高校人事檔案檢索工具及其機制探討

摘 要：檔案是社會軌跡的原始記錄，檔案使用者與我國浩如煙海的檔案資源特定供給之間的矛盾，推動了檔案檢索工作的發(fā)展。人事檔案信息的“提取存儲”和“檢索查找”是高校日常的人事檔案檢索工作，檢索對檔案管理有非常重要的意義。高校人事檔案檢索工具的最終目的是從檔案檢索系統(tǒng)中檢出相關檔案信息，因此，人事檔案檢索工具要全面、正確、具體進行編制，本文主要對高校人事檔案檢索工具及檔案檢索工具的機制進行闡述。

關鍵詞：高校；人事檔案；檢索工具；機制探討

一、檔案檢索工作簡述

1.檔案檢索的含義

檔案是社會軌跡的原始記錄。隨著我國政務公開和檔案開放的進程，越來越多的機關工作人員、科技人員乃至普通公民，開始了解和利用檔案這種具有特殊價值的信息資源。我國檔案數(shù)量龐大，內容豐富，時間跨度大，分布面廣。要想從這些浩如煙海的檔案中獲得特定的檔案，除了掌握檔案的分布情況外，還必須借助科學、高效的檢索手段或方法。

繁多的人事檔案資源和檔案使用者指定要求之間的矛盾，確定高校人事檔案檢索工作的產生和發(fā)展。廣義上的檔案檢索，檔案館（室）把所藏檔案的信息按照檔案法編制成各種檔案檢索工具，形成檔案計算機檢索系統(tǒng)、手工檔案檢索工具系統(tǒng)，最終查詢出所需檔案的全過程。對專業(yè)從事檔案檢索及其系統(tǒng)開發(fā)、研究和設計的專業(yè)人士來說，“檔案信息存貯與檢索” 是“檔案檢索”的完整含義，又將“檔案信息存貯與檢索” 簡稱為“檔案檢索”。從這個定義可以看出，所謂人事檔案信息“存儲”和人事檔案“查檢”，是高校人事檔案檢索兩個具體內容。將人事檔案中具有檔案檢索的特征標識出來，而后按照一定的次序進行編排，這樣形成檢索工具的過程即為檔案信息“存儲”；利用檢索工具查找需求檔案信息的過程稱為檔案信息“查檢”，這一過程可以得出，“存儲”是基礎，“查檢”是體現(xiàn)。高校人事檔案檢索工具是溝通人事檔案信息資源和使用者的紐帶，同時，也是人事檔案信息“存儲”和“查檢”的紐帶，是通向人事檔案資源庫的捷徑。

2.高校人事檔案檢索的內容

人事檔案檢索是檔案管理的重要組成部分，與“情報學”“圖書管理”“信息管理”有密切的關系，人事檔案信息的提取存儲和人事檔案檢索查找是高校人事檔案檢索的主要內容。

（1）高校人事檔案信息的存儲

編制使用檔案檢索工具就是高校人事檔案信息的存儲。其流程為：開始要對高校人事檔案的實質特點進行選擇、分析和記錄，所有文件及檔冊經過描繪后，形成記錄或字段，接著對形成的人事檔案條目按一定的次序進行編排，產生不同類別的人事檔案檢索工具?，F(xiàn)在已經可以引入計算機科學、數(shù)學、信息管理學等科學方法，在此基礎上形成計算機檔案檢索數(shù)據庫，檢索更為快捷。

（2）高校人事檔案檢索查找

高校人事檔案信息的查找，依據檔案使用者的訴求，我們使用各種檢索工具找出具體所需的人事檔案。首先，依據檢索要求對普通人事檔案進行剖析，明確檢索檔案的實際內容，形成檔案自畫像；其次，綜合運用人事檔案檢索工具，查找出所需的人事檔案信息。

3.高校人事檔案檢索對檔案管理工作有重要意義

首先，高校人事檔案檢索是主管部門檔案利用工作的關鍵。高校檔案館的人事檔案資料數(shù)量龐大，有些人事檔案保存在不同的部門。由于數(shù)量龐大的人事檔案材料和人們對其檔案需要之間的矛盾，促使人事檔案信息檢索工作的產生，推動高校人事檔案信息檢索工作的迅速發(fā)展。檢索工具和檢索系統(tǒng)科學地應用，所需人事檔案可被使用者方便快捷地找到，從而加以利用。

其次，人事檔案檢索是高校人事檔案開發(fā)利用的前置條件，信息檢索的優(yōu)劣是檢驗人事檔案管理水平的主要標志，是檔案機構能否迅速、及時、準確、全面提供檔案信息的保證。檔案信息檢索工作是在傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務中逐漸發(fā)展起來的科學管理方式，采用現(xiàn)代化的技術和手段建立完善的檢索體系，運用科學的檢索方法，使檔案信息的查找利用更為方便快捷，可更好地滿足社會利用檔案的需要，大大提高高校人事檔案管理工作水平。

