應(yīng)用RPA技術(shù)推動企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的研究

殷燁

摘 要：當(dāng)前，數(shù)字技術(shù)不斷重塑全球經(jīng)濟，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為各企業(yè)的關(guān)注熱點。財務(wù)作為企業(yè)管理變革的重要參與者，財務(wù)工作與信息智能技術(shù)的融合，是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的助推器。作為智能自動化的核心技術(shù)，RPA技術(shù)（機器人流程自動化）已逐步被廣泛地投入各項應(yīng)用，實現(xiàn)流程再造，提升人力價值。本文結(jié)合A企業(yè)試點RPA應(yīng)用的案例，分析RPA的特點、應(yīng)用場景、具體實施環(huán)節(jié)和需關(guān)注的問題，旨在為計劃實施RPA的企業(yè)提供借鑒作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型;RPA

根據(jù)全球知名信息咨詢公司Gartner的報告，RPA軟件市場在2019年增長了62.9%，達到14.11億美元，連續(xù)第二年成為企業(yè)軟件細分市場中增長最快的部分。

同時，隨著2020年以來新冠疫情的持續(xù)影響，迫使越來越多的企業(yè)必須重新評估更多日常工作場景的數(shù)字化能力，加速推動了流程優(yōu)化再造和數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。Gartner預(yù)計，到2023年，全球各行業(yè)在RPA的投資將超過120億美元，90%的大型企業(yè)或集團化公司將部署實施RPA。

一、RPA的理論概述

1.基本概念

RPA，Robotic Process Automation，即機器人流程自動化，本質(zhì)上是一種基于設(shè)定規(guī)則執(zhí)行工作的軟件或程序，可以安裝在電腦或服務(wù)器上，通過模擬人的鍵盤、鼠標(biāo)等操作來處理工作。

RPA也被稱為數(shù)字化勞動力（Digital Labor），在未來的工作場景中，將會出現(xiàn)人類和數(shù)字化勞動力一起協(xié)同工作的畫面，為企業(yè)運營帶來新動能。

2.主要特點

（1）非侵入性

RPA是一種“外掛”程序，部署在原有系統(tǒng)和應(yīng)用程序之外，通過模擬人的操作去登陸、訪問各原系統(tǒng)，可以實現(xiàn)無縫跨系統(tǒng)連接，無需改造原有系統(tǒng)。

（2）快速部署落地

通過可視化的鼠標(biāo)拖拽方式進行流程設(shè)計，可以快速交付業(yè)務(wù)應(yīng)用程序，一般來說，不包括前期需求調(diào)研等工作，中等復(fù)雜程度的RPA開發(fā)上線只需要2-3個工作日;同時易于使用，大大減少了上線安裝、培訓(xùn)的時間成本。

（3）與人工智能技術(shù)相結(jié)合

目前市場上主流的人工智能組件有OCR（光學(xué)字符識別）、NLG（自然語言生成）等。OCR賦予了機器人仿視能力，通過對圖像識別分析，快速從圖片類文檔中抽取并形成結(jié)構(gòu)化信息;NLG賦予了機器人像人一樣處理文檔的能力，針對PDF、Word等文檔進行關(guān)鍵信息自動提取及審核，實現(xiàn)文本自動分類、提取標(biāo)題、生成摘要等文本智能化處理。

3.適用場景

RPA率先在企業(yè)財稅領(lǐng)域得到了大量應(yīng)用，如圖1所示，這主要是因為財稅業(yè)務(wù)痛點與RPA特點的高度匹配與契合，適用的業(yè)務(wù)場景主要可以劃分為以下幾類。

（1）處理流程標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)

機器人模擬人的鍵鼠操作，通過登錄已有的系統(tǒng)端口來完成特定的業(yè)務(wù)流程，實際上是基于既定的規(guī)則來實現(xiàn)自動化，這就要求擬部署的業(yè)務(wù)具有成熟的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，如單據(jù)接收、費用報銷等。

（2）大量且重復(fù)的業(yè)務(wù)

雖然RPA具有成本低、快速落地的優(yōu)勢，但在實施RPA的過程中仍需考慮人力、物力的投入成本，只有部署在大量且重復(fù)的業(yè)務(wù)上，才能充分展現(xiàn)出RPA的高效投入產(chǎn)出效益，如發(fā)票驗真、合同管理等。

