文/新疆地礦局第一地質(zhì)大隊(duì) 李疆

一、基于公共服務(wù)的人事檔案管理概述

（一）建立基于公共服務(wù)的人事檔案管理體系的意義

當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)一般內(nèi)設(shè)在組織和人事部門，提供單位人事檔案保管的服務(wù)，并為組織和人事部門的人事工作提供依據(jù)。隨著科技的進(jìn)步和民主政治的縱深推進(jìn)，社會(huì)對(duì)人事檔案工作提出了更高的要求，于此同時(shí)，人事檔案管理工作自身的發(fā)展規(guī)律也促使該項(xiàng)事業(yè)向呈現(xiàn)出現(xiàn)代化趨勢(shì)。為滿足社會(huì)需求，優(yōu)化人事檔案管理體系，就要以提供優(yōu)良的公共服務(wù)為目的，進(jìn)一步拓展我國(guó)當(dāng)前的人事檔案管理職能、明確界定人事檔案管理的權(quán)責(zé)范圍、提高人事檔案管理的服務(wù)效能。

（二）基于公共服務(wù)的人事檔案管理服務(wù)的特點(diǎn)

1.管理對(duì)象范圍擴(kuò)大，呈現(xiàn)向外圍拓展的趨勢(shì)。我國(guó)廣大的勞動(dòng)群體在社會(huì)主義建設(shè)中扮演著極其重要的角色，不僅因?yàn)檫@一群體人數(shù)眾多，更因?yàn)樗麄冊(cè)谕七M(jìn)國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)方面發(fā)揮著砥柱中流的作用。因此，構(gòu)建基于公共服務(wù)的人事檔案管理體系應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)群體的人員檔案，而不是傳統(tǒng)只包括干部、工人、聘用人員等類型人員的檔案體系。

2.服務(wù)對(duì)象范圍擴(kuò)大，呈現(xiàn)向全社會(huì)拓展的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要發(fā)生在組織和人事部門，隨著民主政治的推進(jìn)和社會(huì)變革的影響，社會(huì)的各個(gè)層面都產(chǎn)生了開展人事檔案工作的需求?？梢娀诠卜?wù)的人事檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象正在不斷擴(kuò)大，除了面向組織和認(rèn)識(shí)部門之外，還應(yīng)當(dāng)積極滿足單位職工乃至社會(huì)各個(gè)層面對(duì)人事信息的利用需求。

3.服務(wù)內(nèi)容范圍擴(kuò)大，呈現(xiàn)向多角度拓展的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要包括收集、保管、統(tǒng)計(jì)、提取信息等，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政治變遷，人事檔案工作的服務(wù)內(nèi)容漸漸增加了人事檔案信息的采集、加工、重組、調(diào)查研究等新的方面，這不僅是信息時(shí)代對(duì)人事檔案工作提出的要求，也是人事檔案管理自身發(fā)展的規(guī)律所在。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

人事檔案在現(xiàn)代社會(huì)并未受到足夠的重視，“廢檔”、“棄檔”、“死檔”的數(shù)目不斷增加，“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，這是由于人事檔案的作用隨著社會(huì)的發(fā)展在逐漸淡化，檔案不再是用人單位考察個(gè)人能力的主要參考標(biāo)準(zhǔn)，與此同時(shí)形成的信用危機(jī)使得企業(yè)及各類用人單位對(duì)個(gè)人的信用記錄和履歷無(wú)從知曉，增加了用人單位的用人難度和操作成本。

1.檔案信息不一致，權(quán)責(zé)不明。中組部、人事部發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》規(guī)定：流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，其他機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。然而現(xiàn)實(shí)是許多部門和企業(yè)都有自己的人事檔案管理部門，私自進(jìn)行的檔案管理工作又沒有嚴(yán)格規(guī)范的制度可以遵循和約束，造成了檔案流動(dòng)隨意性大，遺失和造假的幾率增加，加上各企業(yè)間的檔案管理工作溝通不暢，導(dǎo)致人才自由流動(dòng)困難，檔案事故責(zé)任難以明確到個(gè)人或部門。

