Excel技巧——工作表匯總

教師問題描述：

我是一名班主任，我想統(tǒng)計(jì)學(xué)生們從初一到初三上學(xué)期的所有成績(jī)，將這些成績(jī)?cè)儋x予不同的權(quán)重并匯總成一個(gè)新的分?jǐn)?shù)，從而對(duì)學(xué)生的情況有更詳細(xì)的了解。但是班里學(xué)生較多，逐一操作不僅費(fèi)時(shí)還容易出錯(cuò)，有沒有一種比較簡(jiǎn)單的方法？

制作前

制作后

工程師回復(fù)：

您可以使用Excel的函數(shù)功能來實(shí)現(xiàn)總成績(jī)的計(jì)算操作。

教師提問：

我知道Vlookup函數(shù)好像能引用其他表里的內(nèi)容，但是不知道具體如何使用，能幫我操作一下嗎？

工程師回復(fù)：

工程師遠(yuǎn)程連接這位老師的電腦，做出以下操作：

1.打開所要編輯的Excel表格。

2.在最后一個(gè)sheet中的G2單元格中使用Vlookup函數(shù)，具體函數(shù)為：“=vlookup（F2，初一上！C：H，6，0）”，就可以將學(xué)生張1的初一上學(xué)期成績(jī)引用到G2單元格中。

結(jié)合上面的幾幅圖，我們對(duì)公式內(nèi)容做一些簡(jiǎn)單的說明。其中 F2單元格的內(nèi)容是判斷條件，表示查找姓名為張1的學(xué)生成績(jī)；“初一上！C：H”是數(shù)據(jù)跟蹤的區(qū)域，表示查找的數(shù)據(jù)跟蹤區(qū)域在sheet“初一上”中的C列到H列，因?yàn)樾枰眯彰贑列，分?jǐn)?shù)在H列，所以跟蹤的區(qū)域是從C列到H列；6 是公式返回值的單元格所在的列數(shù)，列數(shù)從C列開始計(jì)數(shù)到H列為止，學(xué)期總分所在的H列是第6列；0表示絕對(duì)引用；使用同樣的方法依次完成對(duì)后面幾個(gè)學(xué)期的成績(jī)引用，然后使用拖曳的方法可以自動(dòng)完成多個(gè)學(xué)生的成績(jī)。

3.在總表中選中需要匯總成績(jī)的單元格，在單元格內(nèi)輸入“=”，然后點(diǎn)擊需要匯總的單元格，選擇一個(gè)單元格后，鍵入“*”，然后輸入相應(yīng)的權(quán)重，再鍵入“+”后繼續(xù)選擇下一個(gè)單元格，選擇后點(diǎn)擊Enter鍵完成操作。

呼叫中心提示：Excel函數(shù)功能強(qiáng)大，稍加靈活使用，會(huì)很大程度上減輕教師工作量。

Excel表格轉(zhuǎn)置

教師問題描述：

我是班主任老師，我現(xiàn)在有一份學(xué)生的期末成績(jī)，已經(jīng)排版完成了，但是首行和首列位置有點(diǎn)別扭，想要將行換到列上，列換到行上，需要全部重寫嗎？那樣就太費(fèi)時(shí)間了，您能幫我想個(gè)其他辦法嗎？

工程師回復(fù)：

您打開Excel，然后復(fù)制表格內(nèi)容，在需要粘貼的位置右鍵粘貼，選擇轉(zhuǎn)置就可以了。

教師提問：

是選擇需要轉(zhuǎn)換的2列嗎？還是選擇全部的內(nèi)容呢？我選擇之后出現(xiàn)一堆符號(hào)，選擇哪個(gè)才是轉(zhuǎn)換呢？您能幫忙演示一下嗎？

工程師回復(fù)：

工程師遠(yuǎn)程連接并操作教師的電腦做出以下操作步驟：

1. 打開數(shù)據(jù)表格，使用快捷鍵 Ctrl + A，會(huì)出現(xiàn)全部?jī)?nèi)容被選中，然后使用Ctrl + C 復(fù)制文檔。