（3）多系統(tǒng)切換的業(yè)務(wù)

日常工作中很多業(yè)務(wù)涉及在PPT、Word、Excel、Email、ERP、OA等各信息化系統(tǒng)中進行反復(fù)登錄和提取數(shù)據(jù)， RPA在不改變現(xiàn)有系統(tǒng)的前提下，可以快速實現(xiàn)多個系統(tǒng)程序的交互，自動完成取數(shù)、比對分析等任務(wù)，如銀企對賬、客戶供應(yīng)商對賬等。

（4）時效性要求高的業(yè)務(wù)

財務(wù)工作周期波動性強，月初月末業(yè)務(wù)量集中，業(yè)務(wù)時效性要求高，會造成工作峰谷值高，需要頻繁加班。利用RPA處理大量明確規(guī)則的簡單重復(fù)操作，減少人力成本，提高工作效率及準(zhǔn)確性。

4.應(yīng)用價值

（1）提質(zhì)增效

按員工每天工作8小時、一周工作5天來計算，每周工作時間為40小時，而RPA軟件機器人可以7*24小時不間斷工作，工作時長是人類的4倍以上，通?？梢猿袚?dān)2至4人的工作量。

一個普通復(fù)雜程度的機器人授權(quán)費（License）一般在4-7萬/年，與企業(yè)平均人力成本相比，大致可以節(jié)約25%-50%的成本。同時，RPA的運作是基于明確規(guī)則，避免了受人主觀因素的波動影響，有效降低了人工操作的出錯風(fēng)險。

（2）打破系統(tǒng)數(shù)據(jù)壁壘

一個企業(yè)原有的各類系統(tǒng)分屬于各個業(yè)務(wù)部門，采用的是垂直管理模式，若要打通和對接各原系統(tǒng)，需要開發(fā)各種接口，投入大、時間長。

RPA無需修改現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，類似在現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)上打個補丁，且所有執(zhí)行操作都能進行追蹤回溯，能夠調(diào)閱訪問記錄，安全性更好。

（3）符合戰(zhàn)略發(fā)展需求

RPA將財務(wù)人員從低附加值的基礎(chǔ)工作中釋放出來，以便他們將更多的精力投入到更富有創(chuàng)造性或高附加值的工作中去，推動智能化時代下財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型，從而支持企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需求。

（4）突破時間空間限制

現(xiàn)有的很多業(yè)務(wù)場景，仍需要員工到辦公室進行業(yè)務(wù)操作。RPA可以在遠程狀態(tài)下，對辦公室的電腦下發(fā)任務(wù)，完成對應(yīng)工作，讓遠程辦公成為可能，彌補了現(xiàn)有業(yè)務(wù)場景受空間時間限制的不足。

二、A企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀

作為行業(yè)內(nèi)的領(lǐng)軍企業(yè)，A企業(yè)所屬的E集團十分重視財務(wù)信息化的建設(shè)，2007年即上線SAP系統(tǒng)，建立業(yè)務(wù)財務(wù)信息一體化。2017年，正式成立財務(wù)共享中心，A企業(yè)的大部分基礎(chǔ)會計核算工作已由財務(wù)共享中心提供服務(wù)，優(yōu)化了財務(wù)人員結(jié)構(gòu)。

隨著工業(yè)信息化的不斷發(fā)展，財務(wù)信息系統(tǒng)從單條線向集成化方向發(fā)展，E集團從2020年起，開始搭建整體的財務(wù)管控平臺，設(shè)計藍圖見圖2。

1.管理報告系統(tǒng)

該系統(tǒng)為整個管控平臺的中樞系統(tǒng)，與各專項系統(tǒng)進行對接，每月向企業(yè)定向推送綜合報告，列示各類主要經(jīng)濟數(shù)據(jù)指標(biāo)情況;另外，根據(jù)需求發(fā)布定期或不定期的專項報告任務(wù)，建立財務(wù)管控的完整數(shù)據(jù)庫。

2.專項管理系統(tǒng)

（1）股權(quán)信息管理系統(tǒng)

實時掌握管理投資公司的各類重大信息和控制決策，是開展股權(quán)管理工作的辦公平臺、監(jiān)督指導(dǎo)平臺、共享平臺和決策支持平臺。

（2）預(yù)算管理系統(tǒng)

