李　穎

[摘要]成績管理是教務(wù)管理流程中最重要一環(huán),也是最后一環(huán),集中體現(xiàn)了各環(huán)節(jié)發(fā)生的問題。在國內(nèi)高校紛紛實(shí)行學(xué)分制和二級(jí)教務(wù)管理制度的形勢下,成績管理工作出現(xiàn)新的特點(diǎn),詳細(xì)論述了高校成績管理工作中普遍存在的問題,并結(jié)合燕山大學(xué)實(shí)際提出了加強(qiáng)和優(yōu)化成績管理工作的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]成績管理;學(xué)分制;二級(jí)教務(wù)管理

[中圖分類號(hào)]G642.47 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-4634(2009)05-0035-04

學(xué)習(xí)成績是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間對(duì)所學(xué)知識(shí)理解掌握的情況和教師教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)的原始記錄,是對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)管理和教學(xué)改革、學(xué)生評(píng)優(yōu)、畢業(yè)、就業(yè)等極具參考價(jià)值的數(shù)據(jù)信息,因此成績管理工作是整個(gè)教務(wù)管理中最重要的一環(huán),同時(shí)成績管理工作也是整個(gè)教務(wù)流程的最后一環(huán),集中體現(xiàn)了各環(huán)節(jié)發(fā)生的問題。解決成績管理工作中出現(xiàn)的問題,對(duì)于深入了解整個(gè)教學(xué)管理過程,提高各個(gè)環(huán)節(jié)間的協(xié)調(diào)管理水平具有重要意義。

本文對(duì)高校成績管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了探索與研究,并結(jié)合燕山大學(xué)實(shí)際情況,提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)并優(yōu)化成績管理工作的對(duì)策。

1高校成績管理中的常見問題

1.1日常教務(wù)管理中存在的問題

隨著各大高校對(duì)教學(xué)工作的重視,教務(wù)管理工作已日趨規(guī)范。但在日常的教務(wù)管理過程中還存在一些問題。如科研工作的需要使個(gè)別教師經(jīng)常出差從而影響到學(xué)生成績的及時(shí)錄入和成績單的及時(shí)上交。成績統(tǒng)計(jì)分析的效用未能充分發(fā)揮,個(gè)別專業(yè)課程安排順序不合理,造成教學(xué)效果不好,考試成績不理想。有些學(xué)生不了解各部門職能分工,打印成績單或者開具相關(guān)證明經(jīng)常會(huì)跑錯(cuò)部門。個(gè)別學(xué)生長期不上網(wǎng)查詢成績,對(duì)自己的成績狀況缺乏了解。還有個(gè)別學(xué)生拖欠學(xué)費(fèi),造成考試成績無法在網(wǎng)上錄入,任課教師和教務(wù)管理部門需要對(duì)這類學(xué)生的成績檔案單獨(dú)保管。院級(jí)教務(wù)管理工作中還存在大量手工操作,使得出錯(cuò)幾率增大等。

1.2信息缺乏共享,管理部門之間協(xié)調(diào)不順暢

在早期的建設(shè)過程中缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和部署,各行政部門和教學(xué)單位在信息化建設(shè)方面自成一體,同時(shí)各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一,這就形成了信息孤島,給全校范圍內(nèi)數(shù)據(jù)的整合帶來了困難。

教務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的孤立使得財(cái)務(wù)系統(tǒng)中學(xué)生交費(fèi)狀態(tài)在教務(wù)系統(tǒng)中不能實(shí)時(shí)更新,導(dǎo)致已經(jīng)交費(fèi)學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)中仍然顯示為“未交費(fèi)”,無法錄入成績。教務(wù)系統(tǒng)與學(xué)工處信息系統(tǒng)的孤立使教務(wù)系統(tǒng)在很長一段時(shí)間內(nèi)還保留未報(bào)道學(xué)生的名單,錄入成績時(shí)只能填入0分,既向成績數(shù)據(jù)庫中輸入了大量容易引起混亂的數(shù)據(jù),也影響到后續(xù)的成績統(tǒng)計(jì)分析和欠學(xué)分統(tǒng)計(jì)等工作。此外,學(xué)生輔導(dǎo)員沒有教務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)生成績的查詢和導(dǎo)出權(quán)限,給其工作帶來不便的同時(shí)浪費(fèi)大量的辦公資源。

