李偉萍
(上海樂(lè)千業(yè)商務(wù)管理有限公司 上海 201106)
當(dāng)前企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,企業(yè)的應(yīng)收賬款工作日益復(fù)雜,企業(yè)在應(yīng)收賬款內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題凸顯。應(yīng)收賬款若管理不當(dāng),將給企業(yè)的利益帶來(lái)負(fù)面影響。部分企業(yè)不重視應(yīng)收賬款的管控,賒銷環(huán)節(jié)的應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回,經(jīng)營(yíng)成本在不斷提高,使應(yīng)收賬款不斷累積,壞賬風(fēng)險(xiǎn)越來(lái)越大,造成企業(yè)需要負(fù)債經(jīng)營(yíng),增加企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用,甚至使企業(yè)的資金鏈斷裂走向破產(chǎn)。因此,應(yīng)收賬款內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要,能夠降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。
首先,部分企業(yè)的應(yīng)收賬款管理流程不明確。企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有嚴(yán)格按照授權(quán)審批機(jī)制開(kāi)展應(yīng)收賬款管理,員工不了解預(yù)算管理工作的要求,賒銷行為較為隨意。其次,沒(méi)有形成合理的企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)內(nèi)部全體成員潛移默化形成的價(jià)值觀與共同信念,但是很多企業(yè)沒(méi)有在企業(yè)文化中明確應(yīng)收賬款管理工作要求,甚至沒(méi)有建立企業(yè)文化,導(dǎo)致員工在工作中沒(méi)有認(rèn)識(shí)到應(yīng)收賬款管理的重要性。
應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)是在賒銷發(fā)生之后,客戶沒(méi)有及時(shí)回款的風(fēng)險(xiǎn)。很多企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到應(yīng)收賬款可能存在的風(fēng)險(xiǎn),只有當(dāng)客戶逾期且長(zhǎng)時(shí)間未收回款項(xiàng)時(shí),才制定相應(yīng)的解決措施,沒(méi)有進(jìn)行事前與事中的風(fēng)險(xiǎn)管理,也沒(méi)有定期計(jì)提壞賬減值準(zhǔn)備,不符合會(huì)計(jì)的謹(jǐn)慎性原則。
企業(yè)的應(yīng)收賬款控制活動(dòng)主要是圍繞信用風(fēng)險(xiǎn)管理開(kāi)展的,但是很多企業(yè)信用風(fēng)險(xiǎn)管理較為隨意,沒(méi)有針對(duì)不同客戶制定賒銷額度與賬期,當(dāng)客戶逾期未回款或超過(guò)賒銷額度時(shí),仍然向客戶開(kāi)展賒銷,導(dǎo)致應(yīng)收賬款控制要求流于形式。
信息溝通要求企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部與外部的溝通,但是很多企業(yè)的信息溝通機(jī)制不明確,內(nèi)部的各部門之間缺乏相互配合與溝通的積極性,企業(yè)與客戶之間也缺乏及時(shí)、有效的信息傳遞。
內(nèi)部監(jiān)督主要是由內(nèi)部審計(jì)部門開(kāi)展的,但是很多企業(yè)的監(jiān)督工作不完善,沒(méi)有對(duì)應(yīng)收賬款管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督,也沒(méi)有對(duì)各成員在工作中是否存在疏漏進(jìn)行監(jiān)督。
應(yīng)收賬款內(nèi)部控制和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有著緊密的聯(lián)系,企業(yè)的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制要和企業(yè)實(shí)際相契合,健全管理制度體系,改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)效果。首先,企業(yè)需要制定高效的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制流程,結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),設(shè)置客戶授信政策、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督政策等方面機(jī)制。其次,企業(yè)在與客戶進(jìn)行交易時(shí),需要?jiǎng)討B(tài)關(guān)注業(yè)務(wù)情況,與客戶形成良好的合作關(guān)系,并對(duì)與客戶合作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理,降低不利因素對(duì)企業(yè)的影響,通過(guò)動(dòng)態(tài)關(guān)注企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài),對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)處理,優(yōu)化企業(yè)的應(yīng)收賬款管理機(jī)制,第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理活動(dòng)中存在的問(wèn)題,并將損失降到最低。
