試論“秘書能力”的運(yùn)用

李　潔

摘要： 隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都對秘書工作提出了新的更高的要求，秘書工作人員面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。由此，秘書的職業(yè)角色逐漸轉(zhuǎn)換為以管理為主。具備良好的能力結(jié)構(gòu)不僅是出色完成秘書工作的關(guān)鍵因素，而且是提高秘書工作效率的重要基礎(chǔ)。因此針對秘書角色，分析其能力要求，對于提高秘書人員的工作能力和工作水平，提高行政管理人員的高素質(zhì)能力，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞： 秘書角色 秘書能力 運(yùn)用

一、秘書角色

行政人員和秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是領(lǐng)導(dǎo)開展日常工作、進(jìn)行決策和實(shí)施的最緊密的服務(wù)者。行政人員和秘書對上級領(lǐng)導(dǎo)工作的理解程度，以及其自身職業(yè)水平程度，直接影響到對領(lǐng)導(dǎo)者的服務(wù)效果。

全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，給行政人員和秘書賦予了新的時(shí)代特征：職業(yè)化、現(xiàn)代化、國際化。提高行政人員和秘書的工作水平與效率，推動企、事業(yè)單位整體工作的不斷發(fā)展，通過高層次的研修更新理念和知識已成為當(dāng)務(wù)之急。

（一）行政管理中的秘書角色。

隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會的全面發(fā)展，各領(lǐng)域各層次的從業(yè)人員的職業(yè)分工更加細(xì)化，以往單純的管理工作需要多人分工與合作才能保證其快速和有效，領(lǐng)導(dǎo)層的決策活動已經(jīng)在決策者層面上逐步與相關(guān)的信息加工處理等輔助性活動相分離。這種情況下，具有行政管理協(xié)助者性質(zhì)的秘書職業(yè)已經(jīng)在各個(gè)工作領(lǐng)域中占據(jù)重要地位，起到至關(guān)重要的作用。秘書已經(jīng)不是以往人們眼中“打雜”的角色，而是日漸成為各類企業(yè)內(nèi)參與行政管理特別是辦公管理的特殊人才。由此秘書的職業(yè)角色向著以管理為主轉(zhuǎn)換，這就不難理解有些公司在招聘秘書時(shí)將其崗位職責(zé)描述為辦公管理或助理而不直接稱之為秘書。

秘書或辦公管理或助理崗位，不僅要求就業(yè)者具備較強(qiáng)的口頭表達(dá)與文字表述能力、組織協(xié)調(diào)與分工合作能力、創(chuàng)新思維、分析判斷能力，具有熟練處理辦公室事務(wù)綜合工作的掌控技巧，還要有對待本職工作高度的責(zé)任感和積極主動性。

（二）作為主管或領(lǐng)導(dǎo)的助手。

隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都對秘書工作提出了新的更高的要求，行政人員和秘書工作者必須迅速提升綜合能力，如此才能跟上領(lǐng)導(dǎo)者的步伐；建立忠于職守、自我負(fù)責(zé)的意識，不斷尋找差距并付諸行動，才能為領(lǐng)導(dǎo)者持續(xù)提供更加優(yōu)秀的服務(wù)；了解一流團(tuán)隊(duì)的管理技巧，學(xué)習(xí)輔導(dǎo)與幫助他人的技能，促進(jìn)構(gòu)建一個(gè)和諧的、團(tuán)結(jié)的、富有成效的、信息暢通的團(tuán)隊(duì)，是新時(shí)期對行政人員、秘書提出的更高要求。如今的秘書已經(jīng)不是傳統(tǒng)意義上負(fù)責(zé)抄寫、端茶送水的小人物，而是被賦予更多的職能：主管的左右手、溝通的橋梁、公司的門面……也因?yàn)槿绱?，秘書必須不斷加?qiáng)學(xué)習(xí)溝通和管理能力，為秘書工作的新要求作準(zhǔn)備。

二、秘書能力

秘書的能力是影響秘書工作質(zhì)量和秘書發(fā)揮作用的關(guān)鍵因素，也是滿足領(lǐng)導(dǎo)需要的重要條件。秘書工作是在多種條件和特定環(huán)境下的綜合活動，一個(gè)成功的秘書只有具備較強(qiáng)的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力、心理承受能力、表達(dá)能力和寫作能力，才能在較大范圍內(nèi)創(chuàng)造性地完成工作任務(wù)。

