“智慧型”人事檔案建設(shè)研究與探索

李繼紅

摘 要：干部人事檔案材料，是組織人事部門全面了解干部任用的重要依據(jù)，是人才評(píng)估、培養(yǎng)教育、監(jiān)督管理的基本保障，也是人事管理的重要信息支撐。構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍對(duì)檔案工作提出了新要求。文章結(jié)合筆者工作具體實(shí)踐，在人事檔案現(xiàn)狀分析基礎(chǔ)上，論述人事檔案管理的價(jià)值，并針對(duì)人事檔案管理問題成因，提出“智慧型”人事檔案構(gòu)建策略。

關(guān)鍵詞：智慧型 人事檔案 建設(shè)

中圖分類號(hào)：F240；G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2023）07-259-02

一、當(dāng)前人事檔案建設(shè)的局限性

人事檔案是個(gè)人信息、履歷的重要文件，是人員崗位匹配、晉升考核、薪酬管理的參考基礎(chǔ)。隨著社會(huì)快速發(fā)展，人事檔案的作用日益彰顯，從用人單位層面講，它是歷史的真實(shí)記錄，是了解個(gè)人過去成長工作軌跡的重要途徑。常常被用于確定員工高效完成工作任務(wù)所需要的資格條件，有助于選聘、培訓(xùn)、考核員工及其職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)。從個(gè)人層面來講，個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、培訓(xùn)、就職等信息均被記錄在檔案當(dāng)中，具有鮮明的個(gè)人特色，它是人們工作、生活的重要組成部分，具有其它資料難以替代的關(guān)鍵性作用。不僅關(guān)系著個(gè)人工作、生活、就業(yè)等各個(gè)方面，而且在職稱評(píng)審、開除公職、刑事處分等各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案材料都被用來作為佐證和依據(jù)。

隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，對(duì)檔案管理的工作結(jié)構(gòu)也產(chǎn)生了新的影響?，F(xiàn)代人事檔案管理的內(nèi)容更寬泛更有價(jià)值，在檔案收集整理、保管編目的基礎(chǔ)上，增添了檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯、利用等4個(gè)功能，人事檔案管理的最終目的也擴(kuò)展為滿足人才發(fā)展需要，為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。但傳統(tǒng)人事檔案工作主要集中于紙質(zhì)資料的收集、歸類、整理、裝訂，管理模式簡單粗放，管理權(quán)限不清，程序混亂，存在互相推諉扯皮，“有人無檔”“有檔無人”的問題。且檔案中的個(gè)人材料記載偏重于政治歷史的考察結(jié)論，內(nèi)容空洞單一，言之無物，尤其是反映干部能力的業(yè)績成果，業(yè)務(wù)能力創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)等數(shù)據(jù)信息較為有限，難以有效展現(xiàn)“個(gè)人價(jià)值”，不能全面客觀反映專業(yè)人才的最新素質(zhì)。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，人事檔案信息量不斷增加，固有的人事檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)代要求，受組織、制度，人員方面等歷史性的原因限制，人事檔案建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于人才發(fā)展的需要。

二、人事檔案建設(shè)中的主要問題

（一）檔案室硬件設(shè)施陳舊老化

原有干部人事檔案庫房大多使用于上世紀(jì)90年代，由于前期規(guī)劃比較落后，受條件限制，檔案管理室普遍面積狹小，設(shè)備老化，通風(fēng)不完善，存在密集檔案架超負(fù)荷承載、檔案柜年久失修、幾乎沒有什么先進(jìn)的殺菌設(shè)備、燈光照明不科學(xué)、電器設(shè)備不規(guī)范使用等諸多問題。

（二）管檔手段相對(duì)落后

由于人事檔案多為紙質(zhì)化檔案，極難儲(chǔ)存，不僅占用大量的空間還極易造成不可修復(fù)的損壞，并且完全無法自動(dòng)檢索，主要依靠檔案室管理人員人工進(jìn)行翻閱。隨著存檔數(shù)量以十倍甚至百倍千倍的速度增加，經(jīng)年累月，快速準(zhǔn)確查找某份文檔幾乎無法實(shí)現(xiàn)，浪費(fèi)在查找上的時(shí)間、人力簡直不可估量。

（三）管理方式粗放

多數(shù)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，且人員以兼職為主，專業(yè)檔案管理人才匱乏，導(dǎo)致檔案材料缺失或涂改、歸檔不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確、歸檔材料無蓋章簽名、檔案轉(zhuǎn)遞和查借閱手續(xù)不齊全等問題層出不窮。加之檔案管理基本技能不足，隊(duì)伍不穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案管理方式粗放，存在諸多問題。

