信息化時(shí)代，人社局檔案管理優(yōu)化策略探析

曹務(wù)端

摘 要：在信息技術(shù)不斷深化發(fā)展的當(dāng)前階段，先進(jìn)的管理理念以及管理技術(shù)被逐漸應(yīng)用到了諸多領(lǐng)域中，也在一定程度上為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展方向。人社局作為人事檔案管理的重點(diǎn)單位，在信息化時(shí)代要打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式和理念，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，加速人社局檔案管理的信息化建設(shè)程度，真正實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作的信息化、電子化、共享化。因此，文章從信息化時(shí)代下，人社局檔案管理的重要性著手，簡述優(yōu)化人社局檔案管理工作的相關(guān)策略，為相關(guān)從業(yè)人員提供經(jīng)驗(yàn)借鑒和幫助，助力人事檔案管理工作的健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；人力資源管理；檔案管理；人事檔案；優(yōu)化策略

引言

人事檔案信息指的是人力資源和社會保障檔案信息，其作為社會民生檔案管理中的重要組成部分，涵蓋醫(yī)療保險(xiǎn)、生育、失業(yè)、就業(yè)、工傷和仲裁等領(lǐng)域的民生信息，對于社會民生保障方面具有十分重要的意義?；诖?，我國設(shè)置人力資源和社會保障部門的主要目的在于強(qiáng)化勞動力資源市場和人才市場之間的融合發(fā)展，搭建出一套專業(yè)性和科學(xué)規(guī)范的人力資源體系，進(jìn)一步推進(jìn)和保障人才的合理配置和流動，科學(xué)規(guī)范的人力資源管理體系，能夠推進(jìn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的貫徹落實(shí)，真正意義上發(fā)揮出人力資源管理的重要優(yōu)勢，顯著強(qiáng)化社會保障力度。因此，提升人力資源和社會保障檔案管理的信息化程度極為重要。

一、人力資源和社會保障局的基本職能分析及檔案管理工作的重要性

人力資源和社會保障系統(tǒng)在明確執(zhí)行人員管理和保障政策、優(yōu)化完善就業(yè)服務(wù)體系、推進(jìn)城鄉(xiāng)居民社會保障機(jī)制、健全勞動分配機(jī)制、專業(yè)技術(shù)人才的管理以及事業(yè)單位人事管理制度體系方面有著極為重要的職能。人力資源和社會保障系統(tǒng)能夠借助人力資源、社會保障、人事仲裁、勞動糾紛仲裁以及特殊人員安置等相關(guān)政策，實(shí)現(xiàn)對企事業(yè)單位人事工作的管理。所謂的人事檔案是涵蓋以上方面及多方面信息材料，涵蓋范圍較廣且相對復(fù)雜。傳統(tǒng)形式上的人事檔案管理工作主要是對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行管理，雖然數(shù)字化與信息化檔案技術(shù)已經(jīng)趨于成熟，但對于數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，使用信息技術(shù)手段也難以在短時(shí)間內(nèi)梳理清楚。

首先，信息技術(shù)手段不斷更新發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了人社局檔案管理工作的信息化程度，傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作已經(jīng)不能契合社會的發(fā)展，十分有必要開展檔案管理工作模式的創(chuàng)新，促進(jìn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。檔案管理的信息化與電子化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，符合新時(shí)期檔案管理工作的開展需求，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，不斷更新和完善人事檔案管理工作內(nèi)容，擴(kuò)大信息化技術(shù)手段的應(yīng)用范圍，能夠行之有效地促進(jìn)社會各項(xiàng)工作有序開展。信息技術(shù)手段在人力資源和社會保障局檔案管理中的應(yīng)用，能夠顯著提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和成效，降低人事檔案管理人員的工作壓力，有效降低人事檔案管理工作成本。

