文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的措施研究

謝歆琳

（桃江縣地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)站 湖南·益陽 413400）

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)的更新?lián)Q代速度，正在不斷的加快，對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，引進(jìn)更加先進(jìn)的技術(shù)，可以提高綜合管理水平。但當(dāng)前在進(jìn)行文書檔案數(shù)字化管理時(shí)，各項(xiàng)工作的開展，還存在較多的問題。需要選用更加專業(yè)的人員開展這項(xiàng)工作，才能進(jìn)一步提高管理的質(zhì)量和效率。在進(jìn)行數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，需要對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行完善，還要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新，才能對(duì)所有的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存，提高數(shù)據(jù)信息的利用率[1]。

1 文書檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用價(jià)值

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，文書檔案管理工作的重要性，正在不斷的提高。因?yàn)楦鱾€(gè)單位在發(fā)展的過程中，交流渠道正在不斷的擴(kuò)大，信息的獲取形式更加便捷，要想滿足不同單位的發(fā)展要求。在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，需要采用更加高效的數(shù)字化管理模式。單位在日常運(yùn)營的過程中，需要根據(jù)這項(xiàng)管理模式的發(fā)展需求，引進(jìn)更加先進(jìn)的技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的數(shù)據(jù)共享。在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，可以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價(jià)值，還可以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。但因?yàn)椴煌瑔挝辉诎l(fā)展時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用存在不同的需求。在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，需要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，采用針對(duì)性的管理形式。在進(jìn)行數(shù)字化管理模塊建設(shè)時(shí)，需要將互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)融合到模塊的設(shè)計(jì)中，提高管理工作的科學(xué)性。在對(duì)管理形式進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，還要選擇更加開放的管理方法，才能促進(jìn)相關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2 文書檔案數(shù)字化管理工作開展現(xiàn)狀

2.1 安全性管理水平比較低

在現(xiàn)代科技不斷發(fā)展的過程中，一些新型的技術(shù)，已經(jīng)融合到文書檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，為這項(xiàng)工作的開展，提供了更多的便利。但在實(shí)際操作時(shí)，依然存在較多的安全隱患。因?yàn)楝F(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不安全，在對(duì)文書檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行儲(chǔ)存和應(yīng)用時(shí)，無法保證絕對(duì)的安全性和保密性。且這項(xiàng)工作的開展，會(huì)受到管理人員自身因素的影響。如果管理人員的綜合素質(zhì)比較低、專業(yè)能力不足，在開展工作時(shí)沒有增強(qiáng)自身的安全防范意識(shí)，也沒有做好保密工作，就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄露和丟失等問題。管理人員在進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備操作時(shí)，沒有積極學(xué)習(xí)一些新型的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，沒有嚴(yán)格按照規(guī)范程序進(jìn)行管理，也沒有做好數(shù)據(jù)資料的備份，會(huì)增加這項(xiàng)工作的開展風(fēng)險(xiǎn)。隨著網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍的不斷擴(kuò)大，在進(jìn)行技術(shù)應(yīng)用的過程中，會(huì)出現(xiàn)黑客攻擊等問題，嚴(yán)重威脅了文書檔案管理工作的操作安全[3]。

2.2 工作開展難度比較大

近階段在對(duì)各個(gè)部門的文書檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，檔案形式正在不斷的增加，涉及的內(nèi)容更加煩瑣。如果相關(guān)人員一直沿用傳統(tǒng)的工作理念開展這項(xiàng)工作，就無法滿足時(shí)代的發(fā)展要求以及這項(xiàng)工作的開展需求。在對(duì)數(shù)據(jù)檔案資料進(jìn)行分類管理的過程中，現(xiàn)有的工作流程比較復(fù)雜，無法提高工作的開展質(zhì)量和效率。管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，對(duì)所有的文書檔案信息進(jìn)行分類管理，且在操作的過程中，會(huì)出現(xiàn)文件丟失等現(xiàn)象。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作在開展時(shí)存在較多的缺陷，需要設(shè)置專門的空間，對(duì)檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存。如果儲(chǔ)存環(huán)境比較惡劣，就會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)不同程度的損壞問題，無法為后期資料的查詢，提供有效的支持[4]。

2.3 沒有樹立正確的工作思想

雖然當(dāng)前很多單位在進(jìn)行文書檔案數(shù)字化管理時(shí)，已經(jīng)提高了對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。但在實(shí)際建設(shè)時(shí)，并沒有加大資金的投入力度，無法為這項(xiàng)工作的開展提供有效的支持。在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，單位并沒有選購一些最新的設(shè)備，也沒有做好技術(shù)的更新，這在一定程度上降低了管理水平。單位也沒有選派專業(yè)的人員開展這項(xiàng)工作，沒有對(duì)技術(shù)進(jìn)行研發(fā)，阻礙了文書檔案管理工作的開展。管理人員一直沿用傳統(tǒng)的管理思想，管理環(huán)境比較惡劣，會(huì)制約這項(xiàng)工作的發(fā)展[5]。

