現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理模式的構(gòu)建探討

中圖分類號(hào):C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-0992(2009)12-192-01

摘要:檔案是企業(yè)重要的信息資源,檔案資料是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),在新的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)之下,傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式需要進(jìn)行發(fā)展和改革。本文在分析現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,闡述了企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建,包括分布集中管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化和標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代企業(yè)制度;管理模式

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,信息的重要性日益凸顯,已經(jīng)變成與有形資產(chǎn)同樣重要的戰(zhàn)略資源。企業(yè)管理工作的重要組成部分是檔案的管理,檔案是企業(yè)重要的信息資源,是企業(yè)科研、技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和真實(shí)記錄。檔案資料是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),發(fā)揮著應(yīng)有的重要作用。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理,是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。在企業(yè)中建立一套體現(xiàn)公司科學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系,使檔案工作同步于企業(yè)發(fā)展,將為企業(yè)的各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造必要條件,也為企業(yè)抵御和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)揮一定作用。應(yīng)該看到,在新的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)之下,傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式與體制已經(jīng)顯得滯后,需要對(duì)脫離企業(yè)實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行發(fā)展和改革。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理特點(diǎn)分析

我國(guó)企業(yè)隨著改革進(jìn)程的逐步推進(jìn),受到了極大的沖擊,為不斷適應(yīng)這些變化,檔案的管理也做著相應(yīng)調(diào)整。在這些變化的沖擊下企業(yè)檔案管理表現(xiàn)出的變化具體有:

1.集中管理模式向集中-分散結(jié)合管理或分散管理轉(zhuǎn)變

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的背景下,我國(guó)企業(yè)的檔案管理采用集中統(tǒng)一管理模式。在積累和控制企業(yè)檔案資源的要求下,集中統(tǒng)一的管理模式發(fā)揮了極大作用。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型以及我國(guó)社會(huì)的改革開放,我國(guó)不斷加大腳步融入世界經(jīng)濟(jì),加上民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的不斷崛起以及國(guó)外企業(yè)的進(jìn)入,國(guó)內(nèi)企業(yè)受到越來越大的沖擊,傳統(tǒng)的在國(guó)家規(guī)劃下對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一化管理的單一模式也變得無法適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際需求。作為企業(yè)管理必不可少的一部分,必須構(gòu)建更加適合的檔案管理體系以維持企業(yè)的高效運(yùn)行。在這樣的情況下,集中-分散結(jié)合管理或分散管理的檔案管理模式逐步得到了發(fā)展。作為獨(dú)立法人機(jī)構(gòu),企業(yè)自主擁有檔案資源,加之隨著企業(yè)管理模式向橫向扁平化管理演進(jìn),集中-分散結(jié)合管理或分散管理的檔案管理模式更有利于企業(yè)效率的提高。

2.由手工管理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

根據(jù)實(shí)際企業(yè)狀況,企業(yè)檔案管理模式結(jié)合特定思維與特定環(huán)境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的檔案管理方式。基于網(wǎng)絡(luò)的集成化檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)連接起獨(dú)立的管理終端,整合企業(yè)各類軟資源,融業(yè)務(wù)知識(shí)管理、信息處理、檔案管理于一體,是一種現(xiàn)代化的管理模式?；诰W(wǎng)絡(luò)的集成化檔案管理有很多優(yōu)勢(shì),有利于部門間信息交流與分享,有利于分布式的處理數(shù)據(jù),也有利于企業(yè)統(tǒng)一管理各類資源。因此,網(wǎng)絡(luò)化管理是企業(yè)檔案工作未來的發(fā)展趨勢(shì)。

3.企業(yè)檔案管理部門由星型結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向復(fù)合型結(jié)構(gòu)

所謂星型結(jié)構(gòu),指的是檔案管理部門受公司級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)的直接領(lǐng)導(dǎo),檔案部門與機(jī)關(guān)之間是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。檔案管理部門對(duì)公司檔案管理的運(yùn)作進(jìn)行負(fù)責(zé),在其領(lǐng)導(dǎo)下,各部門進(jìn)行檔案移交和負(fù)責(zé),呈現(xiàn)出典型的直線職能式企業(yè)檔案管理模式。而所謂的復(fù)合型的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),指的是分布式的企業(yè)檔案管理體系。各個(gè)部門對(duì)自己檔案管理效力負(fù)責(zé),之間沒有行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,在企業(yè)管理向扁平化進(jìn)展的情況下,復(fù)合型結(jié)構(gòu)是適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理方式。

