同濟(jì)醫(yī)院后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)

陳思婷 呂秋璇

摘要：隨著人們對醫(yī)療條件的追求越來越高，醫(yī)院等醫(yī)療機(jī)構(gòu)也越來越龐大，醫(yī)院后勤管理系統(tǒng)需要不斷升級以適應(yīng)新形勢下的醫(yī)院管理模式，達(dá)到降低成本，提高效率的目的。華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院通過建設(shè)后勤綜合運(yùn)維管理平臺，集成醫(yī)療設(shè)備管理、人員管理、績效管理和工程管理等基礎(chǔ)功能，在降低了管理成本的同時，極大提高了醫(yī)院的管理能力和運(yùn)行效率，為醫(yī)院快速平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)提供了堅實后盾。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院后勤信息化；信息化；平臺建設(shè)

一、引言

現(xiàn)代醫(yī)院呈現(xiàn)出多院區(qū)、多職員、多病患的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以維系如此龐大系統(tǒng)的正常運(yùn)行。將現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理科學(xué)融合，應(yīng)用在醫(yī)院后勤管理信息系統(tǒng)上，建立涵蓋后勤所有服務(wù)、輻射后勤所有數(shù)據(jù)、統(tǒng)籌三個院區(qū)后勤所有業(yè)務(wù)的后勤綜合運(yùn)維管理平臺，有利于推進(jìn)智慧后勤和綠色后勤建設(shè)[1]。同濟(jì)醫(yī)院打造的后勤管理信息系統(tǒng)平臺，推動了后勤精細(xì)化管理水平不斷提升；通過科學(xué)管理工具分析應(yīng)用數(shù)據(jù)，促進(jìn)了后勤氛圍向?qū)W習(xí)型和研究型轉(zhuǎn)變；有效提升了服務(wù)效能。

二、醫(yī)院后勤信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)涵和意義

2019年3月，國家衛(wèi)健委首次明確界定智慧醫(yī)院的范圍，主要包括以下三個方面：一、面向醫(yī)務(wù)人員的以電子病歷為核心的智慧醫(yī)療；二、面向患者的智慧服務(wù)；三、面向醫(yī)院管理者的智慧管理。2021年《政府工作報告》明確要求促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”規(guī)范發(fā)展[2]。由此可見，推進(jìn)醫(yī)院信息化管理，是新時代的大勢所趨。醫(yī)院智慧管理作為“三位一體”智慧醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，其戰(zhàn)略價值主要體現(xiàn)在提升服務(wù)效能和服務(wù)滿意度、減員增效降低運(yùn)營成本、實現(xiàn)后勤管理科學(xué)化和精準(zhǔn)化、強(qiáng)化外包服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督以及保障安全生產(chǎn)與安全運(yùn)維等五大方面[3]。醫(yī)院后勤屬于醫(yī)院智慧管理的一個重要組成部分，醫(yī)院智慧管理分級評估標(biāo)準(zhǔn)體系包含設(shè)備設(shè)施管理、運(yùn)行保障管理、安全保衛(wèi)管理、醫(yī)療廢物管理、樓宇管控等后勤服務(wù)管理[4]。

醫(yī)院后勤信息化通過梳理后勤工作過程中完整的工作流，將各種獨(dú)立的工作進(jìn)行整合，以信息管理鏈的方式實現(xiàn)工作流程閉環(huán)控制，通過規(guī)范化重組最終達(dá)到改善工作流程提高工作效率的目的[5]。利用現(xiàn)代先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，打造醫(yī)院后勤信息化管理平臺，全方位全范圍管理和監(jiān)控醫(yī)院整體運(yùn)行過程。這對提高醫(yī)院運(yùn)行效率、優(yōu)化資源利用、強(qiáng)化人員管理和提高患者服務(wù)滿意度等方面有著極其重要的現(xiàn)實意義。

三、同濟(jì)醫(yī)院后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)

