陳天

摘 要：本文探討了信息技術(shù)在企業(yè)合同管理中的重要性和應(yīng)用前景，分析了其對企業(yè)合同管理效率、合同履約風(fēng)險、合同履行的透明度、企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型等方面的影響。通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)合同起草與審批的自動化、合同簽署與執(zhí)行的電子化，還能夠智能識別與預(yù)警合同風(fēng)險、集中存儲與查詢合同臺賬數(shù)據(jù)及跟蹤與評價合同履行情況，從而提高合同管理水平，有效規(guī)避合同風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；合同管理；自動化

隨著全球化的深入發(fā)展，國際競爭日益加劇，企業(yè)面臨著越來越復(fù)雜的合同管理挑戰(zhàn)。在此背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用為企業(yè)合同管理提供了新的解決方案，有助于企業(yè)更好地應(yīng)對合同管理的挑戰(zhàn)，確保項目的順利完成。

一、信息技術(shù)在企業(yè)合同管理中的重要性和應(yīng)用前景

（一）重要性

一方面，信息技術(shù)的應(yīng)用有助于企業(yè)提高合同管理效率。通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)可以迅速生成、審批并簽署合同，降低人力成本，提高合同管理效率。

另一方面，信息技術(shù)的應(yīng)用有助于企業(yè)防控合同風(fēng)險[1]，提高合同履行的透明度和合規(guī)性。通過應(yīng)用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)可以及時識別并有效防范合同中的潛在風(fēng)險，降低履約風(fēng)險和法律糾紛的發(fā)生概率；通過建立統(tǒng)一的合同數(shù)據(jù)庫，企業(yè)可以將所有合同數(shù)據(jù)集中存儲于數(shù)據(jù)庫中，以便隨時查詢和追溯；通過利用合同管理系統(tǒng)的實時監(jiān)控功能，企業(yè)可以實時監(jiān)控合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以解決，以提高合同履行的效率和質(zhì)量。

（二）應(yīng)用前景

隨著人工智能和大數(shù)據(jù)等技術(shù)不斷發(fā)展，合同管理系統(tǒng)將變得更加智能，不僅可以自動分析合同內(nèi)容并提供風(fēng)險預(yù)警及決策建議，還可以與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，從而打破信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。同時，未來合同管理系統(tǒng)的云端化和移動化趨勢也將更加明顯，用戶可以通過手機、平板電腦等移動設(shè)備隨時隨地進(jìn)行合同的簽署和管理，從而極大地提高合同管理的便捷性和靈活性。需要注意的是，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)也面臨著數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問題。因此，未來的合同管理系統(tǒng)將更加注重數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)。

二、信息技術(shù)對企業(yè)合同管理的影響

（一）提高合同管理效率

一方面，傳統(tǒng)的合同管理方式往往需要頻繁的人工操作和大量的紙質(zhì)文檔，合同管理效率較低且容易出錯。而通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)可以實現(xiàn)合同起草、審批、簽署等環(huán)節(jié)的自動化，克服傳統(tǒng)合同管理方式的缺陷，提高合同管理效率。

另一方面，通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)還可以對合同進(jìn)行分類、歸檔和檢索，方便后期快速找到所需的合同信息，進(jìn)一步提高工作效率。

（二）降低合同履約風(fēng)險

一方面，通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)可以及時識別合同中的潛在風(fēng)險，從而在合同簽署前采取有效的措施加以解決。

另一方面，通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)可以對合同履行情況進(jìn)行實時監(jiān)控和跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)違約行為和異常情況，并采取有效的措施進(jìn)行防范和控制。

（三）提高合同履行的透明度

由于所有合同數(shù)據(jù)都集中存儲在數(shù)據(jù)庫中，因此，企業(yè)可以實時查詢和追溯合同的詳細(xì)信息、履行進(jìn)度及相關(guān)數(shù)據(jù)，并了解、分析和評估合同履行情況。除此之外，信息技術(shù)的應(yīng)用還可以為企業(yè)解決合同糾紛提供證據(jù)支持。

（四）促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著數(shù)字化時代的到來，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成必然趨勢。信息技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用，不僅有助于企業(yè)提高運營效率和市場競爭力，還有助于企業(yè)實現(xiàn)合同管理的數(shù)字化、智能化，優(yōu)化合同管理流程，加速推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（五）為企業(yè)決策提供支持

信息技術(shù)為企業(yè)提供了豐富的數(shù)據(jù)資源及強大的分析工具。通過應(yīng)用信息技術(shù)，企業(yè)不僅可以挖掘和分析歷史合同數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)其中潛在的價值，從而為未來的合同管理和投資決策提供有力支持[2]，還可以模擬不同的合同場景和方案，進(jìn)行風(fēng)險評估和預(yù)測，從而制訂科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃。