在該系統(tǒng)中上報全面預(yù)算，按預(yù)設(shè)節(jié)點進行線上審批，即可以形成合并層面的全面預(yù)算，又隨時可以拆分追蹤到各單體企業(yè)，為后續(xù)預(yù)算跟蹤、預(yù)實分析提供完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（3）資金管理系統(tǒng)

搜集銀行賬戶信息、貨幣資金及結(jié)構(gòu)、銀行授信及使用情況、借款及其他融資事項等，采用銀企直聯(lián)，實時監(jiān)測企業(yè)資金動向，監(jiān)控資金風(fēng)險。

（4）稅務(wù)管理系統(tǒng)

涉及納稅數(shù)據(jù)申報及管理、發(fā)票管理、涉稅風(fēng)險管理，將稅務(wù)數(shù)據(jù)與經(jīng)濟指標(biāo)、資金數(shù)據(jù)深度結(jié)合，提升企業(yè)涉稅工作水平。

（5）財務(wù)人員管理系統(tǒng)

詳細登記每一位財務(wù)人員的基本信息，包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷、證書職稱等，全面分析財務(wù)人員結(jié)構(gòu)組成，成為內(nèi)部選拔人才的參考通道。

3.存在的問題

從整體上看，A企業(yè)享受了整個集團的信息化建設(shè)紅利，擁有較為完整的財務(wù)管理體系;但從細節(jié)上看，忽略了個性化的業(yè)務(wù)需求。

（1）基礎(chǔ)工作人員不足

建立財務(wù)共享中心后，A企業(yè)從事會計核算工作的人員從6人減少為2人。由于財務(wù)共享中心還在發(fā)展階段，目前主要的職責(zé)為審核單據(jù)真?zhèn)尾⑼瓿捎涃~，財務(wù)審核仍由A企業(yè)會計人員負責(zé)。在工作量既定而人數(shù)減少的情況下，A企業(yè)會計人員在月末、季末、年末等時間點經(jīng)常需要加班。

（2）缺少定制類信息化工具

無論是財務(wù)共享中心還是財務(wù)管控平臺，都是基于整個集團的共性需求來設(shè)計和建立的，無法兼顧企業(yè)個性化需求，導(dǎo)致企業(yè)的專項事務(wù)還是需要人工操作類似數(shù)據(jù)統(tǒng)計、審核的工作。

所以，低成本、落地快的可定制類信息化工具，是A企業(yè)目前最迫切的需求，既解決了基礎(chǔ)工作人員不足的問題，又將財務(wù)人員從重復(fù)枯燥的統(tǒng)計審核類工作中釋放出來，從而深入業(yè)務(wù)前端，為企業(yè)創(chuàng)造更高價值。

三、RPA項目的應(yīng)用實施

一般來說，可以將實施RPA項目分為四個主要階段，分別為：需求規(guī)劃、開發(fā)設(shè)計、測試運行以及管理運維。

1.需求規(guī)劃

分析業(yè)務(wù)需求和痛點，梳理業(yè)務(wù)流程，評估和篩選適配性高的業(yè)務(wù)流程，并通過對流程的詳細定義，最終形成需求文檔。

選擇合適的流程是實施RPA非常關(guān)鍵的第一步，業(yè)務(wù)量較大、勞動重復(fù)性高、對接多個異構(gòu)系統(tǒng)、審核邏輯固定且短期內(nèi)不會變化的業(yè)務(wù)流程就將是首選的目標(biāo)。同時考慮到目前是試點階段，復(fù)雜程度中等及以下的流程將更加適合。

經(jīng)過內(nèi)部多次討論，A企業(yè)選擇了“付款審批流程”作為本次實施RPA項目的試點。A企業(yè)每月項目付款分為代收代付付款以及生產(chǎn)節(jié)點付款，業(yè)務(wù)部門每周都會提交付款申請，尤其半年末、年末付款量較大，峰值時期會有超過300筆的付款申請，且集中在1-2周內(nèi)提交。財務(wù)部每次審核，均需要人工在EXCEL以及SAP系統(tǒng)中多次登錄查詢各類數(shù)據(jù)，耗時較久。

