張雪同
摘要:本文首先闡述了內(nèi)部審計(jì)中人際關(guān)系的重要性:只有建立良好的人際關(guān)系,內(nèi)部審計(jì)工作目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn);其次,說(shuō)明了內(nèi)部審計(jì)中建立良好人際關(guān)系須具備兩個(gè)基礎(chǔ):內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)樹(shù)立正確的人際關(guān)系理念及須具有良好的個(gè)人形象;最后,本文闡述了有效溝通的重要性及應(yīng)遵循的原則,并從建立合作性的態(tài)度、制定妥善的交流計(jì)劃、選擇適當(dāng)?shù)臏贤〞r(shí)機(jī)、發(fā)揮非語(yǔ)言的溝通作用、充分運(yùn)用反饋技巧五個(gè)方面說(shuō)明了如何進(jìn)行有效溝通。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部審計(jì);人際關(guān)系;有效溝通
引言:良好的人際關(guān)系是內(nèi)部審計(jì)工作順利開(kāi)展的前提條件,它直接影響到能否為組織增加價(jià)值、創(chuàng)造價(jià)值,能否實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的目標(biāo)。因此,對(duì)每一位內(nèi)部審計(jì)師來(lái)說(shuō)建立良好人際關(guān)系是首先應(yīng)做到的事情。
1 內(nèi)部審計(jì)中人際關(guān)系的重要性
內(nèi)部審計(jì)人員的工作從基層到高層,與組織內(nèi)各個(gè)部門(mén)員工進(jìn)行溝通協(xié)調(diào),并將審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和改進(jìn)建議報(bào)告給他們的上級(jí)??墒菍徲?jì)報(bào)告往往會(huì)引發(fā)潛在的人際沖突,因?yàn)闆](méi)有人喜歡對(duì)自己的工作進(jìn)行說(shuō)三到四。因此,在審計(jì)工作中,有些審計(jì)人員經(jīng)常被卷入到與被審計(jì)單位或人員的爭(zhēng)吵中,以致無(wú)法繼續(xù)開(kāi)展工作,無(wú)法實(shí)現(xiàn)審計(jì)的目標(biāo),不歡而散,為以后繼續(xù)審計(jì)帶來(lái)不必要的麻煩。而另外一些審計(jì)人員則按照審計(jì)工作的要求,與被審單位或人員建立了良好的人際關(guān)系,既實(shí)現(xiàn)了審計(jì)目標(biāo),提高了組織的績(jī)效,又為今后繼續(xù)開(kāi)展工作創(chuàng)造了一個(gè)良好的工作氛圍。這說(shuō)明有的內(nèi)部審計(jì)人員能處理好自己在工作中的人際關(guān)系,有的人處理不好,能處理好內(nèi)部審計(jì)工作中人際關(guān)系的人就能順利開(kāi)展工作,完成審計(jì)目標(biāo),不能處理好內(nèi)部審計(jì)工作中人際關(guān)系的人就無(wú)法勝任工作。國(guó)際內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于人際關(guān)系指出:內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)具有與人打交道和有效地進(jìn)行交流的技能。內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)懂得人際關(guān)系與被審計(jì)者保持令人滿(mǎn)意的關(guān)系。內(nèi)部審計(jì)中的人際關(guān)系意義主要表現(xiàn)為:能保證內(nèi)部審計(jì)工作順利、高效率運(yùn)行;有利于審計(jì)結(jié)論發(fā)揮有效作用,提升審計(jì)效果;內(nèi)部審計(jì)師提高審計(jì)工作質(zhì)量的可靠保障;內(nèi)部審計(jì)中建立良好的人際關(guān)系的終極是使組織的利益最大化。
