文/南京醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院人事科 陳建蕓

2004年7月1日南京鐵路中心醫(yī)院因鐵路體制改革，整建制把醫(yī)院移交給南京市衛(wèi)生局，由企業(yè)性質(zhì)醫(yī)院改為事業(yè)單位性質(zhì)醫(yī)院.由南京市人事局牽頭，市衛(wèi)生局組織市屬單位人事干部對(duì)我院所有職工進(jìn)行了身份認(rèn)定和事業(yè)單位工資的套改。身份認(rèn)定和工資套改就是利用人事檔案，只有人事檔案材料保證真實(shí)、完整、齊全、才能提供準(zhǔn)確的人才信息。在查閱個(gè)人檔案的同時(shí)指出我院人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策。

一、我院人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）沒有專職人事檔案管理人員

因?qū)θ耸聶n案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，長(zhǎng)期以來(lái)，包括領(lǐng)導(dǎo)干部在內(nèi)的部分人對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在程度不同的誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是簡(jiǎn)單保管資料的事務(wù)性工作，不需要投放太多的經(jīng)費(fèi)和人力。處于今天你管管，明天他管管的狀態(tài)。影響檔案的管理。

（二）檔案袋破損、袋內(nèi)材料分散、檔案目錄不全

人事檔案目錄是信息檢索的窗戶，檔案目錄揭示內(nèi)容不準(zhǔn)，影響人員信息準(zhǔn)確性，尤其是內(nèi)容覆蓋眾多信息點(diǎn)的材料檔案，如不仔細(xì)審閱材料內(nèi)容，易出現(xiàn)目錄揭示材料內(nèi)容不準(zhǔn)的問(wèn)題，查閱利用檔案時(shí)，信息不易采集，影響人事檔案的利用。

（三）檔案材料

1.檔案材料不齊全。因歷史的原因，大批的知識(shí)分子上山下鄉(xiāng)、知青的這段經(jīng)歷缺少證明，有的材料無(wú)公章、有的材料缺領(lǐng)導(dǎo)簽字、有的材料無(wú)形成時(shí)間，使得個(gè)人檔案材料保存不完整、不齊全。因人事檔案材料不全，證據(jù)不足、影響了個(gè)人的工齡的計(jì)算；職稱評(píng)聘材料不完整、不齊全，有的缺少轉(zhuǎn)正定級(jí)材料，影響了職齡的計(jì)算；錄用、任免材料不全，影響了職工身份的認(rèn)定;歷年工資材料不連貫，影響個(gè)人利益。

2.檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確。由于個(gè)人重視程度不夠，在填寫時(shí)不夠認(rèn)真，帶著隨意性。例如在填寫年齡時(shí)，有時(shí)填陰歷，有時(shí)填陽(yáng)歷，造成前后不一致；也有的是因?yàn)楫?dāng)時(shí)參軍年齡不夠，改出生年月的。由于人事部門工作人員疏忽，在制表時(shí)出錯(cuò)；時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，由于保存失當(dāng)、書寫筆跡不清等造成字跡無(wú)法辨認(rèn)；有關(guān)部門工作人員在開具證明時(shí)麻痹大意，造成失誤，但是也存在其利用職務(wù)之便，開具虛假證明的現(xiàn)象。影響到人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、對(duì)策

（一）主管部門對(duì)我院人事檔案管理提出合理性的建議

得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，通過(guò)此次工資套改提高了對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，把人事檔案管理工作列入主管院長(zhǎng)的議事日程和工作計(jì)劃，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓。建立完善了管理制度，規(guī)范我院人事檔案管理,使醫(yī)院人事檔案管理工作有章可依，步入規(guī)范化發(fā)展軌道。醫(yī)院根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)并結(jié)合自身人事檔案管理工作的實(shí)際，制定出切實(shí)可行又便于操作的人事檔案管理制度。如人事檔案人員崗位責(zé)任制以及人事檔案整理歸檔制度、借閱保密制度、鑒定銷毀制度、庫(kù)房管理制度、檔案安全制度等，以確保醫(yī)院人事檔案在接收、管理、查詢、材料收集、審批、整理等環(huán)節(jié)中都有嚴(yán)格的制度可供遵循。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)踐提高管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院一方面配備了高素質(zhì)的專職人事檔案管理人員，另一方面組織檔案人員到先進(jìn)的兄弟單位參觀學(xué)習(xí)、交流工作體會(huì)，并派檔案人員到檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。了解人事檔案管理工作的最新信息和管理手段，提高其專業(yè)素質(zhì)，以保證醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理取得實(shí)效。

（三）重視設(shè)備建設(shè),提高檔案管理現(xiàn)代化水平

按照上級(jí)有關(guān)部門統(tǒng)一要求,設(shè)立專用檔案室,在配齊微機(jī)的基礎(chǔ)上,我院按照《江蘇省檔案管理辦法》對(duì)檔案進(jìn)行了重新裝訂并編號(hào)。在重新裝訂的過(guò)程中并完善了檔案的收集工作，及時(shí)解決材料中存在的問(wèn)題。把真實(shí)可靠的材料收入檔案，把好了質(zhì)量關(guān)。對(duì)由于歷史原因造成，確實(shí)收集不到的檔案材料，查明原因，登記說(shuō)明，以便日后查找提供方便。

三、加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計(jì)；辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)；還要利用計(jì)算機(jī)開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)，建立和完善事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)工作，及時(shí)更新人事檔案信息，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，努力為職工提供優(yōu)質(zhì)、高效的人事檔案服務(wù)，提高人事檔案的利用效率。

人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，我院通過(guò)建立合規(guī)、良好的人事檔案管理，以適應(yīng)新時(shí)期新任務(wù)的需要，使之更好地為人事管理工作服務(wù)。

[1]汪水英.從工資改革看高校人事檔案的開發(fā)利用[J].四川檔案.2007.6

[2]汪水英.從工資改革看高校人事檔案的開發(fā)利用[J].四川檔案.2007.6

[3]何躍進(jìn)葉君君.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[J].蘭臺(tái)世界2013.1下

[4]劉良鳳.簡(jiǎn)析醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中醫(yī)藥管理雜志.2013.2