同濟(jì)醫(yī)院目前有三個院區(qū)，分別為同濟(jì)醫(yī)院主院區(qū)、光谷院區(qū)和中法新城院區(qū)，形成了一體兩翼的發(fā)展格局，目前在職員工9800名，編制病床5613張，62個臨床、醫(yī)技科室。龐大的系統(tǒng)加上醫(yī)院機(jī)構(gòu)的特殊性，給后勤系統(tǒng)管理帶來了不小的壓力，醫(yī)院一直在探索新的后勤管理發(fā)展模式，積極推行后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)。醫(yī)院遵循“頂層設(shè)計、分步實施、逐步完善”的建設(shè)思路，建設(shè)后勤調(diào)度中心、數(shù)據(jù)中心和運(yùn)維管理平臺，實現(xiàn)后勤精細(xì)化管理。同濟(jì)醫(yī)院高度重視平臺建設(shè)過程，投入大量包括人、財、軟件和硬件設(shè)施等資源，則成相關(guān)部門進(jìn)行全面需求調(diào)研，大力進(jìn)行使用推廣和持續(xù)優(yōu)化，使平臺建設(shè)逐步完善。

平臺系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示，設(shè)計四個應(yīng)用層、服務(wù)層、網(wǎng)絡(luò)層和設(shè)備層四個層級，包含七大模塊20多個細(xì)分功能，七大模塊分別是：后勤一站式報修服務(wù)、設(shè)備全生命周期管理、機(jī)電設(shè)備運(yùn)行監(jiān)控、放射診療醫(yī)療設(shè)備管理、能耗監(jiān)管模塊、醫(yī)用被服芯片管理、工程管理。系統(tǒng)共分為五期分步上線，受眾主要面向醫(yī)院內(nèi)部員工，可同時在PC端和移動端使用，方便快捷。

基于多院區(qū)模式的扁平化的一站式后勤服務(wù)支持電話、手機(jī)和網(wǎng)頁等多渠道報修受理方式，業(yè)務(wù)涵蓋了空調(diào)、配電、熱力、供氧吸引、電梯維修等全部后勤報修場景。平臺打造基于閉環(huán)管理理念的后勤一站式維修管理模式，在臨床科室、后勤一站式服務(wù)中心和維修班組三者之間實現(xiàn)維修進(jìn)度和反饋評價雙向閉環(huán)。通過無紙化辦公的方式實現(xiàn)報修全流程節(jié)點(diǎn)管控，確保維修服務(wù)的及時性，提高了維修服務(wù)的高效性。在成本控制方面，維修材料與維修訴求單自動關(guān)聯(lián)，通過條形碼實現(xiàn)出入庫管理，防止流失濫用的現(xiàn)象；規(guī)范的后勤服務(wù)計價標(biāo)準(zhǔn)和維修款報賬流程減輕了費(fèi)用核算的工作量；話務(wù)數(shù)據(jù)和接線員KPI指標(biāo)考核，調(diào)動了工作人員的積極性。統(tǒng)計報表功能方便了后期復(fù)盤和人員考核。

設(shè)備全生命周期管理涵蓋設(shè)備維修、設(shè)備巡檢、設(shè)備保養(yǎng)和機(jī)電運(yùn)行監(jiān)控等四大基本功能。設(shè)備維修數(shù)據(jù)庫記錄了維修記錄、維修費(fèi)用、維修質(zhì)保期和維修臺賬等基本內(nèi)容，做到有案可查。設(shè)備巡檢管理制定了標(biāo)準(zhǔn)化的巡檢線路、可衡量的巡檢內(nèi)容和即時化的巡檢結(jié)果，利用PDA巡檢保障設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，降低了設(shè)備故障率。設(shè)備保養(yǎng)管理設(shè)置了周期性的設(shè)備保養(yǎng)計劃，自動提醒和手機(jī)上傳保養(yǎng)內(nèi)容有效提高了設(shè)備的安全性、可用性和可靠性。機(jī)電運(yùn)行監(jiān)控平臺涵蓋了鍋爐系統(tǒng)、液氧系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、配電系統(tǒng)和電梯系統(tǒng)，利用傳感器技術(shù)搭建機(jī)電運(yùn)行監(jiān)控平臺，改善運(yùn)行模式，降低了運(yùn)行維護(hù)的成本。

