行政事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)狀及對策建議

摘 要：隨著經(jīng)濟和科學技術的不斷發(fā)展，財務會計檔案的數(shù)量不斷增加，檔案介質(zhì)不斷迭代、種類繁多。如何做好檔案法、會計法和會計檔案管理辦法等法律法規(guī)的宣貫，發(fā)揮檔案管理部門的指導和督促作用，落實單位的主體責任，提高各級各類事業(yè)單位管理者的認識和重視程度，不斷完善和監(jiān)督落實檔案管理制度，加強會計檔案的軟硬件建設，逐步提高會計檔案的防護和保存的基礎條件和管理的信息化水平，全面做好會計檔案管理，是加強和提升公益一類事業(yè)單位財務管理和資金安全的重要組成部分。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;會計檔案;管理對策

中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義：檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。由此可以看出，檔案是各類客觀主體在生產(chǎn)生活中直接形成的文獻資料或歷史記錄，說明檔案繼承了文獻的原始性，同時繼承了文獻的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻[2]。所以檔案有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物[3]。檔案的歷史再現(xiàn)性是其本質(zhì)屬性4]。

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案[1] ，是各級各類單位會計業(yè)務工作的重要組成部分，是反映單位各項經(jīng)濟往來業(yè)務的直接證據(jù)，一般包括會計憑證、總賬、明細賬、合同、財務報表以及涉及反映各相關經(jīng)濟業(yè)務的相關附屬資料，通常以紙質(zhì)資料、各類電子圖文資料等方式保存。這些會計資料是會計業(yè)務工作的重要組成部分，是對各類行政及企事業(yè)單位的經(jīng)濟活動進行監(jiān)督評價的重要的參考依據(jù)。

通過多年來對行政事業(yè)單位會計檔案管理經(jīng)驗總結和各種檢查評比結果的匯總分析，筆者對行政事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)狀和常見問題進行了整理分析，概括為以下幾種情況。

1.公益一類事業(yè)單位主要負責人對會計檔案管理相關法規(guī)和規(guī)定不夠了解和熟悉。各級檔案主管部門和公益一類事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)部，較少對公益一類事業(yè)單位主要負責人進行我國檔案法、會計法和會計檔案有關管理辦法等法律法規(guī)和相關技術文件的培訓考核，公益一類事業(yè)單位主要負責人不熟悉、不了解會計檔案相關法規(guī)和規(guī)定。按照我國的檔案法，機關和事業(yè)單位等組織應當內(nèi)設檔案管理的處室和檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對檔案工作實行監(jiān)督和指導[5]。但當前多數(shù)的行政事業(yè)單位雖有專門的檔案室保管各類檔案資料，但內(nèi)部大多將檔案管理職能掛靠綜合管理的處室，從事檔案管理工作的人員或兼職或從其他部門轉崗，多數(shù)年齡偏大，人員變動頻繁不固定，同時缺乏相應的檔案工作監(jiān)督管理辦法和措施，上級檔案主管部門專業(yè)人員較少對基層單位進行專項的指導。多數(shù)單位，沒有設立專門的會計檔案室，人事、黨務、財務和各類業(yè)務檔案資料混存。

《會計檔案管理辦法》（財政部第79號令）明確規(guī)定了單位在加強會計檔案管理工作方面的四個要求[6]，一是建立和完善會計檔案的分類收集、裝訂整理、保護保管、調(diào)取利用和鑒定銷毀等管理制度，二是保證會計檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，三是單位內(nèi)設的檔案管理部門和檔案工作人員負責管理本單位的會計檔案，單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。各單位主要負責人因為對會計檔案管理相關法規(guī)和規(guī)定不熟悉，實際工作中表現(xiàn)出對單位會計檔案管理缺乏前瞻性思路和想法，對會計檔案管理制度缺乏建設性意見和建議，對會計檔案管理工作重視程度常常不夠，會計檔案管理一般由財務人員兼職負責，對會計檔案管理人員的培訓工作較少做系統(tǒng)安排，缺少專業(yè)檔案管理或會計檔案管理方面的系統(tǒng)指導，尚未形成一套有效的監(jiān)督管理和評價體系。

2.公益一類事業(yè)單位制定的會計檔案管理制度與單位工作性質(zhì)和實際結合不夠緊密。我國各級各類事業(yè)單位屬性、資金來源和用途、主要收支渠道各異。如：按照職能定位，政府職能性部門和公共服務或純公益性部門，單位預算的各項收入和支出全部納入國家和各地財政預算進行管理，國家和各地財政部門對其收入和支出進行全面的管理和監(jiān)督;具有盈利性項目的部分事業(yè)單位，單位預算的各項收入和支出或僅部分納入國家和各地財政預算進行管理，或全部不納入國家和各地財政預算進行管理。實際工作中，無論是全部納入國家和各地財政預算管理的單位，還是部分納入或全部不納入國家和各地財政預算進行管理得單位，各單位主要關注資金來源、使用和管理，認為會計檔案管理工作是常規(guī)性工作，不會特別關注和給予重視。各單位或沒有制定符合自身實際的會計檔案管理制度，或制定的會計檔案管理制度，沒有緊密結合單位工作性質(zhì)和實際，在會計檔案的歸類整理、收集保存、保護利用和鑒定銷毀等環(huán)節(jié)存在不夠全面規(guī)范，與現(xiàn)有會計檔案管理相關法規(guī)不匹配或矛盾的情形。

