整體觀視野下檔案安全保障體系的推進研究

胡心婷

摘? 要：建立全面的檔案安全保障體系，需要建立檔案安全平臺，克服部門困難，確保系統(tǒng)、部門和領(lǐng)域的協(xié)調(diào)，建立共享平臺。為了促進檔案安全管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)，應(yīng)綜合考慮檔案安全管理系統(tǒng)要素的開發(fā)和信息資源的整合，全面構(gòu)建包括全面風(fēng)險管理在內(nèi)的檔案安全管理體系結(jié)構(gòu)，完善安全管理體系運行，建立高效的檔案安全體系保障系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：整體觀;檔案安全保障體系;推進研究

一、檔案安全保障體系建設(shè)整體化發(fā)展依據(jù)

（一）理論層面：基于檔案的生命周期理論

檔案生命周期理論將檔案從創(chuàng)建到最終刪除或永久保存的過程視為一個完整的遷移過程，并定義了檔案遷移過程與每個步驟之間的相互作用。因此，在構(gòu)建檔案安全系統(tǒng)時，必須尊重這種完整性和連通性，維護檔案安全子系統(tǒng)，開發(fā)和使用檔案信息功能。控制檔案創(chuàng)建、刪除或永久存儲過程的安全，對檔案傳輸過程進行全面、系統(tǒng)、復(fù)雜的管理，確保證書安全體系的全面發(fā)展[1]。

（二）實踐層面：檔案安全面臨的威脅和挑戰(zhàn)

“新技術(shù)的使用、人為破壞、自然災(zāi)害和管理不善對檔案安全構(gòu)成了越來越大的威脅?！蹦壳埃瑱n案館不能單獨面對這些威脅和挑戰(zhàn)，必須動員各系統(tǒng)、各部門共同努力。事實上，檔案安全不是唯一的原因，而是許多整體化因素相互作用的結(jié)果。例如，在檔案管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)與溫度、濕度、工藝和管理有關(guān)的模具。對于檔案，如果設(shè)計得當(dāng)硬件設(shè)施過硬，它可以為檔案提供溫暖潮濕的環(huán)境;如果檔案管理者認真負責(zé)，在雨季進行定期實地考察和巡邏。就可以避免檔案發(fā)霉;如果昆蟲和霉菌的問題在技術(shù)上得到解決，檔案安全保障的質(zhì)量就提高很多。因此，只有充分發(fā)揮檔案安全體系的作用，確保立法、政策、制度、技術(shù)、設(shè)備和人員之間的協(xié)同作用，檔案安全才能有效。

二、從整體化視角解讀檔案安全體系

（一）在檔案安全管理系統(tǒng)中，整體和部分關(guān)系可以用多個維度表示，這就需要對整體和部分關(guān)系進行適當(dāng)?shù)墓芾?，包括?dāng)前和長期關(guān)系、動態(tài)關(guān)系和靜態(tài)關(guān)系。

檔案管理系統(tǒng)的整體開發(fā)不是一般的，而是一個有機的整體。檔案安全的整體狀態(tài)和變化直接影響相關(guān)組件的狀態(tài)和變化。同時，部分對整體也有一定的制約。只有開發(fā)所有組件，才能正確設(shè)計檔案保護系統(tǒng)。檔案保護系統(tǒng)本身就是一個有機體，需要“部分”與“完整”的互動。檔案創(chuàng)建前的資源安全、檔案創(chuàng)建和交付期間的質(zhì)量保證，以及培訓(xùn)后的存儲和使用安全不僅包括檔案安全，還包括檔案和保管元素。檔案安全系統(tǒng)的整體發(fā)展不是周期性的，而是可持續(xù)的。檔案管理系統(tǒng)的全面發(fā)展不僅要考慮當(dāng)前的發(fā)展，還要考慮未來的發(fā)展。一些涉及檔案安全的簡短視覺行為是對檔案不負責(zé)任。從長遠來看，這些潛在安全威脅的存在將導(dǎo)致檔案損壞。

例如，由于機械制造紙的廣泛使用，中華民國的檔案被清洗、氧化和嚴重損壞。20世紀70年代，檔案主要用藍色圓珠筆書寫。自從電子檔案誕生以來，一些檔案已經(jīng)存儲在軟盤上。有些檔案無法讀取，信息丟失，檔案恢復(fù)不符合不可逆轉(zhuǎn)原則。這些現(xiàn)象是臨時工作人員和檔案工作人員理解檔案流程的結(jié)果，但也存在一些潛在的檔案安全風(fēng)險。因此，在構(gòu)建檔案安全保障系統(tǒng)時，應(yīng)該避免這種短視行為，為檔案營造安全的氛圍。

（二）檔案管理體系的整體發(fā)展不是一成不變的，而是一個動態(tài)的發(fā)展。在建立檔案管理體系的過程中，安全基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)支持、組織管理、法律規(guī)范和標準往往面臨新的挑戰(zhàn)和挑戰(zhàn)。為了滿足新的安全需求，檔案安全需要新的挑戰(zhàn)。

