文/王玉平

數(shù)據(jù)驅(qū)動、免申即享的離校新模式，實現(xiàn)了“數(shù)據(jù)多跑路、師生多享受”的美好愿景。學生在新模式中少訪問了一個系統(tǒng)，少操心了一件事，感受到了學校提前靠前、有溫度的服務，在離校前對母校的情感又加深了一層。

隨著數(shù)據(jù)治理的推進，高校的數(shù)據(jù)歸集逐漸全面，數(shù)據(jù)質(zhì)量逐漸提高，為師生提供的服務也逐漸走向了數(shù)據(jù)驅(qū)動或數(shù)據(jù)多跑腿的模式。這種模式不僅簡化了業(yè)務流程，減少了業(yè)務操作環(huán)節(jié)，也提高了辦事效率，提升了師生對信息化的獲得感和幸福感。本文以上海海事大學基于前期數(shù)據(jù)治理成果，對本科生離校服務進行的優(yōu)化為例，對數(shù)據(jù)驅(qū)動和免申即享進行簡單介紹，供業(yè)界參考。

傳統(tǒng)模式發(fā)展弊端分析

無論什么原因，學生從一所高校結(jié)束學習生活，必須到學校相關部門去辦理離校手續(xù)，譬如將借閱的圖書歸還、從現(xiàn)有的宿舍搬離、領取畢業(yè)證和學位證等。在傳統(tǒng)的信息化模式下，這些手續(xù)的辦理需要學生主動進行申請，或者由某一個部門發(fā)起批量申請，經(jīng)由各業(yè)務部門對該申請進行審核。若所有業(yè)務部門審核通過，則學生可以在領取畢業(yè)證和學位證后離校，正式結(jié)束高校學習生活。傳統(tǒng)模式有以下特征：

1.離校業(yè)務是一個流程性業(yè)務。由某部門或某人發(fā)起，并經(jīng)由某些環(huán)節(jié)審批后，完成流程。

2.各業(yè)務系統(tǒng)完成審核環(huán)節(jié)后，在離校業(yè)務中比對原業(yè)務系統(tǒng)中的結(jié)果。

3.離校業(yè)務中的操作，基本為數(shù)據(jù)批量導入或者對單個學生打鉤進行狀態(tài)切換。

傳統(tǒng)模式相對于過往的紙質(zhì)審核無疑是一種進步，也是數(shù)據(jù)分散情況下的最佳選擇，但隨著數(shù)據(jù)集中程度加深和數(shù)據(jù)質(zhì)量提高，這種模式的落后之處也逐漸顯露：

1.審核環(huán)節(jié)必須等待流程發(fā)起。一個常規(guī)流程的環(huán)節(jié)要么是并行、要么是串行，為了提高審批效率，多以并行方式進行。但離校流程卻為串行，審核環(huán)節(jié)必須等待流程發(fā)起才能進行，從而造成時間浪費。

2.目前多數(shù)離校業(yè)務依然是從業(yè)務系統(tǒng)中查詢離校學生名單，并將查詢結(jié)果格式化后導入到離校業(yè)務，人工操作步驟較多。

3.無論是導入數(shù)據(jù)還是單個勾選模式，操作起來效率較低，且易構(gòu)成出錯風險。

4.離校業(yè)務和其他業(yè)務部門的業(yè)務是兩個系統(tǒng)，這種分裂會造成非必要環(huán)節(jié)的增長以及人力資源的浪費。

數(shù)據(jù)驅(qū)動的新模式

上海海事大學自數(shù)據(jù)治理以來，堅持以人為本、以人為首，并以人員治理為抓手，逐步完善各業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)通道，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的流暢交換共享，從而為各業(yè)務優(yōu)化提供數(shù)據(jù)驅(qū)動。

為了優(yōu)化離校業(yè)務，信息辦首先對離校流程進行了梳理，如圖1所示，以學生正常畢業(yè)離校為例，在現(xiàn)有模式下，教務處提供畢業(yè)生名單給相關業(yè)務審核部門，各業(yè)務審核部門將名單與所轄業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行比對，給出結(jié)果，并導入到離校業(yè)務系統(tǒng)?；诂F(xiàn)有業(yè)務情況，信息辦制定了以下優(yōu)化原則：