其次，在當(dāng)前人力資源市場中主要應(yīng)用的是市場配置機(jī)制，人力資源不斷發(fā)生著變動，檔案管理工作的信息化發(fā)展能夠使政府相關(guān)部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)和了解人員變動情況，及時(shí)制定相關(guān)策略進(jìn)行宏觀調(diào)控，對人力資源進(jìn)行科學(xué)、合理的優(yōu)化配置。人力資源市場配置機(jī)制的高效實(shí)施發(fā)展，離不開政府相關(guān)部門編制政策法規(guī)的科學(xué)引導(dǎo)。例如，科學(xué)引導(dǎo)下崗工人的再就業(yè)與對勞動力關(guān)系進(jìn)行有效調(diào)節(jié)、增加國家整體就業(yè)率等方面。相關(guān)就業(yè)問題的解決都需要政府相關(guān)部門及時(shí)進(jìn)行調(diào)研分析，基于調(diào)查分析制定出相應(yīng)的宏觀政策，為人事檔案管理工作提升提供理論依據(jù)。

二、人力資源和社會保障局人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

首先，人事檔案管理部門協(xié)調(diào)能力不足。人力資源和社會保障局中負(fù)責(zé)人事檔案管理和社會保障的是兩個(gè)相互獨(dú)立的部門，兩個(gè)部門之間的聯(lián)系相對較弱，在數(shù)據(jù)共享和資源優(yōu)化配置方面協(xié)調(diào)能力不足，使得人事檔案管理工作存在比例失調(diào)的現(xiàn)象。當(dāng)前，各個(gè)地區(qū)人力資源和社會保障局中保存的人事檔案以就業(yè)處檔案為主，社會保障部門保存的檔案以退休人員檔案為主，兩種檔案的管理模式和管理制度上存在一定的差異，一旦兩個(gè)部門間的溝通協(xié)調(diào)能力不足，就會在一定程度上對檔案管理工作造成負(fù)面影響。其次，人事檔案數(shù)據(jù)庫搭建標(biāo)準(zhǔn)一致性不強(qiáng)，傳統(tǒng)形式上的人事檔案數(shù)據(jù)庫管理制度并沒有制定出相對科學(xué)、完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，檔案管理工作中應(yīng)用的軟件連通性不強(qiáng)，接入互聯(lián)網(wǎng)及應(yīng)用信息技術(shù)能力較為薄弱，極大地阻礙了人事檔案管理的信息化程度。最后，專業(yè)性的人事檔案管理人才較為欠缺。人事檔案管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高。在當(dāng)前階段，各個(gè)地區(qū)人力資源和社會保障局中負(fù)責(zé)人事檔案管理的專業(yè)人才不足，開展的人事檔案管理工作專業(yè)性缺乏保障，這也在一定程度上制約著人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。

三、檔案管理信息化對人力資源和社會保障局檔案管理工作的影響

1.提升人力資源和社會保障系統(tǒng)對信息化的認(rèn)知程度

首先，在人力資源和社會保障檔案管理工作中引入電子信息化技術(shù)，為了最大程度上保障數(shù)字化和電子化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用程度，會在系統(tǒng)內(nèi)部增設(shè)相關(guān)培訓(xùn)活動，在政策的扶持和管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的支持下，引起相關(guān)管理人員對信息化和電子化系統(tǒng)的重視程度，在認(rèn)識信息化系統(tǒng)的重要性之余，提升自身的責(zé)任意識和服務(wù)意識，促進(jìn)信息化、電子化系統(tǒng)在人社系統(tǒng)中的應(yīng)用；其次，在人社系統(tǒng)中引入信息化、電子化內(nèi)容，能夠使得人社系統(tǒng)中檔案管理工作有章可循，形成相對成熟與統(tǒng)一的管理組織體系，對具體職能進(jìn)行精確劃分，為信息化檔案管理工作優(yōu)化提供便利。

2.顯著提升檔案信息管理能力

在人力資源和社會保障局檔案管理工作中應(yīng)用信息化管理技術(shù)，能夠使得檔案管理工作趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在各個(gè)部門間進(jìn)行數(shù)據(jù)資源共享和交互的過程中，保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對信息化檔案管理的建設(shè)引起重視，只有通過數(shù)據(jù)信息化技術(shù)才能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一性管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息管理效率的提升。值得注意的是，信息化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用建設(shè)勢必會引發(fā)人社系統(tǒng)的制度革新，包括管理制度、系統(tǒng)管理職責(zé)、權(quán)限分配、安全性維護(hù)、突發(fā)事件應(yīng)對管理和保養(yǎng)管理等一系列發(fā)展變革，并在信息化系統(tǒng)的應(yīng)用過程中進(jìn)行實(shí)時(shí)的優(yōu)化和創(chuàng)新，最大程度上提升檔案管理工作的信息化管理能力。此外，還能在一定程度上有效避免工作失誤，從而提高工作質(zhì)量，保障信息的完整性和準(zhǔn)確性。

