淺談榮譽(yù)檔案的創(chuàng)新管理

文/上海中國航海博物館 賴娜

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，榮譽(yù)檔案特別是榮譽(yù)信息的利用價值越來越高，但是，榮譽(yù)檔案管理方面的國家標(biāo)準(zhǔn)缺乏，各單位對集體榮譽(yù)和個人榮譽(yù)管理方式相對落后，不能滿足于當(dāng)前榮譽(yù)信息利用的需求。因此，如何做好單位的榮譽(yù)檔案管理工作，具有重要的研究價值。

一、榮譽(yù)檔案概述

（一）榮譽(yù)檔案的定義。榮譽(yù)檔案的定義可以概括為單位各項(xiàng)工作中個人或集體所取得的優(yōu)異成績，得到上級、同級領(lǐng)導(dǎo)或部門的稱贊、表彰或獎勵所獲得的獎?wù)?、獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、證書等各種形式的文件及實(shí)物。榮譽(yù)檔案記載每個歷史時期、階段單位各個領(lǐng)域所取得的成績，再現(xiàn)全體工作者奮力拼搏的風(fēng)采，是單位檔案的重要組成部分，真實(shí)反映單位的歷史足跡。榮譽(yù)檔案是單位檔案的重要組成部分，也是單位在各項(xiàng)管理工作中已經(jīng)辦理完畢的具有重要保存價值的一手材料。

（二）榮譽(yù)檔案的特點(diǎn)。1.榮譽(yù)實(shí)物分類豐富，保存方式繁雜。按照載體形式不同，榮譽(yù)實(shí)物可以分為獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、證書等形式；按照獎勵內(nèi)容不同，榮譽(yù)又可分為競賽等級排名、授予榮譽(yù)稱號或特色稱號、榮譽(yù)基地等多種類型；按照獎勵對象可以分為集體榮譽(yù)和個人榮譽(yù)；按照獎勵級別，可以分為國家級、省市級、區(qū)縣級及區(qū)縣級以下。2.榮譽(yù)檔案分類復(fù)雜，保管難度較大。根據(jù)榮譽(yù)檔案的形成過程分析，榮譽(yù)檔案歸檔范圍包括收到榮譽(yù)申報通知、組織和提交榮譽(yù)申報材料、榮譽(yù)評審、結(jié)果公示以及榮譽(yù)獎勵實(shí)物、榮譽(yù)證書、新聞宣傳等7個階段，其過程中收集的通知、申報表、公示文件等檔案納入文書檔案，榮譽(yù)獎杯、獎牌、證書等屬于實(shí)物檔案，如有電子照片、光盤則需納入電子照片和特種載體管理。為方便查詢，各種類型的檔案載體之間需建立關(guān)聯(lián)互見，而個人榮譽(yù)原件一般歸個人保管，其復(fù)印件和相關(guān)材料納入人事檔案管理。

二、榮譽(yù)檔案的價值

榮譽(yù)檔案作為檔案的一種類型，是本單位在各項(xiàng)管理工作中已經(jīng)辦理完畢的具有重要保存價值的一手材料。

（一）檔案價值。榮譽(yù)檔案作為單位檔案的一部分，記錄和反映了單位自創(chuàng)建起的每個歷史階段在各個領(lǐng)域所取得的成績，再現(xiàn)當(dāng)時全體工作者的奮力拼搏精神，是單位檔案的重要組成部分，真實(shí)反映單位的歷史足跡。榮譽(yù)檔案具有檔案的原始性價值。

（二）信息價值。被授予榮譽(yù)是上級部門對集體或個人在某一階段或某一領(lǐng)域所做出成就的總結(jié)和成績的肯定，單位在擬寫年度報告、工作總結(jié)及數(shù)據(jù)匯報等工作時，都會將榮譽(yù)數(shù)據(jù)作為重要的素材。比如，《上海中國航海博物館2020年工作總結(jié)》中描述上海中國航海博物館2020年“獲得中央、部（市）、區(qū)級等集體榮譽(yù)17項(xiàng)、個人獎勵23項(xiàng)，成功創(chuàng)建‘國家一級博物館’、第六屆‘全國文明單位’”。同時，個人榮譽(yù)也是個人年度總結(jié)、再申報個人榮譽(yù)、人事檔案的重要信息素材。