最后，高校人事檔案業(yè)務工作的重要學科是檔案檢索工作。隨著計算機科學的發(fā)展，檔案管理已經進入信息化時代，利用現(xiàn)代信息科技，建立計算機檔案信息檢索系統(tǒng)，在檢索信息時高速、準確，已經成為檢索工作的重要課題，需要高校人事檔案檢索工作者予以重視解決。

二、高校人事檔案檢索工具簡述

1.高校人事檔案檢索工具的功用

高校人事檔案檢索工具包括記錄、報道和查找檔案信息，也就是“存儲”和“查檢”。檔案管理中檔案檢索工具有以下作用：

（1）紐帶作用

在高校人事檔案管理部門，隨著時間的推移，人事檔案眾多而雜亂并不斷增加新的內容。人事檔案檢索工具成為人事檔案資源和使用者之間的一條特殊“紐帶”，從而使檔案使用者可以精確獲取人事檔案信息。

（2）交流的作用

檢索工具中存儲了燦若繁星的檔案信息，已經成為各級組織檔案館（室）、各級人事部門以及檔案館（室）與使用者之間的交流工具。

（3）管理的作用

高校人事檔案檢索工具記錄了人事檔案的主要特征，集中展現(xiàn)了館藏檔案情況。工作人員為開展檔案管理業(yè)務活動提供了依據，通過人事檢索工具檢索人事檔案，可以了解館藏檔案的信息，同時，各類檔案檢索工具成為檔案管理人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必備工具。

2.高校人事檔案檢索工具的分類

根據不同的標準，高校人事檔案檢索工具有不同的分類。

（1）按編制方式分類

按編制方式，高校人事檔案檢索工具可以分為目錄檢索、索引檢索、指南檢索。

目錄檢索是依據不同層次及其內容可以編制成不同的目錄，將檔案的著錄條目，以一定的順序編排起來的檢索工具，如依據分類目錄索引、主題目錄索引等。

依據檔案內外部特點、檔案的出處，按照一定次序排列起來，形成的檢索工具稱為索引檢索，如人名索引、文號索引等。根據這些索引，使用者可以找出具備該特征檔案的存放位置或檔號。

以文章陳述的形式，歸納介紹人事檔案情況的工具稱為指南檢索，其可讀性較強，可以當作工具書使用。例如，全宗指南檢索、專題指南檢索和檔案館指南檢索等。

（2）按載體形式分類

書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微式檢索工具和機讀式檢索工具，都是按其載體形式劃分的檔案檢索。

將著錄條目按照一定的順序并裝訂成冊的檢索工具稱為書本式檢索工具。其可以印刷出版，體積不大，管理閱讀交流方便，成本低廉。

將條目著錄于卡片之上，將卡片按一定規(guī)則排列而成的檢索工具稱為卡片式檢索工具，其有利于材料的積累、增刪條目及調整條目前后順序，但數(shù)量偏多、體積偏大，為后期管理帶來困難。

以膠片為載體，用縮微攝影的方式制作的檢索工具稱為縮微式檢索工具。其便于攜帶，存儲得比較密集，比較適合于長久保存的檔案。

機讀式檢索工具是存儲在磁性材料上，以代碼的形式供現(xiàn)代計算機識別的檢索工具。其存儲密集，可以實現(xiàn)快速檢索掃描，有利于實現(xiàn)多途徑檢索。

（3）按檢索內容范圍分類

按照檢索的內容范圍，高校人事檔案檢索工具有綜合性的檢索工具、專題性的檢索工具。

編制的檢索工具以全部的檔案為對象稱為綜合性檢索工具，如分類目錄、全宗指南等。

編制的檢索工具以某一專題檔案為對象稱為專題范圍檢索工具，如專題目錄、專題指南等。

（4）按功能分類

按照功能的不同，高校人事檔案檢索工具有館藏性檢索工具類、查檢性檢索工具類、介紹性檢索工具類。

以檔案實體管理體系，加上其相互之間關系為反映對象的檢索工具稱為館藏性檢索工具，可以清楚顯示檔案的整理順序，便于檔案使用者查找檔案。一般有全宗目錄、案卷目錄、全引目錄等。

提供檢索途徑為檔案的某一內容、特征的檢索工具稱為查檢性檢索工具，可以打破檔案實體的先后順序，多種檢索方式可以選擇，包括分類目錄檢索、專題目錄檢索、人名索引檢索、地名索引檢索等。

介紹報道檔案某些內容及其有關情況的檢索工具稱為介紹性檢索工具，包括專題指南檢索、檔案館指南檢索等。

3.編制高校人事檔案檢索工具的要求

（1）根據實際情況，同時兼顧計劃性

編制高校人事檔案檢索工具，要按照《檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》（DT/T22）要求，結合高校檔案館的實際內容和特點，制訂相關計劃編制檢索工具，規(guī)律性編制不同類型的檢索工具，要根據高校的實際情況，編制檢索工具的數(shù)量和種類相吻合。