3.實(shí)現(xiàn)對資源的優(yōu)化配置

傳統(tǒng)形式上的人力資源和社會保障局檔案管理工作需要大量的人力、物力來對檔案資料進(jìn)行分類整理，不僅需要一定范圍的空間來儲存檔案，還需要設(shè)置專門人員來看管。除此之外，紙質(zhì)檔案資料在遇到意外災(zāi)害時(shí)極容易丟失和損毀，重要性的資料信息一旦遺失或損毀，就會在一定程度上對人社系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成負(fù)面影響。在人社系統(tǒng)中引入信息化系統(tǒng)后，能夠極大地提升人社系統(tǒng)管理工作的便捷性，不僅能夠行之有效地節(jié)省紙質(zhì)檔案資料儲存管理的麻煩，還能夠有效節(jié)省人力和物力資源，為人社系統(tǒng)擴(kuò)張業(yè)務(wù)范圍提供必要的基礎(chǔ)服務(wù)空間，促進(jìn)人社系統(tǒng)的創(chuàng)新優(yōu)化發(fā)展。在對于風(fēng)險(xiǎn)控制管理方面，人社檔案管理工作不必過分關(guān)注檔案管理工作的消防安全問題，而是將其中心轉(zhuǎn)移到信息化系統(tǒng)的后續(xù)維護(hù)上，最大程度上優(yōu)化檔案管理工作效果。公共資源實(shí)現(xiàn)合理配置還能夠有效促進(jìn)各部分之間維持和諧穩(wěn)定的關(guān)系，以保障各項(xiàng)工作的順利開展。

4.規(guī)范人力資源和社會保障局檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)

在人社系統(tǒng)內(nèi)部引入信息化檔案管理系統(tǒng)的過程中，對于檔案數(shù)據(jù)信息的收集整理工作和管理形式也在不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。在檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作中，不同的數(shù)據(jù)信息可以采用不同的數(shù)據(jù)收集方式，借助標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的自動化錄入，對于檔案數(shù)據(jù)中存在的文書性數(shù)據(jù)信息以及財(cái)務(wù)性的檔案管理信息，則可以借助數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)通管道來進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，以此來達(dá)成檔案數(shù)據(jù)信息的補(bǔ)充優(yōu)化。在針對檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作中，從檔案資料接收、掃描整理、類目編制、查詢借閱和鑒定分析以及統(tǒng)計(jì)分析等方面制定出相對科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)的管理流程。簡單而言，從檔案資料接收到后續(xù)的諸多環(huán)節(jié)都是按照設(shè)定的程序來進(jìn)行，只要信息化系統(tǒng)不會出現(xiàn)錯(cuò)誤，整體檔案管理流程就會以極為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的方式來開展，提升檔案數(shù)據(jù)信息管理的質(zhì)量。

5.進(jìn)一步擴(kuò)展信息技術(shù)的應(yīng)用范圍

在信息化技術(shù)手段的應(yīng)用過程中，人社系統(tǒng)內(nèi)部會建立起屬于系統(tǒng)內(nèi)部的門戶網(wǎng)站、手機(jī)App軟件和微信公眾號等平臺，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、各個(gè)單位間的數(shù)據(jù)交互，這不僅能夠最大程度提升政務(wù)互通工作的開展，還能夠提供更為優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，將人社系統(tǒng)和人民群眾的日常生活緊密聯(lián)系起來。除此之外，在服務(wù)人民群眾的過程中，能夠借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)手段，精確了解人民群眾的真實(shí)訴求，并在具體需求的指引下有針對性地開發(fā)相關(guān)應(yīng)用，有效提升人社系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量。

