醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性及開展策略

徐倩倩

［摘 要］文書檔案材料是醫(yī)院在開展各項科研工作和醫(yī)療服務(wù)過程中所積累的真實記錄。由于醫(yī)院的文書檔案信息來源比較廣，所以檔案管理工作難度較大。對此，可以積極將信息化建設(shè)應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理，運用信息技術(shù)對檔案信息進行采集、收集和整理。這樣能夠有效提高醫(yī)院文書檔案管理效率和管理質(zhì)量，也能夠避免文書檔案的丟失，提高檔案的開發(fā)和利用價值。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)院文書檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；開展策略

［中圖分類號］C91文獻標(biāo)志碼：A

近幾年，我國社會發(fā)展迅速，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，為人們的工作和生活提供了便利。因此，醫(yī)院檔案管理工作人員需要不斷改變自身的管理理念，將現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于當(dāng)前醫(yī)院文書檔案的管理過程中，充分發(fā)揮文書檔案的作用和價值，同時也能為醫(yī)院的各項工作提供便利。

1 醫(yī)院文書檔案的特點和現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院文書檔案的特點

第一，醫(yī)院文書檔案具有一定的規(guī)范性。規(guī)范性是文書檔案管理工作中最基礎(chǔ)的內(nèi)容，文書檔案資料收集、歸納和整理的全過程都要嚴格遵守規(guī)范性原則，這是提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量和管理水平的重要因素之一[1]。第二，醫(yī)院文書檔案具有標(biāo)準(zhǔn)性。所有的文書檔案在管理過程中都需要嚴格遵循相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，突出不同資料之間的關(guān)聯(lián)性。第三，醫(yī)院文書檔案具有保密性。在進行文書檔案管理的過程中，應(yīng)對文書檔案的內(nèi)容要做好保密工作，以保護患者的隱私。第四，醫(yī)院文書檔案具有服務(wù)性。在進行文書檔案管理的過程中，要將服務(wù)性滲透到文獻資料數(shù)據(jù)管理中，方便文獻資料數(shù)據(jù)的調(diào)取和使用。

1.2 信息時代醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題

近些年，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，對醫(yī)療不斷進行優(yōu)化和改革，醫(yī)院文書資料的規(guī)模也在迅速擴大，給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)[2]。信息化技術(shù)的應(yīng)用擴大了文書檔案管理的規(guī)模，大幅度增加了檔案管理的工作量，在這樣的情況下就容易發(fā)生工作偏差，從而影響檔案資料的準(zhǔn)確性。除此之外，在文書檔案管理過程中會涉及大量與患者相關(guān)和醫(yī)院發(fā)展相關(guān)的資料，在整理過程中，如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料當(dāng)作檔案的載體，那么很容易發(fā)生管理疏忽和管理缺陷，甚至可能會造成資料永久性缺陷或丟失。由此可以看出，信息技術(shù)的應(yīng)用給醫(yī)院文書檔案管理工作帶來了一定的壓力，但是更多的是優(yōu)勢和便捷，將二者進行有效結(jié)合，就能夠推動醫(yī)院文書檔案朝著新的方向發(fā)展和進步。

1.3 信息化對醫(yī)院文書檔案管理的影響

在醫(yī)院文書檔案管理過程中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠改變文書檔案的儲存形式，可以運用錄入和掃描等方法將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提高醫(yī)院文書檔案的使用水平和使用效率[3]。應(yīng)用計算機技術(shù)可以實現(xiàn)對醫(yī)院文書檔案快速的搜索和查詢，還能夠提高文書檔案的準(zhǔn)確性，提高文書檔案的使用效率。除此之外，在文書檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)能夠優(yōu)化管理體系和管理質(zhì)量。信息化技術(shù)廣受醫(yī)療行業(yè)的重視，根據(jù)當(dāng)前需求，運用信息技術(shù)對醫(yī)院文書檔案工作進行管理能夠提高文件資料的安全性和可靠性。

2 醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)的重要性

2.1 提高檔案管理水平

在醫(yī)院文書檔案管理過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠改變傳統(tǒng)管理模式和管理觀念，有效提高檔案管理工作的質(zhì)量，為醫(yī)院文書檔案管理工作和服務(wù)工作打下良好的基礎(chǔ)[4]。醫(yī)院文書檔案信息化管理建設(shè)能夠為臨床研究活動和醫(yī)療服務(wù)提供更加科學(xué)有效的管理平臺，醫(yī)院文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出一定的跨越性特征。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案數(shù)據(jù)資料的利用價值，為日后的檔案搜索和查詢工作帶來巨大的便利，也能夠大幅度提升醫(yī)療診斷效率和效果，推動醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。