（三）宣傳價值。榮譽(yù)展示是本單位宣傳工作的一部分，用以展示本單位的精神風(fēng)貌。一般單位在正門或者大廳醒目位置設(shè)置榮譽(yù)墻，用以展示本單位近年來榮獲的重要的榮譽(yù)和稱謂。此外，對于一些榮譽(yù)評定后需宣傳以告知廣大群眾知曉并接受廣大群眾監(jiān)督，相關(guān)榮譽(yù)管理辦法會列出懸掛展示要求。比如，上海市民政局2020年12月9日印發(fā)修訂后的《上海市公益基地創(chuàng)建與管理辦法》中規(guī)定“第八條（標(biāo)識管理）公益基地實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)識，被命名的公益基地應(yīng)當(dāng)在顯著位置放置公益基地標(biāo)識，標(biāo)識由市民政局統(tǒng)一規(guī)定”。

（四）激勵價值。個人榮譽(yù)不僅是對個人在某項(xiàng)工作中的肯定評價，而且這些個人榮譽(yù)也將作為員工考評、職稱評定、職務(wù)晉升的參考憑據(jù)，對個人具有雙重激勵價值。團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)一般存放在相關(guān)部門，比如上海中國航海博物館“牛莊燈船”搶救性保護(hù)修復(fù)工作小組榮獲“2020年度上海市交通委青年突擊隊(duì)”，牌匾在單位藏品修復(fù)部展示。一方面，是對該部門在“牛莊燈船”修復(fù)工作中奮斗拼搏的總結(jié)性反饋；另一方面，是激勵本部門在后續(xù)工作中繼續(xù)發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗、克難攻堅(jiān)的精神。

三、榮譽(yù)檔案管理存在的問題

（一）榮譽(yù)檔案管理規(guī)范缺失。截至目前，國家相關(guān)部門沒有出臺榮譽(yù)檔案及相關(guān)實(shí)物類檔案的管理辦法。隨著各單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，獲得的榮譽(yù)類型和數(shù)量都不斷增多，在缺乏榮譽(yù)檔案相關(guān)管理規(guī)范的指導(dǎo)下，單位榮譽(yù)檔案管理思路存在各種問題，造成榮譽(yù)檔案的歸檔范圍界定不清，甚至管理失控。目前，將榮譽(yù)檔案納入管理的單位大多保存集體榮譽(yù)實(shí)物本體，但榮譽(yù)實(shí)物本體所能反映的榮譽(yù)信息是很少的，缺少榮譽(yù)評定文件支撐的榮譽(yù)信息無從查看。

（二）榮譽(yù)檔案管理方式落后。對于集體榮譽(yù)，部分單位根據(jù)實(shí)際工作情況制訂榮譽(yù)管理相關(guān)制度，比較常見的是將榮譽(yù)和印章、紀(jì)念品等合并作為實(shí)物檔案管理，其具體操作停留在著錄題名、來源單位、地點(diǎn)、時間、保管期限、互見號、存放地點(diǎn)等基本信息，沒有考慮到榮譽(yù)檔案的利用價值和信息價值。另有部分單位因缺少榮譽(yù)檔案管理制度，造成榮譽(yù)檔案管理失控。一般情況下，個人榮譽(yù)的獎勵證書原件由個人管理，重要個人榮譽(yù)證書復(fù)印件由單位人事管理部門歸入人事檔案管理。但是，個人榮譽(yù)的獲得也是依托單位的工作內(nèi)容，個人榮譽(yù)是反映本單位工作成績的重要依據(jù)，但榮譽(yù)證書復(fù)印件不能反映榮譽(yù)評定的全過程。隨著人事的變動，在缺乏管理的前提下造成重要的個人榮譽(yù)信息缺失，也失去了后續(xù)相關(guān)工作的參考價值。

（三）榮譽(yù)檔案信息收集困難。按照實(shí)物檔案管理規(guī)范，榮譽(yù)檔案著錄信息包括題名、來源單位、地點(diǎn)、時間、保管期限、互見號、存放地點(diǎn)等。一方面，榮譽(yù)檔案的利用是榮譽(yù)實(shí)物圖片的呈現(xiàn)；另一方面，是榮譽(yù)的信息利用。比如“上海市博物館運(yùn)營數(shù)據(jù)”要求統(tǒng)計(jì)市級以上榮譽(yù)的數(shù)量及名稱，“上海市文明單位評定”要求提供已經(jīng)獲得市級文明單位的次數(shù)，中國航海博物館以PPT形式向上級匯報工作時會展示單位重要榮譽(yù)照片，等等。這些信息顯然超過榮譽(yù)檔案著錄信息內(nèi)容。榮譽(yù)檔案管理的目的之一是利用，榮譽(yù)檔案管理要充分考慮榮譽(yù)檔案信息收集的全面性，以便于實(shí)際利用。