2 內(nèi)部審計(jì)中建立良好人際關(guān)系的基礎(chǔ)
2.1 內(nèi)部審計(jì)師樹(shù)立正確的人際關(guān)系理念
內(nèi)部審計(jì)師工作中與人打交道時(shí)首先要有平等觀念,雖然被審計(jì)單位及其人員是處在業(yè)務(wù)層面,內(nèi)審機(jī)構(gòu)和人員是處在一個(gè)更高的層面,但不能忘記兩者的初心和終極目標(biāo)都是一樣的,兩者的初心和終極目標(biāo)都是為了工作,都是為了把組織的工作干好,不是為了監(jiān)督而監(jiān)督,也不是為了在領(lǐng)導(dǎo)面前邀功請(qǐng)賞而監(jiān)督,且內(nèi)部審計(jì)還有另外一個(gè)重要職能——咨詢(xún)服務(wù),是為組織創(chuàng)造價(jià)值,增加價(jià)值的,不是來(lái)當(dāng)警察抓人的,因此內(nèi)部審計(jì)人員要調(diào)整好自己的心態(tài),不能在人際交往中把自己看的高人一等,以勢(shì)壓人,以強(qiáng)凌弱,而應(yīng)該認(rèn)為所有的人人格都是平等的,都是值得尊重的,自己是來(lái)幫助他人止惡揚(yáng)善的,是來(lái)為組織增加價(jià)值、創(chuàng)造價(jià)值的;其次內(nèi)部審計(jì)師需要樹(shù)立有效溝通的理念,內(nèi)部審計(jì)工作是一種獨(dú)立的確認(rèn)和咨詢(xún)活動(dòng),需要與董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、管理層、被審單位等進(jìn)行密切接觸,有效的溝通是改善公司治理,建立良好“內(nèi)部客戶(hù)”關(guān)系的基礎(chǔ),也是完成審計(jì)目標(biāo)的的前提,因此有效溝通對(duì)于內(nèi)部審計(jì)尤為重要。溝通是一個(gè)雙向、互動(dòng)的反饋和理解的過(guò)程,有效的溝通不僅能幫助雙方達(dá)成一致意見(jiàn),而且還能準(zhǔn)確理解信息的含義,以建立良好的人際關(guān)系,使組織內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)和人士認(rèn)同其思想和最終目的;另外,內(nèi)部審計(jì)師還要有欣賞心態(tài),內(nèi)部審計(jì)工作的終極目的是為組織增加價(jià)值、創(chuàng)造價(jià)值,幫助組織實(shí)現(xiàn)其目標(biāo),因此,內(nèi)部審計(jì)師在實(shí)際工作中要以欣賞的眼光來(lái)看待被審單位和被審人員,多發(fā)現(xiàn)對(duì)方的長(zhǎng)處,價(jià)值點(diǎn)、閃光點(diǎn),并加以稱(chēng)贊,這樣對(duì)方會(huì)有被肯定、被認(rèn)可的感覺(jué)和感受,此時(shí)內(nèi)部審計(jì)師與其建立良好的人際關(guān)系是順理成章的事情;最后,內(nèi)部審計(jì)師還要有正確傾聽(tīng)的理念,內(nèi)部審計(jì)師的工作本身是需要了解組織更多的經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題,這就需要正確傾聽(tīng)來(lái)自基層員工更多的信息,同時(shí)內(nèi)部審計(jì)工作更多的是需要跟高層領(lǐng)導(dǎo)打交道,這就必須正確傾聽(tīng)和理解高層管理者的需求,這會(huì)增加內(nèi)審人員為他們提供服務(wù)的價(jià)值。
2.2 內(nèi)部審計(jì)師須具有良好的個(gè)人形象
