自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理探討

摘 要：隨著社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理模式已無(wú)法滿足新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)，融合應(yīng)用信息技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程是必然選擇。自然資源檔案管理中，通過(guò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，建立信息化管理系統(tǒng)，高效收集、存儲(chǔ)和處理檔案信息，能夠顯著提升檔案資源管理效率和質(zhì)量，減少不必要的資源損耗和浪費(fèi)，對(duì)于自然資源檔案價(jià)值深度挖掘和開(kāi)發(fā)利用具有重要作用?；诖?，文章結(jié)合自然資源檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容展開(kāi)分析，剖析其中現(xiàn)存問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，提出切實(shí)可行的優(yōu)化改進(jìn)措施，對(duì)于后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展具有積極作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；自然資源檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

自然資源檔案是指自然資源管理部門在履行職責(zé)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家社會(huì)有價(jià)值的歷史記錄。同時(shí)，也是自然資源管理的重要依據(jù)，做好自然資源檔案管理工作，有助于支持資源開(kāi)發(fā)、防災(zāi)避險(xiǎn)、行政執(zhí)法和權(quán)屬管理等相關(guān)業(yè)務(wù)順利展開(kāi)。因此，面對(duì)新時(shí)期的工作需要，自然資源管理部門應(yīng)該提高對(duì)自然資源檔案的認(rèn)知和重視，積極整合資源，增加資金投入，完善配套信息化設(shè)備設(shè)施，有效改善傳統(tǒng)自然資源檔案管理模式的欠缺與不足，精簡(jiǎn)管理流程和工作強(qiáng)度，提升自然資源檔案管理效率、質(zhì)量。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案資料潛在價(jià)值以及深層次的開(kāi)發(fā)與利用。

一、自然資源檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理概況

社會(huì)發(fā)展離不開(kāi)自然資源的開(kāi)發(fā)和利用，隨著建設(shè)力度增加，自然資源檔案規(guī)模也在逐步擴(kuò)大，類型逐漸多元，除了紙質(zhì)檔案以外，還有大量的電子檔案數(shù)據(jù)資料。但由于檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息孤島和業(yè)務(wù)壁壘等問(wèn)題日益尖銳，不僅影響檔案資料的高效管理和利用，還會(huì)限制檔案資料大范圍共享，對(duì)后續(xù)的自然資源管理部門各項(xiàng)工作開(kāi)展帶來(lái)負(fù)面影響。同時(shí)，由于檔案資料以紙質(zhì)為主，頻繁查閱會(huì)導(dǎo)致檔案受損嚴(yán)重，不適合長(zhǎng)期存儲(chǔ)和調(diào)閱。

因此，為了改善傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，加強(qiáng)檔案信息資源的共建共享，推動(dòng)自然資源檔案信息化建設(shè)以及檔案數(shù)字化管理是新時(shí)期背景下檔案管理的必然選擇。

根據(jù)自然資源管理部門相關(guān)工作要求，新時(shí)期自然資源檔案需要統(tǒng)一立卷歸檔，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)類、文書(shū)類檔案分類整理，建立完善的數(shù)字化管理流程以及檔案管理系統(tǒng)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、管理、存儲(chǔ)和使用全過(guò)程一體化，對(duì)于加快自然資源檔案信息化建設(shè)進(jìn)程具有重要意義。

二、自然資源檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題分析

1.行業(yè)規(guī)范性文件尚不完善

檔案管理工作順利開(kāi)展，離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)和支持，也為后續(xù)的檔案管理信息化建設(shè)指明目標(biāo)方向，具體涵蓋以下內(nèi)容：其一，業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合自然資源檔案特性，確定具體的檔案資料采集、保管、利用規(guī)定；其二，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如電子文件格式、數(shù)據(jù)接口規(guī)范等。但實(shí)際上，目前，多數(shù)地區(qū)的自然資源檔案管理工作缺少完善、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，信息化管理要求尚不明確，規(guī)范性文件支撐較弱，不可避免地影響后期的自然資源檔案工作順利展開(kāi)。例如，礦石實(shí)物檔案數(shù)字化，是應(yīng)該拍照存檔還是三維立體建模，這些都需要有完善的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范作為技術(shù)支撐。