例如2008年地震，汶川縣的檔案很少遭到破壞。地震是一個動態(tài)發(fā)展的過程，各級檔案館開始關(guān)注地震問題所帶來的破壞。例如，隨著電子檔案數(shù)量的增加和信息安全問題的出現(xiàn)，黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)攔截、程序中斷、病毒風(fēng)險和操作錯誤都可能導(dǎo)致檔案丟失、篡改和非法使用。因此，必須采取更嚴格、更可靠的安全措施，以適應(yīng)新的變化。

三、整體化視野下檔案安全保障體系的策略

建立全面的檔案安全保障體系，不僅需要充分了解風(fēng)險，還需要分析和協(xié)調(diào)相關(guān)安全風(fēng)險要素的制定，以最大限度地降低檔案安全風(fēng)險，確保檔案安全。

（一）審查并了解整體化風(fēng)險管理

通過對檔案安全框架的全面風(fēng)險分析，全面風(fēng)險管理超越了傳統(tǒng)的風(fēng)險理解。其主要目的是最大限度地提高檔案安全性，并管理可在整個檔案管理過程中消除的所有風(fēng)險。為了實現(xiàn)這一目標，必須尊重和傳播所有檔案管理活動。其目的不僅是消除對檔案安全的威脅，并將一些風(fēng)險降至最低，還可以分析單個風(fēng)險和影響。因此，單靠基礎(chǔ)措施是無法達到檔案安全的要求的，但必須從宏觀的角度，運用綜合的過程和方法來解釋檔案安全的一般信息，以提高檔案安全管理體系的整體控制水平和可持續(xù)發(fā)展。

建立全面的檔案安全管理體系，要以“整體大于部分總數(shù)”為原則，兼顧檔案資源配置、能力和外部服務(wù)條件，注重整體優(yōu)化，而不是單獨承擔(dān)檔案管理任務(wù)，或確保特定檔案的安全。為了在各級建立一個安全的檔案存儲和管理環(huán)境，檔案服務(wù)必須考慮到整體化背景和檔案管理水平從檔案的物理保護到網(wǎng)絡(luò)安全、硬件開發(fā)到軟件開發(fā)、檔案保護、檔案的創(chuàng)建、存儲和使用我們必須反映完整性，檔案保護系統(tǒng)的完整性和安全性[2]。

（二）注意部分和檔案備份系統(tǒng)中的一些缺陷

所有的相互作用不是部分相互作用的簡單重疊;一部分不能脫離整體而不受損壞;每一部分都是一種有機整體，每一部分都影響著整個集合，每一部分都相互作用、相互制約。在某些情況下，看似相關(guān)的不重要或非決定性因素可以在特定條件下轉(zhuǎn)化為實質(zhì)性或關(guān)鍵性因素。如果我們不密切關(guān)注情況變化，可能會影響檔案的安全性。因此，“檔案安全最重要的措施之一就是系統(tǒng)、規(guī)范、科學(xué)地評估檔案安全可能存在的風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)可能存在的差距和風(fēng)險，消除潛在風(fēng)險。”

（三）制定協(xié)調(diào)一致的整體化計劃

該計劃以發(fā)展為目標，以整體和部分關(guān)系的辯證理論為基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案保護方法以技術(shù)為中心，檔案安全系統(tǒng)的開發(fā)以整個檔案保護系統(tǒng)為中心。只有經(jīng)過深入思考、協(xié)調(diào)、設(shè)計和全面審查，檔案分發(fā)系統(tǒng)才能充分發(fā)揮其作用。

（1） 正確分析系統(tǒng)的內(nèi)部資源的合理配置

登記安全研究計劃，建立檔案安全制度，制定并實施檔案安全標準，提高員工的檔案安全意識。所有這些都是檔案保護系統(tǒng)的一部分。

（2）將檔案系統(tǒng)與外部資源整合

一般來說，檔案安全保障系統(tǒng)必須與外部資源整合，包括不同的部門和地區(qū)。在溝通機制方面，檔案安全部門將由公安、武警和消防等專業(yè)團體組成，以最大限度地減少檔案的風(fēng)險和丟失。檔案安全問題涉及化學(xué)、生物學(xué)、生物化學(xué)、建筑和工程等學(xué)科。信息安全涉及互聯(lián)網(wǎng)、移動設(shè)備等部門。設(shè)備包括滅火器、空調(diào)、控制設(shè)備等。檔案保護系統(tǒng)是一個統(tǒng)一的整體，整合了檔案與相關(guān)服務(wù)之間的關(guān)系。資源共享和協(xié)作確保了檔案的最大安全性。

結(jié)語

總之，目前對國家安全體系的理論研究不夠深入，法律法規(guī)的時限相對有限，資金投入相對缺乏?？蒲辛α坎蛔愫涂蒲谐晒D(zhuǎn)化是建立文獻保障體系亟待解決的問題。繼續(xù)共同解決安全技術(shù)、管理、施工標準、人員素質(zhì)等問題，充分發(fā)揮整體化和地方合作的作用，建立長效保障機制，推進檔案安全體系建設(shè)。

參考文獻

[1]雷潔. 基于知識圖譜的科研檔案管理研究[D].中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院，2020.

[2]左晉佺，張曉娟. 基于信息安全的雙區(qū)塊鏈電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用[J]. 檔案學(xué)研究，2021（02）：60-67.