淺談學校數(shù)字化檔案室建設的必要性及其意義

文/盧灣高級中學 朱戌英

21世紀是電子信息技術飛速發(fā)展的時代，數(shù)字化、信息化發(fā)展在我國社會生活的各個層面顯示出其強大的力量。學校數(shù)字化檔案室建設是提高學校綜合檔案室信息化水平的重要工作措施，是實現(xiàn)檔案室數(shù)字檔案信息資源高度共享的重要基礎。數(shù)字化檔案室建設對于促進檔案信息資源有效整合，豐富數(shù)字檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮檔案資源在社會發(fā)展中的作用具有十分重要的意義。

一、檔案信息化與數(shù)字化檔案室

（一）檔案信息化

檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

（二）數(shù)字化檔案室

所謂數(shù)字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，基于網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)檔案室的延伸和補充，更是傳統(tǒng)檔案室的發(fā)展和革新。一方面它應該具備傳統(tǒng)檔案室的基本功能，包括檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)檔案室有著明顯的區(qū)別，它收集，管理和提供利用的對象不再是傳統(tǒng)意義上的檔案，而是數(shù)字化檔案信息。

二、建設學校數(shù)字檔案室化的必要性

學校檔案是學校和教師在從事教育、教學管理的實踐活動中直接形成的、有保存價值的各種文字、圖表、音像等原始記錄。學校檔案工作是整個學校工作的重要組成部分。

（一）發(fā)展需要

隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應形勢發(fā)展。學校電子政務和辦公無紙化管理的實施也給檔案室提出了新的要求。

（二）利用需要

原始檔案只有一份，如今人們對檔案信息需要量不斷增加，原來模式無法滿足多人同時共享信息資源的需求。這迫使學校檔案室必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案室室藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

（三）保存需要

灰塵、潮濕等自然因素會對紙質檔案造成自然損害，而頻繁的調閱和復印原始檔案，也會對紙質檔案造成人為的損害。電子檔案，可以避免紙質檔案因多次反復利用而造成損害，保護檔案原件。

可見通過利用電子計算機等數(shù)字設備對檔案進行收集、整理、保管、保護、共享利用，使整個過程快捷、準確，節(jié)省了大量的人力物力財力，大大提高了檔案室的工作效率，從而推動檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

三、學校數(shù)字檔案室建設的意義

（一）“信息孤島”現(xiàn)象

目前“信息孤島”是一個普遍問題，就我們學校而言，有收發(fā)信息傳輸文件的辦公平臺、招生考試信息平臺、中小學綜合素質評價系統(tǒng)、學生學籍管理平臺、人事管理系統(tǒng)等。由于這些信息系統(tǒng)的建設研制來自各上級部門，建立運行的時間先后不一，它們開發(fā)設計的公司也不同，導致其應用平臺結構不盡相同，造成了數(shù)據(jù)冗余、相互關聯(lián)程度低,大量的信息孤島出現(xiàn)。有時在對數(shù)字信息資源利用時，只能通過逐個地進入每一個平臺系統(tǒng)進行檢索，讀取自己需要的信息。這樣做即費時又費力，違背了信息化建設的初衷。

（二）學校數(shù)字化檔案室的建設是消除“信息孤島”促進信息化發(fā)展的有效途徑

學校數(shù)字化檔案室的建設能促使學校信息資源合理開發(fā)、有效應用，終將擔負起學校信息化進程的重要推動力。我們需要重新審視、研究網(wǎng)絡環(huán)境下信息資源的新情況，并對其進行積極有效的整合，才能實現(xiàn)信息資源的有序化，實現(xiàn)信息資源共享效用的最優(yōu)化。

在數(shù)字檔案室的建設中融入頂層設計理念。通過頂層設計來管理電子文件，將對電子文件的管理從原先各個部門之間的分散管理變更為統(tǒng)籌各個部門進行管理，通過總體的戰(zhàn)略規(guī)劃，帶動電子文件工作整體發(fā)展，進而擺脫目前各自為戰(zhàn)、信息孤島和信息不能順暢共享的局面，檔案室是整個數(shù)字化校園信息流的匯總點。

充分利用各種政務管理平臺，公眾網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本單位一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡平臺。

要運用先進的管理理念。有效的管理措施對檔案信息資源進行整合加工，使其向著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、集合化的方向發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

雖然數(shù)字檔案室建設是一項龐大而又復雜的系統(tǒng)工程，建設過程中會存在著許多困難，但檔案信息數(shù)字化始終是檔案管理的發(fā)展方向，這是數(shù)字時代的趨勢。同時學校數(shù)字化檔案室的建設也對檔案工作人員提出了更高的要求，要求我們不斷吸收新的知識信息，提高自身業(yè)務技能，跟上時代的步伐。

[1]康粟豐,何嘉蓀.數(shù)字檔案館用作企業(yè)信息資源整合平臺研究[J].浙江檔案,2008（5）.

[2]劉迪.淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設探討.科技探索[J].城市建設理論研究.2012（37）.

[3]李濤,程榮.信息化背景下高校數(shù)字檔案館建設的思考[J].辦公室業(yè)務,2012（9）.