殷志文

摘 要：本文針對干部人事檔案管理問題進行研究，介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義，并結(jié)合實際案例，挖掘檔案數(shù)字化管理觀念、檔案信息管理平臺建設(shè)、檔案信息安全管理等方面存在的問題，最后，提出針對性措施。力求通過樹立大數(shù)據(jù)管理思維、豐富檔案信息管理系統(tǒng)管理功能、優(yōu)化保密存儲模式等方式，使人事檔案得到安全高效的管理，促進檔案利用率的顯著提升。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

在進入大數(shù)據(jù)時代后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到檔案管理領(lǐng)域，企業(yè)干部人事檔案內(nèi)容眾多、類型多樣，傳統(tǒng)管理模式使檔案從業(yè)者的工作強度增加，難以提高管理實效，急需發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理平臺，使紙質(zhì)檔案能夠朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，由此實現(xiàn)管理效率提升與資源共享。在數(shù)字化建設(shè)期間，檔案管理者的思維模式應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變，并注重電子檔案查閱和傳遞中的安全管理，使其免受黑客病毒的侵襲，促進檔案信息價值的充分發(fā)揮。

一、大數(shù)據(jù)背景下干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

在大數(shù)據(jù)背景下，云計算以MapReduce技術(shù)為機制，通過網(wǎng)絡(luò)將實體檔案數(shù)據(jù)加工后，以電子化的形式呈現(xiàn)給用戶，還可對數(shù)據(jù)深入挖掘后，分類存儲，使數(shù)據(jù)傳遞更加準確平穩(wěn)，有效解決數(shù)據(jù)分布不一的問題，使數(shù)據(jù)得到統(tǒng)一篩選和調(diào)用，為干部人事檔案信息化建設(shè)提供強有力的技術(shù)支持，對檔案資源利用與安全管理具有重要意義。

一方面，有助于提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量。在信息技術(shù)應(yīng)用后，檔案采集、存儲與檢索都只需要輸入關(guān)鍵詞即可，與人工檢索相比更加方便快捷。電子檔案還具備較高的自動化水平，無需人為盯著每個相關(guān)檔案采集，而是與資源共享平臺相連接，便可實現(xiàn)檔案自動在線采集、歸檔等功能，有助于檔案服務(wù)質(zhì)量提升，促進檔案資源的高效利用。

另一方面，有助于檔案信息安全傳遞。以往檔案以紙質(zhì)為主，只能通過書面形式傳遞，在借閱和使用中容易出現(xiàn)丟失、紙張磨損等情況，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)單位只需創(chuàng)建人事檔案局域網(wǎng)，并設(shè)置共享權(quán)限，分享密碼，便可使數(shù)字檔案資源在網(wǎng)絡(luò)中傳遞，且內(nèi)容安全得到進一步保障。同時，電子檔案的傳遞速度更快，還不受時間、地點的限制，可實現(xiàn)實時共享，為用戶使用提供更多便利[1]。

二、大數(shù)據(jù)背景下干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）基本情況

某企業(yè)在2002年創(chuàng)立，主要從事建筑施工、工程監(jiān)理等方面，除基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展之外，該企業(yè)還認真貫徹落實《干部人事檔案工作條例》中的內(nèi)容，創(chuàng)建健全的管檔隊伍，從多角度、全方位優(yōu)化檔案管理流程，促進檔案服務(wù)水平提升。2020年，該企業(yè)成立干部檔案管理中心，調(diào)配7名專員負責此類檔案編制與管理工作，并積極推進檔案集中管理，制定檔案移交進度表，分三個階段落實干部檔案集中管控工作。第一階段是在2020年初，對全企業(yè)263卷市場部、技術(shù)部、施工部、行政部的負責人資料錄入；第二階段是在2020年6月，對設(shè)計部、質(zhì)量部、維修部、財務(wù)部與人資部等863卷檔案集中管理；第三階段是在2021年6月，針對企業(yè)內(nèi)2654名基層職工檔案進行集中管理。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，采用檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建與檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變同時推進模式，邊建邊掃，邊查邊改，提高全程質(zhì)量和安全管控，現(xiàn)已順利完成全部干部檔案的數(shù)字化掃描與系統(tǒng)錄入工作。

