包律婷

【摘 要】 教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，在日常教學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用。文章闡述了教學(xué)秘書工作新時(shí)期特點(diǎn)，分析了教學(xué)秘書在現(xiàn)代教學(xué)管理中應(yīng)具備的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】 教學(xué)秘書；教學(xué)管理；必備素質(zhì)オ

高校的性質(zhì)和任務(wù)決定了學(xué)校的一切工作都要以教學(xué)為中心，因而也就決定了教學(xué)管理在高校工作中的重要地位。教學(xué)管理是教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分，有力地支撐和保證著課內(nèi)外教學(xué)的有序進(jìn)行，是高校管理工作的核心內(nèi)容。管理需要人才，有效的管理需要合理搭配、使用人才，同時(shí)要不斷地建設(shè)和完善管理隊(duì)伍，使之具有持續(xù)的發(fā)展性，適應(yīng)急劇變革的高校管理形勢。教學(xué)秘書工作是高校管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是院系行政辦公室工作的重要組成部分。教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中起著不可替代的紐帶與橋梁作用，教務(wù)處對學(xué)校的學(xué)組織和實(shí)施，有較大部分是通過教學(xué)秘書下達(dá)、執(zhí)行和反饋的，特別是在各高校擴(kuò)大招生規(guī)模、經(jīng)常接受各種評估、化教學(xué)管理的新形勢下，客觀上要求進(jìn)一步強(qiáng)化教學(xué)秘書作，切實(shí)提高工作質(zhì)量。近年來隨著教育改革和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，教學(xué)秘書工作有了新特點(diǎn)和新要求。

一、教學(xué)秘書工作的新特點(diǎn)

1、服務(wù)對象的時(shí)代性

市場經(jīng)濟(jì)條件下，教學(xué)秘書直接服務(wù)對象的教師和學(xué)生具有鮮明的時(shí)代特色。首先，隨著聘任制的興起以及獲取教職外收入的便捷，高校教師流動(dòng)性大，給教學(xué)秘書的工作安排帶來了新的挑戰(zhàn)，這就要求教秘書配合學(xué)校師資管理模式的改革，同步進(jìn)行教學(xué)管理的改革；其次，8 0年代后出生的新一代大學(xué)生，在家庭結(jié)構(gòu)、社會環(huán)境其是心理狀況上有著新的特點(diǎn)，他們思想開放、個(gè)性鮮明，也有突出的缺點(diǎn)。因此，教學(xué)秘書在日常的教學(xué)管理當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)通過向?qū)W生介紹有關(guān)信息等途徑，幫助學(xué)生減少挫折，更好地適應(yīng)大學(xué)的學(xué)習(xí)生活，達(dá)到管理育人的目的。

2、管理手段的現(xiàn)代化

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日臻完善，這為教學(xué)管理的現(xiàn)代化、信息化提供了操作平臺。教學(xué)秘書工作已經(jīng)由紙筆式管理向微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理過渡。過去，學(xué)生的各類成績都是由教學(xué)秘書抄謄在學(xué)籍卡上，查閱十分不便，現(xiàn)在全國大部分高校已經(jīng)建成了校園網(wǎng)，通過教務(wù)管理系統(tǒng)，所有成績在網(wǎng)上調(diào)閱十分方便。尤其是近幾年高校合并或異地辦學(xué)的興起，由于校區(qū)分散，為了提高工作效率，教學(xué)秘書必須充分利用現(xiàn)代化手段，通過電話、E-mail、傳真甚至QQ或MSN MESSENGER對時(shí)限要求較緊的材料實(shí)現(xiàn)信息速遞。作為教學(xué)秘書，不僅要有現(xiàn)代化的管理理念，還要掌握系統(tǒng)管理、信息管理、量化管理等先進(jìn)的管理方法和技能，會熟練使用字表處理、數(shù)據(jù)庫、教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)等現(xiàn)代管理軟件，掌握信息搜索查詢的技能，能快速準(zhǔn)確地處理辦公事務(wù)，為師生提供快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也減輕工作強(qiáng)度。