由于內(nèi)部審計(jì)工作有時(shí)是在一個(gè)充滿(mǎn)人際矛盾的環(huán)境中進(jìn)行的,因此,內(nèi)部審計(jì)師需要具有良好的個(gè)人形象,除了自身聲望和正直外,審計(jì)人員還需要得到上司、被審計(jì)人員和同事的信賴(lài),而不應(yīng)該專(zhuān)橫、傲慢。美國(guó)學(xué)者科維認(rèn)為良好的個(gè)人形象包括以下六個(gè)要素:有自知之明;有歸屬感;對(duì)周?chē)挛锓从趁翡J;有優(yōu)先為他人服務(wù)的意識(shí);有工作效率;為人正直。良好的個(gè)人形象代表著一種狀態(tài),即一個(gè)人的特定心理和情緒。一個(gè)好的內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)該具備以上六個(gè)要素,并使其保持平衡。如果這六個(gè)要素中的任何一個(gè)處于不正常狀態(tài)時(shí),都會(huì)損害個(gè)人自身潛能的發(fā)揮,危及個(gè)人形象。
有自知之明,了解自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),注重自我研究,就能夠真的了解自己,自然就會(huì)發(fā)現(xiàn)自身的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)了。作為內(nèi)部審計(jì)師,應(yīng)該冷靜地分析一下自己的人際關(guān)系情況,并且細(xì)心地列舉出自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),一個(gè)明確自己優(yōu)缺點(diǎn)的人就會(huì)知道自己什么時(shí)候應(yīng)該放棄,什么時(shí)候應(yīng)該堅(jiān)持,什么時(shí)候應(yīng)該尋求幫助。如此,也就有了開(kāi)發(fā)自我的能力和積極面對(duì)事實(shí)和挑戰(zhàn)的勇氣,所以,只要你能夠改變觀念和想法,你的立場(chǎng)和情況就會(huì)有天壤之別,你的人際關(guān)系就會(huì)有180度的轉(zhuǎn)變。有歸屬感,個(gè)人形象的第二個(gè)要素是內(nèi)部審計(jì)師有歸屬感。這種歸屬感是從寄托的環(huán)境氛圍中獲得的,如果內(nèi)部審計(jì)人員所在的部門(mén)是一個(gè)和諧、融洽的集體,他的個(gè)人形象就會(huì)增強(qiáng)。如果內(nèi)部審計(jì)部門(mén)缺乏統(tǒng)一與和諧,審計(jì)人員的個(gè)人形象就會(huì)受到威脅。當(dāng)然,融洽與和諧并不意味著完全一致、沒(méi)有爭(zhēng)議,一團(tuán)和氣。實(shí)際上,大多數(shù)卓有成效的集體更能容納不同的意見(jiàn)以及新的見(jiàn)解。對(duì)周?chē)挛锓磻?yīng)敏銳是內(nèi)部審計(jì)師個(gè)人良好形象的重要因素。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)控制系統(tǒng)的重要組成部分,它通過(guò)發(fā)現(xiàn)企業(yè)控制系統(tǒng)中存在的問(wèn)題,時(shí)刻提醒管理者,幫助企業(yè)管理層保持高度的警覺(jué),避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生,這就要求內(nèi)部審計(jì)人員必須對(duì)企業(yè)所處的各種風(fēng)險(xiǎn)保持敏銳的目光,判斷存在的問(wèn)題,提出改進(jìn)的建議,內(nèi)部審計(jì)師也將因此獲得良好的個(gè)人形象和良好的人際關(guān)系。
