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      淺析企業(yè)采購合同管理存在的問題與對策

      2022-03-17 19:41:40張雋
      中國集體經(jīng)濟 2022年2期
      關(guān)鍵詞:合同管理

      張雋

      摘要:隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,企業(yè)采購合同的管理在企業(yè)的經(jīng)營管理中越來越重要,若企業(yè)擁有完善的采購合同管理制度,并高效地組織實施,可以為企業(yè)帶來市場競爭的優(yōu)勢。

      關(guān)鍵詞:企業(yè)采購合同;合同管理;采購合同管理存在的問題

      一、采購合同管理概念

      采購合同是采供雙方在進行正式交易前為保證雙方的利益,對采供雙方均有法律約束力的正式協(xié)議。合同管理是指對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、資料保管、監(jiān)督檢查等全過程的管理。

      二、物資需求計劃、采購計劃的管理

      在簽訂采購合同前,物資的使用單位根據(jù)物資需求提報物資采購計劃,物資計劃管理是對物資需求信息的調(diào)研、搜集,并對需求計劃進行審核、匯總,編制、下達物資采購計劃及計劃執(zhí)行情況的全過程進行管理。維護物資計劃的及時性、準確性、計劃的預見性、嚴肅性是至關(guān)重要的。

      (一)物資需求計劃分類

      按照使用單位報送需求計劃的周期劃分為年度物資需求計劃、月度物資需求計劃、追加物資需求計劃。

      1. 年度物資需求計劃,是以會計年度為周期,依據(jù)使用單位年度生產(chǎn)經(jīng)營情況,編制的物資耗用計劃。相關(guān)業(yè)務部門根據(jù)使用單位提報的年度需求計劃和上一年度物資消耗規(guī)律,編制下一年度需求計劃。

      2. 月度物資需求計劃,是指在年度需求計劃內(nèi),依據(jù)月份實際需求,編制的月份分解計劃。

      3. 追加物資需求計劃,是年度、月度需求計劃以外,根據(jù)生產(chǎn)的需要、生產(chǎn)情況的突變而臨時提出的物資需求計劃。

      (二)物資需求計劃內(nèi)容

      1. 主要內(nèi)容包括:物資編碼、物資名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)、圖號、計量單位、數(shù)量、計劃價格、用途或使用地點、資金渠道、交貨時間、主機廠(品牌)和主機型號,物資屬性、非標設(shè)備、配件或有特殊要求的附詳細的技術(shù)要求等。

      2. 物資需求計劃要求及時、準確、完整。

      (三)物資需求計劃接收

      業(yè)務部接收使用單位提報的物資需求計劃,有技術(shù)要求的物資,使用單位在提報計劃的同時與相應技術(shù)要求一同上報,避免因無技術(shù)要求影響采購流程的進度。需要相關(guān)資質(zhì)的物資(MA、Ex、LA等),計劃提報前,要求提報單位認真核對計劃的準確性,確保型號準確,在相關(guān)網(wǎng)站可以查詢。

      (四)物資需求計劃審核

      業(yè)務員要對使用單位提報的物資需求計劃進行審核。

      1. 物資需求計劃須經(jīng)使用單位物資管理部門的審核確認,并加蓋單位公章。

      2. 物資需求計劃須要素齊全,內(nèi)容準確,采購周期合理,資金渠道明確,如生產(chǎn)費用、內(nèi)部投資、安全費用等。

      3. 使用單位填報物資需求計劃時,如果因生產(chǎn)需要,需要指定采購渠道,須出據(jù)書面申請,說明指定采購渠道的原因。

      4. 使用單位編制的物資需求計劃,要綜合考慮物資采購周期,包含采購計劃核實和審批時間、采購決策和合同簽訂時間、供應商生產(chǎn)加工和運輸時間等,確保需求物資能夠滿足供應需求。

      如購買汽車,雖然汽車的生產(chǎn)周期很長,但是汽車銷售一般都是4S店銷售成品汽車,所以要求的采購時間就很短,只考慮采購計劃審批時間、采購決策和合同簽訂時間就行;購買軸承,雖然軸承的生產(chǎn)周期也很長,但是軸承是標準件,購買時可根據(jù)所需型號或批量確定不同的需求時間;而有一些配件,是某種設(shè)備獨有,且該設(shè)備就是為某個公司單獨設(shè)計的,生產(chǎn)企業(yè)需要按訂單安排生產(chǎn),就要根據(jù)采購批量,加工生產(chǎn)周期、運輸時間合理提出需求時間。

      5. 具有國家標準或行業(yè)標準的物資,可直接提供配件所對應的國家標準編號,無需提報技術(shù)要求。若因生產(chǎn)需要,使用單位提報非標設(shè)備、配件及有特殊要求的物資需求計劃,須提供詳細的技術(shù)要求,還需經(jīng)公司技術(shù)主管部門認定確實無法提供圖紙或技術(shù)要求的,按定向議標組織采購。

