文/林文(福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院)
現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)了各行業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化發(fā)展,在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用,對(duì)促進(jìn)自助機(jī)模式的應(yīng)用推廣有著積極作用。醫(yī)院的收費(fèi)處工作相對(duì)瑣碎,但直接影響醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和效益,借助自助機(jī)模式提高病人的醫(yī)療服務(wù)滿意度,確保病人能夠順利就醫(yī),是收費(fèi)處工作的宗旨。同時(shí)自助機(jī)模式能夠?yàn)樨?cái)務(wù)管理工作的高效展開提供有力的支持,貫徹落實(shí)以病人為中心的現(xiàn)代化服務(wù)理念,以切實(shí)滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的醫(yī)療服務(wù)需求。
自助掛號(hào)繳費(fèi)服務(wù)屬于一項(xiàng)新的便民惠民措施,病人可在醫(yī)院的自助機(jī)上,自助完成預(yù)約取號(hào)、掛號(hào)、繳費(fèi)等整個(gè)就診流程,排隊(duì)等候與就診時(shí)間明顯縮短。
1.開設(shè)就診卡
醫(yī)院收費(fèi)處是醫(yī)院接待病人的首要環(huán)節(jié),入院病人首先需在收費(fèi)處進(jìn)行辦卡注冊(cè)、繳費(fèi)預(yù)充值。在墻上顯眼處張貼開卡就診流程,便于病人了解。醫(yī)院開通就醫(yī)碼,施行一碼就醫(yī)的模式,解決病人持有就診卡、醫(yī)保卡等卡片丟失的問題,更利于完成門診的無接觸導(dǎo)診等服務(wù)工作。如病人接過病歷后,習(xí)慣順手將身份證、就診卡夾在病歷里,這樣就診卡極其容易丟失。就診卡存儲(chǔ)在病人的手機(jī)內(nèi),可避免了被人盜刷的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)能夠?qū)崟r(shí)掌握就診消費(fèi)信息,提高就診收費(fèi)的透明性、高效性。
2.預(yù)約取號(hào)
網(wǎng)上或電話預(yù)約后,可插入診療卡或輸入預(yù)約短信通知里的流水號(hào)自助取號(hào)。預(yù)約取號(hào)的操作流程,插入診療卡或輸入流水號(hào),提?。ňW(wǎng)上或電話)預(yù)約掛號(hào)信息,點(diǎn)擊“繳費(fèi)”按鈕,插入銀行儲(chǔ)蓄卡、確認(rèn)扣費(fèi)后取憑條,持憑條到診間就診。
3.自助掛號(hào)
插入診療卡或輸入診療卡號(hào)進(jìn)入掛號(hào)界面,可代他人掛號(hào)。從掛號(hào)的操作流程入手分析,一是未辦理診療卡的情況下,利用身份證、農(nóng)行卡、社??ā⑨t(yī)??ㄞk理診療卡,發(fā)新診療卡。二是已辦理診療卡的情況下,插入診療卡或輸入診療卡號(hào),選擇醫(yī)生、時(shí)間段掛號(hào),通過銀聯(lián)卡繳費(fèi)或診療卡繳費(fèi),診療卡余額不足需用現(xiàn)金或農(nóng)行卡充值,掛號(hào)費(fèi)繳費(fèi)成功,持掛號(hào)憑條到診間就診。自助掛號(hào)可掛兩個(gè)星期內(nèi)的號(hào)。若病人未攜帶診療卡但記得診療卡號(hào),可使用診療卡號(hào)進(jìn)行自助掛號(hào)。相比于傳統(tǒng)的窗口掛號(hào)管理,自助機(jī)能夠讓患者及家屬自主地選擇就診時(shí)間、接診醫(yī)生,電腦網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)保存掛號(hào)的信息,減少了患者每次需要拿一大堆病歷單的困擾。傳統(tǒng)的窗口掛號(hào)方式相對(duì)被動(dòng)、延遲,無法及時(shí)了解病人的次序,而自助機(jī)的掛號(hào)方式可有效解決此方面的問題。
4.自助繳費(fèi)