2.檔案管理工作方式落伍，程序不符合信息時(shí)代的操作規(guī)范。許多用人單位的檔案管理并沒有啟用人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，仍然沿用著人工處理的方式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，技術(shù)手段落后，運(yùn)行效率低下，這完全不符合信息時(shí)代對(duì)企業(yè)管理提出的信息化的要求。另一方面是檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)管檔的要求、檔案材料的收集、整檔、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，造成檔案管理不規(guī)范，隨意性大。

3.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量低下，有效信息少。如上所述，由于檔案管理工作方式落伍，歸檔工作制度不健全，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低，造成一些檔案材料的內(nèi)容和形式浮于表面，鑒定、考核、評(píng)價(jià)材料多見空話套話，而能夠反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)的少之又少，參考價(jià)值低，不能真實(shí)全面地反映檔案主人的狀況。

三、人事檔案管理的創(chuàng)新舉措

（一）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

信息時(shí)代的人事檔案管理工作要以信息化為特征，因此必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用于人事檔案管理工作中，合理調(diào)動(dòng)并利用各種資源，最大限度地發(fā)揮人事檔案信息的效用，以提高檔案工作的效率?；诠卜?wù)的人事檔案管理是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分，這就要求檔案管理部門要進(jìn)一步提高工作效率，將人事信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸?shù)礁骷?jí)部門，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就要對(duì)人事檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)輔助管理，利用高科技設(shè)備和現(xiàn)代信息技術(shù)將檔案信息存入計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)保密范圍之外的檔案信息的資源共享，為社會(huì)提供高質(zhì)量的人才檔案信息服務(wù)。加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，將大大提高檔案的利用率，使檔案工作上升到新的高度。

（二）健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展的前提是建立和完善檔案管理工作制度，各單位或部門要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行歸檔并移交至檔案室實(shí)施有序地管理、借閱、利用。對(duì)永久和長(zhǎng)期保管的檔案應(yīng)當(dāng)定期向上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行移交，為避免檔案的遺失和改動(dòng)，還要建立檔案工作目標(biāo)管理考核制度，以便于發(fā)生檔案事故時(shí)進(jìn)行責(zé)任追究。人事檔案信息的一個(gè)重要作用就是借閱參考，因此對(duì)于轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出的檔案資料，要有信息全面的登記，以有效避免檔案泄密、修改等現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理工作的很大一部分還是需要人力操作，包括檔案資料的收集、整理、歸檔、移交等環(huán)節(jié)，都要求有一支具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)和素養(yǎng)的專業(yè)人員參與，因此，要進(jìn)行基于公共服務(wù)的人事檔案管理創(chuàng)新，就要從人才的培養(yǎng)入手。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)包括對(duì)檔案管理工作的熟悉度、對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的了解度、政治責(zé)任感等方面，單位或企業(yè)在選定檔案管理人員時(shí)，要選擇責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)素養(yǎng)高，熟悉檔案管理工作的人。在實(shí)際工作中，既要放手又要有適度的監(jiān)督管理；既要加強(qiáng)實(shí)踐培訓(xùn)，又要注重知識(shí)拔高，多方面提高認(rèn)識(shí)檔案管理者的理論水平和業(yè)務(wù)水平。

（四）加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，需要探索大環(huán)境背景下的人事檔案管理新模式，使人事檔案信息管理與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化的速度相適應(yīng)，這樣的管理模式應(yīng)當(dāng)是社會(huì)化和開放化的。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行分別管理，相對(duì)封閉和內(nèi)向，雖然這在今天的管理工作中還有一定的適用范圍，但是總體上已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人事管理工作發(fā)展帶來(lái)的要求了，因此要改革舊的方式，建立新的方式。社會(huì)化、開放化的人事檔案管理模式就是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充，它能夠擴(kuò)大管理的服務(wù)面，便于社會(huì)各機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的采集利用，然而我們也要看到，由于開放化、社會(huì)化的檔案管理模式主要依靠現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，因而存在檔案信息泄密和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但只要平時(shí)注重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督和防護(hù)，這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是能夠得到控制的。

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