文/北京國核電力規(guī)劃設計研究院 賈麗娟

近些年，隨著企業(yè)業(yè)務范圍的逐步拓展，科技檔案成品檔案數(shù)量逐步增大，涉及種類繁多，包含核電、常規(guī)發(fā)電、風電、新能源、變電、線路、自身基建、環(huán)境評價等領域?？萍紮n案成品檔案管理也呈現(xiàn)出了多元化、多層次、豐富化的管理模式，新形勢下，對企業(yè)科技檔案成品管理人員也提出了新要求，不僅要做好日常管理工作，而且要根據(jù)不同工程、不同項目的特點，研究并總結(jié)出與工程、項目特點吻合的成品檔案管理方法，為使用者提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

一、科技成品檔案管理工作簡介

科技檔案成品隸一般屬于企業(yè)檔案館（室），是企業(yè)科技成品檔案管理的綜合性歸口部門，負責歸口管理所有經(jīng)出版移交歸檔的成品檔案。工作簡介如下：

1.負責清點核對接收的文本、藍圖等資料，并在出版室或設計人員歸來的移交清單逐單簽字接收；

2.對已接收的成品檔案、資料及時按大流水號打印并粘貼條形碼標簽；

3.在檔案管理系統(tǒng)中著錄成品卷冊信息，包含工程項目、專業(yè)、設計階段、大流水號、出版時間、保管期限、密級等必填信息；

4.打印賬簿，并逐卷一一核對，并將所需修改卷冊信息，在檔案管理系統(tǒng)進行修正；

5.跟庫房管理人員一一核對，在雙方的移交清單簽字確認移交，并配合庫房管理人員按流水號上架；

6.根據(jù)收來的《工程圖紙作廢單》在檔案管理軟件點選作廢處理，進入作廢庫；并根據(jù)流水號，在庫房調(diào)出所需作廢卷冊及圖紙，加蓋作廢章，隔離存放作廢庫房；

7.對接收的成品卷冊，若有版次、卷冊檢索號等問題，及時跟設計生產(chǎn)部門溝通，及時反饋處理。

二、科技成品檔案管理中存在的現(xiàn)狀

近年來，隨著生產(chǎn)技術的進步，我院業(yè)務范圍逐步拓展，科技成品檔案數(shù)量逐年增加，還有些特殊工程的圖紙實行單張管理，數(shù)量龐大。

1.單位對科技成品檔案的重視程度不大，長期以來，相當一部分人認為科技成品檔案管理，就是進行一些著錄的簡單重復性工作，只要做到不丟失、不泄密，能在數(shù)據(jù)庫找到所需檔案的信息即可；

2.管理力量薄弱，管理手段落后，即使有時想提高工作效率，但受現(xiàn)實工作環(huán)境的限制，受制于整個單位檔案信息化、智能化提取程度的限制，處于有心無力的狀態(tài)；暫時也跳不出單純、瑣碎的整編工作，而無暇顧及檔案管理的功能；

3.業(yè)務培訓不夠，實際操作能力欠缺，再加上工作量飽滿，亟待提高實際操作技能和業(yè)務指導能力；

4.業(yè)務部門與科技成品檔案管理部門聯(lián)系不密切，有時由于項目前期未與檔案管理部門溝通，導致文件編號、版次等給檔案管理帶來了很大的困擾；或者有時科技成品管理人員跟設計生產(chǎn)部門進行問題溝通時，生產(chǎn)人員重視程度不夠，沒有切實重視所歸檔文件的準確性，反饋機制不暢通。

三、科技成品檔案管理的解決措施

1.加強對科技成品檔案管理的宣傳，增強檔案意識，取得單位領導的重視，只有取得領導的支持，才能確保各項工作的順利開展；

2.不斷提升管理水平，想盡辦法提高工作手段，提高工作效率，以滿足科技成品檔案數(shù)量日益增大的需求；

3.加強相關業(yè)務培訓，從實際出發(fā)，樹立良好的業(yè)務素養(yǎng)，開拓視野，做好形勢下科技成品檔案管理工作；創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批愛崗敬業(yè)的具有檔案專業(yè)技能的干活能手，同時創(chuàng)造條件將現(xiàn)職人員的工作表現(xiàn)與薪資績效、人員晉升及聘任掛鉤；

4.加強與業(yè)務部門聯(lián)系，通過各種形勢的渠道，盡量取得單位領導、質(zhì)量主管部門和業(yè)務部門的協(xié)商，在工程項目初期，就科技成品檔案的編號、版次等問題探討達成共識；在項目中后期，科技成品檔案管理人員及時將發(fā)現(xiàn)的問題與項目負責人或主要設計人反饋；

四、結(jié)語

綜上所述，科技成品檔案管理工作涉及范圍廣，是目前企業(yè)數(shù)據(jù)庫信息的主要來源。在新形勢下，科技成品檔案管理人員，面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，要更新觀念、愛崗敬業(yè)、與時俱進、勇于創(chuàng)新，積極創(chuàng)造條件與業(yè)務部門溝通，提高信息化管理水平，為企業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻。

[1]王夢編著：《檔案管理工作中常見問題及解決措施淺析》，《大科技》，2011年10月出版

[2]賀蘇紅編著：《電力檔案管理工作問題集對策探討》，《企業(yè)導報》，2012年11月出版