第一,完善應(yīng)收賬款管理流程。企業(yè)需要對(duì)應(yīng)收賬款的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,在企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格按照授權(quán)審批制度開(kāi)展管理工作,防范應(yīng)收賬款管理活動(dòng)中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。首先,企業(yè)銷售計(jì)劃的制定必須要嚴(yán)格遵循授權(quán)審批制度。銷售部門編制年度預(yù)算初稿,交由銷售部經(jīng)理審核,并由財(cái)務(wù)部門匯總到當(dāng)年的預(yù)算內(nèi),將銷售計(jì)劃納入全面預(yù)算管理當(dāng)中。其次,銷售計(jì)劃要和企業(yè)未來(lái)發(fā)展情況以及市場(chǎng)的變動(dòng)相契合,結(jié)合企業(yè)的銷售狀況,動(dòng)態(tài)優(yōu)化企業(yè)的銷售計(jì)劃,并將銷售計(jì)劃交由企業(yè)的總經(jīng)理審批,使企業(yè)的銷售部門明確銷售計(jì)劃的調(diào)整方案。再次,銷售合同在簽訂之前要由銷售人員與客戶進(jìn)行協(xié)商,并制定合同的初稿,隨后根據(jù)對(duì)客戶的授信情況分析合同簽訂是否合理,并交由上級(jí)審批,審批通過(guò)之后方可簽訂合同開(kāi)展賒銷。
第二,明確應(yīng)收賬款管理責(zé)任。應(yīng)收賬款內(nèi)部控制并非僅是財(cái)務(wù)部門或銷售部門的責(zé)任,而是要求企業(yè)內(nèi)部全體員工相互配合。應(yīng)收賬款管理從銷售工作開(kāi)始,直至收回款項(xiàng)結(jié)束,整個(gè)環(huán)節(jié)中所涉及的各部門,都需要嚴(yán)格按照應(yīng)收賬款管理工作的要求,落實(shí)自身管理規(guī)劃。在應(yīng)收賬款發(fā)生時(shí),企業(yè)就需要結(jié)合合同,對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行追蹤,對(duì)于應(yīng)收賬款管理過(guò)程中的各類問(wèn)題,及時(shí)進(jìn)行調(diào)整與分析。企業(yè)內(nèi)部各部門成員需要認(rèn)識(shí)到應(yīng)收賬款內(nèi)部控制工作的要求,管理層需要從頂層設(shè)計(jì)層面,明確各崗位的崗位職責(zé)。
第三,提高員工的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)內(nèi)部員工對(duì)應(yīng)收賬款管理的能力,決定了企業(yè)應(yīng)收賬款管理水平。企業(yè)需要針對(duì)各層級(jí)的人員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn),并針對(duì)不同部門開(kāi)展有針對(duì)性的培訓(xùn)。例如,對(duì)于信用管理崗位,需要重點(diǎn)培養(yǎng)其授信方面的知識(shí);對(duì)銷售人員,需要培養(yǎng)其了解客戶經(jīng)營(yíng)情況的方法,掌握與客戶溝通的技巧。通過(guò)對(duì)各層級(jí)人員的培訓(xùn),讓員工將專業(yè)能力應(yīng)用到工作中,以提高應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理的水平。
第三,優(yōu)化企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)內(nèi)部員工的價(jià)值觀,也是引導(dǎo)企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值提升的關(guān)鍵。當(dāng)前,企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已不再是傳統(tǒng)銷售層面的競(jìng)爭(zhēng),已成為企業(yè)文化的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)要在企業(yè)內(nèi)部形成重視應(yīng)收賬款管理的企業(yè)文化,通過(guò)企業(yè)文化的建立,避免員工過(guò)于重視短期利益而導(dǎo)致企業(yè)陷入管理混亂的局面。企業(yè)文化建設(shè)也是對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工價(jià)值觀進(jìn)行構(gòu)建過(guò)程,企業(yè)的管理層和基層員工需要對(duì)企業(yè)文化有準(zhǔn)確把握,企業(yè)的應(yīng)收賬款管理要求只有被全體員工所認(rèn)可,才能形成對(duì)企業(yè)員工工作的約束。企業(yè)文化的建設(shè)不能停留于表面,要通過(guò)定期開(kāi)展應(yīng)收賬款內(nèi)部控制等方面的培訓(xùn),使員工掌握企業(yè)文化的內(nèi)容,并在新員工入職時(shí)開(kāi)展企業(yè)文化培訓(xùn),必要時(shí)對(duì)培訓(xùn)的結(jié)果進(jìn)行考核,落實(shí)培訓(xùn)工作的要求。