插入診療卡或輸入流水號(hào)提取繳費(fèi)信息,可代他人繳費(fèi)。從自動(dòng)繳費(fèi)的流程操作入手分析,插入診療卡或輸入流水號(hào),提取并選擇一周內(nèi)未繳費(fèi)的就診記錄,選擇銀聯(lián)卡繳費(fèi)或診療卡繳費(fèi)的支付方式,確認(rèn)繳費(fèi)并打印憑條。在取藥環(huán)節(jié),取藥窗口顯示在繳費(fèi)憑條上;在檢驗(yàn)環(huán)節(jié),自助打印或到抽血室打印驗(yàn)單;在治療環(huán)節(jié),憑繳費(fèi)憑條接受治療;就診結(jié)束后,到指定的收費(fèi)窗口補(bǔ)打收據(jù)。不推崇信用卡的自主續(xù)費(fèi)方式,根據(jù)銀行信用卡的管理規(guī)定,使用信用卡支付必須本人簽名確認(rèn),確保信用卡資金安全。自助機(jī)繳費(fèi)不具備簽名確認(rèn)的功能。因此,大部分推行自助繳費(fèi)的醫(yī)院都不能使用信用卡支付。繳費(fèi)可繳一個(gè)星期內(nèi)的未結(jié)費(fèi)用。自助機(jī)使用銀聯(lián)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行繳費(fèi)結(jié)算,銀行卡與資金的安全有保障[1]。
5.自助辦卡
憑身份證自動(dòng)辦理診療卡,無須手工填寫辦卡資料。另外,也可用市醫(yī)??ā⑹忻窨?、農(nóng)行卡自助辦理,登記確認(rèn)后可作為診療卡使用,無須另外辦理新診療卡。點(diǎn)擊界面的“自助辦卡”按鈕進(jìn)入,根據(jù)屏幕提示將身份證放到指定的位置掃描進(jìn)入下一步,在屏幕鍵盤或?qū)嶓w數(shù)字鍵盤輸入自己的手機(jī)號(hào),點(diǎn)擊確認(rèn)辦理按鈕完成,完成取卡。
6.自助打印
插入診療卡核對(duì)病人信息無誤后,即可打印檢驗(yàn)報(bào)告。
可使用所有銀行儲(chǔ)蓄卡直接支付、診療卡支付,可繳納掛號(hào)費(fèi)、藥費(fèi)、檢查費(fèi)、治療費(fèi)、化驗(yàn)費(fèi)等所有費(fèi)用。一是在退費(fèi)環(huán)節(jié),首先,從門診藥品退費(fèi)流程入手分析,門診藥房打印“退藥申請(qǐng)單”,藥房執(zhí)行人及開單醫(yī)生簽字,就診群眾持就診卡及簽字齊全的“退藥申請(qǐng)單”到門診收款窗口審核退費(fèi),并登記備查。其次,從門診檢查、檢驗(yàn)、治療等退費(fèi)流程入手分析,由執(zhí)行科室填寫“門診退費(fèi)申請(qǐng)單”并附扣款通知單,有執(zhí)行科室及開單醫(yī)生的簽字,就診群眾持就診卡及簽字齊全的“門診退費(fèi)申請(qǐng)單”到門診收款窗口審核退費(fèi),并登記備查。最后,掛失的卡暫不退款。二是在預(yù)付費(fèi)功能方面,首先,收支透明。就診群眾的預(yù)付費(fèi)押金完全用于診療,不會(huì)出現(xiàn)被挪用、多扣錢等現(xiàn)象。其次,自愿原則。預(yù)存押金數(shù)額完全出于就診患者自愿。當(dāng)預(yù)付費(fèi)診療卡金額不足時(shí),可以選擇再補(bǔ)交部分押金。最后,預(yù)交額度有測(cè)算,資金安全有保障[2]。
一是自助掛號(hào)后,自助機(jī)自動(dòng)打印掛號(hào)憑條,持該憑條即可到診間就診。二是自助繳費(fèi)后,自助機(jī)自動(dòng)打印繳費(fèi)憑條,持該憑條即可取藥、抽血、檢查、治療等。三是補(bǔ)打收據(jù),可到各個(gè)收費(fèi)窗口補(bǔ)打,另外,設(shè)置專窗補(bǔ)打收據(jù)和清單?;颊呒凹覍倏赏ㄟ^自助機(jī)的信息化財(cái)務(wù)管理服務(wù),不斷升級(jí)自己的就診體驗(yàn)。如患者及家屬可通過操作自助機(jī),查詢自己在醫(yī)院的各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)、費(fèi)用支出明細(xì)賬單。隨著自助機(jī)與微信、支付寶等第三方支付平臺(tái)的合作,更便于患者及家屬通過移動(dòng)智能終端設(shè)備、關(guān)注公眾號(hào)等方式進(jìn)行查詢或網(wǎng)上預(yù)約。
門診樓一般是多層的,需在各樓層設(shè)立不同臺(tái)數(shù)的自助掛號(hào)繳費(fèi)機(jī)、自助打印機(jī)等設(shè)備,便于病人繳費(fèi)結(jié)算,避免高樓層就診的病人乘坐電梯到一樓進(jìn)行繳費(fèi),病人的便利度和就診效率顯著提高,更利于達(dá)到理想的分流應(yīng)用管理。自助機(jī)器的功能強(qiáng)大,包括掛號(hào)、收費(fèi)、查詢等多種功能,占地面積小,可根據(jù)就醫(yī)群體的分流情況合理布設(shè),以積極改善患者就醫(yī)的環(huán)境,防止出現(xiàn)人群擁擠的意外事故,解決以往繁雜且分散人工服務(wù)窗口模式引起的就醫(yī)流程煩瑣問題,規(guī)避掛號(hào)排長(zhǎng)隊(duì)、就診排長(zhǎng)隊(duì)、繳費(fèi)排長(zhǎng)隊(duì)、看病時(shí)間短的現(xiàn)象,病人的就醫(yī)過程不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力,促使服務(wù)應(yīng)用管理、意外事故管理的水平得以穩(wěn)步提升。
