創(chuàng)新辦公室服務(wù)理念推動企業(yè)管理水平提升

何麗

摘要：辦公室服務(wù)面向于參謀服務(wù)部門和綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的各領(lǐng)導(dǎo)層、基層、職工群眾以及各部門。而企業(yè)管理水平的高低與辦公室的服務(wù)管理水平緊密相連。因此，本文針對如何創(chuàng)新辦公服務(wù)理念，提升企業(yè)管理水平進(jìn)行探究分析，希望找到合理對策，為企業(yè)管理的質(zhì)量和水平提供保障。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;服務(wù)理念;辦公室

前言：對公司來說，辦公室不僅是其與外界聯(lián)系的主要活動窗口，也是保障公司內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)正常的關(guān)鍵部門，任何企業(yè)的辦公室在整體結(jié)構(gòu)中都起到樞紐的作用，完成著上傳下達(dá)的任務(wù)，所以從一定程度上來講，創(chuàng)新辦公室的服務(wù)意識，加強(qiáng)企業(yè)的管理水平，有助于公司工作的開展和制度的執(zhí)行。

一、創(chuàng)新辦公室服務(wù)理念的必要性

提升辦公室員工的服務(wù)意識，提高辦公質(zhì)量是創(chuàng)新辦公室服務(wù)理念的根本意義，與企業(yè)的未來發(fā)展有著直接聯(lián)系。通過對我國企業(yè)當(dāng)下管理現(xiàn)狀的研究發(fā)現(xiàn)，辦公室工作擔(dān)任著不可忽視的企業(yè)職能，對企業(yè)管理的改革和優(yōu)化也起著決定作用。所以，創(chuàng)新辦公室的服務(wù)理念有利于推動企業(yè)管理水平的提高。

在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)不僅要求辦公室作為樞紐，而且要求辦公室員工充分發(fā)揮自身職能。在繁重的工作壓力下，人們會厭倦自己的工作，導(dǎo)致企業(yè)管理水平大幅下降。對辦公服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新的重要意義主要體現(xiàn)在三個方面：第一，由于辦公室需承擔(dān)起業(yè)務(wù)信息收集的任務(wù)，再將信息呈報給上級部門，這是辦公室主要服務(wù)內(nèi)容。創(chuàng)新辦公室服務(wù)理念可以在企業(yè)決策時為其提供理論依據(jù)。第二，辦公室需執(zhí)行公司重要文件的起草服務(wù)工作，對辦公室服務(wù)理念進(jìn)行強(qiáng)化有利于辦公室工作執(zhí)行力的大幅提高。第三，辦公室擔(dān)負(fù)著針對企業(yè)當(dāng)前存在的問題提出合理建議的服務(wù)工作。通過融合辦公室服務(wù)理念，并做到理念的合理創(chuàng)新，有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理工作的執(zhí)行。

辦公室工作人員的責(zé)任服務(wù)理念的重要條件是執(zhí)行辦公室業(yè)務(wù)工作，辦公室相關(guān)人員只有明確自身工作的責(zé)任與價值，強(qiáng)化服務(wù)理念，才能更好地執(zhí)行工作計劃，以保證企業(yè)業(yè)務(wù)平穩(wěn)有序地完成。既能夠增強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)工作運(yùn)行穩(wěn)定性、有效性，還有助于企業(yè)內(nèi)部管理水平的進(jìn)一步提高，達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。除此之外，辦公室的日常監(jiān)管工作也十分重要。如果缺少監(jiān)管，一些員工可能會忽視自己的工作職責(zé)，不能按要求完成所規(guī)定的工作計劃，致使整體工作效果受到嚴(yán)重影響。只有辦公室相關(guān)工作人員樹立起互相監(jiān)督的服務(wù)理念，對工作中的疏忽現(xiàn)象進(jìn)行管理，才能為辦公室的工作質(zhì)量和企業(yè)管理水平提供保障。

二、辦公室的主要工作內(nèi)容

辦公室需執(zhí)行工作內(nèi)容類型較多，主要有政務(wù)和事務(wù)兩大方面。且每個單位和部門的業(yè)務(wù)工作量不同，因此辦公室的實際工作內(nèi)容也存在較大差異。但是，作為服務(wù)機(jī)構(gòu)，辦公室起著至關(guān)重要的作用。辦公室需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人制定總計劃，參與目標(biāo)管理。在工作地點，進(jìn)行良好的調(diào)查和研究工作，并提交決策計劃，及時發(fā)現(xiàn)新問題，了解新情況，總結(jié)新經(jīng)驗，提出新想法。同時，還需加強(qiáng)辦公業(yè)務(wù)信息的全過程監(jiān)督與管理。建立一套完善且可穩(wěn)定運(yùn)行的信息系統(tǒng)，以此增強(qiáng)信息的收集、傳輸、處理和儲存效率和質(zhì)量。建立信息網(wǎng)絡(luò)，打通極具開放性的信息渠道，包括保密和檔案。并肩負(fù)起正式文件起草、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理會議組織、監(jiān)督和檢查、登記、接受公眾來函和來訪、日常管理和辦公室建設(shè)等工作。

