醫(yī)院檔案管理模式的改革及應用

周廣軍

摘 要：我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，各種先進的醫(yī)療設備和醫(yī)療技術廣泛應用于臨床診斷，為人們提供了優(yōu)質的醫(yī)療服務。作為醫(yī)院管理的重要內容，檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，不利于發(fā)揮檔案的價值。在醫(yī)院改革與發(fā)展中，要使檔案工作更好地發(fā)揮作用，就必須加強對檔案的管理。本文主要以醫(yī)院檔案管理為主，并就其重要性、問題及具體應用等方面展開分析，提升醫(yī)院檔案工作質量，促進醫(yī)院檔案事業(yè)快速發(fā)展，為全面實現(xiàn)檔案工作價值打下堅實的基礎。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；管理模式；管理改革

隨著人口老齡化程度不斷提高，健康保障工作受到社會各界的普遍重視。隨著我國醫(yī)療保健事業(yè)迅速發(fā)展與進步，醫(yī)院的檔案管理工作也面臨一些新問題。例如，就診人數(shù)越來越多，產生很多的醫(yī)學數(shù)據(jù)，導致醫(yī)院檔案管理工作越來越復雜。因此，在國家層面上，檔案管理模式的改革已經成為當務之急，重視檔案管理方式的改革勢在必行。在醫(yī)院檔案管理工作中，要與現(xiàn)代醫(yī)學觀念相融合，不斷提高管理水平，提高檔案管理的質量，推動醫(yī)院檔案管理工作順利開展。文章從檔案管理模式改革的重要性出發(fā)，對當前存在的問題深入剖析，并對其在醫(yī)院檔案管理中的影響進行探討?？傊?，醫(yī)院檔案管理模式改革需要不斷探索和改進，提高管理效率和質量，還要重視理論與實踐相結合，加強培訓、教育以及制度建設等工作，以保證醫(yī)院檔案管理水平不斷提高。

一、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

在當今社會，網絡信息技術在醫(yī)學領域得到廣泛的應用，傳統(tǒng)的手工書寫資料方式已不能滿足醫(yī)學發(fā)展的需要。其中，最為關鍵的就是病歷，醫(yī)生可以根據(jù)病歷檔案信息，制定合適的治療方案。實行現(xiàn)代化的檔案管理方式，能使醫(yī)生更快地掌握患者的病情，從而提高診斷和治療的效率，節(jié)約就診時間。病歷和診斷記錄是醫(yī)院開展研究工作的基礎，醫(yī)生可以根據(jù)病情分析、歸納及總結經驗，提高醫(yī)療質量。醫(yī)院檔案管理的主要內容有醫(yī)院基本設施建設檔案、人事檔案、文書檔案、設備檔案以及與醫(yī)院發(fā)展有關的檔案等。作為醫(yī)院發(fā)展的重要方面，在檔案中記載了醫(yī)院發(fā)展的全部情況，加強對其的管理，能使其更好地發(fā)揮作用。通常來說，醫(yī)院的檔案文件大部分是當事人的一份復合記錄，在某些特定的條件下，除了包含當事人的聲音和形象等信息外，還應包含當事人的簽字和印章。所以，醫(yī)院的文檔資料經常能夠反映出醫(yī)院的各種事件真相。在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，要想更好地為人民群眾服務，為就醫(yī)患者服務，使醫(yī)院檔案在新的歷史條件下能夠更好地發(fā)揮作用，就必須對其管理方式進行全面改革。為此，要分析當前醫(yī)院檔案工作的不足，并采取相應的改進措施。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端及現(xiàn)狀

1.檔案管理制度有待完善

縱觀目前的醫(yī)院發(fā)展情況，醫(yī)院各項管理工作逐漸完善，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供有力的保證。然而，由于各種主觀和客觀因素的影響，檔案管理在發(fā)展過程中沒有跟上時代的步伐，其中，最突出問題就是檔案管理制度不健全。因此，醫(yī)院檔案管理工作存在著一種隨意性和不規(guī)范的現(xiàn)象。同時，由于檔案管理體制不健全，檔案管理的方法和方式不能跟上時代步伐，導致部分紙質檔案在實際工作中會出現(xiàn)字跡潦草和內容不完整等問題。此外，由于缺少健全的檔案管理體系，檔案管理人員很難及時和完整地保存各種檔案資料，這將嚴重影響檔案工作的后續(xù)進展。

