陳冬梅

[摘 要]隨著高校信息化建設(shè)的逐步深入，及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞信息成為解決繁雜的日常辦公管理、提高高校辦公效能的重要任務(wù)。本文通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)OA系統(tǒng)中常用即時(shí)通訊方式優(yōu)缺點(diǎn)的分析，指出其在信息交流即時(shí)性方面的不足，進(jìn)一步探討了OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)整合應(yīng)用的方式，從而保證系統(tǒng)內(nèi)信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部協(xié)同高效的工作。

[關(guān)鍵詞]OA系統(tǒng)；即時(shí)通訊；應(yīng)用

[中圖分類(lèi)號(hào)]TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）10 — 0108 — 02

一、引言

辦公自動(dòng)化的目的是盡可能地充分利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和輔助決策能力，以求得更好的效果，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)〔1〕。OA系統(tǒng)用戶每天要辦理一定數(shù)量的文件，在文件到達(dá)的時(shí)候，由于系統(tǒng)沒(méi)有提醒功能，用戶往往不能及時(shí)進(jìn)行辦理，為了不錯(cuò)過(guò)重要文件的處理，用戶經(jīng)常要頻繁登錄系統(tǒng)查看是否有文件，極大地影響了用戶的其他工作，降低了工作效率?！?〕

所謂即時(shí)通訊（Instant Messaging，IM）是指一種可以讓用戶借由網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)文字（或音、視頻）交流的通訊服務(wù)，即它允許同時(shí)連線的用戶借由一定的約定協(xié)議以及應(yīng)用程序進(jìn)行基于文字、視頻、音頻、電子白板等的在線交流?！?〕

隨著越來(lái)越多的高校信息化建設(shè)的逐步深入，傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)在事務(wù)處理時(shí)信息交流的即時(shí)性欠缺的不足使其應(yīng)用起來(lái)遇到很大的阻力。因此面對(duì)繁雜的辦公室日常管理工作，結(jié)合本單位OA系統(tǒng)發(fā)展需要，尋求與即時(shí)通訊技術(shù)的無(wú)縫嵌合，使各類(lèi)信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地傳達(dá)和接收已成為現(xiàn)代辦公自動(dòng)化發(fā)展的重要任務(wù)。本文正是從實(shí)際需求出發(fā)，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)OA系統(tǒng)中常用即時(shí)通訊方式優(yōu)缺點(diǎn)的分析，進(jìn)一步探討了OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)整合應(yīng)用的方式，以期望結(jié)合本單位OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出適合自身業(yè)務(wù)需要的即時(shí)通訊系統(tǒng)，在確保組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢的同時(shí)，可有效防止內(nèi)部信息失控，避免泄露單位機(jī)密信息，真正實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部協(xié)同高效工作。

二、OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)整合應(yīng)用的研究意義

（一）信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一，辦公效率提高

在OA系統(tǒng)未能實(shí)現(xiàn)即時(shí)通訊時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)人員往往只能依靠電話、E-mail、MSN、QQ、手機(jī)短信等通訊手段來(lái)逐一進(jìn)行會(huì)議通知、文件處理提醒等信息傳遞。負(fù)責(zé)收發(fā)文或會(huì)議管理等事務(wù)的系統(tǒng)人員需要自己建立和維護(hù)各種用戶群，以方便在需要時(shí)及時(shí)向有關(guān)人員發(fā)送信息，確保事務(wù)的時(shí)效性。這種方式下傳遞的信息往往無(wú)序和紊亂，辦公人員既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，且難以確保消息是否傳遞及時(shí)到位。OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)的整合，組織機(jī)構(gòu)和人員信息數(shù)據(jù)將得以統(tǒng)一，內(nèi)部協(xié)同辦公的效率將得到明顯的提高。

（二）溝通實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)，事務(wù)處理即時(shí)

OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)的整合，可以增強(qiáng)OA系統(tǒng)事務(wù)處理的即時(shí)性。當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)有新的代辦事項(xiàng)或者事務(wù)進(jìn)程發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所設(shè)定的流程需要第一時(shí)間通知相關(guān)人員，避免因人為因素造成的拖延和推諉，從而及時(shí)有效地加快OA系統(tǒng)中流程和任務(wù)處理的速度。同時(shí)即時(shí)通訊平臺(tái)可以對(duì)OA系統(tǒng)用戶狀態(tài)實(shí)時(shí)感知，及時(shí)了解對(duì)方現(xiàn)在所屬的辦公狀態(tài)，如在線、開(kāi)會(huì)、出差等，從而方便根據(jù)實(shí)際情況督辦事務(wù)進(jìn)程，保證辦公實(shí)效。

