試論文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

孫婷婷

摘要：在當(dāng)前社會(huì)不斷競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中，我國(guó)文書(shū)檔案的管理逐漸朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展，這是與我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展相一致的，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)可以有效的縮短辦公時(shí)間，讓文書(shū)檔案的管理更加規(guī)范化，因此，我們必須開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)，增強(qiáng)電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩裕嵘臅?shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。因此本文主要探討了應(yīng)用辦公自動(dòng)化至文書(shū)檔案管理之中的方法，具備極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

引言

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐漸得到完善，在社會(huì)各領(lǐng)域內(nèi)都發(fā)揮著重要的作用。文書(shū)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式在信息查閱上存在一定局限性，制約著文書(shū)檔案管理工作效率的提升。因此在文書(shū)檔案管理中，對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行合理應(yīng)用是非常必要的，促進(jìn)資源共享的順利實(shí)現(xiàn)，并進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理工作效率。由此可知，辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中具有良好的應(yīng)用價(jià)值。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理工作的意義

（一）辦公效率大幅提高

信息技術(shù)發(fā)展的逐步加快，催生出計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)具有較強(qiáng)的信息處理能力，正確對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用可以加強(qiáng)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率。以往的檔案管理過(guò)程中工作人員往往更依賴于進(jìn)行手工操作，這種操作方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而計(jì)算機(jī)管理軟件要合理利用，可以有效地對(duì)文件檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、收集、統(tǒng)計(jì)、分類，讓搜索和查詢變得更為方便。

（二）讓文件與文字信息得到充分交流

傳統(tǒng)的檔案管理工作是手工操作的，在公司或相關(guān)組織中不能做到信息資源的共享，導(dǎo)致大量信息閑置在文件夾里，這不僅會(huì)造成資源的浪費(fèi)還會(huì)使信息傳播受阻影響企業(yè)的正常發(fā)展。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)錄入文件的相關(guān)信息之后，不僅方便查找更能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的合理配置和利用。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，還可對(duì)檔案信息及其載體進(jìn)行分離使用，從而極大得提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，還可以保證檔案信息的準(zhǔn)確程度，打破原始信息交流的空間限制，讓文件與文字信息得到充分交流，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享的目的。

（三）有利于文件更加穩(wěn)定的保存

電子文件載體相對(duì)于傳統(tǒng)文件載體有著不可忽視的優(yōu)勢(shì)，它有著保存時(shí)間長(zhǎng)、容易攜帶、信息錄入快等一系列便利優(yōu)勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，承載著電子信息檔案載體也在不斷變小，如小容量?jī)?nèi)存卡、優(yōu)盤等等這些載體有著存儲(chǔ)方便快捷，不易受外部影響的特點(diǎn)，并求有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，更有利于信息的保存和記錄。

二、文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高

在文書(shū)檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性結(jié)合比較強(qiáng)的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質(zhì)，才能勝任此項(xiàng)工作。具體地說(shuō)，高層次的知識(shí)素養(yǎng)只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行熟練的掌握，同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)、原則、方法和理論也要相當(dāng)熟悉，進(jìn)而才能以較高水平的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)將文書(shū)檔案工作的管理水平進(jìn)一步提高。

（三）電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

三、辦公自動(dòng)化背景下提高文書(shū)檔案管理水平的策略

（一）提高檔案人員綜合素質(zhì)

在應(yīng)用文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中，要保證檔案管理質(zhì)量，就要對(duì)檔案管理人員的職業(yè)能力以高要求。隨著檔案管理的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備越來(lái)越齊全，就要求文書(shū)檔案管理人員對(duì)相關(guān)技術(shù)熟練掌握，而不至于對(duì)設(shè)備的熟悉和簡(jiǎn)單的了解，且檔案管理人員要能夠?qū)n案管理與計(jì)算機(jī)管理員有效結(jié)合，從而提高檔案管理的辦公自動(dòng)化效率。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高要能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，僅依賴于單位的集中培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案管理人員要具有自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，能夠根據(jù)工作需要而不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)展知識(shí)面。單位也要構(gòu)建相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理人員的學(xué)習(xí)質(zhì)量及所獲得的成果作為考核衡量標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)檔案管理人員的工作意識(shí)。檔案管理部門是一個(gè)需要廣泛交流的部門，檔案管理人員要具有一定的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠及時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)從各個(gè)部門獲取檔案信息，并從經(jīng)驗(yàn)的角度出發(fā)創(chuàng)新知識(shí)，以確保檔案信息的完整性。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制.無(wú)論何種類型防火墻.從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)：管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)：對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

（三）完善辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動(dòng)化逐步成為文書(shū)檔案管理過(guò)程中的一個(gè)重要趨勢(shì)，需要重視加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理體系的優(yōu)化，提升辦公自動(dòng)化水平加強(qiáng)投入，更換一些工作設(shè)備，以適應(yīng)當(dāng)前文書(shū)辦公自動(dòng)化管理的需要。只有合理地進(jìn)行文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的改革，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，才能逐步將檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)檗k公自動(dòng)化管理，讓文書(shū)檔案管理的水平提升，為后續(xù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）將文書(shū)檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

在文書(shū)檔案管理工作中，為確保辦公自動(dòng)化的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書(shū)檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學(xué)化分析的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書(shū)檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，保證文書(shū)檔案管理中辦公自動(dòng)化軟件具備良好的應(yīng)用性能，確保其能夠較好地適應(yīng)文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需求，從而推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展。除此之外，文書(shū)檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)保證其系統(tǒng)功能的強(qiáng)大性，并規(guī)范相關(guān)技術(shù)參數(shù)，保證文書(shū)檔案管理中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化以及數(shù)據(jù)接口等都具有標(biāo)準(zhǔn)性和可靠性，從而推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展，提高電子文書(shū)檔案在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下的安全性和可靠性。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用，是優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)效性的重要途徑。如今信息技術(shù)的發(fā)展為各部門在文書(shū)檔案管理上創(chuàng)造了很好的條件，對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)管理力度，引進(jìn)并利用好現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，把文書(shū)檔案管理工作收入各部門的自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，加強(qiáng)文書(shū)檔案的信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化管理，進(jìn)而提升文書(shū)檔案管理工作人員的能力水平。

參考文獻(xiàn)

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