段強(qiáng)華

(山西職工醫(yī)學(xué)院,山西太原 030012)

醫(yī)學(xué)院校檔案電子化管理的必要性

段強(qiáng)華

(山西職工醫(yī)學(xué)院,山西太原 030012)

電子文檔是現(xiàn)代社會(huì)信息資源的重要組成部分,也是新時(shí)期文書檔案人員面臨的一個(gè)重要課題。提高對(duì)電子文檔的前瞻性認(rèn)識(shí),掌握先進(jìn)的電子文件管理技術(shù),廣泛應(yīng)用于衛(wèi)生教育管理和校園建設(shè)中。

信息;電子文檔;檔案;衛(wèi)生教育;管理

山西職工醫(yī)學(xué)院是一所集高等衛(wèi)生醫(yī)療教育、中等衛(wèi)生醫(yī)療教育、專業(yè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)于一體的高職高專院校,文書檔案管理系列較多,信息組成和機(jī)構(gòu)設(shè)立呈交叉分布特點(diǎn)。在信息化建設(shè)中,山西職工醫(yī)學(xué)院建立了職工及高級(jí)衛(wèi)生人才信息庫,以電子文件的形式儲(chǔ)存人力資源檔案信息,賦予電子文件以充實(shí)的內(nèi)容。

電子文檔作為社會(huì)活動(dòng)的新型產(chǎn)物,既是承載廣泛信息的手段,又是行政管理的工具。隨著電子文檔的普及和使用,對(duì)文書檔案的管理帶來了重大挑戰(zhàn)。社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的迅速發(fā)展,為檔案專業(yè)提供了更廣闊的拓展空間,也制造了更復(fù)雜的生存環(huán)境,這就需要樹立對(duì)電子文檔的正確認(rèn)識(shí)。

電子文檔的興起是歷史必然,正確認(rèn)識(shí)并積極應(yīng)對(duì)電子文件時(shí)代的到來順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。良好的電子文檔運(yùn)行管理對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性、服務(wù)性和管理效率具有重要的意義,而快捷的電子文件應(yīng)用技術(shù)使行政管理的高效率得以實(shí)現(xiàn)。山西職工醫(yī)學(xué)院以信息化手段完善了電子文檔管理以及查詢功能,加強(qiáng)組織干部、人事檔案管理,服務(wù)于衛(wèi)生教育,支撐校園建設(shè),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、快捷、高效的文本依據(jù),在高級(jí)衛(wèi)生醫(yī)療教育人才信息管理、校園建設(shè)等方面起到了積極而有效的促進(jìn)作用,推進(jìn)了衛(wèi)生教育的改革與發(fā)展。

信息時(shí)代檔案專業(yè)實(shí)踐的發(fā)展領(lǐng)域已經(jīng)明顯跨越了檔案室的界限,向前延伸到文件生成和管理階段[1]。當(dāng)前各種電子文檔的數(shù)量以驚人的速度增長(zhǎng),社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案信息的需求也普遍提高,檔案工作由簡(jiǎn)單的、封閉的、經(jīng)驗(yàn)性的管理方式,發(fā)展到復(fù)雜的、開放的、科學(xué)的管理系統(tǒng),并成為一項(xiàng)專門的事業(yè)。以衛(wèi)生教育信息管理為核心,建立全方位的電子文檔信息,運(yùn)用采集、編輯、組合、篩選等手段,獲取高效、準(zhǔn)確的信息,可以為決策提供有力的依據(jù)。

隨著科技手段的完善與信息技術(shù)的進(jìn)步,電子文件對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴逐步減少,極大地推進(jìn)了電子文件真實(shí)可靠、長(zhǎng)久保存的可能性。電子文檔的運(yùn)用使信息整合工作效率最大化,有助于各項(xiàng)工作的溝通,有益于部門團(tuán)隊(duì)成員之間共享,有利于協(xié)調(diào)各部門間的合作。巨量的日常事務(wù)性工作變得輕松有效。

憑證性是電子文件的基本屬性,是電子文件管理的根本立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)[2]。電子文件既要充當(dāng)行政管理及業(yè)務(wù)開展的憑執(zhí)工具,又要充當(dāng)依法行事的有效證據(jù)。電子文件管理的目標(biāo)就是保證電子文件的質(zhì)量,即電子文件的真實(shí)、可靠、完整、可用和安全。真實(shí)性是其首要目標(biāo)。所以在建立電子文檔時(shí),要注重基礎(chǔ)信息形成的準(zhǔn)確性。建立電子文件檢索和電子檔案管理的工作平臺(tái)可以使這一系統(tǒng)工程在行政管理和文書檔案歸檔整理過程中發(fā)揮高效作用。

干部人事檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程。以學(xué)院各項(xiàng)眾多的資源為依托,經(jīng)過對(duì)大量的文檔材料進(jìn)行電子化處理后,建立電子文檔信息數(shù)據(jù)庫,建立人事工作多項(xiàng)資源信息化的服務(wù)平臺(tái),不斷整合,調(diào)整各項(xiàng)動(dòng)態(tài)信息,以現(xiàn)代化的服務(wù)手段為學(xué)院建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)、高效、準(zhǔn)確、嚴(yán)密的電子文檔信息?？筛鶕?jù)工作需要隨時(shí)準(zhǔn)確、快速提供干部各種信息,為學(xué)院發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

[1] 馮惠玲.信息資源管理研究與教育:一個(gè)大有作為的領(lǐng)域[J].圖書情報(bào)工作,2004,48(9):24-27.

[2] 張 寧.淺析電子文件的原始性與真實(shí)性[J].檔案學(xué)通訊,2003, 24(1):43-46.

[3] 鐘 瑛.淺議電子文件管理系統(tǒng)的功能要素[J].檔案學(xué)通訊, 2006,27(6):65-68.

本文編輯:王立鈞

R197.32

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1671-0126(2010)04-0099-01

段強(qiáng)華(1964-),女,山西稷山人,館員,2000年畢業(yè)于山西師范大學(xué)。