1.3教務(wù)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的規(guī)范化問題

燕山大學(xué)于2004年11月引進(jìn)了由正方科技公司開發(fā)的“高?，F(xiàn)代教學(xué)管理信息系統(tǒng)”,并將原有教務(wù)系統(tǒng)中的成績數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中,記錄逾百萬條,新舊系統(tǒng)的交替不可避免的要出現(xiàn)數(shù)據(jù)格式不一樣等問題,使得有學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生的部分成績覆蓋成為問題,需要進(jìn)行人工核實(shí)。再例如有些課程缺少課程性質(zhì),給成績管理人員核實(shí)畢業(yè)資格和學(xué)生查詢成績造成不便。以燕山大學(xué)2006級(jí)學(xué)生校級(jí)選修課為例,要求理工類學(xué)生修讀人文社科類課程≥6學(xué)分,修讀自然科學(xué)基礎(chǔ)類課程≥4學(xué)分,由于校級(jí)選修課一般在一、二年級(jí)修讀,而由于種種原因教務(wù)系統(tǒng)中缺少其中某些課程的課程性質(zhì),導(dǎo)致學(xué)生在臨近畢業(yè)時(shí)查詢選修課學(xué)分時(shí)弄不清楚自己修讀的選修課是否滿足上述要求,只能到院系教務(wù)科查詢。院系教務(wù)科成績管理人員在核實(shí)學(xué)生的畢業(yè)資格時(shí)需要按照教學(xué)大綱的要求核對(duì)相應(yīng)類別的課程修讀是否達(dá)到相應(yīng)的學(xué)分要求,而教務(wù)系統(tǒng)中缺少某些課程的課程性質(zhì),無疑給成績管理人員增加了不便。

1.4教學(xué)計(jì)劃的變動(dòng)給成績管理工作帶來不便

成績管理中出現(xiàn)的諸多問題是由教學(xué)計(jì)劃變動(dòng)帶來的,它的影響主要體現(xiàn)在學(xué)生發(fā)生學(xué)籍異動(dòng)時(shí)課程替代的問題上[1]。這里所說的學(xué)籍異動(dòng)包括轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級(jí)、修復(fù)學(xué)、提前畢業(yè)等。

1)轉(zhuǎn)專業(yè)。為靈活地適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)對(duì)人才的需求,充分體現(xiàn)以學(xué)生為本的辦學(xué)理念,調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性,越來越多的高校允許學(xué)生在符合條件時(shí)轉(zhuǎn)專業(yè)。但轉(zhuǎn)專業(yè)后學(xué)生要按轉(zhuǎn)入專業(yè)的培養(yǎng)計(jì)劃學(xué)習(xí),并按轉(zhuǎn)入專業(yè)審查畢業(yè)、學(xué)位資格。對(duì)于轉(zhuǎn)入專業(yè)教學(xué)計(jì)劃中的課程,學(xué)生在轉(zhuǎn)專業(yè)之前可能修讀過其中的某些課程或者修讀過和這些課程內(nèi)容和程度相近的課程,這樣學(xué)生可以選擇用已修課程來代替這些課程。目前的做法大都是由學(xué)生提出書面申請(qǐng),所在院系教務(wù)科核實(shí)后提交由教學(xué)院長和教務(wù)處長簽字的書面報(bào)告給教務(wù)處的成績管理人員,手工進(jìn)行替換。這種方式不僅手續(xù)繁瑣,也給兩級(jí)教務(wù)人員開展工作造成不便。

2)留降級(jí)、休復(fù)學(xué)。學(xué)生降級(jí)或復(fù)學(xué)后需跟隨下一個(gè)年級(jí)進(jìn)行學(xué)習(xí),要跟隨下一個(gè)年級(jí)的計(jì)劃進(jìn)行修讀。而學(xué)生以前所欠學(xué)分的課程,很可能因?yàn)榻虒W(xué)計(jì)劃的變動(dòng)已經(jīng)停開,或者課程編號(hào)、課程名稱等發(fā)生了變化。學(xué)生需要選修新計(jì)劃中的課程來代替老計(jì)劃中的課程。目前做法大都是由學(xué)院教務(wù)科成績管理人員核查有學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生成績,發(fā)現(xiàn)可替代的課程后提交書面報(bào)告給教務(wù)處的成績管理人員,手工進(jìn)行替換。另一種情況是學(xué)生所欠課程本學(xué)期本學(xué)院沒有開設(shè)這門課程,而其它學(xué)院有相同的課程開設(shè),這時(shí)學(xué)生可以申請(qǐng)跟隨該院系重考該門課程。由于院級(jí)教務(wù)科的工作人員往往不熟悉其他院系的教學(xué)計(jì)劃,很容易錯(cuò)過重考機(jī)會(huì)。

2加強(qiáng)并優(yōu)化成績管理工作的對(duì)策

針對(duì)上述高校成績管理工作中存在的問題,本文提出了幾點(diǎn)對(duì)策,希望能起到加強(qiáng)和優(yōu)化成績管理工作的作用。

2.1成績管理制度的規(guī)范、宣傳與落實(shí)