三、信息技術(shù)在企業(yè)合同管理中的具體應(yīng)用

（一）合同起草與審批的自動化

首先，合同管理系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的合同模板快速生成合同草案。企業(yè)可以按照法律法規(guī)要求、結(jié)合過往的合同經(jīng)驗來設(shè)計合同模板，并將其上傳合同管理系統(tǒng)。如此一來，在合同起草過程中，企業(yè)只需在系統(tǒng)中選擇合適的合同模板，然后根據(jù)實際情況填寫或選擇關(guān)鍵信息，如合同雙方名稱、標(biāo)的物、價格等，最后等待系統(tǒng)自動生成完整的合同草案。例如，企業(yè)在起草租賃合同時，只需選擇租賃類合同模板并填入租賃物、租期、租金等關(guān)鍵信息，系統(tǒng)便能快速生成一份符合企業(yè)要求的租賃合同草案。

其次，合同管理系統(tǒng)的智能填充功能可以進(jìn)一步簡化合同起草過程。智能填充功能可以識別用戶輸入的關(guān)鍵詞，并自動從數(shù)據(jù)庫中檢索相關(guān)信息進(jìn)行填充。這不僅能夠減少人工輸入的工作量，還能夠避免因輸入錯誤而導(dǎo)致的信息不一致問題。例如，在填寫合同信息時，系統(tǒng)可以自動識別并填充已存儲的信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等，從而確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。

最后，工作流技術(shù)的引入可以實現(xiàn)合同審批流程的自動化。各級審批人員可以在合同管理系統(tǒng)中在線查看合同草案并進(jìn)行審批操作；合同管理系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)設(shè)的審批規(guī)則自動流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，并將合同草案自動發(fā)送至相應(yīng)的審批人員。這種自動化的審批方式不僅能夠加快審批速度，還能夠避免因手動流轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的延誤和失誤。例如，銷售合同往往需要經(jīng)過銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的審批?；诠ぷ髁骷夹g(shù)的合同管理系統(tǒng)能夠?qū)N售合同草案自動發(fā)送至相關(guān)人員，并在相關(guān)人員完成審批后自動更新合同狀態(tài)，從而實現(xiàn)合同審批流程的自動化管理。

（二）合同簽署與執(zhí)行的電子化

由于固有的局限性，如效率低、易丟失、易篡改等，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同簽署方式已難以滿足現(xiàn)代企業(yè)對合同管理高效、安全、便捷的需求。因此，在信息技術(shù)的支持下，合同簽署與執(zhí)行的電子化已成為企業(yè)合同管理不可或缺的一環(huán)。[3]

一方面，電子化簽署是指通過采用數(shù)字簽名、加密等技術(shù)手段來確保合同的真實性與安全性。其中，數(shù)字簽名作為一種電子身份驗證方式，可以有效防止合同在傳輸過程中被篡改、偽造；加密技術(shù)則能保護(hù)合同內(nèi)容免受未經(jīng)授權(quán)的訪問或竊取。上述技術(shù)手段能夠共同構(gòu)建一個安全、可靠的電子化簽署環(huán)境。

另一方面，電子化執(zhí)行使合同履行過程更加便捷。企業(yè)不僅可以在合同管理系統(tǒng)中實時查看合同狀態(tài)，了解合同履行的進(jìn)度和情況，還可以通過系統(tǒng)上傳履行證據(jù)，如交貨單、驗收報告等，以更好地監(jiān)督和管理合同履行過程。這種全過程的電子化管理方式既能夠提高合同履行的效率，又能夠增強合同管理的規(guī)范性。例如，供應(yīng)商和采購方可以通過電子化方式簽署采購合同。在合同履行過程中，供應(yīng)商可以通過系統(tǒng)上傳交貨單、產(chǎn)品質(zhì)量證明等文件，采購方可以在線確認(rèn)收貨并進(jìn)行付款操作。以電子文檔代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔，能夠避免紙張浪費，降低人工操作出錯的概率，極大地提高合同履行效率。

（三）合同風(fēng)險的智能識別與預(yù)警

合同風(fēng)險是企業(yè)經(jīng)營過程中最常見的法律風(fēng)險之一。尤其是投資類企業(yè)，其項目合同往往涉及大額資金、復(fù)雜條款和多方利益，因此，合同風(fēng)險管理的有效性直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和社會聲譽。

一方面，企業(yè)可以利用合同風(fēng)險預(yù)警管理系統(tǒng)深度分析各類合同風(fēng)險。合同風(fēng)險預(yù)警管理系統(tǒng)可以自動掃描合同文本，識別其中的關(guān)鍵條款、異常表述，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同風(fēng)險。例如，一些合同可能會存在責(zé)任劃分模糊、權(quán)利義務(wù)約定不平等的條款，合同風(fēng)險預(yù)警管理系統(tǒng)可以通過自然語言處理和機器學(xué)習(xí)算法，迅速定位這些合同中的潛在風(fēng)險，并提醒合同管理人員加強合同審查。