內(nèi)部審計(jì)并不承擔(dān)對(duì)公眾的責(zé)任,其功能就是為他人服務(wù),協(xié)助企業(yè)其他成員完成任務(wù),優(yōu)先解決他人的需要。如果內(nèi)部審計(jì)人員在工作中隨心所欲,不顧他人的感受,強(qiáng)加自己的意見(jiàn),這種行為就是自我滿(mǎn)足。真正的為他人服務(wù)不是強(qiáng)迫的,他必須真正關(guān)心他人的幸福與成功。有優(yōu)先為他人服務(wù)的觀念能夠直接幫助內(nèi)部審計(jì)師獲得良好的個(gè)人形象。一個(gè)有著良好職業(yè)素養(yǎng),高效率的人,總能把握未來(lái)事物的發(fā)展,取得工作的主動(dòng)權(quán),這樣獲得成功的希望就會(huì)大大增加,高效率工作有利于內(nèi)部審計(jì)人員個(gè)人形象的提升。為人正直,正確的道德觀是建立良好個(gè)人形象和取得交際成功的重要環(huán)節(jié),內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)該培養(yǎng)正直、誠(chéng)實(shí)的價(jià)值觀,否則良好的個(gè)人形象難以樹(shù)立。
3 內(nèi)部審計(jì)中的有效溝通
3.1 有效溝通的重要性
溝通依其發(fā)生的主客體歸類(lèi),可以分為人與人之間的溝通,即人與人之間的信息傳達(dá)和交流;物與物之間的溝通,即通信工具之間的信息傳遞。我們所談到的溝通,是指組織內(nèi)部人與人之間、人與群體、組織之間的信息交流。在這里,我們把溝通定義為:某種信息從一個(gè)人、全體、組織傳遞到另一個(gè)人、群體、組織,并尋求反饋以達(dá)到相互理解的過(guò)程。一個(gè)組織若要保持統(tǒng)一的行動(dòng),持久的穩(wěn)定運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo),至少有兩個(gè)條件應(yīng)該被滿(mǎn)足:第一,組織的各種決策能夠貫徹到每個(gè)執(zhí)行部門(mén)和執(zhí)行者;第二,隨時(shí)糾正出現(xiàn)的偏差,或根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行調(diào)整。這就要求在組織內(nèi)保持溝通的上情下達(dá)、下情上達(dá)的渠道,指令能夠迅速被貫徹,問(wèn)題能即使反映上來(lái),只有如此,組織的活動(dòng)才能始終保持朝向于組織的目標(biāo),不至于偏離既定軌道。從審計(jì)工作的實(shí)際來(lái)說(shuō),審計(jì)溝通是有效管理,統(tǒng)一組織行動(dòng)的重要媒介。內(nèi)部審計(jì)的職責(zé)在于監(jiān)控組織系統(tǒng)的管理有效性和實(shí)效性。眾多的使命或職責(zé)是通過(guò)溝通渠道實(shí)現(xiàn)的,離開(kāi)溝通渠道,上級(jí)管理者不能接觸到下級(jí)部門(mén)對(duì)審計(jì)結(jié)論的反饋,下級(jí)管理部門(mén)也不能得到上級(jí)決策層的正確指令,這樣就很容易偏離企業(yè)既定的目標(biāo)。從管理措施的實(shí)質(zhì)講,組織內(nèi)部的員工如果充分了解自己的工作目標(biāo)及工作職責(zé),明確自己的權(quán)責(zé)利和自我控制效用是能夠真正發(fā)揮組織管理作用的有效途徑的,這也是審計(jì)追求的最終目標(biāo)。審計(jì)溝通為全體員工提供了一項(xiàng)有價(jià)值的重要信息,借助這些信息,他們可以發(fā)現(xiàn)工作偏差和總結(jié)不足,并可以在審計(jì)結(jié)論的幫助和引導(dǎo)下,順利實(shí)施各自的管理職能。
3.2 有效溝通的原則
溝通理解同一性原則。信息接受者必須真正了解或體驗(yàn)或理解信息發(fā)出者所發(fā)出信息的真正意義,這就是有效溝通理解同一性原則。每一個(gè)接受者都是獨(dú)特的個(gè)體,他的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、興趣,希望都會(huì)左右他對(duì)所解讀的信息的內(nèi)在意義的理解,理解一旦偏差,溝通的有效性就會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題。所以,審計(jì)師在溝通過(guò)程中必須了解溝通主體另一方面的基本情況,不要光從自身出發(fā)去考慮問(wèn)題,要多從對(duì)方角度去考慮問(wèn)題,多了解對(duì)方的看法并聽(tīng)取他們的建議,從他們講話(huà)或行為的動(dòng)機(jī)去考慮,才能真正理解對(duì)方,得出的結(jié)論才能更符合實(shí)際,溝通才會(huì)更加順利地進(jìn)行并取得更好的效果。
