“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理新模式探析

摘 要：文書檔案是醫(yī)院檔案體系中最核心的一部分內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的圖表、文件、會(huì)議記錄等不同類型的文書，詳細(xì)、真實(shí)、客觀地記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程。如果能夠合理利用，就能提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院的精準(zhǔn)發(fā)展提供參考，所以，做好文書檔案管理工作是非常有必要的。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，醫(yī)院要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流引入新技術(shù)、打造新平臺(tái)，探索最適合本院的文書檔案管理方式，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與醫(yī)院的文書檔案管理工作深度融合，提高醫(yī)院文書檔案管理效率?；诖?，本文將探討“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理和利用的趨勢(shì)及其特征，詳細(xì)分析文書檔案管理新模式，希望能夠推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”；醫(yī)院；文書檔案管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，很多醫(yī)院都積極將文書檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)系在一起，文書檔案管理工作也朝著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展。這不僅減少醫(yī)院在文書檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的“人財(cái)物”的資源消耗，還提高醫(yī)院的文書檔案管理效率，保護(hù)文書檔案信息的安全。這表明醫(yī)院探究“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代的文書檔案管理新模式是非常有必要的。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理和利用趨勢(shì)

1.管理效率更高

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式下，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間收集、整理實(shí)體文書檔案，每個(gè)周期都只能集中收集一段時(shí)間的檔案材料。而“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”則能夠延伸文書檔案的收集和管理觸角，如檔案工作人員會(huì)定期收集整理行政類檔案，按照文件名和檔案的時(shí)間分類。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員可以利用可視化軟件、智能內(nèi)容檢索等功能，分類整理、編研這些文書檔案，利用者也能夠根據(jù)自己的需求調(diào)取檔案，推動(dòng)了檔案管理工作朝著縱深的方向發(fā)展。

2.管理趨于扁平化

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作帶有中心化的特征，收集、整理以及利用工作都是由檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，這種管理模式只適用于實(shí)體檔案的管理環(huán)境，能夠節(jié)省資源，高效保管紙質(zhì)檔案。但是，在新時(shí)期醫(yī)院的文書檔案種類和內(nèi)容越來(lái)越豐富，中心化的管理模式已經(jīng)落后，有限的檔案管理人員已經(jīng)無(wú)法管理好海量的文書檔案資源，管理效率低下。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”就能夠解決這個(gè)問(wèn)題，醫(yī)院可以建立數(shù)字化文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案共享平臺(tái)等智能化管理系統(tǒng)，管理模式能夠從自上而下轉(zhuǎn)變?yōu)樽韵露?。無(wú)論是管理者還是利用者，都在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下有更強(qiáng)的平等性和自主性。醫(yī)院內(nèi)部的個(gè)體既可以是檔案資源的提供者、管理者，也可以是檔案資源的利用者。同時(shí)，醫(yī)院還可以發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”傳播便利性的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造更多文書檔案的利用場(chǎng)景。檔案管理人員可以通過(guò)微博、微信等一些新媒體平臺(tái)進(jìn)行雙向信息交互，加強(qiáng)檔案管理人員和利用者之間的聯(lián)系，幫助檔案利用者及時(shí)獲取文書檔案資源。

3.檔案利用形式更豐富

醫(yī)院的文書檔案在人事晉升、財(cái)務(wù)審計(jì)等多個(gè)方面發(fā)揮著重要的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的管理模式下，檔案管理人員會(huì)將電子版的文書檔案?jìng)鬏斀o各科室，或是以通知的形式發(fā)布在相關(guān)的網(wǎng)站，這是一種單向的文書檔案?jìng)鬟_(dá)利用方式。但近些年文書檔案種類越發(fā)豐富，利用者的需求也各不相同，呈現(xiàn)出個(gè)性化、資源集約化等特征，這就要求醫(yī)院要在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”背景下，更新相關(guān)的軟硬件、建立共享平臺(tái)等，滿足利用者復(fù)雜的檔案利用需求，包括將文書檔案轉(zhuǎn)化為可視化圖表、定制個(gè)性化文書檔案等。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代醫(yī)院文書檔案管理的特征