另一方面，合同風(fēng)險預(yù)警管理系統(tǒng)還可以結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和風(fēng)險模型，對合同履行過程中的潛在風(fēng)險進(jìn)行實時預(yù)警。例如，系統(tǒng)可以根據(jù)過去供應(yīng)商延遲交貨的情況，在新合同簽訂或履行過程中發(fā)出預(yù)警，提醒采購部門采取相應(yīng)措施，如增加違約賠償條款、尋找替代供應(yīng)商等。這種智能化的風(fēng)險識別與預(yù)警方式不僅能夠提高合同風(fēng)險管理效率，還能夠結(jié)合大數(shù)據(jù)和機器學(xué)習(xí)技術(shù)，不斷優(yōu)化算法，進(jìn)一步提高風(fēng)險識別的準(zhǔn)確性和風(fēng)險預(yù)警的及時性。

（四）合同臺賬數(shù)據(jù)的集中存儲與查詢

合同臺賬數(shù)據(jù)管理是企業(yè)合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的引入，尤其是合同臺賬數(shù)據(jù)集中存儲與查詢技術(shù)的出現(xiàn)，企業(yè)合同管理發(fā)生了革命性的變化。

首先，通過建立統(tǒng)一的合同數(shù)據(jù)庫，企業(yè)可以將所有合同數(shù)據(jù)集中存儲在一個平臺上。這種集中式的存儲方式不僅能夠確保數(shù)據(jù)的完整性和一致性，還便于后續(xù)查詢和使用。無論是合同的基本信息、履行情況還是相關(guān)附件，都可以在統(tǒng)一的合同數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索。

其次，通過應(yīng)用數(shù)據(jù)分類和索引技術(shù)，企業(yè)可以快速查找所需的合同信息。例如，通過關(guān)鍵字搜索、條件篩選等方式，企業(yè)可以迅速找到符合特定條件的合同數(shù)據(jù)，如在某個時間段內(nèi)簽訂的合同、與某個供應(yīng)商簽訂的合同等，提高數(shù)據(jù)檢索的效率和查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性。

最后，集中式存儲和查詢方式為企業(yè)加強內(nèi)部控制與合規(guī)管理提供了有力支持。通過實時監(jiān)控和分析合同數(shù)據(jù)，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險和問題，并采取有效的措施進(jìn)行防范和糾正，從而確保合同管理流程符合法律法規(guī)要求，降低合規(guī)風(fēng)險。

（五）合同履行的跟蹤與后評價

在合同履行過程中，通過利用合同管理系統(tǒng)的跟蹤功能，企業(yè)可以實時監(jiān)控項目進(jìn)度、質(zhì)量及成本等，了解各項任務(wù)是否按計劃完成，以及是否存在延期風(fēng)險等。同時，合同管理系統(tǒng)還能自動生成質(zhì)量報告，記錄合同履行過程中的質(zhì)量問題和采取的改進(jìn)措施。以建筑工程合同為例，建筑企業(yè)質(zhì)量管理部門可以通過合同管理系統(tǒng)記錄施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，并跟蹤整改過程，確保工程質(zhì)量達(dá)標(biāo)。同時，建筑企業(yè)成本管理部門可以利用合同管理系統(tǒng)的成本跟蹤功能，實時監(jiān)控工程項目的成本變化，防止成本超支。

在合同履行結(jié)束后，企業(yè)可以利用合同管理系統(tǒng)進(jìn)行后評價，包括評價合同履行的效率、質(zhì)量、成本等。通過后評價，企業(yè)可以總結(jié)合同履行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)相關(guān)工作提供參考。

四、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在合同管理中的應(yīng)用不僅可以提高企業(yè)合同管理效率和合同履行的透明度，降低合同履約風(fēng)險，還可以推動企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)決策提供有力支持。因此，企業(yè)應(yīng)積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，全面優(yōu)化合同管理流程，進(jìn)一步提高合同管理質(zhì)量，進(jìn)而在市場競爭中保持競爭優(yōu)勢。未來，隨著科技的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場景的不斷拓展，信息技術(shù)在企業(yè)合同管理中的重要性將進(jìn)一步凸顯。

參考文獻(xiàn)：

[1] 吳紅松.信息化技術(shù)在項目實施管理中的應(yīng)用[J].化工管理，2022（05）：151-153.

[2] 朱磊峰.探究信息化技術(shù)在水利工程施工管理中的運用[J].水電水利，2023，7（06）：139-141.

[3] 王剛.論項目管理在企業(yè)信息化項目實施中的運用研究[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）工程技術(shù)，2022（10）：5-8.

（作者單位：中鐵投資集團(tuán)有限公司）