三、當(dāng)代企業(yè)辦公室服務(wù)管理當(dāng)中存在的問題

第一，應(yīng)改進(jìn)綜合管理質(zhì)量。就當(dāng)前情況而言，國有企業(yè)的辦公室工作人員經(jīng)常忙于處理各種復(fù)雜的問題，很難研究系統(tǒng)的服務(wù)管理方法，知識儲備沒有及時更新，經(jīng)常忽視辦公室的服務(wù)和管理方面的質(zhì)量，致使所獲取到的信息無法滿足服務(wù)與管理需求，不能充分發(fā)揮出信息的輔助作用，影響企業(yè)管理層決策工作的開展與實施。

第二，思維方式必須改變。鑒于辦公室的特殊職能和責(zé)任，辦公室的整體質(zhì)量直接影響其工作的質(zhì)量和效率。在日常工作中，相關(guān)人員應(yīng)特別注意思維方式的全面變革，從忙于處理文件轉(zhuǎn)向集中討論重要問題和尋求重要問題，從被動工作轉(zhuǎn)向主動追求服務(wù)和有效管理上。

第三，必須加深對公共政策制度的理解。辦公室經(jīng)常會接到艱巨而又隨機(jī)的任務(wù)，這就要求辦公室的工作人員注重五項工作的實施：促進(jìn)業(yè)務(wù)、有效管理、服務(wù)宣傳以及提高能力和效率。辦公室負(fù)責(zé)人必須深入理解并落實更高層次的精神和要求，全面了解機(jī)構(gòu)內(nèi)部一系列規(guī)則，并在所有管理工作中靈活和有效地執(zhí)行不同制度。

四、創(chuàng)新辦公室服務(wù)理念，提升企業(yè)管理水平的主要方法

辦公室的工作內(nèi)容涵蓋范圍十分廣泛，企業(yè)辦公室工作較多，服務(wù)理念就是其中之一，也是比較重要的部分。由于企業(yè)辦公室的服務(wù)理念與諸多內(nèi)容相關(guān)，因此辦公室工作對于企業(yè)管理而言至關(guān)重要。公司需要制定科學(xué)合理的管理方案，并積極、全方位落實方案內(nèi)容，以此強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念，還能達(dá)到理念創(chuàng)新的目的，為從根本上革新、強(qiáng)化企業(yè)辦公室的服務(wù)理念，應(yīng)該從以下幾個方面入手。

（一）強(qiáng)化意識，增強(qiáng)工作責(zé)任感

第一，增強(qiáng)全局意識。辦公室相關(guān)工作人員應(yīng)該從公司利益出發(fā)，樹立主人翁意識，以公司角度對問題進(jìn)行思考和處理，堅決貫徹執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)的決策和部署，自覺把部分和個人利益置于全局和公司利益之下。開闊視野和思路，不斷提高從大局觀察、分析問題、統(tǒng)籌全局、把握重大問題、處理復(fù)雜問題的能力。

第二，加強(qiáng)服務(wù)意識。員工要端正態(tài)度，找準(zhǔn)位置，對自己的工作和價值生成正確的認(rèn)識，提高工作積極性和主動性，并逐漸形成奉獻(xiàn)精神，以正視的態(tài)度對待辦公室工作。努力轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高自身的道德修養(yǎng)，在日常工作中，堅持以高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，待人親切，工作認(rèn)真，樹立起良好的服務(wù)形象。

第三，加強(qiáng)創(chuàng)新意識。形勢的快速轉(zhuǎn)變推，使公司認(rèn)識到工作創(chuàng)新意識強(qiáng)化的重要性，要求辦公室工作過程中堅持以效率優(yōu)先原則，按照順序高效執(zhí)行，要追求卓越，把創(chuàng)新作為提高企業(yè)管理質(zhì)量的重要手段，不斷改革創(chuàng)新，勇于冒險，與時俱進(jìn)，完成對辦公室工作的新方法、新措施的不斷探索。

（二）完善制度，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)

第一，公司應(yīng)該將辦公室的日常工作和實際人力情況作為依據(jù)，建立目標(biāo)責(zé)任管理機(jī)制，以“道德”、“能力”，“勤奮”和“成就”為企業(yè)管理核心，對辦公室工作內(nèi)容作出具體要求，將責(zé)任落實到個人身上，做到精細(xì)化管理，確保辦公室各項工作的目標(biāo)、職責(zé)到位，且工作落實到位，以此取得預(yù)期成果[1]。

第二，公司應(yīng)該建立、完善內(nèi)部管理的規(guī)章制度，并打造先進(jìn)的工作模式和管理系統(tǒng)，為辦公室工作的正常運(yùn)行提供保障，以便起草文件、信息研究、辦公會議、接待信訪、保密等日常工作都能夠按照規(guī)定有條不紊、一絲不茍地進(jìn)行。