2. 在需要粘貼的位置，右鍵單擊鼠標(biāo)，選擇 “粘貼”，在下拉的菜單中選擇“轉(zhuǎn)置”。

3. 完成之后選擇“轉(zhuǎn)置完成”。

呼叫中心提示：Office的選擇性粘貼功能強(qiáng)大，可以只粘貼文字或轉(zhuǎn)換成圖形，文字的拆分也可以使用選擇性粘貼制作出來。熟練使用選擇性粘貼可以幫助教師節(jié)省很多時(shí)間，完成復(fù)雜的工作。

PPT插入音樂—— 隨心所欲

教師問題描述：

我想在課件中加入音樂，比如，要連續(xù)在前5張播放《感恩的心》，后5張幻燈片我就換另外一首歌，您能教教我怎么設(shè)置嗎？

工程師回復(fù)：

您可以使用PPT中的播放設(shè)置來完成。

1.打開PPT，定位到第一頁(yè)，在菜單欄選擇“插入”標(biāo)簽頁(yè)，點(diǎn)擊“聲音”按鈕，插入音樂《感恩的心》，設(shè)置為自動(dòng)播放。

2.在動(dòng)畫窗格里右擊選擇——效果選項(xiàng)，從頭播放，在第5張后結(jié)束。

3.在第6頁(yè)插入另一首音樂，同樣設(shè)置為自動(dòng)播放。

4.在動(dòng)畫窗格里右擊——效果選項(xiàng)，從頭播放，在第N張后結(jié)束。

5.如果歌曲多的話可以重復(fù)以上設(shè)置，直到幻燈片結(jié)束。

呼叫中心提示：PPT中插入音樂是教師們?cè)谡n件制作中經(jīng)常遇到的問題，可以使教師的課件更加活潑生動(dòng)，從而激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。

Word頁(yè)碼之變化

教師問題描述：

您好，年底需要寫總結(jié)報(bào)告，文章都已經(jīng)寫好了，目錄也制作好了。學(xué)校規(guī)定是從第三頁(yè)正文開始插入頁(yè)碼，之前的部分都不需要頁(yè)碼，但是我在插入頁(yè)碼的選項(xiàng)中插入頁(yè)碼后，都是從第一頁(yè)開始，有什么辦法能做到從第三頁(yè)正文開始插入頁(yè)碼？

工程師回復(fù)：

您可以使用Word文檔中的“分隔符”來完成操作。

教師提問：

我對(duì)您說的操作不是很懂，您能幫我操作一下嗎？

工程師回復(fù)：

工程師遠(yuǎn)程連接并操作教師的電腦，步驟如下：

1.光標(biāo)移到第二頁(yè)開頭，點(diǎn)擊“插入—分隔符—分節(jié)符類型—下一頁(yè)—確定”。

2.光標(biāo)移到第三頁(yè)開頭，點(diǎn)擊“插入—分隔符—分節(jié)符類型—下一頁(yè)—確定”。

3.光標(biāo)移到第三頁(yè)任意位置，點(diǎn)擊“插入—頁(yè)碼—格式”，格式中選擇“頁(yè)碼編排—起始頁(yè)碼”為1，點(diǎn)擊“確定”退出。

4.雙擊第三頁(yè)頁(yè)碼，出現(xiàn)頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄，將“鏈接至前一個(gè)”按鈕點(diǎn)擊成灰色，點(diǎn)擊“確定”退出。

呼叫中心提示：Word文檔是一個(gè)功能強(qiáng)大的文字處理軟件，用好頁(yè)碼和目錄功能，教師可以高效處理編寫教學(xué)文檔方面的問題。

教學(xué)片視頻剪輯—— 各取所需

教師問題描述：

您好，我這里有一些在網(wǎng)上下載的教學(xué)片視頻，但我只想要其中的一部分，能教教我怎么做嗎？

工程師回復(fù)：

您可以用格式工廠軟件來實(shí)現(xiàn)截取您想要的部分。

1.打開格式工廠，將需要截取的視頻文件直接拖曳到軟件窗口中，并選擇截取后文件的視頻格式（推薦選擇wmv，MP4）。

2.在視頻文件名稱上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“選項(xiàng)”，在彈出窗口中輸入開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，點(diǎn)擊確定后，等待軟件處理完成。

3.在工具欄上選擇“輸出文件夾”按鈕，就可以找到剪輯好的視頻文件了。

（北京教育網(wǎng)絡(luò)和信息中心 季茂生 車英子供稿）