1.新業(yè)務信息化系統(tǒng)須符合學校集約化建設原則；

2.最大化讓數(shù)據(jù)多跑腿，減少人工操作，提高效率；

3.充分利用現(xiàn)有設備，實現(xiàn)自助化、智能化操作；

4.實用易用為主，少建系統(tǒng)，多提供服務；

5.若要建系統(tǒng)則采用微服務架構(gòu)，盡可能復用現(xiàn)有資源和架構(gòu)。

在以上原則的指導下，信息辦與各業(yè)務部門進行了業(yè)務調(diào)研，并對其業(yè)務系統(tǒng)和數(shù)據(jù)現(xiàn)狀進行了摸底。經(jīng)過多輪商議，信息辦最終決定不再以串行的流程方式處理離校業(yè)務，而是讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓離校學生免申即享離校；若存在未辦理事項，則在學校統(tǒng)一的門戶平臺自動提醒學生離校前還有哪些待辦事項。

與系統(tǒng)設計對應的重要任務是業(yè)務權責的梳理。學生處牽頭，信息辦結(jié)合前期調(diào)研結(jié)果，對教務處、學生處、財務處、圖書館、校醫(yī)院等相關部門進行責任約定，并將從新業(yè)務系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的方式進行了授權與確權。

新模式設計細節(jié)

信息辦在對業(yè)務部門進行調(diào)研后發(fā)現(xiàn)：一部分部門由信息系統(tǒng)維護數(shù)據(jù)，另一部分部門依賴Excel表格維護數(shù)據(jù)，譬如圖書館和財務處均有成熟的業(yè)務系統(tǒng)，而校醫(yī)院則用Excel管理醫(yī)保費用等數(shù)據(jù)；關于數(shù)據(jù)共享的模式，各部門也存在差異，對于圖書館等記賬類數(shù)據(jù)，可以通過數(shù)據(jù)視圖方式直接提供共享，而財務系統(tǒng)基于保密與安全性要求，則需要提供接口進行數(shù)據(jù)共享。

信息辦在調(diào)研過程中，還發(fā)現(xiàn)了一個需要人工確認的問題：有些業(yè)務系統(tǒng)部門所共享的數(shù)據(jù)不一定是權威數(shù)據(jù)，譬如在今年疫情防控的特殊階段，部分學生畢業(yè)前不在校，也無法返回學校還書，依政策規(guī)定允許其離校，但其欠書欠款標志依然存在，由此造成了審核標志的不明晰。對此，我們明確“標志不明晰”不屬于離校業(yè)務問題，原則上應由業(yè)務部門內(nèi)部確認如何標識“審核通過”。但為了優(yōu)化流程，新的離校業(yè)務將在學校數(shù)據(jù)采集平臺中為存在該問題的部門提供數(shù)據(jù)采集功能。這種折中的方式既解決了業(yè)務部門的問題，又簡化了離校業(yè)務的職責。

此外，信息辦還設計了基于微服務架構(gòu)的微系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，信息辦提供了“手動輸入學號查詢學生并勾選”的模式，也提供了如圖2所示的“掃描隨申碼自動查詢并提交通過”的方式，使操作更加便捷。

在新的業(yè)務模式中，學校踐行“統(tǒng)一門戶”原則，師生只需要登錄學校的數(shù)字門戶即可了解學校官方信息和自己需要辦理的事項。為此，信息辦在數(shù)字門戶中提供了圖3所示的區(qū)塊。學生登錄數(shù)字門戶后，即可在頁面左上角醒目的位置看到該提醒。若學生已經(jīng)辦理完所有手續(xù)，則該提醒將變?yōu)椤澳淹瓿伤须x校手續(xù)”。

總結(jié)

數(shù)據(jù)驅(qū)動、免申即享的離校新模式，實現(xiàn)了“數(shù)據(jù)多跑路、師生多享受”的美好愿景。在這種模式下，離校業(yè)務無需等待名單，各審核環(huán)節(jié)在自己的業(yè)務系統(tǒng)中操作即可，責權界定更加清晰；新模式中關于數(shù)據(jù)共享的授權與確權的探索，也為后續(xù)業(yè)務優(yōu)化提供了責權方面的經(jīng)驗。

業(yè)務部門在最初的實踐中，略感不適應，但旋即感受到了信息化帶來的便捷，并對新模式給予了理解和肯定。學生在新模式中少訪問了一個系統(tǒng)，少操心了一件事，感受到了學校提前靠前、有溫度的服務，在離校前對母校的情感又加深了一層。