2.檔案數(shù)字化管理與技術(shù)水平偏低

由于自然資源檔案規(guī)模大、類型多，因此，對(duì)于工作的專業(yè)性要求也相對(duì)較高。在自然資源檔案信息化建設(shè)的初期，很多地區(qū)采取“摸著石頭過(guò)河”的技術(shù)探索模式，或多或少地存在著信息化建設(shè)目標(biāo)模糊不清的情況，使得信息供給與需求不平衡、信息整合協(xié)同能力不完善、管理能力與信息水平不匹配等問(wèn)題日益突出。此外，當(dāng)前，很多單位面臨著信息化專業(yè)人才缺失、信息化配建資金不足、軟硬件設(shè)備設(shè)施匱乏等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，故自然資源檔案的數(shù)字化管理多采用服務(wù)外包的形式。然而，在長(zhǎng)期的實(shí)踐中不難發(fā)現(xiàn)，外包服務(wù)單位雖解決了檔案數(shù)字化的技術(shù)問(wèn)題，但由于其在自然資源領(lǐng)域的專業(yè)水平不強(qiáng)，弱化了檔案管理整體水平。從技術(shù)層面來(lái)看，檔案管理信息化變革還存在諸多技術(shù)限制，如數(shù)字化掃描檔案識(shí)別的智能化水平有所不足。目前，文字資料識(shí)別率已基本達(dá)到90%以上，但其中還有很多手寫(xiě)字體以及圖表內(nèi)容難以實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別，導(dǎo)致完整內(nèi)容檢索效果受影響，部門檔案的應(yīng)用成效同預(yù)期還有很大差距。在關(guān)注檔案管理效率以外，更要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)安全，盡管信息技術(shù)的應(yīng)用帶來(lái)了便利，但部分?jǐn)?shù)字化檔案加工、錄入場(chǎng)所的安全管理不規(guī)范，配套監(jiān)控設(shè)備設(shè)施不完善，在出現(xiàn)異常情況時(shí)無(wú)法及時(shí)有效應(yīng)對(duì)，埋下了一系列安全隱患，大大降低了自然資源檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量。

3.自然資源檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)

目前，大多數(shù)檔案館可以按照現(xiàn)有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作，確保自然資源檔案及時(shí)收集、整理和保管，取用記錄完整。但自然資源檔案管理由于自身特性，涉及內(nèi)容更為復(fù)雜，因此，對(duì)于工作人員的專業(yè)要求也提出了更高要求，很多工作人員由于不掌握數(shù)字化技術(shù)，在數(shù)字化管理與利用過(guò)程中面臨了諸多困難與疑惑。由于檔案管理受重視程度不高，現(xiàn)有的檔案管理人員隊(duì)伍普遍結(jié)構(gòu)不合理，人員年齡大，檔案管理思維滯后，對(duì)數(shù)字化檔案管理模式認(rèn)可和接受度不高，也缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用的意識(shí)，導(dǎo)致隊(duì)伍整體數(shù)字化技術(shù)水平偏低。例如，并未設(shè)立專門的數(shù)字化檔案管理制度體系，考核指標(biāo)模糊不清，檔案管理人員的數(shù)字化建設(shè)意識(shí)薄弱。另外，自然資源檔案人員在崗培訓(xùn)相對(duì)不足，很多人員缺少重要信息保密培訓(xùn)，對(duì)于自然資源檔案管理安全性認(rèn)知不足，可能在實(shí)際工作中操作不規(guī)范，影響自然資源檔案管理成效。

4.自然資源檔案數(shù)字化規(guī)模宏大

自然資源部門組建以來(lái)，檔案資料類型和規(guī)模逐步擴(kuò)大，相較于以往工作強(qiáng)度大幅度提升，故將其完全轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料是一項(xiàng)系統(tǒng)的大工程，不僅需要大量數(shù)據(jù)的整合與統(tǒng)籌，還需要大量的人力、物力和財(cái)力作為工作的基本支撐，這對(duì)于本身管理人員就較少的檔案部門而言，壓力是巨大的。

三、自然資源檔案管理信息化建設(shè)和數(shù)字化管理的有效措施

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃

首先，加強(qiáng)自然資源檔案信息化建設(shè)要積極轉(zhuǎn)變滯后理念，遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一建設(shè)原則，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案資料協(xié)調(diào)管理。自然資源相關(guān)部門應(yīng)該提高檔案管理工作的投入力度，提升相關(guān)人員認(rèn)知水平，并設(shè)立專門機(jī)構(gòu)和管理隊(duì)伍保障工作順利開(kāi)展。其次，將檔案數(shù)字化和安全管理等工作納入單位整體工作部署范疇，編制專項(xiàng)預(yù)算，提供充足的經(jīng)費(fèi)支持。自然資源檔案管理工作實(shí)行誰(shuí)立卷、誰(shuí)負(fù)責(zé)原則，保障檔案工作和業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資料及時(shí)歸檔存儲(chǔ)。分管領(lǐng)導(dǎo)屬于自然資源檔案管理第一責(zé)任人，專職檔案管理人員則是執(zhí)行責(zé)任人，各部門、各崗位職責(zé)明確，一旦出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追究相應(yīng)人員責(zé)任，促進(jìn)自然資源檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。

