同時(shí)，高校還需要引進(jìn)規(guī)范的設(shè)備和技術(shù)，為采購檔案管理人員開展規(guī)范化的工作提供可靠的依據(jù)。

4) 實(shí)效性原則。高校在強(qiáng)化采購檔案規(guī)范化管理的過程中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性原則，包括及時(shí)整理采購文件、及時(shí)更新采購電子檔案數(shù)據(jù)庫、及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化采購檔案管理設(shè)備、及時(shí)總結(jié)采購檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)、及時(shí)創(chuàng)新采購檔案管理工作模式等。保障檔案管理工作的實(shí)效性，可以在很大程度提升管理工作的規(guī)范程度，以此推動(dòng)檔案管理工作計(jì)劃的順利實(shí)施，促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升。高校管理者則可以根據(jù)最新的采購檔案數(shù)據(jù)信息，了解各項(xiàng)采購工作的進(jìn)度，了解采購計(jì)劃落實(shí)情況以及采購經(jīng)費(fèi)具體使用情況，從而制訂更加科學(xué)的采購管理工作方案，促進(jìn)高校內(nèi)部各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

5 結(jié)束語

高校管理者應(yīng)充分意識(shí)到強(qiáng)化采購檔案規(guī)范化管理的意義，并且積極反思以往采購檔案管理工作中存在的不足，分析問題的形成原因，采取可靠的措施，提升管理工作效率。高校需要積極轉(zhuǎn)變采購檔案管理理念，完善采購檔案管理制度，強(qiáng)化采購檔案信息化管理，提升檔案管理人員素質(zhì)，明確采購管理工作標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，高校還需要明確強(qiáng)化采購檔案規(guī)范化管理的原則，借助一系列可靠措施，提升高校采購檔案管理工作質(zhì)量，讓采購檔案管理工作為高校的長遠(yuǎn)發(fā)展助力。