四、信息化時(shí)代下優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案管理的策略

1.統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理工作

在信息化時(shí)代下，人力資源和社會保障局進(jìn)行人事檔案管理工作信息化系統(tǒng)建設(shè)，要結(jié)合本區(qū)域?qū)嶋H情況進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃管理，確定出契合本地區(qū)特點(diǎn)的管理方案，要盡可能地加強(qiáng)各個(gè)部門之間的信息交互和溝通能力，實(shí)現(xiàn)部門間人事檔案數(shù)據(jù)資源的優(yōu)化共享，促進(jìn)人事檔案數(shù)據(jù)信息的高效利用，為提升人事檔案管理工作提供優(yōu)勢幫助。同時(shí)，在對人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)人力資源和社會保障局人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，盡可能地提升領(lǐng)導(dǎo)部門對信息化建設(shè)的重視程度，在多方配合下實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的統(tǒng)一化。

2.建立健全信息化檔案管理制度體系

規(guī)章制度體系是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性保障，在信息化時(shí)代背景下的人社局人事檔案管理信息化建設(shè)需要相對科學(xué)和完善的信息制度體系，使得檔案管理信息工作能夠按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求來進(jìn)行，盡可能地避免在工作中因?yàn)槿藶樵驅(qū)е碌墓芾盹L(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代背景下的人事檔案管理信息化建設(shè)極容易受到網(wǎng)絡(luò)信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的影響，在對人事檔案信息進(jìn)行管理的過程中發(fā)生安全隱患，故此，在應(yīng)用信息化的檔案管理系統(tǒng)時(shí)要注意信息技術(shù)平臺的規(guī)范性和安全性，規(guī)避在人事檔案管理工作中出現(xiàn)信息丟失和破損現(xiàn)象，以此來有效提升人事檔案管理的安全性。

3.重視電子化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的搭建，有效優(yōu)化檔案信息資源庫

信息化系統(tǒng)建設(shè)的前提在于搭建出網(wǎng)絡(luò)檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)，在搭建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注檔案數(shù)據(jù)信息的收集管理工作，以及如何最大程度地保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。檔案數(shù)據(jù)信息化在對檔案數(shù)據(jù)信息管理過程中發(fā)揮著重要作用，搭建出高質(zhì)量與高效率的電子化檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用系統(tǒng)極有必要，能夠行之有效地優(yōu)化現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)管理工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4.加大信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

首先，人社系統(tǒng)內(nèi)部要加大對于專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，使得相關(guān)人員能夠明確信息化檔案管理工作的操作規(guī)范和流程，熟悉信息化檔案管理工作的操作技巧，及時(shí)收集并解決檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題。其次，人社系統(tǒng)也要對員工的內(nèi)容培養(yǎng)工作引起重視，有效提升人社系統(tǒng)員工的專業(yè)素養(yǎng)和思想道德標(biāo)準(zhǔn)，為系統(tǒng)內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供幫助。最后，強(qiáng)化人社系統(tǒng)內(nèi)部員工的信息化素養(yǎng)，還能夠及時(shí)定位檔案信息管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的故障問題，規(guī)避因?yàn)橄到y(tǒng)故障因素造成的糾紛現(xiàn)象，提升服務(wù)客戶規(guī)范化操作檔案管理信息系統(tǒng)的指導(dǎo)能力，降低檔案信息化管理系統(tǒng)的故障發(fā)生概率，提升人社系統(tǒng)檔案信息化管理的水平。

五、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前階段，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段的不斷創(chuàng)新優(yōu)化發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的信息化建設(shè)逐漸普及，但在人力資源和社會保障局檔案管理工作中還存在諸多不完善之處，需要相關(guān)檔案管理人員樹立創(chuàng)新性思維觀念，不斷強(qiáng)調(diào)檔案資料管理信息化建設(shè)的重要性，進(jìn)一步補(bǔ)充和完善檔案數(shù)據(jù)信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時(shí)，加強(qiáng)對于信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，實(shí)現(xiàn)人社系統(tǒng)檔案管理工作效率和管理質(zhì)量的提升。值得注意的是，信息化的檔案管理是對傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作的創(chuàng)新突破，勢必會帶動檔案管理工作的制度變革，這就在一定程度上要求對檔案管理工作制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化和完善，為人社系統(tǒng)檔案信息化管理提供制度支撐。建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)能夠有效提升人社系統(tǒng)的資源優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)部門間與單位間的數(shù)據(jù)交互共享，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性和安全性，為人社系統(tǒng)檔案管理信息化發(fā)展提供優(yōu)勢源動力。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）