為了提升自然資源檔案信息化建設(shè)水平，要因地制宜，結(jié)合實(shí)際工作情況，在全面、可靠的數(shù)據(jù)支持下確定工作目標(biāo)，編制合理的自然資源檔案工作規(guī)劃，形成嚴(yán)謹(jǐn)、完善的檔案信息化管理體系，并確定工作安全管理標(biāo)準(zhǔn)和各階段建設(shè)任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)，制定有效的保障措施，促使各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。

2.建立健全檔案數(shù)字化管理制度

推動(dòng)自然資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化改革，應(yīng)制定完善且合理的制度體系，對(duì)于提升工作整體服務(wù)水平具有重要意義。首先，結(jié)合自然資源檔案管理特性，在增加技術(shù)投入同時(shí)，也要注重配套制度的建立和完善，并根據(jù)具體工作變化持續(xù)更新和完善管理內(nèi)容，確保管理制度能夠緊跟工作需要，為工作順利展開(kāi)提供指導(dǎo)和依據(jù)。其次，管理規(guī)章制度建設(shè)需要密切圍繞自然資源檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際，針對(duì)自然資源檔案管理立卷歸檔規(guī)范、保管期限、分類方案等進(jìn)行針對(duì)性修訂。保障自然資源管理部門各種類型的檔案能夠按照規(guī)章制度進(jìn)行收集、歸檔，全面提高檔案管理質(zhì)量。最后，緊跟信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，建立健全配套電子文件移交制度、電子檔案鑒定制度、接收管理制度、安全保障制度以及電子檔案歸檔制度，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，明確各方職責(zé)所在，選擇合理措施充分調(diào)動(dòng)人員工作主動(dòng)性，切實(shí)提升自然資源檔案管理工作質(zhì)量。

3.加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)

（1）加強(qiáng)軟硬件配套。首先，緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，持續(xù)加快自然資源檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，推動(dòng)配套技術(shù)創(chuàng)新優(yōu)化。其次，積極引入新型信息技術(shù)，完善配套軟硬件設(shè)備設(shè)施，為數(shù)字化檔案管理夯實(shí)基礎(chǔ)。最后，可以定制自然資源檔案管理軟件，與軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)積極溝通交流，及時(shí)反饋軟件使用中的問(wèn)題和不足，由軟件開(kāi)發(fā)商及時(shí)修復(fù)和更新，以便于增強(qiáng)軟件適應(yīng)性，支持自然資源檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展。

（2）加快自然資源檔案資源建設(shè)。一是分批開(kāi)展自然資源檔案信息化建設(shè)工作，分類整理業(yè)務(wù)類和文書(shū)類檔案資料，并通過(guò)數(shù)字化掃描錄入和存儲(chǔ)檔案資料；二是建立檔案文件級(jí)目錄條目，建立自然資源檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)；三是依據(jù)規(guī)定合理化選擇自然資源檔案資料，并將重要檔案資料備份歸檔和存儲(chǔ)，避免重要數(shù)據(jù)丟失。作為自然資源檔案管理中心重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該同業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集中統(tǒng)一管理，提升自然資源檔案管理成效。

（3）開(kāi)發(fā)自然資源檔案綜合管理系統(tǒng)。依據(jù)SOA集中式架構(gòu)開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，功能包括自動(dòng)化庫(kù)房管理、檔案資料鑒定、檔案信息檢索、數(shù)字化檔案長(zhǎng)期保存管理、檔案自動(dòng)歸檔系統(tǒng)，檔案RFID管理、電子文件單套制歸檔管理系統(tǒng)，以及數(shù)字資源庫(kù)開(kāi)發(fā)建設(shè)等，實(shí)現(xiàn)檔案資料一體化管理。系統(tǒng)可以將數(shù)字化檔案、文檔資料以及GIS地圖信息整合在一起，形成可視化的自然資源檔案管理模式。

同時(shí)，選擇“電子簽名+版式文件”技術(shù)提供安全保障，基于MD5摘要技術(shù)、256位RSA非對(duì)稱性簽名算法設(shè)計(jì)電子簽章，增強(qiáng)電子公文法律效應(yīng)，保障檔案資料的真實(shí)性和完整性。未來(lái)的檔案資料，選擇電子文檔形式統(tǒng)一存儲(chǔ)和利用，能夠有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料保管形式的弊端，最大程度上提升檔案資料的完整性、真實(shí)性和可靠性。