該階段一定要由熟悉業(yè)務(wù)流程的需求關(guān)鍵用戶參與，才能精準(zhǔn)描述和定義業(yè)務(wù)流程，便于后續(xù)的設(shè)計開發(fā)和測試運行少走彎路，提高部署落地效率。

2.開發(fā)設(shè)計

（1）框架設(shè)計

完成業(yè)務(wù)流程梳理后，將考慮如何將RPA融入現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，這需要科學(xué)、合理的規(guī)劃和設(shè)計，避免出現(xiàn)流程過于復(fù)雜化而導(dǎo)致技術(shù)資源浪費、難以部署實施等問題。

（2）配置與開發(fā)

由于RPA的低代碼、拖拽式自動化可視化界面，企業(yè)既可以直接由RPA供應(yīng)商提供相關(guān)服務(wù)，也可以由內(nèi)部IT部門自行開發(fā)設(shè)計RPA項目，企業(yè)應(yīng)綜合考慮自身的開發(fā)能力、開發(fā)成本以及運維管理，選擇適合自身的模式。

A企業(yè)考慮到是首次進行RPA項目開發(fā)，選擇了由RPA供應(yīng)商提供全套開發(fā)與落實，但IT部門必須全程參與，熟悉了解整個過程，計劃將來后續(xù)的運維和新RPA業(yè)務(wù)需求，將以內(nèi)部負責(zé)實施為主。

3.測試運行

（1）流程測試

開發(fā)完成以后，進入項目流程測試的環(huán)節(jié)，這是RPA項目正式上線前的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

首先是測試環(huán)境的準(zhǔn)備，測試環(huán)境應(yīng)盡量與生產(chǎn)環(huán)境保持高度一致性;其次是要準(zhǔn)備充足的數(shù)據(jù)或業(yè)務(wù)量以供測試，盡可能地全面覆蓋業(yè)務(wù)場景和業(yè)務(wù)規(guī)則;最后，對于測試過程中出現(xiàn)的問題，要進行跟蹤，詳細記錄問題發(fā)生的原因、重要性評估、解決方案以及反饋結(jié)果，形成完整的流程測試文檔。

（2）試運行

通過一段時間測試運行，判斷RPA流程已較為穩(wěn)定后，可以進行上線試運行。

為了確保審核業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，A企業(yè)在試運行階段實施“人機并存”，即人工跟機器人同時審核，以人工審核結(jié)果再次驗證機器人審核的正確性，規(guī)避潛在的功能性和業(yè)務(wù)性風(fēng)險，確保RPA能達到預(yù)期目標(biāo)。

4.管理運維

RPA上線后，為了后續(xù)的持續(xù)運行，需要針對系統(tǒng)管理后臺的使用操作、應(yīng)急技術(shù)恢復(fù)、RPA流程修改等問題進行整理歸納，編寫運維文檔。

其中最關(guān)鍵的就是RPA標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，即SOP（Standard Operation Procedure），對各環(huán)節(jié)中操作人員一整套的工作程序予以說明，規(guī)范RPA生產(chǎn)流程。RPA標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，不僅有利于上線后的日常維護工作，更重要的是可以形成有效的問題解決機制，為RPA的推廣和實施奠定堅實基礎(chǔ)。

四、試點成果總結(jié)

RPA的出現(xiàn)，將促使財務(wù)工作從信息化向智能化發(fā)生轉(zhuǎn)變，除了全面提升工作效率和效益，更多的是一種財務(wù)管理模式和管理理念的變革，探索未來智能工具與人類財務(wù)專家深度融合的新工作方式。

1.業(yè)務(wù)流程變化

A企業(yè)的“付款審批流程”在應(yīng)用RPA后，能夠自動抓取Excel中的關(guān)鍵字段，同時自動核對并確認收付款、稅金信息，然后自動審核付款申請金額是否正確、識別墊資項目并自動生成Word付款單，實現(xiàn)了審批流程的自動化，RPA機器人的運行步驟具體如圖3所示。

2.工作效率變化

A企業(yè)業(yè)務(wù)部門每周都會提交付款申請，分為代收代付付款以及生產(chǎn)節(jié)點付款，其中生產(chǎn)節(jié)點付款進一步分為墊資和不墊資項目，財務(wù)人員每次審核，均需要人工在EXCEL以及SAP中多次登錄查詢各類數(shù)據(jù)，不僅耗時較久、且全部人工審核存在一定的差錯率。