有效溝通的雙向、互動(dòng)反饋原則。溝通是在一定的環(huán)境中產(chǎn)生和發(fā)展的,無(wú)論是信息的發(fā)送者在選擇和制作信息,還是接受者對(duì)信息的理解和反應(yīng),都受到各自所處主體環(huán)境的指導(dǎo)和制約,同時(shí)又會(huì)受到客觀環(huán)境的制約,因此,溝通中的雙向、互動(dòng)反饋就顯得較為重要了。信息反饋是發(fā)生有效溝通的必要條件。溝通不僅是為了傳遞信息,而且在于期望喚起或影響接受者特定的反應(yīng)或行為。只有通過(guò)接受者的反應(yīng)或者反饋,才能準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)和衡量溝通是否達(dá)到了預(yù)期效果。溝通的目的不在于行為本身,而在于結(jié)果。如果預(yù)期結(jié)果并未產(chǎn)生,接受者并未對(duì)你發(fā)出的信息做出反饋,那么就沒(méi)有達(dá)成溝通。
3.3 有效溝通的技巧
建立合作性態(tài)度的技巧。每一個(gè)人在溝通中,由于信任的程度不同,所采取的態(tài)度也不 一樣。如果你的態(tài)度不是一個(gè)端正、良好態(tài)度,那么溝通的效果肯定是不好的。在溝通過(guò)程中,合作性態(tài)度既有一定的果敢性,勇于承擔(dān)責(zé)任和下決定,同時(shí)要有合作性,這樣的態(tài)度才能產(chǎn)生共同的協(xié)議。
制定妥善的交流計(jì)劃。保證有效的溝通做好的方法就是制定計(jì)劃,通過(guò)制定計(jì)劃控制溝通的過(guò)程。這要求內(nèi)部審計(jì)人員事先應(yīng)考慮好聽(tīng)眾(接聽(tīng)者)整體的特征,它包括聽(tīng)眾的個(gè)性特征、心理情緒、知識(shí)水平等。例如,有的聽(tīng)眾可能是外向型的、內(nèi)向型的、開(kāi)放型的、謹(jǐn)慎型的、支配型的。對(duì)外向型的,你要盡量控制交流,傳遞有意義的信息,對(duì)于內(nèi)向型的聽(tīng)眾關(guān)鍵是引起對(duì)交流的充分反應(yīng)。與一個(gè)開(kāi)放型的聽(tīng)眾交流時(shí),審計(jì)人員要注意把無(wú)關(guān)信息去掉,控制交流活動(dòng),以確保交流的目的,否則交流就失敗了。再比如,聽(tīng)眾的技術(shù)水平和工作接納能力,將影響內(nèi)部審計(jì) 人員同其交流的復(fù)雜性。好比一個(gè)內(nèi)部審計(jì)人員就不能用同樣的方式向一個(gè)受過(guò)較低教育程度的職員和一個(gè)獲得MBA學(xué)位的人解釋審計(jì)結(jié)果。
選擇適當(dāng)?shù)臏贤〞r(shí)機(jī)。審計(jì)人員發(fā)生信息的時(shí)候應(yīng)注意環(huán)境中的干擾,接受者正忙于做其他事情,心不在焉或者情緒狀態(tài)不好,有其他人在場(chǎng)等因素都會(huì)影響溝通的效果,因此應(yīng)選擇接受者更容易接受和理解新的的時(shí)機(jī)進(jìn)行溝通。一個(gè)有著良好溝通技巧的審計(jì)人員知道怎樣利用時(shí)機(jī),一旦得到一個(gè)好機(jī)會(huì),他就會(huì)很好地利用這個(gè)機(jī)會(huì)。為此,審計(jì)人員在判斷時(shí)機(jī)的選擇時(shí),應(yīng)盡量再雙方見(jiàn)面前,熟悉審計(jì)目標(biāo)、思考如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的方式;保證提供充足的時(shí)機(jī)給雙方當(dāng)事人以便進(jìn)行全面的、有效的接觸;允許雙方進(jìn)行充分的準(zhǔn)備;注意與其他有關(guān)活動(dòng)相協(xié)調(diào);時(shí)間盡量避免午飯前后、休假前后,或者周末安排有爭(zhēng)議的會(huì)面或會(huì)議。