      6. 需要相關(guān)資質(zhì)的物資(MA、Ex、LA等),業(yè)務員接到計劃后要審核物資型號是否準確,在相關(guān)網(wǎng)站是否可以查詢。如不合格要及時原渠道退回,并與使用單位溝通,修改、核實后盡快上報。

      (五)物資需求計劃變更或取消

      原則上物資需求計劃一經(jīng)提報不得更改。如果因信息提報錯誤、生產(chǎn)變更等情況的,需變更或取消物資需求計劃,使用單位應及時提出變更、取消物資需求計劃申請,并說明原因。

      需求計劃發(fā)生變更或取消時,已訂貨的,與供應商協(xié)商停止生產(chǎn)和發(fā)貨;已到貨的,在公司內(nèi)部予以調(diào)劑或與供應商協(xié)商退貨;無法調(diào)劑經(jīng)協(xié)商又不能退貨的,只能與使用單位協(xié)商由使用單位按原始需求計劃支領(lǐng)結(jié)算。

      (六)物資需求計劃的整理、匯總

      業(yè)務部門按照業(yè)務分工,對各級使用單位報送的物資需求計劃進行整理、匯總,作為編制物資采購計劃的基礎(chǔ)。業(yè)務部門對接收的需求計劃進行整理、審核、匯總,平衡利庫等,并按公司招標管理辦法的要求,確定物資采購方式。

      三、采購合同的簽訂

      簽訂合同的業(yè)務流程包括:對合同對方當事人的調(diào)查、合同文本擬定、合同審核、合同的簽訂、合同登記編號、合同履行登記、備案、公證等有關(guān)手續(xù)。

      (一)簽訂采購合同前的調(diào)查

      簽訂采購合同前要對合同對方當事人進行調(diào)查,合同主管部門也應對合同對方進行持續(xù)全面地盡職調(diào)查,搜集相關(guān)合同材料,確保其具有合同主體資格和合法資質(zhì)。

      1. 查驗對方的營業(yè)執(zhí)照并留存復印件,并注意查詢企業(yè)的年報及公示信息。

      2. 相關(guān)許可資質(zhì)證件(例如MA、Ex、LA證等)。

      3. 法人授權(quán)代表的授權(quán)委托書,證明其代理事項、權(quán)限和期限。

      4. 資信情況,對方的資產(chǎn)規(guī)模、財務狀況及銀行信用、企業(yè)信用、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、生產(chǎn)規(guī)模、履行合同能力等。

      通過加強了解、審核可以保證所簽合同能正常履行。

      (二)合同文本

      1. 合同文本要做到內(nèi)容合法、主要條款完備、權(quán)利義務明確、雙方責任分明、語言文字規(guī)范。

      2. 采購合同內(nèi)容包括單位名稱、簽訂時間、簽訂地點、標的物名稱、數(shù)量(包括數(shù)量、單位、計量方式)、質(zhì)量條款(包括技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標準、規(guī)格型號、品牌等)、價格、運輸、付款方式、交貨地點、檢驗標準、保險、違約責任、解決爭議方法、法人授權(quán)代表簽字、蓋章、合同份數(shù)、生效日期等。

      (三)合同審核

      對于技術(shù)條件復雜,合同條款風險較高,金額特別巨大的合同文本,合同管理部門組織公司主管領(lǐng)導、計劃業(yè)務部門、采購部、財務部等部門專業(yè)人員共同審此類合同。

      合同內(nèi)容的審核要求內(nèi)容合法、條款齊全、表述準確、形式完備。

      1. 內(nèi)容合法。指合同的訂立內(nèi)容不得違反國家法律和集團公司的規(guī)章制度,不得利用合同損害國家的利益、社會的公共利益和企業(yè)利益。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為合法有效。不能簽訂無效的采購合同(采購合同違反法律規(guī)定,國家不承認其法律效力的合同)和可撤銷的采購合同(重大誤解、顯失公平、欺詐、脅迫的采購合同)。

      2. 條款齊全。指合同文本應符合合同法規(guī)定的條款,經(jīng)雙方協(xié)商一致,其它條款填寫清楚、齊全。

      3. 合同對方委托代理人的審核。合同對方委托代理人必須經(jīng)過法定代表人或負責人的授權(quán),授權(quán)委托應包括委托事項、權(quán)限、期限,并由委托代理人簽字(預留簽字樣)。法定代表人授權(quán)的代理人需審核委托或授權(quán)的原件,并留存復印件及其他相關(guān)資料的復印件。杜絕效力待定的采購合同(無代理權(quán)人以他人名義或限制行為能力的人簽訂的采購合同)。簽訂招標采購合同時,委托代理人應與供應商投標時一致,不能更換委托代理人。

      4. 合同簽訂采用合同各方均簽字并蓋章的方式。合同簽字蓋章后交由相關(guān)的合同管理人員負責編號,蓋章。

      四、采購合同的履行、變更、解除

      (一)合同履行的基本要求

      1. 合同生效后,應全面適當履行。

      2. 合同堅持書面履行的原則,禁止口頭履行合同的行為。合同履行期間,雙方當事人協(xié)商一致的有關(guān)修改合同的文書、傳真、往來憑證、電子郵件等一律采用書面形式。

