紙檔與電檔在保管存檔及應(yīng)用方面的優(yōu)劣對(duì)比

鐘捷楠

摘 要：紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的兩種檔案形式。本文根據(jù)目前的檔案工作實(shí)際，將兩者進(jìn)行對(duì)比，分析了它們各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。在本文中，提出了這樣的思路：紙質(zhì)檔案和電子檔案都要受到重視、要加緊對(duì)一些價(jià)值較突出的檔案進(jìn)行電子化的處理，以期能夠給檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：紙檔；電檔；保存；應(yīng)用；優(yōu)劣

隨著技術(shù)的進(jìn)步，檔案處理方式也在發(fā)生著變革。紙質(zhì)檔案在發(fā)揮傳統(tǒng)重要作用的同時(shí)，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛。紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)勢(shì)，也各有劣勢(shì)，在進(jìn)行檔案處理時(shí)要充分考慮兩者的特點(diǎn)，以做好檔案管理工作。

1 紙檔與電檔應(yīng)用現(xiàn)狀

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案形式，直到目前它也是在全世界范圍內(nèi)普遍認(rèn)同的最權(quán)威、最具有法律效用的檔案形式。在一些較小的單位或檔案材料不多的機(jī)構(gòu)，紙質(zhì)檔案仍然是唯一的檔案形式。即使是在一些檔案應(yīng)用較多的單位，紙質(zhì)檔案也占據(jù)了絕對(duì)的多數(shù)。比如，在我國(guó)住房管理系統(tǒng)，近幾十年來產(chǎn)生的巨量房屋產(chǎn)權(quán)檔案都是紙質(zhì)檔案。

紙質(zhì)檔案查詢起來很不方便，再加上其他諸多因素，造成了它的不少缺陷，因而在實(shí)際檔案工作中，越來越多地推行“雙軌制”，即將需要保存的材料盡量同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案處理。例如，在全國(guó)住房管理系統(tǒng)，“至2011年底，我國(guó)各省轄市主城區(qū)和80%的縣（市、區(qū)）實(shí)現(xiàn)了房屋登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化和歷史數(shù)據(jù)的掃描錄入”。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，一方面有利于維護(hù)檔案的原始性、真實(shí)性，另一方面有利于檔案的保存和查閱使用?！霸跊]有充分的把握完全實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)性、長(zhǎng)久性、安全性之前，不能輕易放棄紙質(zhì)檔案載體形式”[1]，因而要在大力夯實(shí)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步推行電子檔案。

2 紙檔與電檔各自優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案一旦形成，即使運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)都很難進(jìn)行“有效”的篡改，篡改之后通過一定的技術(shù)手段輔助很容易識(shí)別。所以紙質(zhì)檔案的最基本優(yōu)勢(shì)就是原始性、不可更改性和真實(shí)性。進(jìn)而，紙質(zhì)檔案派生出的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是認(rèn)可度高，在紙質(zhì)上簽字畫押是國(guó)人最認(rèn)可的權(quán)威方式。首先，在民間一般群眾普遍對(duì)紙質(zhì)檔案認(rèn)可，比如房產(chǎn)證、存單、結(jié)婚證等紙質(zhì)文件是百姓最認(rèn)可的檔案形式，而對(duì)一些電子檔案則不怎么認(rèn)可或不認(rèn)可，在一些較后進(jìn)地區(qū)或封閉地區(qū)甚至百姓不認(rèn)可銀行卡等電子檔案。其次，從法律的角度看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是具有高度可信性的證據(jù)，具有法律的見證作用。因而，世界各國(guó)官方也高度認(rèn)可紙質(zhì)檔案。在缺少紙質(zhì)檔案的情況下，司法部門和其他官方機(jī)構(gòu)對(duì)很多事實(shí)的認(rèn)定都頗有難度。