企業(yè)的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理體系,能夠?qū)?yīng)收賬款管理活動(dòng)中的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)的防范。企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到,完成銷售任務(wù)之后若沒(méi)有使現(xiàn)金流真正流入企業(yè),僅表現(xiàn)為賬面收入的增加,若應(yīng)收賬款無(wú)法及時(shí)收回,將給企業(yè)帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)。因此,企業(yè)內(nèi)部的全體員工需要形成較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí),保障應(yīng)收賬款能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)收回,避免呆壞賬風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。若企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系存在問(wèn)題,將使企業(yè)呆壞賬的風(fēng)險(xiǎn)提高,甚至使企業(yè)資金鏈斷裂。因此,企業(yè)需要優(yōu)化應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理體系,加強(qiáng)以下幾方面工作建設(shè):
第一,明確應(yīng)收賬款管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。不同企業(yè)的應(yīng)收賬款管理工作有所差異,經(jīng)營(yíng)方向有所不同,應(yīng)收賬款管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)不盡相同。因此,企業(yè)需要結(jié)合科學(xué)的管理方法,分析應(yīng)收賬款管理中可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn),并建立高效、科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系。首先,企業(yè)在簽訂合同時(shí)就需要建立風(fēng)險(xiǎn)防范管理機(jī)制,審核合同內(nèi)容是否完善、客戶資料是否齊全、合同中的違約責(zé)任是否明確,并合理判斷應(yīng)收賬款無(wú)法及時(shí)收回風(fēng)險(xiǎn)的概率。其次,在合同實(shí)施的過(guò)程中,企業(yè)需要對(duì)合同進(jìn)行跟蹤,分析是否及時(shí)按照合同的要求收款,防范由于未按時(shí)收回款項(xiàng)給企業(yè)造成的風(fēng)險(xiǎn);企業(yè)也需要保障所提供的產(chǎn)品的質(zhì)量,避免后期產(chǎn)生更高的售后成本,避免由于企業(yè)的產(chǎn)品不符合合同要求導(dǎo)致客戶不回款的問(wèn)題。最后,企業(yè)在合同義務(wù)履行完畢之后,需要及時(shí)關(guān)注客戶的回款義務(wù)是否按時(shí)履行,并針對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)制定管理方案。
第二,對(duì)逾期的應(yīng)收賬款進(jìn)行管理。若客戶未及按時(shí)還款,表明可能產(chǎn)生帶壞賬風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)需要針對(duì)未按時(shí)回款的原因進(jìn)行分析,判斷客戶未按時(shí)回款的主要原因。首先,企業(yè)在分析風(fēng)險(xiǎn)時(shí),需要針對(duì)不同的逾期時(shí)間和逾期金額采取相對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。其次,當(dāng)客戶逾期時(shí),企業(yè)需要針對(duì)客戶的情況進(jìn)行分析,判斷是由于企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量不合格,還是由于客戶資金鏈斷裂,或是由于客戶信用存在問(wèn)題故意不回款,通過(guò)判斷客戶未回款的原因,分析壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。再次,企業(yè)要計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。