      3. 履行期限較長的合同,承辦部門要對合同對方當事人的履行情況進行動態(tài)跟蹤,采取有效措施解決合同履約過程中出現(xiàn)的非正常履約情況,控制和降低合同風險。

      4. 合同承辦部門應建立合同履行情況臺賬,對合同履行情況進行記錄。按月或者按季度,對歷史合同履行情況、未履行情況、未履行合同的分布年份和原因及風險較高的合同進行統(tǒng)計分析,并上報相關(guān)管理部門和公司主要領(lǐng)導。對歷年未完全履行的合同,結(jié)轉(zhuǎn)到下一年度合同,繼續(xù)執(zhí)行,并在月末分析時一并分析。

      (二)采購合同的管理

      采購合同的管理還包括業(yè)務員要按合同約定的交貨時間,及時與供應商溝通,掌握生產(chǎn)進度及合同履行情況,督促供應商按時交貨。如供應商交貨不及時,業(yè)務員要及時與使用單位溝通反饋,一方面了解使用單位真正需求時間,另一方面告知使用單位供應商可能延遲交貨,減少因延遲交貨造成的影響。

      (三)履行或者不全面履行合同

      對方不履行或者不全面履行合同(或?qū)Ψ教岢霎愖h)時,合同承辦部門應及時向合同管理部門反映情況,采取緊急措施,并盡快以法定或約定的方式向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h,最長不得超過法定或約定的期限。異議書須經(jīng)合同管理部門審查,必要時應會同合同承辦部門和相關(guān)職能部門對合同履行中出現(xiàn)的特殊情況進行分析研究。

      (四)合同期間發(fā)生重大變化

      合同對方發(fā)生合并、分立、改制、破產(chǎn)或其他重大變化時,合同承辦部門應及時通過合同主體變更等方式確認新的合同主體。

      (五)合同內(nèi)容變更

      合同內(nèi)容變更的,應由合同承辦部門以書面形式向合同管理部提交合同變更的原因,變更合同的協(xié)議在未批準之前,原合同仍有效,仍應繼續(xù)履行。合同變更包括對合同內(nèi)容的補充和修改。

      (六)合同中止

      合同承辦部門發(fā)現(xiàn)必須中止合同的情況(或?qū)Ψ教岢鲋兄购贤囊螅r,應將相關(guān)情況報單位主管領(lǐng)導批準后,以公司名義向?qū)Ψ桨l(fā)出書面中止合同的通知。合同承辦部門認為需要中止合同的情形已經(jīng)消除,經(jīng)單位主管領(lǐng)導批準繼續(xù)履行合同。

      (七)合同解除

      合同雙方協(xié)商一致約定解除合同的,應當簽訂解除合同的書面協(xié)議,解除合同的協(xié)議在未批準之前,原合同仍有效,仍應繼續(xù)履行,但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的除外。

      五、采購合同糾紛的協(xié)調(diào)解決

      (一)合同糾紛處理的責任機構(gòu)為合同承辦部門

      合同承辦部門對發(fā)生爭議的合同應及時做出反應并進行處理,以防止超過訴訟時效。任何人不得以任何方式隨意放棄追究對方當事人的違約責任的權(quán)利。

      (二)合同發(fā)生爭議時

      1. 因各種原因合同發(fā)生爭議時,應首先采取協(xié)商、調(diào)解方式解決,達成一致的,經(jīng)合同管理部門審核并報單位主管領(lǐng)導批準后,與對方訂立書面協(xié)議。

      2. 協(xié)商、調(diào)解方式無法解決的爭議,可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。合同承辦部門應立即向單位主管領(lǐng)導匯報,同時主動會同法律管理部門和其他相關(guān)職能部門,研究解決糾紛的辦法,并形成書面報告。

      3. 以仲裁或訴訟方式解決糾紛時,合同承辦部門應指定相關(guān)人員參與處理,并提供全部相關(guān)資料。法律管理部門統(tǒng)一辦理合同糾紛案件的登記、審查。

      物資組織到貨后,業(yè)務員還要及時與供應商催要發(fā)票,及時掛賬、結(jié)賬。尤其是有預付款的合同,業(yè)務員更要及時關(guān)注、追蹤預付款付款后情況,主管業(yè)務員要按合同約定的時間節(jié)點督促供應商發(fā)貨,催要增值稅發(fā)票。有的供應商因為各種原因(主要是經(jīng)濟原因),不能及時開具增值稅發(fā)票的,業(yè)務員要及時匯報,并與供應商多溝通,跟蹤供應商增值稅發(fā)票開具情況,直至掛賬完成。

      六、結(jié)語

      結(jié)合上述內(nèi)容,企業(yè)要加強企業(yè)采購合同管理,企業(yè)采購合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一項至關(guān)重要的內(nèi)容,采購合同管理好壞一定程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營狀況。加強采購合同管理,結(jié)合法律法規(guī)構(gòu)建科學完善的采購合同管理體系,促進企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

      (作者單位:開灤集團有限責任公司物資分公司)

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