首先,為使成績管理工作有章可循,高校應(yīng)建立健全有關(guān)成績管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。這些制度應(yīng)從成績管理工作的操作性與可行性出發(fā),對(duì)教師命題、監(jiān)考、評(píng)卷、成績評(píng)定、成績錄入、成績查詢以及成績檔案的保管等各個(gè)環(huán)節(jié)提出具體的要求。要明確職責(zé),真正做到成績管理有制度可循,有責(zé)任可查。要規(guī)范好課程免修、課程替代等操作程序,減少工作的盲目性和扯皮現(xiàn)象[2]。

其次,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)成績管理各項(xiàng)規(guī)章制度的宣傳,使每位涉及到成績管理工作的人,都能明確自己該干什么,該如何去做,避免工作的盲目性。同時(shí)也便于學(xué)生對(duì)成績有疑問時(shí)知道如何去處理,找誰去處理[3]。

最后,在成績管理過程中要嚴(yán)格執(zhí)行這些制度,只有這樣才能維護(hù)規(guī)章制度的嚴(yán)肅性、法規(guī)性,才能避免成績管理工作陷于繁瑣的事務(wù)管理中,才能對(duì)學(xué)校的教學(xué)工作起到良好的促進(jìn)作用。

2.2加強(qiáng)成績分析工作,充分發(fā)揮成績管理的效用

學(xué)生成績分析可以反饋出很多有價(jià)值的信息,如教學(xué)計(jì)劃的安排是否合理,教學(xué)秩序是否正常,考試組織是否嚴(yán)謹(jǐn),試卷難易程度是否適中以及教師的授課情況、學(xué)生的理解掌握情況等[4]。統(tǒng)計(jì)分析是為決策服務(wù)的,成績分析的數(shù)據(jù)可以為教學(xué)改革指明方向,為課程改革提供動(dòng)力,為考試改革提供依據(jù),可以使教風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)工作做到有的放矢。通過成績分析所反饋的信息對(duì)提高高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平是極具參考價(jià)值的資源,所以有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和成績管理人員應(yīng)重視成績分析工作,充分發(fā)揮成績管理的效用。

2.3加強(qiáng)信息共享程度,消除信息孤島,提高成 績管理效率

消除信息孤島最理想的方式是建立高校數(shù)據(jù)倉庫,整合高校各部門的數(shù)據(jù),使得高校的各級(jí)管理人員在教學(xué)管理過程中能夠高效快捷的查詢到所需資料,并將自己的資源與其他部門共享,對(duì)不同層次的大量信息迅速做出抉擇,減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的消耗。但是構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫需要針對(duì)高校的特點(diǎn)和發(fā)展需求,在不影響高校正常教學(xué)秩序的前提下對(duì)高校已有的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的重組,因此高校數(shù)據(jù)倉庫的構(gòu)建需要一個(gè)漸進(jìn)的過程,在短期內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)。

目前高?？梢酝ㄟ^以下3種方式來加強(qiáng)信息共享,提高成績管理工作的效率。

1)充分發(fā)掘現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的功能?，F(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)功能是很強(qiáng)大的,但由于數(shù)據(jù)不規(guī)范等原因有很多功能暫時(shí)都不能開通使用,需要在實(shí)際工作中逐漸的開發(fā)、試用、反饋與完善,才能充分利用現(xiàn)有資源,更好的為全校師生服務(wù)。例如上面提到的由于課程性質(zhì)信息不完全而導(dǎo)致無法查詢選修課相關(guān)類別的學(xué)分是否符合要求的問題就可以通過試用反饋,由相關(guān)人員來處理,完善后的模塊可以給學(xué)生和成績管理人員帶來很大便利。

2)進(jìn)一步開發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)中的其他模塊。在教務(wù)管理系統(tǒng)中增加學(xué)院學(xué)生科查詢導(dǎo)出學(xué)生成績的權(quán)限,可以減少大量手工操作,方便輔導(dǎo)員的工作。在教務(wù)管理系統(tǒng)中增加網(wǎng)上申請(qǐng)課程替代模塊和申請(qǐng)重考模塊。每學(xué)期初教務(wù)處在網(wǎng)上公布本學(xué)期全校所開設(shè)課程名稱、課程號(hào)和能夠替代該門課程的課程名稱和課程號(hào),由學(xué)生在網(wǎng)上申請(qǐng)辦理課程替代和重考手續(xù),然后由教務(wù)部門人員進(jìn)行審核。這樣既減少了遺漏,也提高了學(xué)生辦理手續(xù)的效率。此外,在每門考試前教務(wù)處可在網(wǎng)上公布參加該門考試的學(xué)生名單,欠費(fèi)和緩考等信息單獨(dú)標(biāo)出,這樣學(xué)生在考試前查詢考試名單,發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)能夠及時(shí)反映、及時(shí)解決。這樣既能給不同部門的工作帶來便利,提高工作效率,真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,節(jié)約資源,也能使工作更加透明,權(quán)責(zé)明確,避免互相推諉。