1.載體多樣化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院的文書檔案載體形式更多樣化，在紙質(zhì)資料、照片的基礎(chǔ)上又出現(xiàn)數(shù)據(jù)文件、視頻、音頻等不同形式，能夠更加直觀、準(zhǔn)確地展示文書檔案中的信息，能夠滿足利用者的不同需求?，F(xiàn)階段，部分醫(yī)院也開(kāi)始嘗試著使用硬盤、云盤等數(shù)據(jù)儲(chǔ)存載體。

2.信息檢索便利

傳統(tǒng)的管理模式下，醫(yī)院需要采取人工檢索的方式找到某個(gè)文書檔案，這種方式的工作量大、檢索效率低，難以滿足利用者的檔案查詢需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，醫(yī)院能夠利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)整合零散的文書檔案信息，提取這些檔案的關(guān)鍵信息、標(biāo)記關(guān)鍵詞，建立與之對(duì)應(yīng)的搜索引擎。這樣在信息檢索時(shí)會(huì)更加便利精準(zhǔn)，也能夠提高文書檔案的利用效率。

3.檔案歸檔更及時(shí)

傳統(tǒng)管理模式下文書檔案的上架、移交和歸檔等環(huán)節(jié)的工作耗時(shí)耗力，這些文書檔案需要占用較大的空間，日常的維護(hù)管理工作也需要花費(fèi)大量的資金，隨著文書檔案資料的不斷增加，管理工作變得越發(fā)困難。但在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，出現(xiàn)了先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠高效收集處理醫(yī)院的文書檔案，并自動(dòng)歸檔。檔案管理工作由被動(dòng)變得更加主動(dòng)。例如，一些醫(yī)院引入OA系統(tǒng)，能夠及時(shí)總結(jié)歸檔文書檔案，避免因無(wú)法及時(shí)歸檔導(dǎo)致資料丟失的情況。

4.管理服務(wù)多元化

在以往的管理模式下，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的精力在收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作上，難以為利用者提供多元化的服務(wù)。但在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，醫(yī)院將大數(shù)據(jù)、智能化、云計(jì)算等多項(xiàng)技術(shù)引入檔案管理工作中后，就能優(yōu)化掉部分煩瑣的檔案服務(wù)環(huán)節(jié)，提高檔案信息的時(shí)空共享效率，這有利于提升醫(yī)院的決策效率、行政管理能力等，也充分發(fā)揮文書檔案管理的作用。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代醫(yī)院文書管理新模式

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，一些醫(yī)院在積極進(jìn)行文書檔案管理轉(zhuǎn)型，這個(gè)過(guò)程探索出以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)的管理模式。

1.提高管理的先進(jìn)性，完善管理制度

完善先進(jìn)的檔案管理制度是醫(yī)院文書檔案管理工作高效開(kāi)展的前提?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，雖然醫(yī)院文書檔案管理新模式的重點(diǎn)是數(shù)字化建設(shè)，但如果缺少完善管理制度的支持，管理工作依然無(wú)法高效開(kāi)展。醫(yī)院要遵循已有的法律法規(guī)以及本院的實(shí)際發(fā)展需求調(diào)整檔案管理制度，確保管理制度切合實(shí)際，能夠落實(shí)到位。例如，制定檔案管理平臺(tái)信息錄入和管理相關(guān)的制度、權(quán)限制度、績(jī)效考核機(jī)制等，總結(jié)當(dāng)前檔案管理機(jī)制存在的不足，彌補(bǔ)已有的漏洞。權(quán)限制度是指將檔案管理工作從簡(jiǎn)到難劃分為不同的級(jí)別，為每一名檔案工作人員劃分明確的職責(zé)范圍、確定工作內(nèi)容，也可以按照技術(shù)、行政、人事等分類方式劃定文書檔案管理范圍，將具體的管理責(zé)任劃分給相對(duì)應(yīng)的檔案管理人員。根據(jù)檔案管理人員所負(fù)責(zé)工作內(nèi)容的難度級(jí)別、管理范圍劃分權(quán)限，檔案管理人員只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)操作管理平臺(tái)。

同時(shí)，要細(xì)化檔案管理平臺(tái)的使用流程，要求檔案管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展相關(guān)的操作，就不會(huì)出現(xiàn)人為失誤。對(duì)工作過(guò)程中頻繁出錯(cuò)的管理人員應(yīng)采取懲罰措施，對(duì)工作過(guò)程中認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員給予精神和物質(zhì)方面的獎(jiǎng)勵(lì)，使檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。