秘書要勝任工作，必須具備相當(dāng)?shù)幕A(chǔ)知識、專業(yè)知識和適應(yīng)各種工作的能力。

秘書人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。建立合理的能力結(jié)構(gòu)，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展，社會競爭日趨激烈的今天，秘書工作被賦予了許多新的內(nèi)涵和新的要求，秘書工作人員面臨的壓力越來越大，要創(chuàng)造性地做好秘書工作，不僅需要具有良好的身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、道德品質(zhì)素養(yǎng)，而且需要具備良好的能力素質(zhì)。能力素質(zhì)，是指一個(gè)人完成某項(xiàng)工作任務(wù)、從事某種活動所必備的本領(lǐng)。能力素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到工作效率、工作業(yè)績的優(yōu)劣。當(dāng)一個(gè)人能順利完成某種活動或工作時(shí)，也就表現(xiàn)出了相關(guān)的能力。

1.秘書的知識結(jié)構(gòu)要求秘書知識具有博與專的兼容性，呈“T”型展開。秘書應(yīng)有三層知識結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。

2.秘書的能力結(jié)構(gòu)包括秘書的表達(dá)能力、秘書的信息處理能力、秘書的活動能力、秘書的應(yīng)用能力、秘書的創(chuàng)造能力、理解領(lǐng)悟能力等。

三、秘書能力的運(yùn)用

（一）作為參謀和助手的秘書角色。

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁和紐帶。秘書人員的能力建設(shè)事關(guān)秘書的工作水平，事關(guān)參謀的服務(wù)質(zhì)量。新形勢下加強(qiáng)秘書人員的能力建設(shè)，提高其綜合素質(zhì)顯得尤為迫切。

秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，一方面要積極主動地獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，另一方面要具備把自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的決策過程之中的能力。這就要求秘書人員不僅要掌握全面的知識，還要具有合理的能力結(jié)構(gòu)。合理的能力結(jié)構(gòu)，是一個(gè)廣義的概念，它主要是指由基本能力和專業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。

（二）秘書人員在行政管理過程中要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)。

工作原則是在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并是我們行為的準(zhǔn)則，工作方法是為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河，你可以選擇游泳、劃船、架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí)可行的方法。而工作藝術(shù)是通過運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法,順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺和享受。

伴隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，領(lǐng)導(dǎo)的職能發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，科學(xué)化、民主化是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要前提。為確保領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性，作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的秘書，要在體制轉(zhuǎn)軌過程中，以積極態(tài)勢快速跟進(jìn)，更新觀念，大膽創(chuàng)新，從而為秘書工作開辟一個(gè)新天地。

（三）秘書能力之“悟性”。

秘書工作的悟性是指秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”過程中體現(xiàn)出來的能充分領(lǐng)悟工作事理，能充分發(fā)揮自己的才能，能把事情辦得既遵章守法又使領(lǐng)導(dǎo)滿意、大家認(rèn)同的一種良好的內(nèi)在素質(zhì)。

秘書的職能是輔助管理、綜合服務(wù)，因此對秘書的要求必然是輔助得力、服務(wù)到位。在服從大局，準(zhǔn)確貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮主動性，在“辦文”、“辦會”、“辦事”的手段、過程和方法上做得更完滿，為準(zhǔn)確達(dá)到目的和結(jié)果服務(wù)，是秘書工作悟性的體現(xiàn)。自古以來人們對秘書的參謀性、智能性和出謀劃策的能力非常重視，而把悟性問題放到相當(dāng)重要的位置，是當(dāng)今社會發(fā)展對秘書這門職業(yè)提出的更高要求。辦公手段的現(xiàn)代化使秘書的部分程序化的工作被現(xiàn)代設(shè)備所替代，人們對秘書工作提出了從事務(wù)化向智能化轉(zhuǎn)變的要求。

秘書和行政人員要準(zhǔn)確領(lǐng)會秘書工作，在“輔助決策”和“提供服務(wù)”過程中既堅(jiān)持原則又靈活有度，嫻熟而又縝密地處理好方方面面的關(guān)系，公平并高效地辦好各項(xiàng)事務(wù)。

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