（四）檔案缺乏信息化服務(wù)能力

現(xiàn)實(shí)中部分單位雖開展人事檔案管理，但在信息管理方面反應(yīng)較為滯后，依然以傳統(tǒng)管理模式為主，缺乏信息化管理體系構(gòu)建。從整體而言，不能全面客觀地反映專業(yè)技術(shù)人員，管理人員、工勤人員的最新素質(zhì)，所以可利用的價(jià)值不大，更談不上對(duì)檔案內(nèi)容的全面有效利用。

三、實(shí)現(xiàn)人事檔案智慧化的對(duì)策和思路

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范“進(jìn)、出、管、用”

首先，嚴(yán)把材料收集關(guān)。材料收集是檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)，是干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)，檔案管理人員對(duì)材料首先進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；然后按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；其次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。實(shí)際工作中，很多干部人事檔案資料的丟失都是因?yàn)闅w檔不及時(shí)，而這類問題也為相關(guān)工作的順利推進(jìn)埋下了隱患。按照“全方位、多層次、有重點(diǎn)”的方案部署，對(duì)干部個(gè)人履歷表、考察鑒定結(jié)果、考核評(píng)議表、學(xué)歷職稱檔案、任免獎(jiǎng)懲等材料進(jìn)行及時(shí)收集，力爭做到當(dāng)年的檔案當(dāng)年歸檔。對(duì)不在收集范圍內(nèi)的，材料不完整、手續(xù)不齊全的，信息記載不一致、有涂改等情況，均退回送交單位重新制作，確保檔案材料完整有效。

其次，審核認(rèn)定責(zé)任到人。在提拔、錄用、遴選、評(píng)優(yōu)評(píng)先、人才引進(jìn)等工作中，嚴(yán)格執(zhí)行“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，確保干部檔案經(jīng)得起推敲、政審材料經(jīng)得起檢驗(yàn)。尤其突出對(duì)“三齡兩歷一身份”的審核，對(duì)2014年以來通過公開招錄招聘、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)、工作調(diào)動(dòng)等新進(jìn)入本單位的工作人員檔案進(jìn)行了集中審核。對(duì)存在涂改、真實(shí)性存疑、記載不準(zhǔn)等協(xié)調(diào)組織、人事部門重新認(rèn)定，切實(shí)做到審核一本、規(guī)范一本。同時(shí)在檔案材料審核過程中，堅(jiān)持做到“誰審查，誰簽字，誰負(fù)責(zé)”，堅(jiān)決筑牢人事檔案制度的圍墻，從根源上切斷檔案造假的途徑，營造風(fēng)清氣正的政治生態(tài)環(huán)境。

再次，制定干部人事檔案利用工作流程、干部人事檔案數(shù)字化掃描工作流程、干部人事檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出工作流程等各類流程圖，對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行詳細(xì)而又合理的布局。通過制定《干部人事檔案信息統(tǒng)計(jì)手冊(cè)》，與干部人事檔案電子系統(tǒng)互相補(bǔ)充印證，使檔案信息查詢、統(tǒng)計(jì)工作更加便利、高效，充分實(shí)現(xiàn)各類信息智能查詢需求，為干部選拔任用工作和廣大干部提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)，切實(shí)提升檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。

最后，通過編制《干部人事檔案工作手冊(cè)》，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案鑒別整理制度、干部人事檔案報(bào)送審核通報(bào)制度等多種制度統(tǒng)一匯編成冊(cè)，明確檔案的收集、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱、保管保密等要求，保證檔案審核認(rèn)定、查借閱、轉(zhuǎn)接、投遞等工作有序展開。不僅細(xì)化“接、查、借、轉(zhuǎn)、遞、交”6項(xiàng)工作流程并實(shí)行全程記錄，促進(jìn)干部檔案進(jìn)、出、管、用規(guī)范有序，確保有章可循，有據(jù)可依。按照檔案安全防范體系，科學(xué)合理分配，杜絕人為毀檔和失泄密事件發(fā)生。健全檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檢查核對(duì)等日常管理制度，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)將相關(guān)資料嚴(yán)格按照程序收集歸檔，確保檔案管理的規(guī)范性、時(shí)效性、完整性和準(zhǔn)確性。

（二）強(qiáng)化硬件設(shè)施，推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以干部人事部門為例，干部的任用、干提拔都需要詳細(xì)的檔案信息。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可提供更為準(zhǔn)確、快捷的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得更為簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。然而要做到人事檔案建設(shè)智慧化，就必須做好以下兩個(gè)方面：

