雷英

【摘要】市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，推動了各行各業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。在這一背景下，傳統(tǒng)出版社面臨的內(nèi)外部壓力越來越大。這要求出版社不僅應(yīng)該重點關(guān)注社會對出版行業(yè)提出的新要求，還應(yīng)該不斷調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理模式，以保證自身能夠適應(yīng)市場發(fā)展趨勢，實現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，出版社需要在財務(wù)工作中有意識地引進(jìn)ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行合理運用，以為自身發(fā)展注入新動力。文章概述了ERP系統(tǒng)對出版社財務(wù)工作的影響，介紹了出版社財務(wù)管理現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上探究ERP系統(tǒng)在出版社財務(wù)管理工作中的具體應(yīng)用情況。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；出版社；財務(wù)管理

【中圖分類號】F253.7

一、ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)是在20世紀(jì)中期由美國加特納公司提出的企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，并且是在制造資源計劃的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的一種面向供應(yīng)鏈的管理思想。其主要是借助計算機(jī)技術(shù)中的面向?qū)ο蠹夹g(shù)以及關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等信息產(chǎn)業(yè)成果，將企業(yè)的管理理念、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程以及人力和物力等資源在計算機(jī)程序中進(jìn)行有機(jī)整合，而形成的一套以ERP思想為核心的管理體系。在這個系統(tǒng)中，供應(yīng)鏈管理是其核心思想，將資金、物質(zhì)、技術(shù)以及人員等有形或者無形的資產(chǎn)都看作一種企業(yè)資源而對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。其主要強(qiáng)調(diào)的是在對企業(yè)各項資源進(jìn)行有效整合和控制的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)客戶、供應(yīng)商、制造商以及客戶信息的高度集成，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各供應(yīng)鏈的有效合作。

二、ERP系統(tǒng)對出版社財務(wù)工作的影響

出版社的財務(wù)管理具有突出的特性，為了滿足市場需求，出版社每年都要出版一定數(shù)量的新書，且每年都有大量書籍需要重復(fù)印刷，圖書種類逐年增加，累計數(shù)量十分龐大。圖書成本受圖書品類、工藝等因素的影響較大，財務(wù)工作的難度較高，另外，在出版社的成本構(gòu)成中，包含的內(nèi)容非常復(fù)雜，有稿費、編輯費、審讀費、校對費，還有紙張、印制、倉儲等生產(chǎn)成本，這類成本的結(jié)算期限普遍較長，甚至?xí)霈F(xiàn)成本費用還沒有結(jié)算，書籍就開始銷售甚至售空的情況，進(jìn)一步增加了成本核算的難度。為了有效應(yīng)對這些問題，出版社應(yīng)該積極引進(jìn)ERP系統(tǒng)并進(jìn)行有效應(yīng)用，以準(zhǔn)確把控圖書的整體生命周期，實現(xiàn)全流程管理，加強(qiáng)對圖書質(zhì)量的控制，將出版社的管理、業(yè)務(wù)以及財務(wù)等工作有機(jī)結(jié)合起來，促進(jìn)出版社管理水平的提升。最為重要的是，借助ERP系統(tǒng)的信息平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)多層次業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，讓財務(wù)人員能夠及時了解各項數(shù)據(jù)，有效提升財務(wù)工作質(zhì)量。

三、出版社財務(wù)管理工作現(xiàn)狀

（一）圖書的成本歸集不及時

一方面，出版社的成本構(gòu)成包含內(nèi)容相對繁雜，且結(jié)算周期相對較長，如印制費用通常情況下需要在印刷完成后的幾個月結(jié)算，而版稅經(jīng)常需要依據(jù)圖書的具體銷售數(shù)量來核算，圖書成本結(jié)算滯后，導(dǎo)致圖書成本歸集不及時，從而影響財務(wù)工作的正常開展。另一方面，圖書成本核算需要多部門參與，導(dǎo)致核算流程相對較長，如編審以及稿酬等費用結(jié)算由編輯部門（或總編辦）發(fā)起，圖書銷售信息由發(fā)行部門提供，印刷費的結(jié)算由印務(wù)部門負(fù)責(zé)，每個部門都配有專門系統(tǒng)，如發(fā)行使用批銷系統(tǒng)、總編辦使用稿費系統(tǒng)、財務(wù)部門使用用友系統(tǒng)，導(dǎo)致出版社各部門之間形成信息孤島。除此之外，財務(wù)部門通常在得到付款信息之后才能歸集成本，導(dǎo)致圖書成本歸集不及時，進(jìn)而造成主營成本結(jié)轉(zhuǎn)不及時、庫存圖書成本低估等問題。