企業(yè)需要對(duì)壞賬進(jìn)行估計(jì),在進(jìn)行壞賬估計(jì)時(shí),若客戶的資產(chǎn)良好不存在還款問(wèn)題,在預(yù)定期限內(nèi)能夠?qū)⒖铐?xiàng)全部收回的,不需要計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。若有充足的證據(jù)表明客戶的款項(xiàng)有一部分無(wú)法收回時(shí),結(jié)合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的壞賬認(rèn)定方法,企業(yè)對(duì)該部分壞賬進(jìn)行認(rèn)定。若企業(yè)沒(méi)有有效的證據(jù)表明客戶欠款無(wú)法收回,需要明確壞賬的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn),分析客戶歷史的壞賬情況。通常而言,企業(yè)需要針對(duì)不同賬齡按照應(yīng)收賬款的比例計(jì)提壞賬減值準(zhǔn)備。例如,逾期一年之內(nèi)按照5%的比例計(jì)提壞賬減值準(zhǔn)備,逾期一年至兩年按照10%的比例計(jì)提壞賬減值準(zhǔn)備,逾期兩年以上按照20%的比例計(jì)提壞賬減值準(zhǔn)備。企業(yè)根據(jù)客戶信用情況及客戶相關(guān)資料,對(duì)應(yīng)收賬款的回收比例進(jìn)行規(guī)劃,使應(yīng)收賬款的評(píng)價(jià)方法更具有合理性與科學(xué)性。
第一,優(yōu)化信用風(fēng)險(xiǎn)管理流程。應(yīng)收賬款控制活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)的管理,企業(yè)應(yīng)該設(shè)置信用風(fēng)險(xiǎn)管理崗位,收集客戶的相關(guān)資料,對(duì)客戶的資信情況進(jìn)行全面了解,并以此確定客戶的賒銷額度及賒銷期限。風(fēng)險(xiǎn)管理人員需要參與到與客戶簽約合同、保管客戶資料、審核應(yīng)收賬款等環(huán)節(jié)中,通過(guò)建立應(yīng)收賬款管理制度,防范壞賬發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。首先,明確信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在對(duì)客戶的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估時(shí),要充分分析客戶的償債能力和客戶信用。在向客戶賒銷過(guò)程中,需要在合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù),并明確賒銷金額與賬期。企業(yè)在簽訂合同之前就需要對(duì)客戶的管理情況、經(jīng)營(yíng)誠(chéng)信等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。如果客戶成立時(shí)間較久,在業(yè)界有良好的口碑,企業(yè)在與客戶合作的過(guò)程中沒(méi)有逾期歷史,客戶企業(yè)的股東也沒(méi)有失信記錄,那么就應(yīng)該予以較高的評(píng)價(jià)??蛻舻膬攤芰€會(huì)在財(cái)務(wù)指標(biāo)上體現(xiàn)出來(lái),如果企業(yè)能夠掌握客戶財(cái)務(wù)指標(biāo)方面的資料,就能夠分析客戶的償債能力、營(yíng)運(yùn)能力、盈利能力等方面的能力,并以此評(píng)估客戶的資信。其次,對(duì)客戶的資信情況進(jìn)行詳細(xì)分析。應(yīng)收賬款管理崗位在對(duì)客戶的信用進(jìn)行審核時(shí),不僅需要結(jié)合銷售部門反饋的意見(jiàn)審核相關(guān)信息,還需要在網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)查詢平臺(tái)等平臺(tái),了解客戶的資信情況和經(jīng)營(yíng)情況,并且在網(wǎng)絡(luò)上查詢客戶的股東是否存在失信記錄。如果客戶存在風(fēng)險(xiǎn),就需要分析風(fēng)險(xiǎn)原因。再次,通過(guò)整理各類數(shù)據(jù),客觀地對(duì)客戶信用風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)分析,在企業(yè)內(nèi)部收集各類數(shù)據(jù)和從網(wǎng)絡(luò)收集相關(guān)資料之后,明確客戶企業(yè)的信用和償債能力。企業(yè)制定客戶信用風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),將收集的各類信息進(jìn)行整合之后,將客戶的信用等級(jí)分為ABC三類。A類客戶指的是經(jīng)營(yíng)歷史較長(zhǎng)、經(jīng)營(yíng)狀況良好、收益穩(wěn)定、信用等級(jí)較高的企業(yè)。B類客戶指的是有一定企業(yè)文化,但經(jīng)營(yíng)情況一般,可能存在一定經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的企業(yè)。C類客戶指的是償債能力有所欠缺或有逾期歷史的企業(yè)。
