提升高中學(xué)校檔案管理效率的策略研究

馬小惠

摘要：隨著新課程改革不斷地推進(jìn)，教育領(lǐng)域也對學(xué)校檔案管理的要求愈發(fā)地嚴(yán)格了，雖然學(xué)校也在不斷地探索、總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，但還是存在著些許不足，如何提升學(xué)校檔案管理已然成為當(dāng)前急需解決的問題。本文將對如何提升高中學(xué)校檔案管理工作展開具體闡述。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校;檔案管理;效率;提升

學(xué)校檔案不僅能記錄學(xué)生在校期間的各項表現(xiàn)，還是學(xué)校開展管理工作的重要依據(jù)，更是推進(jìn)學(xué)校開展實踐活動的動力。隨著信息化技術(shù)不斷地發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然無法滿足高中學(xué)校的發(fā)展需求，就可充分借助信息化技術(shù)等來提升學(xué)校檔案管理的效率，從而推動高中學(xué)校不斷地發(fā)展。

一、提升檔案管理信息化水平

現(xiàn)階段，多數(shù)高中學(xué)校還是應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式，與信息化管理模式相比，存在著很多的不足。例如，學(xué)校想要調(diào)取某位學(xué)生的檔案時，紙質(zhì)化管理模式往往需要管理人員花費大量時間才能找到檔案，而應(yīng)用信息化管理模式，管理人員只需在電腦上輸入改名學(xué)生的姓名，便能精準(zhǔn)、快速地找到這名學(xué)生的檔案，能夠節(jié)省大量的時間。另外，紙質(zhì)化還會出現(xiàn)遺失學(xué)生檔案的情況，而信息化則很少出現(xiàn)此類問題。但是還有些學(xué)校未應(yīng)用信息化管理模式，因為初期建設(shè)信息管理系統(tǒng)需要大量的資金，多數(shù)學(xué)校覺得不夠劃算，所以學(xué)校不愿意應(yīng)用信息化管理模式，這種想法是錯誤的額，信息化已然成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢，信息能夠降低檔案管理中出現(xiàn)錯誤的概率，從而為學(xué)校節(jié)省相應(yīng)的資金，并能有效提升檔案管理的工作效率。對此，高中學(xué)校應(yīng)立工作小組，負(fù)責(zé)建設(shè)信息化系統(tǒng)，將學(xué)生的檔案資料錄入系統(tǒng)中，利用先進(jìn)的檢索技術(shù)，實現(xiàn)自動檢索功能，使管理人員能夠快速查詢到檔案信息，提升檔案的使用效率。

二、強化管理人員專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校能否高效地開展檔案管理工作，取決于管理人員專業(yè)素養(yǎng)如何。所以，學(xué)校要設(shè)立專門的崗位，培育出專業(yè)的檔案管理人才，借助強化培訓(xùn)等形式，提升管理人員的信息化水平，進(jìn)而提升檔案管理的效率。學(xué)校下選聘管理人員時，還要遵循以下原則：具備相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗，熟悉檔案管理的具體流程;具備保密意識和能力;學(xué)習(xí)能力要強;工作認(rèn)真、細(xì)致，具有一定的條理性。另外，檔案管理人員也要不斷地學(xué)習(xí)、更新自身的檔案管理方法，如通過信息化系統(tǒng)或軟件，能夠快速錄入、查找學(xué)生檔案資料，并對學(xué)生檔案進(jìn)行歸類，保障檔案內(nèi)容具備條理性，便于教師快速調(diào)取學(xué)生檔案。此外，管理人員還需具備防范意識，做好檔案信息的保管、傳遞，避免盜取、泄露，嚴(yán)格做好保密工作。這樣便能有效提升高中學(xué)校檔案管理的效率。

三、提升管理工作的安全性

與其他資料相比學(xué)生檔案具有一定的特殊性，檔案中記錄著學(xué)生的上個人信息，這些個人信息對學(xué)生的后續(xù)發(fā)展很重要，所以學(xué)校要確保學(xué)生檔案信息的安全性，防止學(xué)生個人信息的泄露。在以前，曾出現(xiàn)過很多冒名頂替其他學(xué)生身份讀大學(xué)的情況，這就是檔案管理安全工作沒做好才發(fā)生此類情況。電子化檔案因為沒有固定的實體，能夠跨區(qū)域傳輸檔案信息，雖然使檔案信息的整理與查詢變得更便捷，但是如果在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳遞信息，有可能會發(fā)生檔案信息被竊取、篡改等方面的問題。因此，學(xué)校在應(yīng)用信息化系統(tǒng)時，要建立起高效、安全、系統(tǒng)化的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，并采取相應(yīng)的安全管理措施，一個完善的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括用戶模塊、分級管理人員模塊、系統(tǒng)控制模塊和系統(tǒng)認(rèn)證模塊，將管理者與查詢者分隔開，樹立防火墻，并對相關(guān)工作人員做好檔案安全性的培訓(xùn)，防止人為的檔案信息泄露事件的發(fā)生。檔案安全性的提升可以減少檔案保密工作的工作量，從側(cè)面提升了檔案管理的效率。

四、建立健全檔案管理制度

隨著檔案管理工作的不斷推進(jìn)，檔案管理制度也需要進(jìn)一步地完善與調(diào)整。只有將各項責(zé)任劃分明確，才能保障檔案管理工作有序開展，能夠及時處理或追責(zé)檔案管理工作中出現(xiàn)的疏漏和問題。學(xué)校檔案管理的信息化水平在不斷地提升，便可通過以下措施來健全檔案管理制度。首先，要嚴(yán)格落實密鑰管理和身份認(rèn)證，將學(xué)校內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離，建立防火墻，加大防范力度，避免出現(xiàn)信息盜取的問題。同時，嚴(yán)格落實崗位責(zé)任制，嚴(yán)格進(jìn)行保密工作的審查，對檔案管理者在系統(tǒng)中的操作行為進(jìn)行監(jiān)控和管理，在出現(xiàn)問題時就能夠明確地劃分責(zé)任，對檔案管理工作者的日常工作起到規(guī)范作用。通過檔案管理制度不斷地完善，檔案管理的效率也能顯著提升。

五、結(jié)語

總而言之，檔案是學(xué)校開展教學(xué)改革的根本依據(jù)，能根據(jù)以往的教學(xué)不經(jīng)驗，對改革策略做出適當(dāng)調(diào)整。對此，學(xué)校便要從提升檔案管理信息化水平，強化管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提升管理工作的安全性，建立健全檔案管理制度等著手。以此來提升高中學(xué)校檔案管理的效率，促使高中學(xué)校不斷地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]于曉娜.提升高中學(xué)校檔案管理效率的策略分析[J].黑龍江檔案，2021（06）：108-109.