人事檔案管理存在的問題及管理對策

鄭敏

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理問題;管理對策

自古以來，人事管理制度始終受到統(tǒng)治階層的重視，不管是世襲制還是察舉制，又或者是后來的科舉制，統(tǒng)治階層始終在優(yōu)化和完善選拔人才的基本制度。當(dāng)前，國家正處于重要的發(fā)展階段，醫(yī)療衛(wèi)生體制面臨著嚴峻的改革形勢，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的逐步深化和完善，經(jīng)濟社會的變遷使得醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展獲取了多種促進因素，也面臨著眾多考驗。人事檔案管理作為醫(yī)院發(fā)展進程中的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)在明確實踐意義的基礎(chǔ)上正視不足之處，采取科學(xué)的對策，確保醫(yī)院人事檔案管理進展更加順利。

一、人事檔案管理的意義

人事檔案管理工作的落實與體制改革、人力資源有效配置等存在著密切聯(lián)系，需要高度重視科學(xué)合理的方案，運用適宜的手段規(guī)范人事檔案管理工作，保證其為醫(yī)院的進步和長遠發(fā)展做出積極貢獻。

1.對體制改革具有促進作用

為了更好地迎合新時期新階段的要求，醫(yī)院必須要做出改變，尤其是在管理制度、人員配置等多方面采取實際行動。新時代背景下，醫(yī)院的數(shù)字化管理模式受到重視，現(xiàn)已成了醫(yī)院檔案管理工作未來發(fā)展的主要趨勢。

但是，結(jié)合實際的調(diào)查信息分析，仍有部分醫(yī)院在人事檔案管理中采用了傳統(tǒng)的人工方法，受到人為因素和其他因素的影響，使得人事檔案管理工作質(zhì)量較低，基本的管理實效并不明顯，甚至對醫(yī)院的長遠發(fā)展造成了明顯阻礙。

將人事檔案管理工作穩(wěn)步推進，同時積極優(yōu)化人事檔案管理模式，可以強化醫(yī)院內(nèi)部多種信息資源的整合力度，彌補當(dāng)前醫(yī)院在人事檔案管理上的不足，確保醫(yī)院的發(fā)展和人事管控有章可循，對于體制改革也有明顯的促進效果，是新時期醫(yī)院發(fā)展中的重要工作內(nèi)容。真正落實人事檔案管理工作，醫(yī)院的體制改革也擁有了十分可靠的人力支撐，這對于鞏固醫(yī)院的地位，實現(xiàn)合理發(fā)展，取得更加卓越的效益等均有較大助力。

2.促使人力資源實現(xiàn)合理配置

人力資源的合理配置具有重要影響，對于醫(yī)院的發(fā)展可以提供一定的人才保障，同時也能有效支撐醫(yī)院做出合理變革。面對新型技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院開展的各項工作也開始融入新元素，作為醫(yī)院發(fā)展中的基礎(chǔ)性工作，人事檔案管理也應(yīng)該正視自身定位，適當(dāng)選擇有效手段開展具體活動。醫(yī)院發(fā)展中涉及的人事檔案資料眾多，若是缺乏系統(tǒng)性的管理和監(jiān)督，將會影響到醫(yī)院實際工作的開展，也會給人員管理造成困擾。需要積極落實醫(yī)院人事檔案管理工作，將每一位工作者的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等加以記錄，以此為崗位調(diào)動、人員安置等提供參考。人事檔案管理是基礎(chǔ)性工作，明確記載著人員工作狀況以及學(xué)習(xí)能力等，這對于實現(xiàn)醫(yī)院人力資源合理配置具有較大幫助。