第三，要加強(qiáng)制度建設(shè)，做到制度的明確性、開放性，促進(jìn)企業(yè)全面化發(fā)展的實現(xiàn)。應(yīng)該用制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一切與事物和人相關(guān)的管理工作，努力使制度形成有機(jī)的整體。各種規(guī)章制度要起到規(guī)范工作流程及其各個環(huán)節(jié)的作用，真正做到流程清晰、責(zé)任明確，以保證廣大職工監(jiān)督制度的有序?qū)嵤?，讓制度在日常工作中的作用得到切實發(fā)揮，真正促進(jìn)辦公室工作的科學(xué)高效發(fā)展。

（三）轉(zhuǎn)變思路，為提升企業(yè)管理水平創(chuàng)造良好條件

公司需要改變工作思路。隨著公司以市場為導(dǎo)向、模擬市場為導(dǎo)向的運(yùn)營模式的全面推廣和績效考核模式的調(diào)整，各部門辦公室的職能，特別是辦公室工作，正在發(fā)生深刻的變化，以往“按書辦事”難以滿足當(dāng)前工作的要求。因此，辦公室需注重工作模式的改變，遵循腳踏實地原則，而在制定工作執(zhí)行方案時，應(yīng)依托于企業(yè)實際，并做好前期準(zhǔn)備工作。與此同時，還需走在企業(yè)職工前面，為職工指引工作方向，以此適應(yīng)高節(jié)奏的需求;此外，還需從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，主動學(xué)習(xí)，主動思考，充分發(fā)揮辦公室輔助職能。從完成任務(wù)向追求結(jié)果轉(zhuǎn)變，注重彌補(bǔ)缺失，突破思維模式，提高工作效果，創(chuàng)造一流業(yè)績，真正從“服務(wù)員”變成“員工”，推動辦公室由管理向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變[2]。

除此之外，公司需要對工作方法進(jìn)行創(chuàng)新。適應(yīng)企業(yè)發(fā)展變化的新形勢，努力探索辦公室工作的新途徑和新措施，不斷總結(jié)和發(fā)現(xiàn)辦公室工作的新規(guī)律，把握好辦公室工作的脈搏，不斷學(xué)習(xí)新知識，應(yīng)用新設(shè)備，應(yīng)用新載體，開創(chuàng)與時俱進(jìn)的辦公室工作特色，積極探索適應(yīng)新工作要求的新機(jī)制，開創(chuàng)新的工作局面。

（四）強(qiáng)化隊伍，為提升企業(yè)管理水平提供人才保障

首先要加強(qiáng)對單位工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，建立完善的管理制度和培訓(xùn)制度，不僅要系統(tǒng)學(xué)習(xí)工作的專業(yè)知識，更要培養(yǎng)公司員工解決突發(fā)事件的能力，讓工作人員認(rèn)識到素質(zhì)化培養(yǎng)對自身發(fā)展的重要性，提高工作人員對工作的熱情，積極地參與到素質(zhì)培養(yǎng)中，高素質(zhì)的員工能夠從容不迫地去處理問題。面對困難反應(yīng)靈敏、隨機(jī)應(yīng)變，更好的提升自身形象。其次，要將發(fā)展與創(chuàng)新的服務(wù)理念融入其中，讓工作人員了解公司發(fā)展趨勢，明確辦公室的服務(wù)性質(zhì)，認(rèn)清適應(yīng)自己的工作目標(biāo)，了解自身的工作發(fā)展方向，以及需要承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任。專業(yè)的管理團(tuán)隊才能改善員工的工作狀態(tài)，激發(fā)員工的工作動力，進(jìn)而不斷提高辦公室工作能力。最后要加大績效考核力度。要提高辦公工作水平，關(guān)鍵是要加強(qiáng)對職工的考核。通過對員工工作業(yè)績和工作作風(fēng)的考核，大力提高員工規(guī)范意識，使規(guī)范成為習(xí)慣，有效提高辦公室工作的效率和質(zhì)量[3]。

結(jié)束語：綜上所述，在當(dāng)前社會形勢的推動下，如何開展辦公管理，適應(yīng)時代的發(fā)展，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展關(guān)注的焦點。企業(yè)管理的質(zhì)量必然與辦公管理有關(guān)，會直接影響到企業(yè)內(nèi)部工作的正常運(yùn)行以及公司的發(fā)展前景，創(chuàng)新辦公室服務(wù)理念，提高服務(wù)質(zhì)量與水平，有利于企業(yè)的穩(wěn)定與進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]江山.強(qiáng)化辦公室工作責(zé)任提升服務(wù)能力[J].現(xiàn)代企業(yè)，2021（11）：51-52.

[2]潘愛東.新形勢下創(chuàng)新辦公室工作的建議——創(chuàng)新工作理念? 提升服務(wù)水平[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2021（24）：42.

[3]譚延軍.強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念? 提升企業(yè)管理水平[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2020（22）：37-38.