（4）確定檔案資源的使用規(guī)范。推動(dòng)自然資源檔案數(shù)字化管理，需要明確具體的檔案格式標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口規(guī)范，與各部門良性對(duì)接，及時(shí)收集和保管各類檔案信息，第一時(shí)間歸檔存儲(chǔ)，并根據(jù)工作需要實(shí)現(xiàn)檔案資料傳輸和共享?；跈n案管理平臺(tái)，確定檔案資料的歸檔范圍、保管期限，提供自動(dòng)識(shí)別鑒定、文件在線歸檔等功能。

4.提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為了滿足自然資源檔案數(shù)字化管理要求，需進(jìn)一步強(qiáng)化部門職能，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，定期組織專業(yè)培訓(xùn)來(lái)提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，為自然資源檔案信息化建設(shè)提供保障。自然資源部門可以定期組織檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)和對(duì)外交流活動(dòng)，轉(zhuǎn)變滯后理念，學(xué)習(xí)并熟練掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，具備更強(qiáng)的信息素養(yǎng)，以此來(lái)滿足數(shù)字化檔案管理需要。同時(shí)，明確人才招聘和考核重點(diǎn)，積極引入檔案管理專業(yè)能力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富和責(zé)任心強(qiáng)的人員，充實(shí)到現(xiàn)有隊(duì)伍中，以此增強(qiáng)隊(duì)伍整體活力，為自然資源檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展提供保障。

5.加強(qiáng)自然資源檔案安全管理

一是建立統(tǒng)一的目錄檢索體系，突破時(shí)空限制，在線查閱、獲取檔案資料；二是重要的檔案資料須加密、備份處理，提升安全管理水平，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，提升檔案服務(wù)的綜合能力；三是由于檔案資料不可再生，做好檔案安全管理顯得至關(guān)重要，需結(jié)合實(shí)際情況制定合理的應(yīng)急預(yù)案，并采取有效措施進(jìn)行庫(kù)房管理；四是強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理，加強(qiáng)三維虛擬庫(kù)房、智能化庫(kù)房建設(shè)，保障自然資源檔案資料安全；五是建立檔案管理中控室，創(chuàng)設(shè)可視化的三維場(chǎng)景，集成視頻監(jiān)控、溫濕度管理以及門禁管理等，并完善消防設(shè)備設(shè)施、環(huán)境控制監(jiān)控、視頻監(jiān)控以及RFID電子標(biāo)簽等設(shè)備設(shè)施；六是做好紙質(zhì)檔案保存環(huán)境管理，根據(jù)防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防塵、防靜電和防高溫等要求，遠(yuǎn)程監(jiān)控檔案管理庫(kù)房，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，檔案管理人員能夠及時(shí)靈活處置，為自然資源檔案安全提供堅(jiān)實(shí)保障。

同時(shí)，強(qiáng)化檔案信息化安全管理。首先，定期組織數(shù)字化檔案管理人員安全專題教育，明確安全管理重要性。其次，實(shí)體檔案存放在專門場(chǎng)所，交由專人管理。最后，參照國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合自身工作實(shí)際制定適用于自然資源檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

四、結(jié)論

綜上所述，自然資源檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，應(yīng)完善配套制度體系以及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，合理配置專業(yè)能力強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高的管理人員，以此來(lái)穩(wěn)步提升數(shù)字化自然資源檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬卓敏.自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理探討[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（27）：31-33.

[2]何 丹，陳禮金，柳 霞.機(jī)構(gòu)改革后加強(qiáng)自然資源檔案信息化建設(shè)的若干舉措[J].浙江檔案，2020（4）：58-59.

[3]鄒柏莉.基于信息化時(shí)代的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)路徑選擇[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（8）：13-15.

[4]孫繼光.信息化時(shí)代下加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑探索[J].城建檔案，2020（2）：13-14.

[5]張 曄.淺析自然資源檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].經(jīng)濟(jì)師，2020（3）：237-238.

[6]張 曄.自然資源檔案信息化之庫(kù)房自動(dòng)化管理探索——內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳三維虛擬庫(kù)房建設(shè)的分析[J].檔案管理，2020（5）：79-80.

[7]張 萍，張 偉，胡 艷，等.自然資源和規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查分析——以武漢市自然資源和規(guī)劃局為例[J].檔案時(shí)空，2019（10）：4-8.

（作者單位：泉州市不動(dòng)產(chǎn)交易登記檔案館）

作者簡(jiǎn)介：張文娜（1971—），女，漢族，福建泉州人，本科，高級(jí)工程師，副研究館員，注冊(cè)造價(jià)工程師 ，研究方向：不動(dòng)產(chǎn)檔案，自然資源檔案的數(shù)字化、信息化開(kāi)發(fā)利用。