建筑能耗監(jiān)管平臺覆蓋全院25棟大樓，實時掌握各科室的水、電、氣能耗和費(fèi)用信息，實現(xiàn)醫(yī)院各科室能源成本核算，并以此指導(dǎo)各種相關(guān)設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)。平臺通過該功能成功定位了醫(yī)院漏水點(diǎn)，并且以實際數(shù)據(jù)指導(dǎo)調(diào)整供暖季送暖溫度。

耗材管理平臺實現(xiàn)基于“淘寶模式”低值耗材閉環(huán)管理流程和建立高值耗材信息化全流程閉環(huán)管理流程，建立耗材信息化全流程閉環(huán)管理方案，引入耗材智能化管理，實現(xiàn)可視化數(shù)據(jù)分析與看板管理。

平臺通過安裝物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)采集器，采用圖像識別技術(shù)實時識別CT類設(shè)備、MR類設(shè)備和ECT類設(shè)備狀態(tài)和工作信息，并與醫(yī)院信息系統(tǒng)對接，融合多信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)基于物聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)療設(shè)備信息化管理。搭建的醫(yī)療設(shè)備智慧管理云平臺，與HRP資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)設(shè)備信息同步更新，與后勤運(yùn)維平臺無縫對接，直觀展示設(shè)備使用狀態(tài)和績效分析。

醫(yī)用織物采用RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別技術(shù)）實現(xiàn)其芯片化管理。相比傳統(tǒng)的人工清點(diǎn)，PDA清點(diǎn)可實現(xiàn)不拆包批量清點(diǎn)，手寫單據(jù)到打印單據(jù)的替換只管準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)云端化幫助洗滌部門提前安排生產(chǎn)和同步配貨，配貨品種規(guī)格實現(xiàn)精細(xì)化管理。與此同時，芯片化可以實現(xiàn)織物流轉(zhuǎn)信息全程追蹤，明晰界定丟失責(zé)任，降低丟失率。醫(yī)用織物定期盤點(diǎn)為優(yōu)化織物管理模式提供數(shù)據(jù)支持，數(shù)據(jù)統(tǒng)計可為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

智能醫(yī)廢系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)療廢物從產(chǎn)生到處置的全流程管理，杜絕流失。利用帶標(biāo)識碼的扎帶對醫(yī)廢垃圾袋進(jìn)行封口，全程追溯。數(shù)據(jù)一鍵上傳，過磅自動計重，監(jiān)控及報警數(shù)據(jù)推送至手機(jī)APP。GPS監(jiān)控路途重量改變，鎖定時間、地點(diǎn)、重量等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行異常報警。確保了醫(yī)療廢物安全轉(zhuǎn)運(yùn)處理。

以上七大模塊基本涵蓋了同濟(jì)醫(yī)院后勤所有業(yè)務(wù)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和管理科學(xué)的技術(shù)手段，通過信息關(guān)聯(lián)、工作流程優(yōu)化、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)整合等舉措，將復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行抽絲剝繭，摒棄了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理方式低效溝通、信息傳遞慢、流程開環(huán)等缺點(diǎn)，去除了與業(yè)務(wù)本身無關(guān)的一些工作量，達(dá)到了降低業(yè)務(wù)成本、提高工作效率、明確責(zé)任界限、透明工作流程的目的。平臺為同濟(jì)醫(yī)院平穩(wěn)穩(wěn)定運(yùn)行提供了堅實后盾。

四、后勤管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)和優(yōu)勢

同濟(jì)醫(yī)院后勤管理信息系統(tǒng)總結(jié)來看具有五大特點(diǎn)和優(yōu)勢。

如圖2所示為平臺數(shù)據(jù)系統(tǒng)，利用強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，存儲了房屋、設(shè)備、人員、話務(wù)、經(jīng)費(fèi)卡等基本信息，在業(yè)務(wù)上通過流程和制度的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實現(xiàn)了全院全員后勤業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，提高了組織運(yùn)作的效率。

平臺建設(shè)過程中，制定標(biāo)準(zhǔn)化的編碼規(guī)則，確保數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一；通過人員信息關(guān)聯(lián)原人事系統(tǒng)、經(jīng)費(fèi)卡信息關(guān)聯(lián)原財務(wù)系統(tǒng)等方式，實現(xiàn)歸口管理，達(dá)到數(shù)據(jù)來源一致；針對系統(tǒng)中使用到的現(xiàn)實名稱（如1號樓（老住院部））進(jìn)行統(tǒng)一，確保信息規(guī)整。