自助掛號(hào)繳費(fèi)機(jī)的功能強(qiáng)大,包括布點(diǎn)多、功能全、兼容性好、操作簡(jiǎn)便、實(shí)名制抑制“炒號(hào)”現(xiàn)象等方面。其中兼容性好的特點(diǎn),體現(xiàn)在以下幾方面:一是不限費(fèi),可支付掛號(hào)費(fèi)、藥費(fèi)、檢查費(fèi)、化驗(yàn)費(fèi)、治療費(fèi)等所有費(fèi)用。二是不限人,可代他人掛號(hào)、繳費(fèi),自助掛號(hào)時(shí),可使用診療卡或輸入診療卡號(hào);預(yù)約取號(hào)、自助繳費(fèi)時(shí),可使用診療卡或輸入流水號(hào)。三是不限卡,所有儲(chǔ)蓄卡均可用,也可將診療卡充值后扣費(fèi)。除此之外,自助掛號(hào)繳費(fèi)機(jī)的流程效果突出,就診全程平均至少節(jié)省30-60分鐘,真正實(shí)現(xiàn)了自助掛號(hào)不排隊(duì)、自助繳費(fèi)不排隊(duì)、取藥少排隊(duì)、打印少排隊(duì)。除此之外,簡(jiǎn)化醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的流程,提高醫(yī)院的服務(wù)水平,是醫(yī)院提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。而自助機(jī)是將預(yù)約、繳費(fèi)、查詢等多功能一體化的機(jī)械設(shè)備,可促使多種功能整合在一起的機(jī)械設(shè)備,不但醫(yī)療財(cái)務(wù)管理及服務(wù)的自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn),更利于帶動(dòng)醫(yī)院信息管理水平的提升,從而不斷放大自助機(jī)應(yīng)用的社會(huì)效益。
自助機(jī)有繳費(fèi)、掛號(hào)、入院手續(xù)、出院手續(xù)辦理等一體化的便利服務(wù)功能,但繳費(fèi)憑證的管理工作問題不能忽視。作為財(cái)務(wù)管理的重要依據(jù),繳費(fèi)憑證出現(xiàn)漏打的情況,會(huì)使財(cái)務(wù)信息的完整性弱化。因此,需合理設(shè)置引導(dǎo)員,指導(dǎo)入院群眾正確使用自助機(jī),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決自助機(jī)的故障問題,補(bǔ)打未能成功打印的繳費(fèi)票據(jù),做好記錄工作,及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋,確保繳費(fèi)憑證的全面性。在疫情防控的背景下,收費(fèi)處更要增加機(jī)動(dòng)巡查人員,以加大對(duì)自助機(jī)衛(wèi)生狀況的巡查、維護(hù)力度。
根據(jù)自助機(jī)模式的新任務(wù),需不斷優(yōu)化傳統(tǒng)的資金管理制度,要求管理層規(guī)范執(zhí)行資金管理制度,做好對(duì)收費(fèi)系統(tǒng)的監(jiān)督工作,規(guī)范審核每日的資金收入情況,核對(duì)報(bào)表,發(fā)現(xiàn)不符合實(shí)際資金的情況,及時(shí)聯(lián)系收費(fèi)人員,更正報(bào)表內(nèi)容。在利用管理系統(tǒng)管理款項(xiàng)、報(bào)表時(shí),需每日核對(duì)報(bào)表,發(fā)現(xiàn)任何問題及時(shí)聯(lián)系信息中心,合理處理系統(tǒng)的故障問題,確保收費(fèi)信息的真實(shí)完整性。加大現(xiàn)金排查、盤點(diǎn)的力度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)以權(quán)謀私的不良行為,促使收費(fèi)人員的思想行為更加規(guī)范。為確保資金安全,設(shè)立專門的銀行賬戶,分別管理自助機(jī)與常規(guī)的收費(fèi)款項(xiàng),進(jìn)一步優(yōu)化退費(fèi)流程,要求交易取消類款項(xiàng)的退回路徑應(yīng)與支付路徑相同。但實(shí)際上,部分病人是親戚或者朋友幫忙交費(fèi),采取原路退回的退費(fèi)方式,會(huì)給病人添加諸多的不便,甚至引起糾紛。部分病人在自助機(jī)上把錢給陌生人,再讓陌生人幫忙刷的微信支付寶,考慮到各種繳費(fèi)情況,跟病人確認(rèn)退費(fèi)方式就顯得尤為重要。集中管理業(yè)務(wù)支付記錄、銀行賬單等資料,設(shè)立資金支付管理檔案,為財(cái)務(wù)管理工作展開提供完整的財(cái)務(wù)信息支持。
從醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的對(duì)賬方法入手分析,一是自動(dòng)對(duì)賬的方式,主要是核對(duì)醫(yī)院信息系統(tǒng)、銀行外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù),以此完成財(cái)務(wù)管理。自動(dòng)對(duì)賬的方式有精準(zhǔn)度高、迅速便捷等優(yōu)勢(shì)特點(diǎn),可高效核對(duì)醫(yī)院每筆的自主交易記錄,發(fā)現(xiàn)交易異常情況,財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)差異關(guān)系進(jìn)行自動(dòng)調(diào)賬,或是給出異常提示,便于人工調(diào)賬工作展開。自動(dòng)對(duì)賬結(jié)束后,會(huì)生成對(duì)賬結(jié)果的相關(guān)信息,便于后續(xù)的查詢等工作展開。二是人工對(duì)賬的方式,比系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬的方式相對(duì)復(fù)雜,耗費(fèi)更多的人力、物力等資源,但人工對(duì)賬方式靈活處理賬目中問題的優(yōu)勢(shì),也是系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬方式不能比擬的。機(jī)器通常難以處理醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀行外部系統(tǒng)間的異常交易情況,還需人工進(jìn)行對(duì)賬處理,通過人工對(duì)賬的方式,獲取雙方一致的處理方案。人工對(duì)賬是作為各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的做賬依據(jù)。在人工對(duì)賬的基礎(chǔ)上,形成銀行賬、明細(xì)賬、總賬的三維對(duì)賬模式,更利于提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度、完整性。
做好內(nèi)部監(jiān)督工作,促進(jìn)醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展。醫(yī)院開展內(nèi)部控制管理工作,不僅要受到政府部門的監(jiān)督、自身制度的約束,還要受到廣大群眾的監(jiān)督,以確保工作的透明性。對(duì)于內(nèi)部控制管理的監(jiān)督,需建立完善的懲處機(jī)制,不斷強(qiáng)化內(nèi)控的執(zhí)行力,推動(dòng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的穩(wěn)中求進(jìn)[3]。
財(cái)務(wù)管理模式的優(yōu)化離不開專業(yè)財(cái)務(wù)管理人員的支撐,要想建立一支專業(yè)的財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍,需完善對(duì)人才的引進(jìn)機(jī)制,聘請(qǐng)一批優(yōu)秀的財(cái)務(wù)管理人才,要求其具備專業(yè)的知識(shí)技能、豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、較高的職業(yè)素養(yǎng)等,更新現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。完善對(duì)人才的培訓(xùn)機(jī)制,施行崗前試用機(jī)制、崗前培訓(xùn)機(jī)制,定期展開培訓(xùn)教育工作,持續(xù)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍水平,使其能夠得心應(yīng)手地展開崗位工作。通過培訓(xùn)提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),強(qiáng)化其法制觀念、職業(yè)道德水平,避免出現(xiàn)徇私舞弊等現(xiàn)象。在日常學(xué)習(xí)方面,收費(fèi)處要定期組織展開討論會(huì),討論新的政策和后續(xù)的工作安排,了解收費(fèi)員匯報(bào)的工作情況及工作問題,完整記錄會(huì)議內(nèi)容,做好會(huì)議臺(tái)賬。完善人才的考核和激勵(lì)機(jī)制,將考核結(jié)果與薪資待遇等方面掛鉤,使其積極主動(dòng)參與培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)等活動(dòng),快速適應(yīng)新的工作環(huán)境、要求。通過物質(zhì)和精神等激勵(lì)措施,激發(fā)財(cái)務(wù)管理人員的工作潛能及主觀能動(dòng)性,使其摸索性地運(yùn)用新的工作模式、思維觀念等,積極為自助機(jī)模式下的財(cái)務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,充分發(fā)揮其自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)、自我價(jià)值[4]。