（二）現(xiàn)存問題

1. 檔案數(shù)字化管理觀念落后

部分檔案管理者觀念較為落后，仍然停留在傳統(tǒng)管理要求上，未能根據(jù)現(xiàn)有管理內(nèi)容進行創(chuàng)新，特別是在進入大數(shù)據(jù)時代后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日益普及，但部分企業(yè)的干部人事檔案管理模式仍然滯后，信息化建設(shè)速度緩慢，受思想意識、資金、場地等因素制約，許多信息設(shè)備尚未配備，嚴重制約了檔案管理工作開展。

此外，與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化管理對管理者的技能水平要求較高，但當前從業(yè)者的綜合素質(zhì)普遍較低，很難滿足新的崗位要求。新的干部人事檔案數(shù)字化管理，要求用戶檢索分類，且不同用戶擁有相應(yīng)的檢索權(quán)限，高級用戶可進行信息增刪；中級用戶可全文瀏覽和下載，這就要求管理者能夠靈活運用管理平臺，清楚管理流程，確保各級用戶能夠在規(guī)則限定內(nèi)使用檔案，以免因誤操作威脅檔案安全，或降低檔案服務(wù)質(zhì)量[2]。

2.人事檔案信息管理平臺功能短缺

以往干部人事信息的來源渠道狹窄，內(nèi)容涉及面單一，且大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用深度不足，檔案資源只能用于對某位特定姓名的人員進行檢索，無法對相同階段、相同專業(yè)職工綜合能力進行比較分析，抑制了檔案管理效能提升，數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢也難以充分體現(xiàn)。

而現(xiàn)有干部檔案信息采集多以文字為主，在整合時需要轉(zhuǎn)換成電子版，這就要投入大量人力物力進行文字提取，導(dǎo)致檔案管理工作重復(fù)，但因檔案管理平臺短缺，無法借助系統(tǒng)進行信息提煉，不利于管理效率提升和資源共享。

3. 檔案信息安全風(fēng)險攀升

在數(shù)字化檔案應(yīng)用中，不但要確保紙質(zhì)檔案安全，還要預(yù)防電子檔案的安全風(fēng)險。在正式啟用電子檔案前，應(yīng)注重材料整理、業(yè)務(wù)處理與紙質(zhì)檔案掃描，一些企業(yè)選擇將干部人事檔案業(yè)務(wù)外包出去，由于工作人員流動性大，技能素養(yǎng)參差不齊，在掃描時容易因技術(shù)不熟練，導(dǎo)致檔案材料錯放、丟失、受損、信息涂改等安全問題產(chǎn)生。同時，在電子檔案啟用后，因利用網(wǎng)絡(luò)渠道進行管理和傳輸，受網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)穩(wěn)定性影響，數(shù)據(jù)傳輸時容易產(chǎn)生波動，如若系統(tǒng)維護不到位，很容易出現(xiàn)漏洞，為病毒與黑客提供可乘之機，致使系統(tǒng)癱瘓無法正常使用，可見檔案電子化轉(zhuǎn)變后，所面臨的信息安全風(fēng)險更加多樣，必須加強日常監(jiān)管與系統(tǒng)維護，才可使數(shù)據(jù)信息更加安全可靠[3]。

三、大數(shù)據(jù)背景下干部人事檔案信息化管理的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變工作思路，完善基礎(chǔ)設(shè)施