二、人事檔案管理存在的問題

1.管理制度滯后性明顯

隨著社會的發(fā)展進程，醫(yī)療事業(yè)對比以前取得了較為顯著的成績，尤其是在人才培養(yǎng)、醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)等多方面的進展十分突出，雖然醫(yī)療事業(yè)的進步較大，實際的工作成果突出，但是管理制度上的問題不容忽視。通過相應(yīng)的調(diào)查與分析，我國多數(shù)醫(yī)院在人事檔案管理制度上存在著滯后性，未能和醫(yī)療事業(yè)的實際發(fā)展情況相匹配，甚至還產(chǎn)生了明顯脫節(jié)的問題，無法與時代的發(fā)展軌跡相契合。例如，醫(yī)療體系日臻完善，醫(yī)務(wù)工作者的數(shù)量逐步增多，由此使得人事檔案管理發(fā)生變革，管理人員的實際工作壓力增大，若未能及時優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)，將會影響到人力資源的配置。事實證明，很多醫(yī)院并未因此做出改變，仍然采用了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，以至于實際的管理成效與預(yù)期不符，無法和現(xiàn)階段人員流動管理需求相適應(yīng)，顯現(xiàn)出人事管理模式較為落后的一面，甚至和醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃格格不入。近些年，我國民營醫(yī)院日漸興起，很多優(yōu)秀人才紛紛考慮進入更理想的工作單位，以至于醫(yī)院整體的人才流動明顯，若是缺乏可靠且合理的人事檔案管理制度，將會影響到人力資源的配置效果，也會加劇人才流失。

2.信息化水平較為低下

21世紀，信息化技術(shù)融入各個領(lǐng)域，人事檔案管理工作也受到了影響。盡管國家并未對各個行業(yè)明確要求，主張其主動向時代發(fā)展趨勢靠攏，廣泛運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是信息化仍然是一種必然趨勢，其象征著各個行業(yè)發(fā)展的程度，是新時期行業(yè)進步的象征。結(jié)合目前醫(yī)院實際情況分析，人事檔案管理者未能清楚到認識信息化對于檔案管理工作的重要影響，以至于醫(yī)院人事檔案管理方法固化、傳統(tǒng)，基本的管理成效并不理想。另外，還有些醫(yī)院將人事檔案管理與病歷檔案管理混為一談，加之缺少必要的技術(shù)及設(shè)備支持，使得檔案管理人員的工作量大大增加。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，有些醫(yī)院運用了傳統(tǒng)管理方式，相關(guān)管理者只是使用紙、筆將人事變動情況記錄下來，對于后續(xù)的調(diào)整未能及時登記，基本的信息準確度無從保障，對于醫(yī)院人事管理工作的開展產(chǎn)生阻礙。

3.對檔案管理人員的重視程度不足

在開展相關(guān)工作時，若是對人員重視程度不足，將會直接影響到實際工作的開展成效，甚至?xí)a(chǎn)生更多阻礙，由此造成各方的困擾。作為醫(yī)院管理工作的重要參與者，人事檔案管理人員的基本情況對于醫(yī)院工作進展具有直接影響，若是相關(guān)重視程度明顯不足，勢必會干擾管理工作進程。醫(yī)院人事制度在不斷變革中完善和優(yōu)化，這就使得相關(guān)工作得以有效推動，但是也有很多人認為人事檔案管理工作意義不大，以至于影響到具體工作的開展成效。以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)為例，在對相關(guān)人員評估時僅看重工作經(jīng)驗以及實踐能力，卻忽視了人事檔案管理的實際情況，甚至還有些領(lǐng)導(dǎo)認為人事檔案管理可有可無，并不是必要的工作內(nèi)容。這種錯誤的想法對于人事檔案管理工作的開展十分不利，甚至產(chǎn)生了明顯的阻礙，如果未能及時轉(zhuǎn)變這種錯誤想法，將會影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)組織，一般是將工作重心放置于提升服務(wù)質(zhì)量上，但是關(guān)于人事檔案管理工作的進展并未了解，基本的工作難以有效推進。

4.人員管理水平不夠理想

因醫(yī)院的重要工作內(nèi)容是治病救人，所以人們習(xí)慣于將醫(yī)療水平視作衡量醫(yī)院好壞的唯一標(biāo)準。醫(yī)院的很多人員并未認識到人事檔案管理工作的意義，且從事相關(guān)工作的人員并非專業(yè)者，他們不具備相對豐富的實踐經(jīng)驗，同時也缺乏較強的檔案管理能力，以至于具體工作的成效不盡人意。在某些醫(yī)院，人事檔案管理工作者身兼數(shù)職，在人事檔案管理中的能力明顯不足，也難以全身心投入到相關(guān)工作實踐中，對于醫(yī)院檔案管理工作的開展具有較大的負面影響。除此以外，因為醫(yī)院管理專業(yè)性十分突出，所以對于相關(guān)工作者有著嚴格要求，需要工作人員真正展示出自身能力，通過突出專業(yè)技能勝任本職工作。綜合實際情況來看，醫(yī)院人事檔案管理人員在素質(zhì)、水平等不同方面存在著不足，還需尋找合適的契機，展開有效的培訓(xùn)和教育，使其積極落實好相關(guān)工作。