（二）預(yù)收賬款收入確認(rèn)不及時

在以往的財務(wù)管理工作中，出納通常以銀行流水為依據(jù)對收款備查賬進(jìn)行登記，主要涉及收款時間、金額以及來款單位等信息，會計人員則依據(jù)具體收款情況在財務(wù)系統(tǒng)中做預(yù)收賬款。在日常財務(wù)工作中，需要財務(wù)部定期與發(fā)行部溝通收款及發(fā)貨情況，人工匹配款項和銷售數(shù)據(jù)。由于人工匹配不可避免地會存在疏漏，因此年底需要會計人員依據(jù)預(yù)收賬款的相關(guān)信息與發(fā)行部進(jìn)行對賬清理，并補(bǔ)開相關(guān)發(fā)票。通常情況下，出版社以發(fā)票信息為依據(jù)來確認(rèn)具體收入，因此如果財務(wù)和發(fā)行兩個部門不能及時展開協(xié)作，在確認(rèn)預(yù)收賬款時則需要財務(wù)與發(fā)行人員主動發(fā)起，這導(dǎo)致每年出版社都會出現(xiàn)預(yù)收賬款處理不及時的情況。

（三）具體庫存不明確

早期發(fā)行部使用單機(jī)版的批銷系統(tǒng)，其他部門無法了解具體的發(fā)貨、在途及庫存數(shù)據(jù)，加上退貨入庫不及時，年末在途詢證函、回函率低等，導(dǎo)致財務(wù)部、辦公室以及發(fā)行部在聯(lián)合開展清查和盤點工作時，系統(tǒng)呈現(xiàn)的庫存數(shù)量與實際庫存量之間存在偏差。這主要是因為出版社的圖書存放地點相對較多，除了主倉庫外，部分圖書在印制完成之后不放入主倉而是寄放在印廠，還有部分圖書完成印制之后直接由印廠發(fā)貨給渠道商或客戶，導(dǎo)致系統(tǒng)不能有效統(tǒng)計圖書的準(zhǔn)確數(shù)量，因此在進(jìn)行盤點清查時需要與人工清查方式相結(jié)合。在這個過程中，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差，將不能及時確認(rèn)原因。圖書是出版社的重要資產(chǎn)，具體數(shù)量如果不能及時確認(rèn)，不僅會為其帶來一定的經(jīng)營風(fēng)險，還會給審計工作帶來一定風(fēng)險。尤其是出版社一般為國有企業(yè)，圖書管理不善容易增加國有資產(chǎn)流失風(fēng)險。因此，亟須引進(jìn)新系統(tǒng)對圖書的發(fā)貨、退貨以及庫存等信息進(jìn)行精確核算。