在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等規(guī)定，轉(zhuǎn)變檔案管理者的工作思維，配備充足的基礎(chǔ)設(shè)施，使現(xiàn)存的管理思維落后、軟件設(shè)備不健全、人才資源短缺等問題得到妥善解決。一方面，要加強宣傳，樹立大數(shù)據(jù)思維。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理者的工作思路也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變，勇于打破傳統(tǒng)檔案管理模式，樹立大數(shù)據(jù)思維。對此，企業(yè)應(yīng)面向干部人事檔案管理者，加大數(shù)字化管理理念宣傳力度，使其深刻意識到人事檔案管理者素養(yǎng)、管理意識對檔案內(nèi)容挖掘、形式創(chuàng)新具有重要影響。同時，邀請大數(shù)據(jù)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者進行講座培訓(xùn)，促進檔案人員綜合能力提升，使其具備較強的信息采集能力、加工處理能力，并掌握相應(yīng)知識技能，對檔案安全擁有較強的認知與辨識能力，使檔案數(shù)據(jù)得到安全高效的管理。

另一方面，要完善基礎(chǔ)設(shè)施，創(chuàng)建技術(shù)型人才團隊。檔案信息化建設(shè)離不開先進設(shè)備的支持，同時是檔案管理效率提升的重要前提，相關(guān)管理部門應(yīng)增加投資，配備充足的數(shù)字化、信息化管理設(shè)備，如計算機、服務(wù)器、掃描儀以及相關(guān)系統(tǒng)軟件等，使人事檔案信息化建設(shè)需求得到切實滿足。當前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)仍處于起步階段，且涉及內(nèi)容較多，技術(shù)要求嚴格，需要加強計算機人才培養(yǎng)，促進檔案管理者計算機技能和信息素養(yǎng)提升，通過參與培訓(xùn)活動，能夠充分意識到檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義，并熟知數(shù)字化知識，掌握檔案管理技能。除基礎(chǔ)知識培訓(xùn)之外，還可開展技術(shù)型人才團隊，專職負責系統(tǒng)維護、軟件更新、新技術(shù)研發(fā)等，為檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供更多人才助力。

（二）創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，豐富管理功能

在信息化建設(shè)中，應(yīng)結(jié)合人事檔案特點與實際管理需求，創(chuàng)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，改變以往文字采集、電子轉(zhuǎn)化的繁瑣流程，直接利用該系統(tǒng)提取重要信息，為部門間檔案交接共享提供便利，檔案管理功能得到進一步豐富。

1. 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理模塊

該模塊作為檔案信息化系統(tǒng)中的基礎(chǔ)所在，其作用是為管理人員提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、使用與維護等功能。一是基本信息模塊，作用在于干部信息錄入、修改，需要登記檔案編號、姓名、性別、籍貫、出生日期等基本信息，還要填寫檔案創(chuàng)建與資料錄入時間等；二是目錄模塊，作用是錄入干部人事變動信息，并具有修改、打印等功能；三是信息查詢模塊，可為檔案管理人員提供多種查詢方式，便于方便快速地找到所需干部人事信息；四是統(tǒng)計模塊，通常以年、檔案類型、離庫情況為依據(jù)，為管理者提供信息分類統(tǒng)計、打印等功能[4]。

2. 部門檔案交接管理模塊

圍繞檔案交接工作而定，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、共享與記錄。在采集管理中，其作用在于采集干部人事檔案與傳遞清單。當人事部門填寫完清單后，在系統(tǒng)內(nèi)打印出來，再轉(zhuǎn)交給檔案部門，清單包括“入職員工檔案”“職工檔案離庫轉(zhuǎn)移”兩個部分；在移交管理中，該模塊可用于查詢?nèi)耸乱平粰n案的狀態(tài)，如“已移交”“已入庫”等；在檔案部門接收到干部人事信息后，系統(tǒng)顯示為“已接收”，在檔案清單處理完畢后，狀態(tài)變?yōu)椤耙讶霂臁?。在接收管理方面，檔案部門在收到人事移交的清單后，檔案管理者可在系統(tǒng)中看到待辦工作事項，系統(tǒng)還會發(fā)出提示，督促管理者盡快落實；在共享模塊中，可將人員信息、檔案動向等實時公示出來，提高人事檔案利用價值。