組織上堅(jiān)持前瞻性思維，加強(qiáng)系統(tǒng)性謀劃，直面干部信息化建設(shè)中“準(zhǔn)確度不高、使用度不高、整合度不高、規(guī)范化不高”等難點(diǎn)和重點(diǎn)，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)、注重統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確立以優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施、支撐平臺(tái)、綜合應(yīng)用三個(gè)橫向?qū)哟螢橹?，以完善?biāo)準(zhǔn)、安全、運(yùn)維三個(gè)縱向體系為保障的干部信息化建設(shè)總體架構(gòu)，為實(shí)現(xiàn)干部信息大數(shù)據(jù)建設(shè)提供有效方案。

工作上要建立干部人事檔案獨(dú)立辦公場所和專用庫房，做好檔案管理工作的細(xì)分，明確檔案庫房、檔案室等方面的具體管理細(xì)則。引進(jìn)自動(dòng)化檔案存儲(chǔ)設(shè)備，有效提高檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控、盤點(diǎn)效率。同步安裝監(jiān)控、除塵、除濕等配套設(shè)備，完善硬件設(shè)備，配置掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)施資源標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)對(duì)所有干部檔案進(jìn)行信息化掃描并錄入專門系統(tǒng)管理，徹底杜絕檔案涂改造假現(xiàn)象，使干部人事檔案管理更加安全、保密、嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理“查詢、檢測、統(tǒng)計(jì)”智能化，功能集快速定位、出入庫記錄、溫濕度實(shí)時(shí)監(jiān)測、消防預(yù)警等于一體，為信息化、精細(xì)化管理干部人事檔案提供保障智慧檔案管理平臺(tái)、智慧檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案分類情況、庫存總量、借出數(shù)量及每天出入庫檔案數(shù)量，實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理，方便檔案查借閱，節(jié)省了盤點(diǎn)檔案的人力和時(shí)間，提高干部檔案管理工作效率。同時(shí)，通過智能一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)365天全天候智能監(jiān)控和自動(dòng)調(diào)控，保障環(huán)境質(zhì)量及庫房安全。

（三）提升檔案管理人員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化應(yīng)用水平

一直以來檔案工作普遍被認(rèn)為技術(shù)含量低，不受單位重視，檔案管理人員缺乏成就感，積極性不高，甚至?xí)a(chǎn)生消極情緒。再加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理重視度，不注重人員素質(zhì)、技能提升，缺乏檔案管理意識(shí)，造成人事檔案管理工作相對(duì)滯后。對(duì)此，必須要注重檔案管理人員素質(zhì)提升，加大培訓(xùn)力度，要做到嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定，配備專職工作人員，選配業(yè)務(wù)精通、責(zé)任心強(qiáng)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的干部專門從事干部檔案工作，定期組織檔管人員進(jìn)行專門培訓(xùn)、注重與上級(jí)主管部門和周邊單位交流學(xué)習(xí)，對(duì)檔案審核規(guī)定、軟件操作、文書檔案收集等業(yè)務(wù)知識(shí)和歸檔文件裝訂、分類、排列、編號(hào)等步驟進(jìn)行深入探討，總結(jié)好的做法和經(jīng)驗(yàn)，不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，并根據(jù)新要求新制度，及時(shí)審核、認(rèn)定、更新、完善干部人事檔案，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化?？傊W(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，必須要注重檔案現(xiàn)代化信息體系構(gòu)建，提高檔案管理效率，更好滿足干部管理工作需求。

四、結(jié)語

干部管理當(dāng)中，人事檔案發(fā)揮著重要作用，為各級(jí)各類干部管理提供了基本信息、數(shù)據(jù)支撐。在相關(guān)政策引領(lǐng)下，全面落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，利用人事檔案管理不斷提升干部隊(duì)伍整體素質(zhì)，發(fā)揮檔案管理最大價(jià)值，開展干部人事檔案數(shù)字化工作，為現(xiàn)代化、數(shù)字化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)保障。尤其是樹立“三強(qiáng)三化”的工作思路，以建立“智慧型”檔案模式為目標(biāo)，通過強(qiáng)隊(duì)伍、強(qiáng)設(shè)備、強(qiáng)制度，打造全新的干部人事檔案中心，有效節(jié)省人力和時(shí)間，有力提升檔案管理功能，對(duì)全面實(shí)現(xiàn)干部人事檔案精細(xì)化、智能化、科學(xué)化建設(shè)具有深遠(yuǎn)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王菲.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對(duì)策研究[J].卷宗，2021（02）：15．

[2] 韓冰.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（01）：20．

（作者單位：山西省水文水資源勘測總站 山西太原 030000）

（責(zé)編：若佳）