四、加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的具體措施

（一）加強(qiáng)榮譽(yù)檔案收集意識。對于一個單位來說，其團(tuán)隊(duì)的每一位成員或組成的小團(tuán)體都可能獲得不同的榮譽(yù)，做好榮譽(yù)檔案收集具有一定的困難。因此，單位一定要加強(qiáng)榮譽(yù)檔案歸檔意識，讓每一位工作人員都了解榮譽(yù)檔案歸檔的內(nèi)容、重要性，做好榮譽(yù)評定前通知和申報材料的收集，以及榮譽(yù)評定后公示材料的收集。通過增強(qiáng)個人檔案意識，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案應(yīng)歸盡歸。

（二）完善榮譽(yù)檔案管理制度。一方面，完善榮譽(yù)檔案管理制度需要依托國家相關(guān)部門出臺指導(dǎo)意見；另一方面，各單位需要制定符合本單位實(shí)際情況的相關(guān)管理制度。制度的內(nèi)容包括明確檔案歸檔范圍，檔案信息著錄字段屬性，相應(yīng)實(shí)物和圖片信息要求以及榮譽(yù)檔案整理、保管、利用等方面，避免管用分離。

（三）豐富榮譽(yù)檔案信息資源。榮譽(yù)檔案管理的目的是利用，在榮譽(yù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中，比較常見的是區(qū)分等級，比如統(tǒng)計(jì)國家級榮譽(yù)、省市級榮譽(yù)數(shù)量。所以在榮譽(yù)檔案歸檔時，其檔案信息數(shù)據(jù)要登記齊全完整準(zhǔn)確，以便于統(tǒng)計(jì)利用。此外，單位在向上級匯報工作或向社會公眾宣傳時，一般會通過文圖結(jié)合的方式，所以榮譽(yù)檔案管理不僅包括實(shí)物管理，還應(yīng)滿足現(xiàn)代化信息管理，對實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化。因此，榮譽(yù)檔案信息管理可以通過單位引入檔案信息系統(tǒng)，設(shè)定榮譽(yù)檔案管理模塊，登記著錄信息數(shù)據(jù)字段，并鏈接榮譽(yù)檔案數(shù)字化資源。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，榮譽(yù)信息共享十分便捷，做好榮譽(yù)檔案信息收集有以下優(yōu)勢：一方面，可以避免榮譽(yù)檔案管理和榮譽(yù)檔案統(tǒng)計(jì)的重復(fù)勞動；另一方面，可以確保在榮譽(yù)信息利用時圖文并茂、信息準(zhǔn)確。

（四）創(chuàng)新榮譽(yù)檔案管理方式。我國檔案“集中統(tǒng)一”的管理原則，基于榮譽(yù)實(shí)體載體形式豐富，榮譽(yù)檔案載體不同，在互聯(lián)網(wǎng)時代，各單位要創(chuàng)新榮譽(yù)檔案管理方式。第一，榮譽(yù)信息要集中統(tǒng)一。各部門在工作中獲得榮譽(yù)后，要及時將榮譽(yù)信息匯總到檔案員，評定榮譽(yù)的檔案材料和榮譽(yù)結(jié)果要及時移交檔案管理部門。第二，榮譽(yù)實(shí)體集中。單位可以通過榮譽(yù)室、榮譽(yù)墻等方式展示榮譽(yù)，部門可以通過在榮譽(yù)室舉辦各種活動以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的向心力。第三，對于重要的個人榮譽(yù)，可以通過協(xié)商等方式將其收入單位檔案室保管和展示，以保存重要信息。

（五）搭建榮譽(yù)信息管理板塊。互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案信息系統(tǒng)是博物館智能化發(fā)展的必然要求。在檔案信息系統(tǒng)中搭建榮譽(yù)信息管理板塊，不僅可以實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)信息及時登記，榮譽(yù)照片及時上傳，與榮譽(yù)申報過程中的相關(guān)文件建立關(guān)聯(lián)。同時，在榮譽(yù)信息利用時，通過檔案信息系統(tǒng)更方便獲取。甚至有些單位的檔案信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)直接嵌入，可以建立網(wǎng)上榮譽(yù)墻以展示本單位重要的集體或個人榮譽(yù)。