第二,明確信用額度和賬期。在對(duì)客戶的信用等級(jí)進(jìn)行評(píng)估之后,企業(yè)針對(duì)不同的客戶制定相應(yīng)的信用額度和賬期。出于謹(jǐn)慎性的原則,針對(duì)ABC三類客戶,企業(yè)要制定信用額度和賬期的上限。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到如果賒銷額度過(guò)高或賬期過(guò)長(zhǎng),企業(yè)在賒銷過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)提高,因此與各類客戶開(kāi)展合作,都應(yīng)該在上限的限額內(nèi)簽訂合同。在對(duì)不同客戶的信用額度和賬期進(jìn)行規(guī)范之后,企業(yè)不得隨意更改,確保實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制。
企業(yè)在與客戶簽訂合同直至銷售的過(guò)程中,各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,各類信息要實(shí)現(xiàn)高效的溝通,才能確保應(yīng)收賬款內(nèi)部控制工作順利開(kāi)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,降低經(jīng)營(yíng)成本。首先,加強(qiáng)內(nèi)部信息的溝通。企業(yè)內(nèi)部信息要在信用風(fēng)險(xiǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、銷售部門等各主體之間實(shí)現(xiàn)高效傳遞,要求企業(yè)內(nèi)部的各成員各司其職,做好對(duì)應(yīng)收賬款管理工作的配合與監(jiān)督。其次,加強(qiáng)外部信息溝通。應(yīng)收賬款逾期的問(wèn)題成因很多,但其中一個(gè)原因是缺乏與客戶企業(yè)高效率的溝通。因此企業(yè)需要加強(qiáng)與客戶的溝通,在實(shí)施合同的過(guò)程中需要與客戶進(jìn)行溝通,及時(shí)跟進(jìn)客戶的回款情況,定期對(duì)客戶進(jìn)行回訪,引導(dǎo)客戶回款。當(dāng)逾期發(fā)生時(shí),企業(yè)也需要與客戶進(jìn)行有效溝通,向客戶發(fā)放詢證函并獲取書面回復(fù),為未來(lái)解決應(yīng)收賬款問(wèn)題提供有力的證據(jù)。
企業(yè)應(yīng)收賬款的監(jiān)督主要是依靠?jī)?nèi)部監(jiān)督開(kāi)展的,開(kāi)展內(nèi)部監(jiān)督能夠發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理中的問(wèn)題,并針對(duì)問(wèn)題制定改進(jìn)建議,避免應(yīng)收賬款內(nèi)部控制工作運(yùn)行不當(dāng)給企業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響。有條件的企業(yè)應(yīng)在董事會(huì)下設(shè)專門的內(nèi)部審計(jì)部門,負(fù)責(zé)開(kāi)展應(yīng)收賬款的監(jiān)督工作,針對(duì)應(yīng)收賬款管理制度是否有效落實(shí)進(jìn)行監(jiān)督。首先,在應(yīng)收賬款管理方面,企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督力度,提高員工工作的專業(yè)性和積極性,并根據(jù)員工的工作情況制定獎(jiǎng)懲機(jī)制,確保應(yīng)收賬款管理各環(huán)節(jié)有效運(yùn)行。其次,重視監(jiān)督的效果。在監(jiān)督工作完成之后,企業(yè)需要對(duì)監(jiān)督的情況落實(shí)獎(jiǎng)懲。員工若嚴(yán)格按照應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的要求開(kāi)展工作,企業(yè)應(yīng)予以一定獎(jiǎng)勵(lì),若違背應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度,則企業(yè)予以懲罰。例如,在銷售部門銷售過(guò)程中,銷售人員為了提高自身的業(yè)績(jī),沒(méi)有將客戶存在的風(fēng)險(xiǎn)反饋給企業(yè),企業(yè)需要對(duì)相應(yīng)的銷售人員予以懲罰。
企業(yè)的應(yīng)收款管理是企業(yè)銷售活動(dòng)中的重要組成部分,建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制體系對(duì)于促使企業(yè)資金正常循環(huán)有著重要的意義。本文研究認(rèn)為,當(dāng)前還有很多企業(yè)在應(yīng)收賬款管理環(huán)節(jié)存在一定問(wèn)題,應(yīng)收賬款管理不當(dāng)將給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重后果。企業(yè)在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中,也需要結(jié)合自身的實(shí)際情況,健全應(yīng)收賬款管理體系,避免應(yīng)收賬款管理過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制有效運(yùn)行。