2.整合文書資源，建立數(shù)字檔案庫(kù)

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，醫(yī)院要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為目標(biāo)進(jìn)行長(zhǎng)期規(guī)劃。一方面，要將老舊檔案數(shù)字化；另一方面，在收集整理新文書檔案的過(guò)程中，要逐步朝著雙軌制的方向發(fā)展，建立數(shù)字檔案庫(kù)。這個(gè)過(guò)程要重視識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將原有的圖像、文字等文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。在此基礎(chǔ)上統(tǒng)籌規(guī)劃，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)完成轉(zhuǎn)檔、存檔等多項(xiàng)工作，包括統(tǒng)一不同類型圖片、影像的格式等。

為了發(fā)揮數(shù)字檔案庫(kù)的最大化價(jià)值，醫(yī)院要組織專業(yè)的檔案管理人員建立專題數(shù)字庫(kù)，如以醫(yī)院歷代領(lǐng)導(dǎo)為主題的數(shù)據(jù)庫(kù)、與人才建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)等，為利用者提供個(gè)性化的文書檔案服務(wù)。此外，醫(yī)院還可以利用釘釘、微信公眾號(hào)等，開(kāi)發(fā)掌上數(shù)字檔案庫(kù)，增設(shè)移動(dòng)借閱審批、手機(jī)查詢檔案編號(hào)等功能，使檔案管理人員能夠遠(yuǎn)程管理文書檔案，利用者也可以實(shí)時(shí)查詢自己所需的文書檔案。必要的時(shí)候醫(yī)院可以開(kāi)發(fā)專屬的App，并通過(guò)各新媒體平臺(tái)開(kāi)展有效宣傳工作，擴(kuò)大醫(yī)院文書檔案的服務(wù)范圍，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理快速轉(zhuǎn)型。

3.加大資金投入，建設(shè)管理平臺(tái)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，無(wú)論醫(yī)院是想引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)還是培養(yǎng)人才，都需要資金的支持。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際需求，投入充足的資金，引進(jìn)先進(jìn)的光盤刻錄機(jī)、高速掃描機(jī)等設(shè)備，必要時(shí)也可以購(gòu)買殺毒軟件、加密軟件等，確保文書檔案的安全性。

醫(yī)院要靈活應(yīng)用云計(jì)算、數(shù)據(jù)庫(kù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，采集醫(yī)院內(nèi)部的文書檔案信息，建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。該平臺(tái)與醫(yī)院的各科室相互連接，能夠高效共享文書檔案并及時(shí)收集各科室的文書檔案。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院需要將不同形態(tài)、不同類型的文書檔案信息上傳到管理平臺(tái)。管理平臺(tái)會(huì)自動(dòng)分類整理這些文書檔案，為利用者提供檔案信息檢索、處理等相關(guān)的服務(wù)。利用者只需要通過(guò)管理平臺(tái)發(fā)起請(qǐng)求，后臺(tái)就會(huì)自動(dòng)檢索，將不同形式的文書檔案信息傳送給利用者，滿足利用者的個(gè)性化需求。

此外，基于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，利用者只要登錄管理平臺(tái)就能夠享受到個(gè)性化推送服務(wù)。管理平臺(tái)會(huì)根據(jù)利用者已有的檢索信息、個(gè)人需求，為其匹配可能需要的文書檔案信息，在推送環(huán)節(jié)就可以解決一部分利用者的問(wèn)題，提高文書檔案資源的利用效率。