4.加強(qiáng)了企業(yè)檔案社會(huì)化協(xié)作

當(dāng)前,企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的主要關(guān)注點(diǎn),因此企業(yè)傾向于外包管理非現(xiàn)行檔案。目前社會(huì)上出現(xiàn)了專業(yè)型檔案保存中心的機(jī)構(gòu),為企業(yè)檔案的外包提供了可能。社會(huì)化協(xié)作可以降低管理費(fèi)用,緩和企業(yè)檔案保管的壓力,符合政府轉(zhuǎn)變職能的需要,實(shí)現(xiàn)非行政職能社會(huì)事務(wù)的分離,有利于集中精力進(jìn)行宏觀管理。在制定基本目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn),政府督導(dǎo)的前提下,企業(yè)檔案形成了管理的社會(huì)化競(jìng)爭(zhēng),由此產(chǎn)生的社會(huì)化競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,將使檔案事業(yè)充滿活力,促進(jìn)檔案管理效益的提高。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理模式的建構(gòu)

綜上所述,本文作者認(rèn)為,當(dāng)前企業(yè)在檔案管理方面應(yīng)當(dāng)采取的管理體制與模式為:堅(jiān)持社會(huì)化與市場(chǎng)化的有機(jī)融合,依照企業(yè)自身管理特點(diǎn),企業(yè)自主的管理檔案,并采取分布集中管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.企業(yè)檔案的分布式集中管理模式

所謂分布式集中管理企業(yè)檔案,指的是企業(yè)檔案管理形式采取事實(shí)上分散、形式上集中的管理形式。事實(shí)上分散,是指由企業(yè)檔案形成部門對(duì)企業(yè)檔案具體事務(wù)進(jìn)行具體管理,企業(yè)檔案的利用、保存,制定均由企業(yè)各職能部門負(fù)責(zé)。形式上集中,是說由企業(yè)一級(jí)管理層總負(fù)責(zé)完善檔案管理流程、制定企業(yè)檔案管理制度、進(jìn)行企業(yè)檔案管理,但是企業(yè)一級(jí)管理層只對(duì)文件形成版本進(jìn)行授控,而不參與企業(yè)檔案具體管理事務(wù)。上文所提及的分布式集中管理從核心來講其實(shí)還是一種分散管理,不同之處是必須符合法律要求,并遵守企業(yè)法規(guī)的約束,意即遵循形式上的約束。

2.企業(yè)檔案的信息一體化管理模式

企業(yè)檔案的信息一體化管理是從系統(tǒng)論的角度出發(fā),借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以文件生命周期理論為基礎(chǔ),對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌和管理,使之發(fā)揮各自以及總體的最大效能,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化,企業(yè)檔案的信息一體化管理模式是檔案管理與文件管理內(nèi)在聯(lián)系的必然結(jié)果。有利于最大限度地對(duì)文件和檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)。企業(yè)檔案的信息一體化管理模式具體內(nèi)容包括信息利用的一體化、流程管理的一體化和檔案生成控制的一體化。其技術(shù)支撐是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)何計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)。這些數(shù)字化技術(shù)的推廣和應(yīng)用檔案管理的工作效率,簡(jiǎn)化了工作程序,改變了檔案的載體性質(zhì)和生成方式,使得檔案一體化管理有了技術(shù)基礎(chǔ)。

3.企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向就是實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理可以加速檔案工作的發(fā)展,把新的先進(jìn)的管理方法與管理技術(shù)引入檔案工作。具體的方面包括:企業(yè)檔案工作名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)化、企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)化以及企業(yè)檔案編篡及出版格式標(biāo)準(zhǔn)化等。

三、結(jié)束語

企業(yè)檔案的管理模式與管理體制是動(dòng)態(tài)發(fā)展的,需要結(jié)合先進(jìn)理念和具體實(shí)際去對(duì)其加以充實(shí),從而推進(jìn)企業(yè)檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。

參考文獻(xiàn):

[1]宗培嶺.試論現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度[J]檔案與建設(shè),2008,(08)

[2]宗培嶺.現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的建立[J].北京檔案,2008,(09)

[3]宗培嶺.民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式研究[J].浙江檔案,2009,(02)

* 作者簡(jiǎn)介:白彩芹,女,現(xiàn)為延長(zhǎng)石油集團(tuán)西安延煉工貿(mào)有限責(zé)任公司檔案管理員。