2.檔案管理意識有待增強

近年來，醫(yī)院的基礎設施和醫(yī)療設備等在不斷更新，使得醫(yī)院的檔案管理工作越來越多。因為沒有適時調整，雖然檔案管理工作壓力不斷增加，但是，各有關部門并沒有給予足夠關注，導致管理人員之間的矛盾進一步激化，在這樣的條件下，檔案管理工作自然不能為醫(yī)院發(fā)展做出應有的貢獻。這不僅給檔案管理帶來壓力，也給檔案相關的工作帶來一些意想不到的困難。檔案管理人員工作積極性不高，也容易造成一些重要資料的丟失和損毀，加上文書工作的記載方式不夠科學，從而影響醫(yī)院整體工作的效率。

3.檔案資料完整度不高

醫(yī)院的檔案資料是以各種業(yè)務活動為基礎，在這一過程中，每個部門都有很多工作要做，所以，檔案工作與每個部門都有著緊密的聯(lián)系。由于對檔案管理不夠重視，各部門在收集檔案時會存在一定的疏漏，常常會出現(xiàn)一些重大檔案丟失的情形。此外，在醫(yī)院的檔案管理工作中，因為對其沒有做好管理，檔案在借出后，經常會因為不能及時存檔而導致檔案永久丟失，使檔案的完整性不能得到應有的安全保障。同時，由于缺乏目標明確的工作計劃，常常會因為工作人員的疏忽和工作不規(guī)范而造成檔案信息的遺漏，無法得到完整的檔案信息，影響檔案的管理工作，檔案不夠完整對其價值產生極大的損害。

4.檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素質有待提高

醫(yī)院的檔案管理人員總體素質參差不齊，加之醫(yī)院往往是將管理和培訓的重點放在醫(yī)務專業(yè)人員方面，而對醫(yī)院管理輔助系列的檔案專業(yè)人員投入精力相對較少，這就導致醫(yī)院在引進人才時，注重的是臨床醫(yī)務人員，對檔案管理人員的招聘引進門檻較低，再加上醫(yī)院檔案工作人員多為中老年人，大多自主學習能力不強，知識系統(tǒng)不健全，信息技術水平低，造成檔案工作的質量和效率難以提高。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

1.完善醫(yī)院檔案管理制度

加強醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，必須要加強醫(yī)院檔案管理制度建設，根據(jù)實際情況制定科學、合理以及規(guī)范的檔案管理制度，以確保醫(yī)院檔案管理工作順利進行。首先，要適應時代發(fā)展要求，運用現(xiàn)代科技手段，建立信息數(shù)據(jù)管理模式。隨著我國科技水平不斷提高，在醫(yī)院中應用信息化技術的情況也日益增多。因此，醫(yī)院檔案管理部門要加強對信息技術的研究，把先進的科技手段運用到檔案管理工作中，并在此基礎上，利用現(xiàn)代化技術建立一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案工作者要轉變原來的工作方式，能夠對當前醫(yī)院檔案管理存在的問題有一個很好的認識，并能運用信息技術采取行之有效的對策，提升醫(yī)院檔案的使用效率。其次，要對醫(yī)院的檔案管理制度持續(xù)改進，只有通過這種方式，才能有效地約束檔案工作人員的工作作風和行為，促使其改進工作作風，以高標準嚴格要求自己，防止出現(xiàn)以權謀私的現(xiàn)象。同時，要建立健全檔案管理的責任體系，在檔案管理工作中遇到問題，要明確責任，以增強其工作的積極性和主動性。醫(yī)院檔案管理工作也要注重檔案的收集與存檔，只有把檔案整理好，才能把檔案的存檔工作做好，這就要求醫(yī)院必須建立健全檔案管理相關制度。例如，醫(yī)務人員想要借閱相關文件，需要醫(yī)院領導出具有效的證明，且要在一定時間內將文件借出和歸還；再如，醫(yī)院有關部門要查閱文件，必須征得相關部門主管領導的批準，工作人員不得擅自將文件下載、影印和外借；最后，在文件的出借和歸還時，一定要重視資料的保密和完整，紙質文件要密封和蓋上印章，在審核完畢后，要重新密封，以確保檔案的安全性與完整性。