四、ERP系統(tǒng)在出版社財務(wù)管理工作中的應(yīng)用

（一）在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程方面的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)在出版社財務(wù)管理工作中的良好應(yīng)用，不僅能優(yōu)化其業(yè)務(wù)流程，還能為內(nèi)部管理工作提供良好支撐。ERP系統(tǒng)具有較高的整合性，其模塊設(shè)計形式能有效增強(qiáng)出版社的應(yīng)對能力，因此這一系統(tǒng)在出版社中的合理應(yīng)用，能夠?qū)⒏鞑块T緊密聯(lián)系起來，助力出版社經(jīng)濟(jì)效益的提升。首先，在出版社合理應(yīng)用這一系統(tǒng)，能夠借助其整合優(yōu)勢，構(gòu)建一體化信息平臺，進(jìn)而實現(xiàn)各模塊信息的有效整合和數(shù)據(jù)共享，為出版社分析和預(yù)測市場發(fā)展趨勢提供有力的數(shù)據(jù)支撐。其次，在圖書編輯環(huán)節(jié)，對于稿費、校對費以及編審費的相關(guān)支出信息，財務(wù)人員能夠及時利用卡片進(jìn)行更新，以保證編輯、財務(wù)以及校對等人員之間各項財務(wù)數(shù)據(jù)的交流和共享。再次，在印刷出版環(huán)節(jié)，財務(wù)人員能夠依據(jù)卡片信息及時獲取圖書發(fā)印及入庫信息，從而督促相關(guān)人員完成圖書成本費用核定，及時歸集成本，進(jìn)而為圖書訂閱提供便利。最后，業(yè)務(wù)人員借助ERP系統(tǒng)，能夠及時獲取圖書的預(yù)算以及成本信息，并及時開展復(fù)核工作，進(jìn)而有效控制圖書成本。

（二）在財務(wù)分析和績效考核中的應(yīng)用

出版社由于其產(chǎn)品的特殊性，每年新出版圖書成百上千種。而每一種圖書的實際成本也各不相同，即使同一種書也可能因銷售渠道的不同導(dǎo)致折扣不完全一致，這就造成同一種圖書銷售相同冊數(shù)產(chǎn)生的收入和成本卻不盡相同（成本會因合同履約成本不一致而產(chǎn)生差異）。加上歷年出版的圖書照常銷售，每年常銷的圖書品種繁多，成本核算極其復(fù)雜，很難實現(xiàn)單本書經(jīng)濟(jì)效益的準(zhǔn)確核算，導(dǎo)致財務(wù)管理無法做到精細(xì)化，通過財務(wù)分析也很難找出影響出版社發(fā)展的痛點。引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，每本書的收入和成本由系統(tǒng)自動歸集，不僅準(zhǔn)確性大大提高，而且通過圖書成本效益卡片能直觀地看到單本書的各項數(shù)據(jù)信息，包括印數(shù)、發(fā)貨及退貨數(shù)量、收入、成本、銷售毛利等，讓整個流程上的所有人員都能做到對圖書經(jīng)濟(jì)效益情況心中有數(shù)。財務(wù)人員通過分析圖書數(shù)據(jù)，能篩選出經(jīng)濟(jì)效益較差的圖書，而企業(yè)管理層在充分考量圖書的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益之后，也能夠合理做出是否繼續(xù)出版或加印的決策。

引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，出版社的績效考核得以進(jìn)一步改進(jìn)，可以合理引進(jìn)與社會效益和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)的各項考核指標(biāo)，并根據(jù)出版社發(fā)展定位分別賦以不同權(quán)重，在促進(jìn)出版業(yè)務(wù)發(fā)展的同時，助力出版社戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。

（三）在收入確認(rèn)及庫存管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)能有效提高庫存管理水平。借助ERP系統(tǒng)中的發(fā)行模塊可以更好地開展圖書的盤點、出入庫以及退貨等工作。當(dāng)工作人員將圖書送至倉庫后，管理人員要在系統(tǒng)中查找圖書的印刷信息，確認(rèn)無誤后辦理相關(guān)入庫手續(xù)，進(jìn)而完善圖書的庫存及在途管理流程，有效堵塞管理漏洞。ERP系統(tǒng)也可協(xié)助分倉庫開展盤點工作，方便相關(guān)人員及時了解和管理每個倉庫的具體情況，即便相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異，也可有針對性地進(jìn)行處理。

借助ERP系統(tǒng)能提高收入確認(rèn)的準(zhǔn)確性及效率。負(fù)責(zé)銷售的圖書發(fā)行人員在接到訂單后，在發(fā)行模塊中將發(fā)貨審批單填寫完整，交由部門主任審核，審核通過后將其傳送至倉庫管理員，由倉管員發(fā)貨。結(jié)算時原發(fā)行人員在ERP系統(tǒng)選定需要結(jié)算的發(fā)貨單提交開票申請，經(jīng)發(fā)行部主任審核后由相關(guān)會計人員開票，進(jìn)而完成整套銷售工作。出版社會計對發(fā)票及對應(yīng)的發(fā)貨單核對無誤后記賬，收入憑證自動傳遞至財務(wù)系統(tǒng)，至此該項銷售完成財務(wù)與業(yè)務(wù)的無縫對接。