2.2 提高醫(yī)院的競爭力

醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)能夠使醫(yī)院內(nèi)部各個科室之間的溝通和交流更加便利。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠使檔案資料實現(xiàn)真正的共享和互通，同時也能夠解決當(dāng)前文書檔案管理過程中存在的諸多問題，對醫(yī)療服務(wù)的整個流程進行不斷完善和優(yōu)化，提高醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而提高醫(yī)院的競爭力。

2.3 為醫(yī)院提供決策依據(jù)

通過醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)，能夠從信息系統(tǒng)平臺直接獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，也可以幫助醫(yī)院管理人員做出更加科學(xué)合理的決策。除此之外，信息化技術(shù)的應(yīng)用也能夠?qū)︶t(yī)院內(nèi)部各類資料和數(shù)據(jù)進行有效保管，避免出現(xiàn)缺失或丟失的情況，保證資料的完整性和全面性[5]。檔案信息系統(tǒng)平臺和檔案數(shù)據(jù)平臺能夠為醫(yī)院的相關(guān)管理制度和決策提供有效依據(jù)，這樣才能夠充分發(fā)揮出醫(yī)院文書檔案的作用和價值。

2.4 符合時代發(fā)展要求

應(yīng)用信息化技術(shù)進行醫(yī)院文書檔案管理，符合當(dāng)前我國時代的發(fā)展趨勢和發(fā)展要求，也是提高我國醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和管理效果的重要途徑。在醫(yī)院運營和管理過程中，各類文書檔案材料都有著重要的作用[6]。檔案管理一直是醫(yī)院管理工作中的一項難題，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠方便醫(yī)護人員對檔案信息中的資料和內(nèi)容進行實時查閱和學(xué)習(xí)，不僅能夠有效提高醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)能力和專業(yè)水平，還能夠優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

3 信息時代背景下醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題

3.1 檔案管理工作滯后

當(dāng)前，醫(yī)院內(nèi)部對文件檔案管理工作沒有充分的重視，管理層忽略了文件檔案管理工作的重要性。相關(guān)檔案管理人員也沒有重視自身工作的價值，對檔案信息化建設(shè)存在一定的質(zhì)疑，無法將檔案管理工作與信息技術(shù)有效融合[7]。從根本上來看，醫(yī)院管理層并沒有認識到信息化建設(shè)對于文書檔案管理工作的重要性，更沒有意識到制約投入的影響。由于相關(guān)管理人員文件資料檔案管理觀念和管理方法較為落后，導(dǎo)致信息化建設(shè)在醫(yī)院文書檔案管理工作中發(fā)展緩慢。在傳統(tǒng)觀念的影響下，雖然醫(yī)院文書檔案管理工作擁有了強大的技術(shù)支撐，但當(dāng)前很多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的文件管理模式，需要投入大量的人力和物力，卻沒有良好的管理效果。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要及時更新自身的思想觀念，否則會與時代發(fā)展脫節(jié)。

3.2 缺乏先進的管理系統(tǒng)

這些年醫(yī)學(xué)一直在不斷發(fā)展和改革，其中涉及諸多領(lǐng)域，由于內(nèi)容較多，所以文書檔案工作繁重。如果醫(yī)院文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不夠完善，那么就無法保障檔案信息的實時性和安全性，也無法提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率[8]。雖然信息化建設(shè)已經(jīng)受到廣泛認可和應(yīng)用，但是醫(yī)院文書檔案管理的信息化建設(shè)并不完善，導(dǎo)致資料不夠詳盡，無法將醫(yī)院所有部門都包括其中，影響了系統(tǒng)的完善性和全面性，甚至?xí)?dǎo)致文書檔案管理工作出現(xiàn)混亂。除此之外，在檔案管理過程中軟件設(shè)施更新極其緩慢，軟件設(shè)施在應(yīng)用過程中也存在嚴重的失誤。另外，受到傳統(tǒng)管理方式的影響和束縛，導(dǎo)致管理設(shè)備不足，并且管理配備和管理系統(tǒng)缺乏先進性，無法滿足當(dāng)前信息處理的需求，無法完成檔案管理工作，也無法提高檔案管理工作的效率。

4 醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)策略

4.1 加快醫(yī)院文書檔案工作和內(nèi)容的優(yōu)化

對于醫(yī)院內(nèi)部文書檔案工作和內(nèi)容來說，信息化建設(shè)和發(fā)展主要體現(xiàn)為：第一，運用錄入和掃描的方法將醫(yī)院文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案進行存儲；第二，應(yīng)用拍攝或者掃描的方法將文書檔案向電子文檔或圖片轉(zhuǎn)換，這樣的方法更容易保存。當(dāng)前自動化技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用較為廣泛，掃描儀的應(yīng)用極其普遍，這一技術(shù)給醫(yī)院文書檔案管理工作提供了重要支持。