3. 檔案信息維護模塊

該模塊作用在于管理員進行系統(tǒng)維護，涉及用戶、數(shù)據(jù)、系統(tǒng)編碼等方面。在用戶管理中，作用在于增刪用戶信息，設(shè)置功能權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，定期備份數(shù)據(jù)，并存儲到指定位置，管理者也可按照實際需求手動備份；在編碼管理中，管理者更新“下拉菜單”，便可對菜單內(nèi)容進行增減；系統(tǒng)還提供升級接口，在使用中可升級優(yōu)化，使漏洞得到及時修補，實現(xiàn)長久安全穩(wěn)定運行。

（三）優(yōu)化保密存儲模式，強化檔案安全管理

部分干部人事檔案內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)機密以及其他不可公開的資料，在信息化建設(shè)中應(yīng)注重數(shù)字風(fēng)險防控，創(chuàng)建電子檔案安保體系，強化檔案安全管理，有效預(yù)防信息泄露風(fēng)險產(chǎn)生。在綜合維護檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要全程監(jiān)控檔案使用方式，在用戶入口上設(shè)立身份驗證，避免用戶濫用情況產(chǎn)生，使人事檔案安全得到進一步保障。除此之外，還可采取以下措施。

一方面，要創(chuàng)新保密存儲模式。干部人事檔案長期處于存儲狀態(tài)，為了提高存儲安全性，應(yīng)堅持“三庫分離”原則，即保存庫、管理庫、利用庫，使保密存儲模式得以創(chuàng)新和完善。在保存庫建設(shè)中，應(yīng)獨立于檔案管理系統(tǒng)，使檔案資源能夠長期封裝保存，避免受到擾動；管理庫的作用在于支持檔案鑒定、資源統(tǒng)計、信息檢索等業(yè)務(wù)開展；利用庫是結(jié)合檔案開放利用、使用者要求而創(chuàng)建，在原文件格式固定的前提下，將人事檔案批量轉(zhuǎn)變?yōu)镸P4、PDF等形式，便于長期保存；對于無法轉(zhuǎn)變?yōu)樯鲜龈袷降臋n案，可掃描后以JPEG、TIFF文件格式保存[5]。

另一方面，要構(gòu)筑技術(shù)保護屏障。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案室應(yīng)配備大容量、高配置的計算機設(shè)備，安裝專用網(wǎng)絡(luò)交換機，創(chuàng)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，配置高性能打印機，使各項基礎(chǔ)設(shè)施得以完善，為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。在信息化建設(shè)期間，應(yīng)增強技術(shù)支持，設(shè)置管理員訪問權(quán)限，將檔案資源加密共享，使信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險得以規(guī)避。按照級別設(shè)置檔案閱覽、下載權(quán)限，全程監(jiān)督干部人事檔案的建立、流轉(zhuǎn)過程，避免檔案資源泄露；注重檔案管理系統(tǒng)運行與維護，包括創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)安全防火墻、人臉識別、密碼驗證等，確保檔案信息安全，提高檔案流程化、標準化水平。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)視域下，干部人事檔案管理遇到新的機遇和挑戰(zhàn)，這就要求管理者順應(yīng)時代潮流，在管理思維、管理模式等方面不斷創(chuàng)新。在人事檔案數(shù)字化建設(shè)中，通過樹立大數(shù)據(jù)管理思維、豐富檔案信息管理系統(tǒng)管理功能、優(yōu)化保密存儲模式等方式，使干部人事檔案充分適應(yīng)外部新環(huán)境，借助平臺便捷高效地完成資源采集、檢索與存儲等工作，確保其利用率與安全管理水平提升，成為可靠的資源，為干部成長與培養(yǎng)提供可靠助力。

參考文獻：

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[3] 王玉，劉麗.大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理分析與探討[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究，2020（4）：36-38.

[4] 黃顥.加強大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（23）：69-71.

[5] 黎雙林.大數(shù)據(jù)時代干部人事檔案管理的機遇、問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：80-82.

（作者單位：中海石油（中國）有限公司上海分公司）