電子檔案是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟而出現(xiàn)的。在1994年全面接入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)之前，我國(guó)是不存在電子檔案的。雖然斷言“電子檔案是紙質(zhì)檔案管理的一次創(chuàng)新與發(fā)展”還為時(shí)尚早，但電子檔案確實(shí)在很多方面表現(xiàn)出了自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，為紙質(zhì)檔案所不可企及。工作人員可以完全打破時(shí)間、地點(diǎn)和距離的限制，借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)以及輔助的辦公軟件快速地實(shí)現(xiàn)電子檔案的制作和傳遞。在一個(gè)大單位甚至一個(gè)全國(guó)性的行業(yè)系統(tǒng)如鐵路、郵電、稅務(wù)等，在有統(tǒng)一的電子檔案制作模式和保存模式的前提下，可以實(shí)現(xiàn)電子文件大范圍便捷、迅速的共享，這是紙質(zhì)檔案無法做到的。檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)電子文件進(jìn)行通用格式的光盤存儲(chǔ)，也可以實(shí)現(xiàn)檔案的權(quán)威性、并可以長(zhǎng)期保存。

因而，在實(shí)際的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案和電子檔案都要受到重視，要加緊對(duì)一些價(jià)值較突出的檔案進(jìn)行電子化的處理。國(guó)家檔案局早在2005年就出臺(tái)了具體的辦法，對(duì)很多細(xì)節(jié)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，比如要求紙質(zhì)檔案在進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)換時(shí)，要“認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法”[2]。

3 紙檔與電檔各自劣勢(shì)

紙質(zhì)檔案的很多劣勢(shì)是共所周知的，諸如怕潮、怕火、查閱使用不便等。在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，紙質(zhì)檔案其他的一些劣勢(shì)也更加突出，比如保存時(shí)間短、保存成本高。在電子檔案出現(xiàn)之前，人們還沒有明顯地感覺到紙質(zhì)檔案保存時(shí)間短的問題。從少量的宋版書的完好存世表明，紙質(zhì)檔案處理得當(dāng)也可以保存上千年之久。但是電子檔案卻可以通過一定的技術(shù)得到永久性的保存。紙質(zhì)檔案保存需要大量的空間，并要求有專人進(jìn)行定時(shí)的維護(hù)，保存成本較高，而電子檔案的直接保存成本卻要低得多，甚至可以忽略不計(jì)。

但電子檔案在提供了諸多便捷的同時(shí)，也有很多致命的缺點(diǎn)。首先，是電子檔案缺乏原始性、權(quán)威性，很多情況下真實(shí)性都存疑，一般不能夠作為法律認(rèn)證的憑據(jù)。其次，電子檔案的安全性不高，需要很高的保密要求，電子檔案的泄密造成的后果會(huì)非常嚴(yán)重。電子檔案的存貯載體不安全，在保密措施不到位的情況下，工作人員只需輕輕一點(diǎn)鼠標(biāo)，所有的保密內(nèi)容都會(huì)被竊取。電子檔案一旦泄密，一般都內(nèi)容龐大，給當(dāng)事單位造成的損失不可估量。如近期“棱鏡門”事件的揭秘者斯諾登，根據(jù)他自己的聲稱就是在隨身攜帶的電腦芯片里儲(chǔ)存了美方的大量機(jī)密檔案，并且設(shè)置了重重密碼，其他機(jī)構(gòu)通過最先進(jìn)的技術(shù)需要十年時(shí)間才能解密。再次，電子檔案的處理對(duì)技術(shù)和設(shè)備要求較高，如果某系統(tǒng)被破壞，電子檔案也可能隨之消失。

4 結(jié)論

紙質(zhì)檔案與電子檔案是目前并存的兩種檔案形式，將兩者進(jìn)行對(duì)比，它們各有優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。紙質(zhì)檔案的最基本優(yōu)勢(shì)就是原始性、不可更改性、真實(shí)性、認(rèn)可度高，劣勢(shì)是保存時(shí)間短、保存成本高、使用不便。電子檔案的優(yōu)勢(shì)是可以打破時(shí)間、地點(diǎn)和距離的限制，快速地實(shí)現(xiàn)制作和傳遞，使用極為方便，劣勢(shì)是缺乏原始性、權(quán)威性，一般不能夠作為法律認(rèn)證的憑據(jù)，電子檔案的安全性不高。

參考文獻(xiàn)

[1]姜麗娟.紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必要性[J].城建檔案，2008（08）

[2]國(guó)家檔案局.紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范[EB/OL].http：//xxgk.jys.gov.cn/web/index.php？cat=3584&id=606