3、教學(xué)管理的新理念

傳統(tǒng)的教學(xué)管理是學(xué)校單項(xiàng)要求型，學(xué)校的教學(xué)管理使用的是計(jì)劃模式，采用群體管理方式，模式單一，教師、學(xué)生只能被動(dòng)適應(yīng)教學(xué)管理機(jī)制。新時(shí)期的教學(xué)管理理念隨著國外先進(jìn)教育理念的輸入和國內(nèi)教育改革的實(shí)施，樹立了學(xué)生本位的新理念。尤其是近幾年，隨著校本管理思想的興起，學(xué)校自主權(quán)擴(kuò)大，學(xué)校教學(xué)管理實(shí)現(xiàn)了由群體管理模式向?qū)W生本位的個(gè)體管理模式的轉(zhuǎn)變學(xué)生的個(gè)性發(fā)展和自主發(fā)展成了素質(zhì)教育的重中之重。教學(xué)秘書在教學(xué)管理上也體現(xiàn)出針對不同學(xué)生的個(gè)性化特征。

二、新時(shí)期教學(xué)秘書必備素質(zhì)

1、統(tǒng)籌管理能力

學(xué)校的教學(xué)事務(wù)頭緒繁多，處于基層教學(xué)管理崗位的教學(xué)秘書應(yīng)通曉各學(xué)年各學(xué)期各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù)，做到事前有計(jì)劃，計(jì)劃有余地，相應(yīng)的處理措施和解決方案要合乎情理，具有可行性和可操作性，要考慮院（系）與學(xué)校整體的關(guān)系，從時(shí)間和空間上妥善安排，分清事情的輕重緩急以及要達(dá)到的目標(biāo)要求。

2、協(xié)作意識及溝通信息的能力

教學(xué)秘書經(jīng)常要同上級部門和領(lǐng)導(dǎo)溝通信息，接收學(xué)校有關(guān)教學(xué)方面的信息，匯報(bào)本院（系）的教學(xué)工作情況，使得上下步調(diào)一致，形成合力。要了解本院（系）的教學(xué)狀況及發(fā)展勢態(tài)，教學(xué)秘書要與教師和學(xué)生充分交流意見，搜集傳播相關(guān)信息。同時(shí)，教學(xué)秘書在工作中應(yīng)具有與他人協(xié)作共事的觀念，處問題時(shí)要從多角度考慮，力求恰倒好處，及時(shí)疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情。

3、借鑒與創(chuàng)新的能力

現(xiàn)今是知識信息社會，共享資源越來越多人們之間的距離正在縮小，各個(gè)領(lǐng)域的新思想、新方法、新技術(shù)、新手段層出不窮，傳播滲透迅速。各高校，管理人員應(yīng)該放開眼界，勇于探索，學(xué)習(xí)和借鑒發(fā)達(dá)國家和中國發(fā)達(dá)地區(qū)高校管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，結(jié)合本校本單位的實(shí)際情況，在各自崗位上創(chuàng)新實(shí)踐，朝著管理規(guī)范化、現(xiàn)代化目標(biāo)努力。所以，教學(xué)秘書這支管理人員隊(duì)伍也必須具備借鑒和實(shí)踐創(chuàng)新的能力。

4、現(xiàn)代化管理技能

目前，教育管理正在由紙筆式管理向微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理過渡，全國大部分高校已經(jīng)建成了校園網(wǎng)，為管理的現(xiàn)代化、信息化提供了操作平臺。作為教學(xué)秘書，不僅要有現(xiàn)代化的管理理念，還要掌握系統(tǒng)管理、信息管理、量化管理等先進(jìn)的管理方法和技能，會熟練使用字表處理、數(shù)據(jù)庫、教務(wù)教學(xué)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)等現(xiàn)代管理軟件，掌握信息搜索查詢的技能，能快速準(zhǔn)確地處理辦公事務(wù)，為師生提供快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)也減輕工作強(qiáng)度，提高工作效率。

5、綜合業(yè)務(wù)知識

教學(xué)秘書要通過各種學(xué)習(xí)途徑獲取與在崗位所需要的知識與信息，如本院（系）各專業(yè)的基本概況，院系教師基本情況，學(xué)生基本情況，課程開設(shè)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理規(guī)定等。秘書工作常識也要懂，各類教學(xué)相關(guān)會議安排，對外交流與合作等都要做到場合適宜，程序正確，策劃周全。另外還要懂得教育教學(xué)知識，熟悉高校教學(xué)管理規(guī)律，主動(dòng)吸收、掌握和運(yùn)用先進(jìn)的管理知識，煉就準(zhǔn)確的思考判斷能力、科學(xué)新穎的預(yù)見力與創(chuàng)造力，使得本職工作得心應(yīng)手、游刃有余。

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