要想提高信息管理、財(cái)務(wù)管理水平,還需規(guī)范相關(guān)人員的軟件操作行為,避免其隨意更改系統(tǒng)環(huán)境。財(cái)務(wù)管理部門要加強(qiáng)與信息中心的聯(lián)系,在收費(fèi)窗口以及患者的反饋信息基礎(chǔ)上,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決自助機(jī)收費(fèi)系統(tǒng)的問題,逐步強(qiáng)化自助服務(wù)系統(tǒng)的功能和服務(wù)質(zhì)量。
雖然醫(yī)院的收費(fèi)自助率逐步提升,但選擇現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)繳費(fèi)的患者不在少數(shù)。為此,需加大對(duì)自主繳費(fèi)系統(tǒng)的宣傳力度,利用宣傳手冊(cè)、微信公眾號(hào)、網(wǎng)絡(luò)等途徑,向社會(huì)公眾推介自助繳費(fèi)系統(tǒng),在自助機(jī)上設(shè)立溫馨提示,說明自助繳費(fèi)的使用流程、操作步驟等內(nèi)容。
隨著科技的進(jìn)步和疫情的影響,門診收費(fèi)處的許多工作也開始逐漸被自助機(jī)所替代。在現(xiàn)代科技發(fā)展的帶動(dòng)下,自助機(jī)的功能也實(shí)現(xiàn)了持續(xù)升級(jí),逐步取代了重復(fù)性、簡(jiǎn)單性的人工勞動(dòng),在工作中也會(huì)不可避免地出現(xiàn)一些特殊的問題。自助機(jī)在使用中,易出現(xiàn)以下幾方面的問題:一是系統(tǒng)技術(shù)故障。設(shè)備終端及軟件故障導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定,從而出現(xiàn)死機(jī)、吞卡、卡紙等現(xiàn)象,收費(fèi)小票打印不出來等情況。二是供電系統(tǒng)故障。偶然停電造成系統(tǒng)癱瘓,讓繳費(fèi)者產(chǎn)生抱怨等負(fù)面情緒,不利于維護(hù)醫(yī)院的管理秩序。三是老人、海外歸國(guó)的人員或外國(guó)人等特殊群體對(duì)自助機(jī)的不適應(yīng)問題??萍紴槿祟惙?wù),自助機(jī)與人工的關(guān)系是相輔相成的,自助機(jī)不能完全取代人工服務(wù)模式,遇到網(wǎng)絡(luò)癱瘓、斷電等特殊情況,不能影響治病救人工作的順利推進(jìn)。為避免出現(xiàn)各種故障問題,財(cái)務(wù)管理部門需提前制定和適時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,開啟人工收費(fèi)模式,確保就診群眾能夠及時(shí)繳費(fèi)。維持好醫(yī)院的就診秩序,不給醫(yī)院添亂、不給病人添堵,力求給病人帶來滿意的就醫(yī)體驗(yàn)[5]。
在自助機(jī)維護(hù)方面,自助機(jī)是未來發(fā)展的趨勢(shì),自助機(jī)能有效緩解收費(fèi)窗口的工作壓力,但自助機(jī)在實(shí)際運(yùn)作中,極易出現(xiàn)缺紙、卡紙等紙張問題,需要收費(fèi)處安排有機(jī)動(dòng)班的工作人員,及時(shí)根據(jù)電腦數(shù)據(jù)的提示來處理自助機(jī)的紙張問題,有義務(wù)幫助病人使用手機(jī)掌上APP來操作繳費(fèi)和熟悉醫(yī)院的就診流程。
信息化技術(shù)手段深入推進(jìn)了現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的發(fā)展,各種智能終端服務(wù)機(jī)器設(shè)備大量涌現(xiàn),推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)模式進(jìn)入智能化時(shí)代,促使醫(yī)療服務(wù)發(fā)展的前景更加廣闊。自助機(jī)在人們追求高效化、便捷化、規(guī)范化等就醫(yī)服務(wù)體驗(yàn)的背景下應(yīng)運(yùn)而生,憑借強(qiáng)大的自動(dòng)繳費(fèi)、掛號(hào)等功能,促使基于自助機(jī)模式下的醫(yī)院財(cái)務(wù)管理模式,逐步成為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理服務(wù)技術(shù)革新醫(yī)療服務(wù)的重要舉措。