（2）堅持實效為基礎，同時兼顧快速、準確以及全面具體性

高校人事檔案檢索工具最終要為檔案使用者快速準確地查找檔案資料，要按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）進行著錄。檔案檢索工具就要準確、詳細、具體編制，檢索質量要準確無誤，全面豐富存儲信息，各種目錄與數(shù)據要協(xié)調對應。凡是對檔案館有用的檔案，都要收集存儲進去，著錄檔案內容與外形特征要詳細直接，更具體地顯示檔案內容與形式條目。

三、常見高校人事檔案檢索工具的編制

1.案卷目錄

是以案卷名為索引查找檔案的檢索工具，根據檔案整理順序，以案卷為單位編排的檢索工具稱為案卷目錄。案卷目錄采用書本式，目錄表中項目包括順序號、案卷題名、日期、頁號、備注等?？梢院芮宄毓潭ㄎ募木唧w位置，卷內基本情況一目了然，是檢索具體檔案文件時使用的重要工具。

2.案卷文件目錄

案卷文件目錄是把案卷目錄、卷內文件目錄編排成冊，編排出案卷號、標題、日期、頁碼，其后展示出卷內文件的目錄，按順序打印案卷目錄和卷內文件目錄，裝訂成冊。這樣具備案卷目錄及卷內文件目錄的功用，使得案卷目錄和卷內文件目錄更加全面，更加系統(tǒng)地展示館藏性目錄。每一案卷中所包括的文件標題，都會在目錄中反映出來，同時，獨立成冊，實現(xiàn)館藏性目錄對案卷和文件的配套檢索。

3.全宗目錄

全宗目錄內容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內案卷數(shù)量及起止時間，檔案數(shù)量龐大、全宗多的大中型檔案館比較適用，是展示檔案館全部全宗狀況的檢索工具。此外，同一全宗的檔案在檔案的整理、流轉過程中不能混雜。

4.分類目錄

按照國家檔案分類法規(guī)范組織起來，根據體系分類法的原理，以分類號為排檢項，揭示全部或部分館藏內容與成分的綜合性檢索工具。這種方式打破了全宗及檔案實體整理體系的束縛，實現(xiàn)檔案信息中相同問題的集中，編制分類目錄系統(tǒng)性更強，效率更高，目前，在檔案館（室）中占主導地位。

5.主題目錄

將檔案的主題依據主題法的原理，按字母順序排列的一種目錄稱為主題目錄。使用計算機檢索，能發(fā)揮主題目錄的有效性，將所有文件的主題詞輸入計算機后，任意一個詞都可以作為檢索項，按照制定的檢索策略與系統(tǒng)文檔中的存貯標識進行類比匹配運算，得到有關該主題詞的全部文件。本質上這種檢索方式就是應用現(xiàn)代計算機的“關鍵詞”搜索技術，從而使主題詞檢索的準確率高，相同事物的檔案信息內容統(tǒng)一展示，特性檢索功能較理想。

6.專題目錄

可以系統(tǒng)展示檔案館內有關某種專門事務、專門內容檔案的檢索工具。專題目錄功能與主題目錄相比，其更加靈活，可以不受分類法和主題法的限制。與某一專題有關的全部檔案集中，可以編制一種專題目錄。

7.文號索引

采用表格形式，提供按文號檢索檔案的方法，可以清晰顯示檔案的文號和檔案號對應關系的檢索工具。文號索引按年度將同一年度的文件編制一張表，將同一發(fā)文機關的文件編制一張表，形成的表整理裝訂成冊。號碼對應式、位置對應式是文號索引的兩種形式。

8.人名索引

檔案中所涉及的人名及其簡要情況著錄下來，以一定次序編排而成的一種檔案檢索，包括人名和檔案號。把人名指向檔案的檔號，檔案使用者通過索引工具，查到記錄某一人名的檔案信息。人名索引的排列有筆數(shù)法、筆形法、音序法。

9.地名索引

地名索引是提供有關地名線索材料的檢索工具，將地圖（集）或有關圖書資料中全部地名按一定規(guī)則編排并附注所在位置、坐標代號的列表。地名按筆畫或字母順序排列。檔案中所列出的地名，并顯示出處的檢索工具。由地名和檔號組成，公眾可以通過索引，查到記載某一地區(qū)情況的資料。

10.檔案館指南

是以文章陳述的方式，系統(tǒng)全面展示館藏檔案情況的工具書，又稱為檔案館介紹，它便于公眾全面了解檔案館館藏，是了解檔案館館藏的指南，也是為檔案館開放而編制的。由序言、目錄、檔案館概述、館藏檔案情況介紹、館藏資料情況介紹及附錄組成。

11.全宗指南

以文字描述的形式，比較全面地揭示檔案館內一個全宗檔案內容、成分及其價值情況的工具書，由封面、正文與備注三部分組成。

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基金項目：河南省大中專畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)研究課題：三維視角下校園招聘服務體系研究，課題編號：豫教【2018】04823號。

作者簡介：劉賀（1983—），女，漢族，河南永城人，本科，中小學高級，研究方向：高校人事檔案管理。