3)在教務(wù)管理系統(tǒng)和其他部門管理系統(tǒng)之間開發(fā)接口程序。如在教務(wù)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)工處的信息管理系統(tǒng)之間開發(fā)接口程序,這樣就能有效解決由于3個(gè)系統(tǒng)互相孤立帶來的數(shù)據(jù)更新不一致問題。

2.4加強(qiáng)院級(jí)教務(wù)管理的信息化建設(shè),逐步構(gòu)建 院級(jí)教務(wù)管理輔助系統(tǒng)

在目前高校二級(jí)教學(xué)管理模式下,校級(jí)教務(wù)處的信息化建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模,教務(wù)處工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度也大大減輕。而院級(jí)教務(wù)管理的信息化建設(shè)仍處于起步階段,雖然學(xué)校購買的教務(wù)管理系統(tǒng)可以給予院級(jí)教務(wù)科一定的權(quán)限,如查詢教師、學(xué)生課表,查詢考場安排等等。但由于購買的現(xiàn)成軟件是面向全國高校的通用軟件,并不是專門針對(duì)燕山大學(xué)實(shí)際情況開發(fā)的,因此很多功能還不能為院級(jí)教務(wù)科所用,還需要做進(jìn)一步的完善,但這一過程往往會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而被拖沓延誤,因此目前院級(jí)成績管理人員在統(tǒng)計(jì)欠學(xué)分和畢業(yè)生成績時(shí)仍然是手工為主,計(jì)算機(jī)手段為輔,此外教師工作量計(jì)算等院級(jí)教務(wù)科的其他工作也都以人工統(tǒng)計(jì)為主,工作具體細(xì)致,工作量大,重復(fù)勞動(dòng)多,效率低下,同時(shí)大量的人工操作使得出錯(cuò)幾率增大。因此加強(qiáng)院級(jí)教務(wù)管理的信息化建設(shè),在校級(jí)教務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上逐步構(gòu)建院級(jí)教務(wù)管理輔助系統(tǒng)十分必要。結(jié)合學(xué)院教務(wù)管理工作實(shí)際情況,本文提出一個(gè)院級(jí)教務(wù)管理輔助系統(tǒng)的系統(tǒng)功能圖,如圖1所示。該系統(tǒng)可以彌補(bǔ)現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的不足,有效的減輕院級(jí)教務(wù)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,大幅度提高工作效率,使得院級(jí)教務(wù)管理人員從繁瑣的日常事務(wù)性工作中解放出來,真正實(shí)現(xiàn)教務(wù)工作的自動(dòng)化和信息化,具有良好的推廣應(yīng)用價(jià)值。

2.5提高成績管理人員素質(zhì),穩(wěn)定教學(xué)管理人員 隊(duì)伍

成績管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范而又細(xì)致的工作,要求管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心、優(yōu)良的思想品德和政治素養(yǎng)。素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)、管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定都容易導(dǎo)致成績管理工作的混亂。因此,很有必要穩(wěn)定教學(xué)管理人員隊(duì)伍,切實(shí)加強(qiáng)管理人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)。成績管理人員除了要深入理解和掌握與成績管理有關(guān)的規(guī)章制度,不斷學(xué)習(xí)其他高校和兄弟院系教學(xué)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)外,還有必要掌握一些現(xiàn)代化的技能,如計(jì)算機(jī)處理能力、網(wǎng)絡(luò)使用能力、編程能力、統(tǒng)計(jì)學(xué)數(shù)據(jù)處理能力等。成績管理人員不能僅僅局限于簡單的事務(wù)性工作,更要有能力隨時(shí)把握變化的環(huán)境,及時(shí)調(diào)整成績管理系統(tǒng),適應(yīng)不斷變化的環(huán)境,以便能夠起到參謀助手作用。

成績管理作為高校整個(gè)教務(wù)管理系統(tǒng)中最重要的一環(huán),有其特殊的特點(diǎn),其重要性不言而喻,在成績管理過程中要求每一位成績管理人員不斷地學(xué)習(xí),不斷完善自我,運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段,在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步探索改進(jìn)方法,才能使成績管理工作更加公正、透明、高效、精確,更好地為全校教學(xué)工作服務(wù)。

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