三、人事檔案管理的具體對策

在醫(yī)院發(fā)展進程中，因人事檔案管理工作并未受到廣泛關(guān)注，以至于出現(xiàn)了多種多樣的問題，從而引起了諸多麻煩。醫(yī)院應(yīng)認可人事檔案管理的重要地位，采取科學(xué)化的方式優(yōu)化人事檔案管理成果，以便推動醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展。人事檔案管理工作實際開展的時候，應(yīng)該密切重視相關(guān)管理方案的運用，必須要根據(jù)上述提到的相關(guān)問題，制定針對性的解決方案，促使人事檔案管理工作順利開展。

1.優(yōu)化相關(guān)工作制度及體系

在現(xiàn)階段的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中，人事檔案管理是基礎(chǔ)性工作，相關(guān)工作人員應(yīng)該遵守基本的工作要求，正視自身承擔(dān)的重要職責(zé)，通過樹立正確的觀念，讓實際的管理工作進展更加理想。首先，應(yīng)及時轉(zhuǎn)變思想，分析人事檔案管理工作模式，結(jié)合相關(guān)的制度標(biāo)準和體系要求，扎實推進實際工作，明確現(xiàn)階段人事檔案管理工作的具體要求，通過實際行動讓人事檔案管理服務(wù)于醫(yī)院的長遠發(fā)展;其次，醫(yī)院內(nèi)部管理層也應(yīng)該強化宣傳力度，需要正視人事檔案管理工作的落實意義，為后續(xù)其他工作的開展奠定堅實基礎(chǔ);再次，根據(jù)實際工作需要，還需通過合理方式建立起可靠、完善的人事檔案管理系統(tǒng)，由此為基本工作的開展提供必要支持。管理層應(yīng)該找準時機，對相關(guān)的管理人員提供培訓(xùn)和指導(dǎo)，設(shè)立完善的獎懲機制，激發(fā)他們工作的積極性。與此同時，在人事檔案管理工作中，需要將任意一項管理任務(wù)落實到人，將人事檔案管理工作流程及相關(guān)程序加以明確，確保人事檔案管理工作的安全與嚴謹;最后，醫(yī)院還應(yīng)該倡導(dǎo)相關(guān)人員合理使用先進技術(shù)，強化對人事檔案信息的搜索效率，保證具體工作的開展效果更加理想。針對人員流動性較大的問題，需要將具體的管理制度加以優(yōu)化，通過可靠的手段規(guī)范實際管理過程，保證人員安置更加妥當(dāng)。

2.靈活使用先進的信息技術(shù)

實際工作的開展應(yīng)該結(jié)合基本形勢展開分析，工作人員需要在開展人事檔案管理工作時靈活使用先進的技術(shù)手段，由此保證基本的工作效率和質(zhì)量明顯提升，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)注入活力。其一，醫(yī)院工作者應(yīng)結(jié)合人事檔案管理現(xiàn)狀加以分析，落實好資源的有效開發(fā)及利用，大力培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才，提升其基本的工作成效。還需適當(dāng)推進信息技術(shù)在實際工作開展中的應(yīng)用，讓信息技術(shù)的優(yōu)勢充分顯現(xiàn)出來，依據(jù)人事檔案管理工作的基本情況和具體要求，改善并優(yōu)化相關(guān)模式，確保人事檔案管理成果更為突出;其二，因為人事檔案管理內(nèi)容屬于醫(yī)院中非常關(guān)鍵的信息資源，其承載著多種多樣的信息，詳細記錄著工作人員的成長及職業(yè)經(jīng)歷，對于人員的未來發(fā)展具有明顯的參考價值。因此，應(yīng)該認清人事檔案管理工作的現(xiàn)實意義，采取必要的方式讓信息技術(shù)與該項工作密切結(jié)合，改革并優(yōu)化人事檔案管理模式，穩(wěn)步建立對應(yīng)的管理體制，及時判斷醫(yī)院人員流動情況，根據(jù)實際狀態(tài)采取必要措施。信息技術(shù)的有效運用，能讓醫(yī)院的人事檔案動態(tài)管理成為可能，借助于可靠手段，可以幫助醫(yī)院管理層順利完成人員調(diào)動，使每一位員工都能各盡其能。維護人事檔案信息的全面與準確，推動人事檔案管理工作的順勢發(fā)展，給醫(yī)院長遠規(guī)劃的實施提供支持。