4.優(yōu)化管理隊(duì)伍，做好培訓(xùn)工作

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)守醫(yī)療服務(wù)紅線，在法律允許范圍之內(nèi)合理開(kāi)發(fā)利用文書檔案資源。這要求檔案管理人員在操作相關(guān)管理平臺(tái)開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)守法律底線。醫(yī)院也要主動(dòng)組織檔案管理人員參與培訓(xùn)，學(xué)習(xí)法律知識(shí)。首先，醫(yī)院可以邀請(qǐng)外部專家、優(yōu)秀的檔案管理人員分享工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理意識(shí)，讓其了解“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理的價(jià)值和作用，在管理過(guò)程中主動(dòng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極挖掘文書檔案中的有效信息；其次，通過(guò)開(kāi)展各種形式的培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)思維，讓他們掌握大數(shù)據(jù)分析、新媒體等技術(shù)的具體應(yīng)用方法，這樣才能夠在工作開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)編研產(chǎn)品；再次，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)做好職業(yè)道德培訓(xùn)，讓檔案工作人員形成嚴(yán)謹(jǐn)、求真以及務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，能夠積極迎接“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)，確保檔案管理人員能夠按照既定的工作程序做好檔案調(diào)取、歸檔等多項(xiàng)工作，避免出現(xiàn)文書檔案信息泄露、丟失的情況；最后，醫(yī)院要招收更多年輕的檔案管理人員，可以適當(dāng)提高聘用門檻，提高管理人員的福利待遇，吸引更多高學(xué)歷、高素質(zhì)的檔案管理人員進(jìn)入醫(yī)院的檔案管理隊(duì)伍。新入職人員必須接受崗前培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理涉及的檔案保護(hù)、檔案文獻(xiàn)編輯、檔案管理學(xué)等各種理論知識(shí)。因?yàn)闄n案學(xué)科的專業(yè)性比較強(qiáng)，無(wú)論是資料的收集、整理，還是檢索、鑒定等多個(gè)方面都有特定的方法和理論，所以，只有提高檔案管理工作者的專業(yè)知識(shí)水平，才能夠提高他們的整體素質(zhì)。此外，還可以組織他們與老員工一起接受“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)。

5.評(píng)估檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，做好檔案安全管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，醫(yī)院既要提高文書檔案資源的利用效率，也應(yīng)當(dāng)保護(hù)文書檔案資源的安全性。醫(yī)院需要統(tǒng)一文書檔案安全標(biāo)準(zhǔn)，包括文書檔案管理、文書檔案?jìng)浞?、文書檔案數(shù)字化加工等內(nèi)容。在決定文書檔案資源是否開(kāi)放利用、公布、解密之前要進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，維持保密和利用之間的平衡。

在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院還需要應(yīng)用多種技術(shù)做好文書檔案安全管理工作。第一，追蹤技術(shù)。要將追蹤技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理平臺(tái)或系統(tǒng)中，管理人員和利用人員的任何操作都會(huì)被實(shí)時(shí)記錄，生成操作日志。只有被授予權(quán)限的檔案管理人員才能夠查看操作日志，任何人都無(wú)法更改文書檔案信息，直到文書檔案超出保存年限沒(méi)有保存價(jià)值時(shí)，系統(tǒng)才會(huì)自動(dòng)銷毀處理這些文書檔案。如果文書檔案管理平臺(tái)或系統(tǒng)遭受非法攻擊或出現(xiàn)一些可疑人員，追蹤技術(shù)也會(huì)快速追蹤定位訪問(wèn)者的IP地址，這樣，檔案管理人員就能夠知道其具體信息；第二，動(dòng)態(tài)備份技術(shù)。醫(yī)院的很多文書檔案資源具有較高的可利用價(jià)值，一旦丟失、損毀就會(huì)給醫(yī)院造成極大的損失，面對(duì)這種情況，檔案管理人員可以將動(dòng)態(tài)備份技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，對(duì)本地文書檔案和異地文書檔案進(jìn)行備份處理，保護(hù)其安全性和真實(shí)性。當(dāng)然，檔案管理人員也要合理選擇文書檔案的備份載體，現(xiàn)階段，百度網(wǎng)盤、360安全云盤等云備份軟件受到檔案管理人員的歡迎，云備份可以節(jié)省儲(chǔ)存空間、節(jié)約儲(chǔ)存成本、承擔(dān)海量文書檔案的儲(chǔ)存壓力，有極高的利用價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”時(shí)代，云計(jì)算、儲(chǔ)存技術(shù)越發(fā)成熟，開(kāi)始被人們廣泛應(yīng)用在檔案管理工作中，創(chuàng)新了檔案管理模式，提高了檔案管理效率。在此背景下，醫(yī)院也要革新觀念，重視文書檔案管理工作的開(kāi)展，主動(dòng)探索文書檔案管理新模式的發(fā)展路徑，要投入更多資金引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，建設(shè)先進(jìn)的文書檔案管理平臺(tái)、做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，采取有效的檔案安全管理措施，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作的開(kāi)展等，高效率開(kāi)展文書檔案管理工作，發(fā)揮文書檔案的最大化價(jià)值，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

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作者簡(jiǎn)介：王桂香（1972—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。