行政事業(yè)單位會計檔案是記錄其各類經(jīng)濟活動和資金往來業(yè)務的重要財務核算依據(jù)，在加強財務工作自身管理和外部監(jiān)督、實施資金使用績效的自評價和外部評估、落實國家財政部門和上級主管部門責任審計、為地方及國家提供宏觀決策等方面具有不可替代的作用[7]。尤其是全額撥款的事業(yè)單位，主要資金來源是國家和地方各級財政撥款、各類科研資金和基金，用于公益和公共事業(yè)服務開支和調(diào)查研究等工作，各類科研資金和基金通常有專列的資金管理辦法或要求專戶管理。這類資金收支形成的會計檔案，要緊密結合相關要求，形成具有各自單位特色特點的會計檔案的歸類整理、收集保存、保護利用和鑒定銷毀等管理制度，在國家和相關基金方業(yè)務管理、績效評估和審計檢查時，能夠真實完整呈現(xiàn)資金使用的合理性、合規(guī)性和合法性等。

3.公益一類事業(yè)單位執(zhí)行會計檔案管理實際普遍存在軟硬件建設不足等諸多問題。我國的會計法、會計工作相關規(guī)范，以及會計檔案管理辦法等相關法律法規(guī)對會計檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但行政事業(yè)單位執(zhí)行會計檔案管理實際普遍存在軟硬件建設不足等諸多問題。主要表現(xiàn)為以下幾種情況：一是由于近年來我國事業(yè)單位改革，各單位檔案管理部門和人員變化頻繁，檔案移交缺乏監(jiān)督保障機制，不同歷史時期會計檔案的編制差異和保存介質(zhì)方式差異，影響檔案的完整性和統(tǒng)一性;二是檔案安全防護沒有達到相關要求，包括檔案庫房外墻結構的保溫、隔熱裝置，溫度和濕度是否符合要求及是否開展日常監(jiān)測檢查，是否具備防潮、防水、防日光及紫外線照射的裝置及是否開展日常維護，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等）和安全防范等設施設備是否健全及是否開展日常維護等;三是對檔案防護的具體內(nèi)容和要求不清楚，無論何種介質(zhì)的檔案資料，適當?shù)谋４鏃l件是保證檔案資料長期保存的基礎條件。當前，部分單位沒有制定檔案安全防護的相關制度并進行監(jiān)測、監(jiān)督和管理;四是檔案分級管理的制度和運行體系尚不完善，對不同載體或保存介質(zhì)的會計檔案的分類管理尚待加強，如音像、縮微、電子文件等非紙質(zhì)檔案保存庫房設計，除應符合相關規(guī)范的要求外，尚應根據(jù)其分級管理要求和介質(zhì)特性等特殊要求進行設計;五是沒有編制專門的會計檔案管理軟件，會計檔案管理信息化程度不高，大多數(shù)單位沒有考慮需要專人負責會計電子檔案的管理和保存，基本上都由財務會計人員本人兼職負責，隨著電算會計和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，相關電子資料的保存是保證會計檔案完整性的重要組成部分;六是保存時間達到10年以上或更久的會計檔案，其電子檔案，隨著存儲技術的發(fā)展和軟件的升級更替，存在失真、不兼容和不能在不同設備之間相互轉換的問題，其紙質(zhì)檔案，因相關單位工作人員調(diào)閱、單位和個人查詢很容易造成紙質(zhì)會計檔案破損遺失缺漏等情況的發(fā)生，給單位的財務管理帶來一些不確定因素和安全保障風險。以上客觀和主觀條件因素的變化是影響公益一類事業(yè)單位會計檔案管理的主要問題，一定程度上成為了財務管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位財務管理的質(zhì)量和水平。

綜上所述，在行政事業(yè)單位一定要高度重視會計檔案管理工作，各級檔案主管部門和行政事業(yè)單位系統(tǒng)內(nèi)部，要加強對單位主要負責人和財務負責人會計檔案管理相關法律法規(guī)的培訓，督促和指導各單位制定符合自身實際和特點的會計檔案管理制度，查找會計檔案管理工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，做好基礎設施建設，重視對于會計檔案管理人員的繼續(xù)教育和專項培訓，提升會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強化會計檔案管理信息化建設，加強資金投入，引進信息化管理實用技術，重視后期的維護工作，取得財務記賬信息化和憑證管理信息化同步發(fā)展，便捷檔案信息的查詢、利用和管理。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案行業(yè)標準 《檔案工作基本術語》（DA/T? 1-2000）.

[2]白曉亮.基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J]區(qū)域治理，2019，（34）：87-89.

[3]甘露.基于數(shù)據(jù)挖掘技術的檔案館信息快速分析算法研究[J]現(xiàn)代電子技術，2019，42（7）：32-34.

[4]尹小帆.行政事業(yè)單位檔案資產(chǎn)會計核算問題探討[J]連云港職業(yè)技術學院學報，2014，27（02）：23-26.

[5]《中華人民共和國檔案法》（2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂）.

[6]《會計檔案管理辦法》（財政部第79號令）.

[7]鄧紅春.淺析新時期行政事業(yè)單位會計檔案管理[J]四川勞動保障，2021（12）：28-29.

作者簡介：

李駿文（1968—），男，大專，助理館員，研究方向：會計檔案管理。