3.逐步提升管理人員的素質(zhì)水平

為明顯提升管理人員的整體素質(zhì)水平，可以在不同方面采取實際行動。第一，醫(yī)院各方主體應(yīng)主動提升認識，自覺關(guān)注人事檔案管理工作的開展意義，明確實際的進展情況，相關(guān)管理者更應(yīng)該樹立榜樣，對于相關(guān)工作整體進程提供源源不斷的動力支持。人事檔案管理工作的落實離不開每一位工作者的努力，需要各方對其高度認可，信任他們的實際能力，使他們自覺奉獻，主動為醫(yī)院的發(fā)展注入活力;第二，醫(yī)院管理部門也需對檔案管理人員展開必要的培訓(xùn)，根據(jù)他們的工作情況進行分析，了解其不足之處，在開展培訓(xùn)工作時有針對性地引導(dǎo)，保證他們的工作技能可以穩(wěn)步提升。依照實際的管理工作，可以建立相對完善的晉升機制，促使檔案管理人員具備積極向上的動力，有十足的上升空間;第三，根據(jù)人才發(fā)展規(guī)劃標(biāo)準，應(yīng)該推進人才培養(yǎng)計劃，結(jié)合醫(yī)院的基本定位和發(fā)展?fàn)顟B(tài)，判斷人事檔案管理人才需求，大力培養(yǎng)出具有專業(yè)素質(zhì)的管理人員，使實際工作的落實情況更加理想，由此達到更為可觀的發(fā)展成效。在采取了上述相關(guān)舉措之后，可以讓醫(yī)院的人事檔案管理工作扎實落實，對于提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量均有幫助。

4.強化硬件設(shè)施的資金投入

在醫(yī)院發(fā)展的進程中，相關(guān)設(shè)施對工作的開展提供了必要的支持和幫助，因此需要明確硬件設(shè)施在人事檔案管理中扮演的重要角色。管理設(shè)施在人事檔案管理中常常處于被忽視狀態(tài)，很多醫(yī)院在開展管理工作時僅僅依靠人力，未能重視物力資源的優(yōu)勢和價值，使基本的工作進展和效果并不理想。醫(yī)院需要積極認識到管理設(shè)施與人事檔案管理工作的聯(lián)系，強化硬件設(shè)施資金投入力度，促使人事檔案管理結(jié)果和質(zhì)量達標(biāo)。管理層應(yīng)該明確管理設(shè)備資金投入情況，根據(jù)現(xiàn)階段存在的明顯不足提供必要的應(yīng)對策略，逐步優(yōu)化硬件管理設(shè)施，讓其為人事檔案管理工作的開展提供必要的輔助功能。還需進一步落實好定期培訓(xùn)和教育工作，使相關(guān)人員可以熟練掌握設(shè)備操作技能，尤其是先進計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，鼓勵他們自覺運用硬件設(shè)施開展各項活動，強化管理效率及基本質(zhì)量。

四、結(jié)語

在社會發(fā)展進程中，醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式難以順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，基本的檔案管理工作效果不盡如人意，應(yīng)該探索出新的思路，給人事檔案管理工作注入活力，確保醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理思路加以轉(zhuǎn)變，積極迎合新形勢，做出全方位改變，由此實現(xiàn)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo)。相關(guān)的管理人員也需轉(zhuǎn)變思路，積極優(yōu)化管理方法，努力學(xué)習(xí)先進技術(shù)并掌握多種技能，自覺服務(wù)于人事檔案管理工作，促使醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展，實現(xiàn)既定目標(biāo)。

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（作者單位：云南省昭通市婦幼保健院）