2.增強檔案管理意識

只有在思想上充分認識到檔案管理的重要性，醫(yī)院的檔案管理工作才能有效開展。加強對檔案管理工作的認識，確保各項工作嚴格落實，提高對醫(yī)院檔案管理模式改革的重視。首先，要樹立正確的觀念，即醫(yī)院檔案管理模式改革是一個重要的管理工作，需要得到充分重視。此外，由于醫(yī)院科室及部門類型繁多，導致檔案數(shù)據(jù)重復發(fā)生的可能性很大，為避免此類問題，提高檔案管理的工作效率，必須實行分級管理，專人專責，以保證檔案信息的完整性和真實性。醫(yī)院要實現(xiàn)對患者的現(xiàn)代化醫(yī)療服務，必須加強對檔案管理工作的認識，意識到檔案管理工作存在的問題，不斷完善制度建設，積極引進先進的技術，從健全檔案工作體制、引進專業(yè)檔案管理人才以及不斷改進信息化管理手段等方面，對檔案管理方式進行改革。對數(shù)量龐大的檔案，要有規(guī)律地分類，對不能利用的病案，要有針對性地分類，充分利用好醫(yī)院檔案信息資源，促進醫(yī)患關系的和諧，促進醫(yī)學科研的發(fā)展。此外，制定標準的檔案管理體系，使每個員工能夠清楚認識并積極地履行自己的職責，實行責任到人，防止員工之間相互推諉，提高工作效率。可以將病歷記錄與存檔作為醫(yī)生的績效評價，從源頭確保檔案的準確性，從而建立一個完整與準確的檔案管理系統(tǒng)。

3.加強醫(yī)院檔案管理信息化建設，提高檔案的完整度

將互聯(lián)網技術應用于醫(yī)院檔案管理工作中，可以降低人力、物力成本以及檔案管理費用。要想加強醫(yī)院檔案管理信息化，就必須完善醫(yī)院的信息化系統(tǒng)，為其配置現(xiàn)代化計算機等設備設施，建立高效的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息共享，實現(xiàn)信息分析和處理。此外，醫(yī)院要做好數(shù)據(jù)保護工作，防止數(shù)據(jù)丟失或被竊取，要重視信息化設備設施的維護。建立一個專用的網址或資料庫，保證檔案資料的獨立，并結合醫(yī)院實際需要，配備先進的軟硬件設備設施，做到信息錄入、管理以及檢索等環(huán)節(jié)相互銜接。同時，還要聘請專業(yè)的技術人員管理網站，對網絡的構建情況全面監(jiān)控，以防黑客入侵和病毒感染，避免給醫(yī)院造成巨大的經濟損失。要健全檔案管理體系，從各部門收集檔案，將會議的總結、研究結果以及教學材料等，掃描并轉換成電子文件，以便在需要時使用。強化對文獻資源的收集，完善文獻收錄程序、目錄和查詢體系，能夠幫助醫(yī)生快速查找有關文獻，從而不斷提高醫(yī)生的工作效率。另外，加強醫(yī)院信息化建設一個重要方面就是要增強各科室的交流與協(xié)作，共享信息，使醫(yī)生能夠對患者的病情有一個全面了解。對某些有價值的檔案文件，要做好相應備份，避免因數(shù)據(jù)遺失而造成病人和醫(yī)院的巨大損失。