3 文書檔案數(shù)字化管理優(yōu)化措施

3.1 建立健全的管理制度

在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，需要制定專門的管理制度，還要在現(xiàn)有制度內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和完善，才能為管理工作的開展，提供科學(xué)的依據(jù)。要根據(jù)這項(xiàng)工作的發(fā)展情況，制定針對(duì)性的管理體系，提高管理工作的開展水平。管理人員要嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的操作，還要積極地利用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，對(duì)文書檔案進(jìn)行高效管理。在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，還需要根據(jù)各個(gè)部門檔案管理需求，對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)進(jìn)行綜合應(yīng)用，避免在開展工作時(shí)出現(xiàn)技術(shù)難題。行政機(jī)關(guān)單位在對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行管理時(shí)，需要選派專業(yè)的管理人員，還要對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力進(jìn)行全面的考察。通過對(duì)其進(jìn)行專門的培訓(xùn)和教育，制定完善的崗位培訓(xùn)制度，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)一些新型的數(shù)字化技術(shù)和知識(shí)。在開展崗位訓(xùn)練時(shí)，要保證管理人員能夠掌握最新的技術(shù)，提高工作效率。在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，還需要促進(jìn)這項(xiàng)工作向著規(guī)范化方向進(jìn)行更好的發(fā)展，要對(duì)各項(xiàng)工作的開展形式進(jìn)行全方位的管理，避免在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)出現(xiàn)操作失誤問題[6]。

3.2 建立綜合管理平臺(tái)

行政機(jī)關(guān)部門需要構(gòu)建數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的運(yùn)行安全性進(jìn)行全方位的管理。要引進(jìn)更加先進(jìn)的保密技術(shù)，為系統(tǒng)和平臺(tái)的應(yīng)用，提供有效的支持。在進(jìn)行管理平臺(tái)應(yīng)用時(shí)，需要對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，提高工作的實(shí)效性和科學(xué)性。利用這個(gè)平臺(tái)促進(jìn)各個(gè)部門之間的溝通和交流，對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行實(shí)時(shí)的共享，為數(shù)據(jù)信息的查閱和使用，提供更多的便利。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測(cè)和轉(zhuǎn)播時(shí)，還要充分利用信息化技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全的儲(chǔ)存，并且做好數(shù)據(jù)信息的備份。技術(shù)人員還要引進(jìn)更加先進(jìn)的防火墻技術(shù)，對(duì)黑客的攻擊進(jìn)行有效的抵御，還要定期對(duì)管理平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行更新。避免系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中，出現(xiàn)安全性問題，引發(fā)數(shù)據(jù)信息的丟失現(xiàn)象。在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)時(shí)，還要擴(kuò)大數(shù)字化管理范圍，采用最新的儲(chǔ)存方式，將所有的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子的形式。可以將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，對(duì)所有的電子文書進(jìn)行統(tǒng)一的處理。在進(jìn)行綜合管理平臺(tái)應(yīng)用時(shí)，還要做好系統(tǒng)參數(shù)的優(yōu)化。例如在對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行設(shè)置時(shí)，需要明確錄入的信息，還要將權(quán)責(zé)落實(shí)到個(gè)人身上。一旦在進(jìn)行系統(tǒng)操作時(shí)出現(xiàn)了安全性問題，要對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行及時(shí)的查找，并且責(zé)令負(fù)責(zé)人對(duì)問題進(jìn)行整改。單位在與外界進(jìn)行溝通時(shí)，可以通過內(nèi)網(wǎng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理，并且配置相應(yīng)的儲(chǔ)存設(shè)備，減少安全性的風(fēng)險(xiǎn)。還可以將云加密和數(shù)字加密等技術(shù)，融合到數(shù)字化檔案管理中。要設(shè)置檔案的訪問權(quán)限，還要采用層級(jí)管理的形式，從各個(gè)角度對(duì)其進(jìn)行安全性的管控。

3.3 樹立正確的工作思想

行政機(jī)關(guān)單位在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，采用更加先進(jìn)的管理措施。單位的領(lǐng)導(dǎo)層要從思想上提高這項(xiàng)工作的重視程度，營造積極愉悅的工作范圍，滿足這項(xiàng)工作的開展需求。如果單位的條件允許，在對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，還需要將其納入到單位的發(fā)展規(guī)劃中。在對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算金額進(jìn)行管理時(shí)，需要將數(shù)字化建設(shè)金額，納入到發(fā)展費(fèi)用中。還要加大資金的投入力度，在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，才能進(jìn)一步提高數(shù)字化的管理水平。可以將一些最新的科研成果，應(yīng)用到數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，對(duì)各項(xiàng)文檔資料進(jìn)行高效的處理。單位需要投入更多的人力物力資源，通過購買一些先進(jìn)的設(shè)備，滿足這項(xiàng)工作的開展需求。

4 結(jié)語

綜上所述，在對(duì)行政機(jī)關(guān)的文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，這項(xiàng)工作的開展效果，會(huì)對(duì)單位的發(fā)展水平產(chǎn)生直接性的影響。在數(shù)字化時(shí)代到來之后，文書檔案管理工作，已經(jīng)由原有的人工管理形式轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)管理形式。單位的管理人員要提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，還要根據(jù)這項(xiàng)工作的發(fā)展特點(diǎn)，制定針對(duì)性的管理體系，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。在進(jìn)行實(shí)際管理時(shí)，相關(guān)人員還需要積極的積累經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)一些新型的知識(shí)和技術(shù)，才能促進(jìn)這項(xiàng)工作向著數(shù)字化方向進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展。