發(fā)揮非語(yǔ)言的溝通作用。你說(shuō)話(huà)的方式往往比你說(shuō)話(huà)的內(nèi)容更加管用。你說(shuō)話(huà)的語(yǔ)調(diào)和說(shuō)話(huà)時(shí)的面部表情等語(yǔ)言本身告訴別人的更多。語(yǔ)調(diào)和面部表情占你所傳達(dá)信息的93%。實(shí)際講話(huà)卻站7%。非語(yǔ)言溝通對(duì)于有效溝通的重要作用,有很多著作已經(jīng)談過(guò),它和語(yǔ)言溝通同等重要,而且兩者相互補(bǔ)充,而不是相互排斥的。這種溝通包括目光溝通、姿勢(shì)溝通、面部表情溝通、說(shuō)話(huà)的語(yǔ)調(diào)溝通、衣著溝通等。比如有信心的溝通者喜歡用目光和面部表情正確地與人溝通,以一種自我肯定的姿態(tài)與被審計(jì)人交往。通過(guò)用手或手臂作出正確的手勢(shì),表現(xiàn)出自己的坦蕩和無(wú)拘無(wú)束。這種溝通方式使得審計(jì)人員更加自信,更重要的是它將營(yíng)造出一種自我肯定的氣氛,這樣與其他人溝通時(shí)就會(huì)從容迫。
充分運(yùn)用反饋技巧。許多溝通問(wèn)題是由于接受者未能準(zhǔn)確地把握發(fā)送者的意思造成的。任何溝通最終能否達(dá)到目的,反饋可以提供這種檢測(cè),反饋要求接觸的每一方以某種方式進(jìn)行回應(yīng),評(píng)價(jià)溝通的成功與否。反饋可以來(lái)自溝通的不同階段。面談中最初傳遞的信息首先得到反饋,隨著溝通的進(jìn)行,其他信息也能得到反饋。例如,在會(huì)面中,可以判斷出對(duì)方是否準(zhǔn)備依照審計(jì)人員的建議去做,或者承諾采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng),在會(huì)面結(jié)束之前,再次尋求反饋,雙方都了解會(huì)面以后的期待是什么。同時(shí),內(nèi)部審計(jì)人員要注意到,反饋的類(lèi)型有兩種:正面反饋和建設(shè)性反饋。正面反饋就是對(duì)對(duì)方做得好的事情予以表彰,希望好的行為再次出現(xiàn)。建設(shè)性反饋,就是在別人做得不足的地方,你給他一個(gè)建議。理解并做到這一點(diǎn)對(duì)內(nèi)部審計(jì)師而言是非常重要的。建設(shè)性的反饋是一種建議,而不是一種批評(píng),這是非常重要的。
內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)該注意到,負(fù)面反饋對(duì)方接受后不僅沒(méi)有幫助解決問(wèn)題,反而給自己帶來(lái)了很多負(fù)面的影響。所有內(nèi)部審計(jì)中,我們認(rèn)為只有正面反饋和建設(shè)性的反饋,沒(méi)有負(fù)面反饋,不存在負(fù)面反饋這個(gè)定義。在溝通過(guò)程中,沒(méi)有收到反饋信息,溝通就不完善。反饋就是給對(duì)方一個(gè)建議,目的是為了幫助對(duì)方,把工作做得更好。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之,內(nèi)部審計(jì)師須認(rèn)知到人際關(guān)系的重要性,樹(shù)立正確的人際關(guān)系理念和個(gè)人良好的形象,在工作中遵循有效溝通的原則,運(yùn)用有效溝通的技巧,以建立良好的人際關(guān)系,從而順利開(kāi)展工作,幫助組織增加價(jià)值、創(chuàng)造價(jià)值,實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
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