4.構建專業(yè)的高素質檔案管理隊伍

檔案管理人員要不斷學習，提高醫(yī)院檔案管理水平，通過培訓和學習等方式，使醫(yī)院檔案管理人員掌握檔案管理的基本技能，提高他們的專業(yè)素質。醫(yī)院可以引入一批專業(yè)的檔案管理人才，提高他們的薪酬，從而吸引更多的專業(yè)人才積極投入檔案工作中。醫(yī)院要充分利用相關經費，加大對醫(yī)院檔案室建設的資金投入，為檔案室工作人員提供多元化的進修渠道，在增強其業(yè)務素質的前提下，要加大對其思想政治的教育力度，讓其始終處于良好的工作狀態(tài)。通過建立健全獎懲機制，激勵員工創(chuàng)造性工作，對表現(xiàn)突出的個人和部門給予表彰，對工作表現(xiàn)不好、工作效率低下的員工，要受到相應懲罰。時代在發(fā)展，科技在進步，管理方法也要與時俱進，要鼓勵工作人員及時發(fā)現(xiàn)問題和創(chuàng)新管理方法，努力創(chuàng)建適應醫(yī)院發(fā)展特點和具有特色的檔案管理模式，用于提升醫(yī)院檔案管理整體水平，這不但能給醫(yī)院帶來良好的聲譽，還能充分發(fā)揚醫(yī)院現(xiàn)有的優(yōu)秀醫(yī)療文化。在現(xiàn)代網絡技術條件下，醫(yī)院也要督促醫(yī)務人員提升電腦操作技能，充分利用現(xiàn)代化互聯(lián)網技術，記錄復雜的醫(yī)療文檔，并注意提升檔案內容的準確性，對有關資料分類，便于以后治療工作的開展。

隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料也越來越多。在這種情況下，為了適應醫(yī)院檔案管理工作的需要，使其向信息化方向發(fā)展，迫切需要改革其管理模式。與此同時，在當前發(fā)展過程中，醫(yī)院沒有把更多精力投入檔案管理工作中，導致檔案管理工作效率和質量較低。為此，相關人員必須不斷研究和創(chuàng)新，提高檔案工作人員的業(yè)務水平和綜合素質，建立一支高質量的醫(yī)院檔案工作隊伍，為檔案工作變革提供有力的人才保證。此外，要加強檔案管理人才的職業(yè)素質教育，及時進行信息化管理業(yè)務培訓，以提升檔案管理技術水平。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，對各部門的管理人員進行日常培訓，主要學習有關工作的理論知識以及檔案管理技能，以保證檔案管理人員能夠在實際操作中，將自己所學到的檔案管理知識運用到文件評級管理中，從而確保文件評級的準確性。醫(yī)院要按照檔案管理工作的要求，不斷引進高水平檔案管理人才，并對其進行崗前培訓，使之能更好地掌握檔案管理工作，為醫(yī)院的檔案管理工作提供強有力的人才支撐。同時，醫(yī)院要定期開展檔案實訓工作，強化檔案工作管理實踐能力，尤其是對能力較強和水平較高的檔案管理人員，要加大對其的培訓力度，提升綜合質量，使其發(fā)揮最大作用，為醫(yī)院檔案管理工作奠定良好的人才基礎。

四、結語

綜上所述，我國醫(yī)療機構檔案管理工作面臨諸多問題，迫切需要對其進行改革。因此，醫(yī)院要采取相應的措施，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過互聯(lián)網對醫(yī)院相關信息進行記錄和整理。醫(yī)院應保證檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都緊密相連，并加強各科室的合作與交流，努力做到信息資源共享，從而能夠根據(jù)患者具體狀況，將各科室的力量整合，解決患者的問題。在實施檔案管理過程中，醫(yī)院要與時俱進，加強檔案管理模式改革，可以建立獎懲機制，開展多種形式的檔案業(yè)務培訓，豐富檔案管理工作內容，做好檔案管理的宣傳工作。并且，還應進一步健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理方法，簡化檔案管理環(huán)節(jié)，培育高素質的檔案管理人才，進一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理體系，為提高我國醫(yī)療衛(wèi)生水平提供保障。

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（作者單位：山東省泰安榮軍醫(yī)院）