（四）在成本核算中的應(yīng)用

圖書編輯借助ERP系統(tǒng)的編務(wù)模塊，能夠錄入并管理選題立項、發(fā)稿、成書以及合同等信息，同時生成每本圖書的專屬卡片，為圖書后期的發(fā)行和印制提供有效的信息支撐。印刷人員通過系統(tǒng)中的印務(wù)模塊，利用圖書名稱、作者或書號等信息能夠搜索與之相對應(yīng)的卡片，并及時錄入圖書的版次、版型、印次以及出版日期等相關(guān)信息。財務(wù)人員應(yīng)用核定和支付等功能，順利完成圖書成本費用的審核、歸集，還可以設(shè)置或者修改成本預(yù)算。借助ERP系統(tǒng)，不僅能歸集和結(jié)轉(zhuǎn)圖書相關(guān)成本，還能實時獲得單本圖書的成本數(shù)據(jù)。圖書出版后，其相關(guān)的成本數(shù)據(jù)即基本確定，責(zé)任編輯按照與作者約定的稿酬標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編務(wù)費用核定，印務(wù)人員根據(jù)印刷合同約定的印制成本金額進(jìn)行印務(wù)費用核定，系統(tǒng)則將這些成本信息自動劃分到對應(yīng)的圖書卡片中，以此為依據(jù)歸集圖書成本，并于每月末按照出版印張數(shù)分配編錄經(jīng)費，最終按照印刷正量計算出每種書的單位成本。圖書完成銷售后，系統(tǒng)根據(jù)銷售數(shù)量自動計算出對應(yīng)的銷售成本從而生成主營成本結(jié)轉(zhuǎn)單，每月末成本會計對數(shù)據(jù)審核無誤后記賬，生成主營成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證并傳遞至財務(wù)系統(tǒng)。流程上的相關(guān)人員都能借助ERP系統(tǒng)查詢每種圖書的成本信息，為選題提供有效的信息支撐，還能分析實際的成本定價與預(yù)算的差異，通過對具體差異原因的分析來進(jìn)一步研究成本可控區(qū)間，進(jìn)而促進(jìn)出版社整體效益的提升。

（五）在預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款方面的應(yīng)用

出版社開展財務(wù)管理工作時，通過ERP發(fā)行模塊與財務(wù)應(yīng)收和預(yù)收模塊的良好銜接，提升出版社在應(yīng)收和預(yù)收賬款方面的管理能力。如ERP系統(tǒng)，財務(wù)人員能夠?qū)?yīng)收、預(yù)收賬款與客戶管理模塊匹配，這一模塊中不僅涉及客戶的基礎(chǔ)資料，還包含折扣、信用額度以及來款明細(xì)等內(nèi)容，二者相匹配可為針對性地開展財務(wù)管理提供便利。同時，借助這項系統(tǒng)功能，財務(wù)人員能夠有效管理客戶群體，并在系統(tǒng)中直接標(biāo)注客戶的應(yīng)收或者預(yù)收款項，這就使得在規(guī)定時間內(nèi)明確每一項賬款的實際情況變得非常便利，在很大程度上減少了人工核對的工作量，有效提升了財務(wù)管理工作的開展效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，在市場競爭日益激烈的當(dāng)下，出版社要想不斷提升行業(yè)競爭力，需要重視自身財務(wù)管理工作。但是，受以往管理理念和方式的影響，出版社在財務(wù)管理方面存在一定問題，嚴(yán)重阻礙了出版社的良好發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的逐步推進(jìn)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)逐漸得到財務(wù)人員的重視，并在財務(wù)工作中得到良好應(yīng)用。因此，出版社需要在財務(wù)管理工作的開展過程中充分利用ERP系統(tǒng)，以增強(qiáng)出版社各部門之間的聯(lián)系，強(qiáng)化各項信息數(shù)據(jù)的共享，增強(qiáng)財務(wù)管理的有效性，提升出版社的行業(yè)競爭力。

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