應(yīng)用RPA后，每100條單個設(shè)備的付款申請僅需要1分鐘不到的時間即可以出具最終的審核結(jié)果，大大縮短了財務(wù)人員的審核工作時間，且在程序設(shè)定無誤的前提下可以實現(xiàn)100%的準(zhǔn)確率，如下表所示。

3.RPA實施關(guān)注問題

（1）運營環(huán)境穩(wěn)定

RPA項目的成功運行，建立在內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)平穩(wěn)運行的前提下。另外，RPA雖然不侵入原有的信息系統(tǒng)，但對原系統(tǒng)的穩(wěn)定性有一定的要求，當(dāng)系統(tǒng)平臺遇到升級或切換時，RPA可能無法正常運作。

（2）避免技術(shù)資源浪費

在全面實施推廣RPA前，可以先行通過少數(shù)流程的試點，來思考和規(guī)劃后續(xù)全面實施的整體方案，避免遺留大量功能類似重復(fù)或碎片化的業(yè)務(wù)流程，使得RPA項目的收益遠遠低于預(yù)期。

（3）管理對人員組織的影響

一旦員工原有的工作職責(zé)通過RPA實現(xiàn)了自動化，新的工作就要及時安排布置，推動財務(wù)人員從事更需要觀察能力、溝通協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)造性思維的工作，從而實現(xiàn)財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級的變革目標(biāo)。

4.未來實施計劃

經(jīng)過本次RPA的試點實施，成功驗證了通過RPA機器人可以有效地提升企業(yè)內(nèi)部運營效率。接下來，A企業(yè)計劃實施RPA2.0階段，以規(guī)?；\用、自主開發(fā)比例提升作為該階段的工作目標(biāo)。

（1）需求識別

結(jié)合RPA試點的實施經(jīng)驗，未來將以優(yōu)化基礎(chǔ)工作和提升管理效率這兩個維度作為RPA需求的優(yōu)先級排序。

基礎(chǔ)工作方面以流程規(guī)則清晰、有機構(gòu)化數(shù)據(jù)、使用頻次高且穩(wěn)定作為識別特征，提升管理效率方面以觸發(fā)預(yù)警作為主要落腳點，爭取能夠在短時間內(nèi)快速部署上線，先聲奪人地展現(xiàn)RPA技術(shù)優(yōu)勢，推動嘗到甜頭的各部門積極主動地參與到項目開發(fā)中來。

經(jīng)初步梳理，按財務(wù)結(jié)算、管理分析、風(fēng)險控制進行分類，涉及總計13項業(yè)務(wù)流程將計劃實施RPA，具體如圖4所示。

（2）培養(yǎng)數(shù)字化團隊

IT部門需提供具有自動化和數(shù)字化知識的專業(yè)人員及資源，對RPA項目的開展提供技術(shù)支持;評估現(xiàn)有知識和技能程度，鼓勵員工參加RPA技術(shù)資格證書認證，培訓(xùn)具有自動化能力的專業(yè)人員，制定自動化和數(shù)字化能力的培訓(xùn)材料。

形成以知識轉(zhuǎn)移為目的，提供集開發(fā)、技術(shù)培訓(xùn)、應(yīng)用輔導(dǎo)于一體的RPA技術(shù)支持服務(wù)，大力培養(yǎng)數(shù)字化團隊，大幅提高RPA流程自主開發(fā)比例。

（3）助力數(shù)字化轉(zhuǎn)型

目前，RPA主要用于重復(fù)、規(guī)律的工作，執(zhí)行事先定義好的業(yè)務(wù)流程。隨著AI技術(shù)的不斷發(fā)展，未來的RPA或許可以通過自主學(xué)習(xí)、結(jié)合外部數(shù)據(jù)等，管理更復(fù)雜的預(yù)測分析和決策任務(wù)。

RPA的發(fā)展并不會完全取代財務(wù)人員，但確實對財務(wù)人員的要求有了新的提升。RPA釋放了財務(wù)人員的一部分工作時間和精力，推動財務(wù)人員將工作重點轉(zhuǎn)移到內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、商業(yè)模式創(chuàng)新等方面，成為業(yè)財融合的復(fù)合型人才，這樣才能在新時代技術(shù)浪潮的沖擊下，擁有競爭力和優(yōu)勢，助力企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

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