4.2 定位和應(yīng)用

在醫(yī)院檔案管理過程中，文書檔案管理極其重要。在管理過程中，除了采集、歸納和整理以外，還會涉及定位、搜索、查詢和應(yīng)用[9]。在信息化管理背景下，將信息技術(shù)作為重要依托，能夠快速進行資料的搜索和定位，提高資料查詢和定位效率，也能夠提高醫(yī)院資料的使用效率。當(dāng)前在很多文書檔案管理中都應(yīng)用了計算機技術(shù)和自動化體系，將檔案管理工作中的大部分環(huán)節(jié)都納入其中，并以年為單位對資料進行統(tǒng)計，優(yōu)化檔案系統(tǒng)的管理工作。

4.3 推動文書檔案管理模式的發(fā)展和轉(zhuǎn)變

信息技術(shù)的應(yīng)用能夠提高文書檔案的發(fā)展速度和使用效率。首先，在進行文書檔案管理過程中需要優(yōu)化管理體系。在當(dāng)前發(fā)展階段，醫(yī)療行業(yè)逐漸提高了對檔案管理工作的重視，肯定了檔案的作用和價值，將醫(yī)院內(nèi)部檔案管理需求作為主要發(fā)展方向，要加強對信息管理技術(shù)的重視。其次，應(yīng)用信息技術(shù)儲存檔案資料需要利用硬盤或光碟進行儲存，避免文件檔案信息遭到破壞。除此之外，在醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要引進更加先進的技術(shù)，包括口令和密碼等，以此來提高醫(yī)院文書檔案的安全性。

5 如何提高醫(yī)院文書檔案管理水平

5.1 建設(shè)完善的檔案信息化管理方案

將醫(yī)院發(fā)展實際作為重要基礎(chǔ)，明確信息化管理目標(biāo)和管理方向，了解醫(yī)院發(fā)展的基本準(zhǔn)則，構(gòu)建科學(xué)有效的信息化管理策略[10]。在全醫(yī)院范圍內(nèi)宣傳信息化對于文書檔案資料管理的重要性，并根據(jù)實際發(fā)展情況對文書檔案管理工作和管理環(huán)境進行全面分析。除此之外，需要加強對外部行業(yè)發(fā)展情況的了解，體會信息化對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，實現(xiàn)多元素的有效融合，制訂科學(xué)合理而且針對性較強的管理方案。

5.2 優(yōu)化方案管理信息化

醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)需要完善的信息管理系統(tǒng)的支持，因此，需要提高管理系統(tǒng)建設(shè)的速度。首先需要加強與軟件市場的溝通和交流，將醫(yī)院的實際需求作為基礎(chǔ)，開發(fā)出完善的文書檔案管理系統(tǒng)，同時對這一系統(tǒng)進行測試，保證系統(tǒng)的運行、容量和開放性。系統(tǒng)的開放性功能要能夠與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接，加強數(shù)據(jù)的溝通和交流，提高辦公速度，為檔案管理人員提供便利。

5.3 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)能力

醫(yī)院文書檔案信息化管理水平對于醫(yī)院運行有著重要影響，所以醫(yī)院需要加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，提高工作人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。除此之外，還需要重視檔案管理人員的深造和培育。醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理的實際情況和實際水平，定期對工作人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員對信息化的了解，也要提高工作人員的計算機應(yīng)用水平。優(yōu)化文書檔案管理人員的職位和職能，優(yōu)化責(zé)任制度將責(zé)任落實到個人，強化工作內(nèi)容和工作細節(jié)，將新型檔案管理工作和檔案管理知識逐漸滲透到當(dāng)前的管理行為中。醫(yī)院還可以組織開展相關(guān)論壇和講座，鼓勵同行之間相互交流和溝通，發(fā)揮創(chuàng)造性思維，創(chuàng)新工作模式，提高醫(yī)院文書檔案管理水平。

5.4 強化管理制度

醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)能夠充分發(fā)揮出信息技術(shù)的價值和作用，使計算機平臺和互聯(lián)網(wǎng)平臺之間的連接更加緊密，對多種信息渠道進行綜合應(yīng)用，突破文書檔案管理限制，將文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，能更好地滿足信息共享的需求。因此，醫(yī)院管理人員需要對檔案管理工作制定新的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，構(gòu)建完善的檔案管理制度和檔案服務(wù)制度，提倡檔案信息平臺共享，以此來提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療服務(wù)效率。信息技術(shù)的應(yīng)用能夠強化文件儲存功能，突出云平臺和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高檔案傳遞的速度，保障檔案的安全性。醫(yī)院應(yīng)完善文書檔案管理制度，明確檔案信息化管理目標(biāo)，提高檔案管理工作的科學(xué)性，在實際管理過程中認可信息化管理的價值，能優(yōu)化管理環(huán)境。

6 結(jié)束語

我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，全面凸顯了信息技術(shù)的重要性。在文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該了解其中存在的問題和不足，優(yōu)化管理方案，提高管理水平，從而促進醫(yī)院的不斷發(fā)展。

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