涉及的業(yè)務(wù)流程根據(jù)后勤標(biāo)準(zhǔn)化工作指南中的工作內(nèi)容及工作流程為原型固化信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，并且在實踐過程中根據(jù)持續(xù)優(yōu)化的業(yè)務(wù)流和工作流反饋修編服務(wù)指南。

利用自主產(chǎn)權(quán)的程控交換機(jī)打造統(tǒng)一的話務(wù)通信系統(tǒng)，多家運(yùn)營商同時接入，目前已有5000門辦公電話座機(jī)與10000個移動電話用戶接入，使用短號免費(fèi)互通互撥。

與此同時，程式化的數(shù)據(jù)鏈提供的數(shù)據(jù)查詢功能為查詢業(yè)務(wù)進(jìn)度和排查問題做到了有據(jù)可依，統(tǒng)計報表功能注重數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，提供的數(shù)據(jù)信息可以幫助決策者進(jìn)行科學(xué)合理決策。

五、同濟(jì)醫(yī)院后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)成效

同濟(jì)醫(yī)院后勤管理信息系統(tǒng)自建成上線以來，成效顯著，在業(yè)內(nèi)和社會取得了一致好評，多次受邀進(jìn)行建設(shè)經(jīng)驗分享，被《健康報》等多家媒體進(jìn)行報道，多次取得各種獎項。

平臺利用信息化推動后勤精細(xì)化管理水平不斷提升。三院區(qū)同步實施維修工單無紙化，大大提高維修及時性與維修滿意度；通過采集和分析能耗數(shù)據(jù)，實施節(jié)能舉措，節(jié)能降耗成效明顯；實施芯片管理系統(tǒng)后效率大幅提升，配貨、盤點(diǎn)準(zhǔn)確率更高，醫(yī)用織物丟失率得到有效控制；被服芯片管理大幅降低院感風(fēng)險，織物微生物菌落檢出率遠(yuǎn)低于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

利用科學(xué)管理工具分析應(yīng)用數(shù)據(jù)，學(xué)習(xí)型與研究型后勤氛圍濃厚。注重論文撰寫及課題研究，研究型后勤初見成效，成果在《中國醫(yī)院》《中國衛(wèi)生質(zhì)量管理》《中國數(shù)字醫(yī)學(xué)》《醫(yī)學(xué)與社會》等各類核心期刊雜志上發(fā)表后勤質(zhì)量管理的論文23篇；注重論文撰寫及課題研究，研究型后勤初見成效。

服務(wù)效能持續(xù)提升。平臺助力醫(yī)院減員增效，改變管理模式和服務(wù)意識，解決了后勤隊伍結(jié)構(gòu)不合理，人才老齡化的問題?；颊呔歪t(yī)體驗、臨床體驗感得到大幅改善，滿意度逐年提高；后勤保障能力得到醫(yī)院一致認(rèn)可，后勤團(tuán)隊多次獲得醫(yī)院管理“杰出團(tuán)隊獎”。

六、結(jié)束語

同濟(jì)醫(yī)院通過完善后勤基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作流程，建成了基于環(huán)節(jié)質(zhì)量管理的后勤運(yùn)維管理平臺，實現(xiàn)了后勤精準(zhǔn)化服務(wù)。該平臺涵蓋了后勤所有的服務(wù)，通過調(diào)度后勤各科室提供的服務(wù)，實現(xiàn)統(tǒng)籌安排、分派服務(wù)；輻射了后勤所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫中心，對設(shè)備、人員、物資進(jìn)行追蹤管理；統(tǒng)籌三個院區(qū)，執(zhí)行“后勤服務(wù)一號通”的模式，方便臨床快速解決各類后勤服務(wù)問題。平臺建設(shè)的成功給大型醫(yī)療系統(tǒng)的建設(shè)提供了先進(jìn)經(jīng)驗。

作者單位：陳思婷? ? 呂秋璇? ? 華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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