（三）運(yùn)營(yíng)成本降低，溝通方式便捷

當(dāng)系統(tǒng)事務(wù)進(jìn)入較為復(fù)雜的流轉(zhuǎn)過(guò)程，且管理人員人力和精力有限的情況下，OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)的整合，使系統(tǒng)內(nèi)人員不用再花大量的精力和費(fèi)用去一一發(fā)送郵件或消息提醒相關(guān)人員立即進(jìn)入系統(tǒng)處理相關(guān)事務(wù)，而是根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)事務(wù)進(jìn)程狀態(tài)自動(dòng)進(jìn)行任務(wù)提醒，并可以應(yīng)用OA系統(tǒng)在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間及時(shí)進(jìn)行交流討論。這樣不僅僅是減少了內(nèi)部通訊費(fèi)用，降低了溝通運(yùn)營(yíng)成本，而且給系統(tǒng)內(nèi)人員提供了更加便捷的溝通方式，增強(qiáng)人員之間的信息共享和溝通能力，提高工作效率。

三、整合前常用即時(shí)通訊工具的優(yōu)缺點(diǎn)

在未能實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)整合之前，我們嘗試采用一些即時(shí)通訊工具實(shí)現(xiàn)信息的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳遞。最常用的就是企信通、QQ群、飛信、移動(dòng)桌面助理等。

（一）企信通

優(yōu)點(diǎn)：“企信通” 包含了CRM管理、企業(yè)通信錄共享、互動(dòng)短信、短信轉(zhuǎn)移等眾多實(shí)用功能。實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)（含電信、移動(dòng)、聯(lián)通）點(diǎn)對(duì)點(diǎn)信息發(fā)送，還能看到短信的發(fā)送狀態(tài)，及時(shí)掌握信息發(fā)布的即時(shí)有效性。通過(guò)“企信通”平臺(tái)可以根據(jù)自己編輯好的分類(lèi)組別向?qū)Ψ饺喊l(fā)短信。用戶收到短信后，可以進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)的內(nèi)容可以通過(guò)企信通平臺(tái)查看。

缺點(diǎn)：“企信通”必須使用電信的固定電話申請(qǐng)注冊(cè)，因此必須保證開(kāi)通固定電話且必須不欠費(fèi)的情況下才能通過(guò)電腦登錄的方式使用。在使用中常出現(xiàn)因發(fā)送數(shù)量大導(dǎo)致頁(yè)面跳出需反復(fù)登錄，以及對(duì)方?jīng)]有收到短信的情況，給工作造成了一定的困擾。

（二）QQ群

優(yōu)點(diǎn)：QQ群作為工作交流群具有先天優(yōu)勢(shì)，利用QQ群文字和語(yǔ)音聊天功能進(jìn)行信息發(fā)布和交流討論，利用群共享完成文件的上傳和下載，利用QQ郵箱實(shí)現(xiàn)群發(fā)功能或信息填報(bào)接收，利用群空間實(shí)現(xiàn)文件、圖片等的資源共享。QQ的即時(shí)傳遞文件功能給高校部門(mén)間的文件傳輸帶來(lái)了極大便利，相比于電子郵箱，它不限于文本附件大小限制，而且具有離線傳輸功能，給人員間頻繁的文件傳遞帶來(lái)了極大的便利。

缺點(diǎn)：QQ處于開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在擔(dān)心安全問(wèn)題的同時(shí)，因其聊天對(duì)象和聊天內(nèi)容不可控制，常會(huì)出現(xiàn)剛剛發(fā)布重要通知，就因?yàn)樗肆奶靸?nèi)容刷屏的現(xiàn)象，導(dǎo)致緊急事務(wù)耽擱的情況。雙方必須QQ登錄狀態(tài)才能發(fā)送和接收到有關(guān)信息。娛樂(lè)功能和聊天會(huì)給工作帶帶來(lái)一定的問(wèn)題。

（三）飛信

優(yōu)點(diǎn)：飛信融合語(yǔ)音（IVR）、GPRS、短信等多種通信方式，覆蓋三種不同形態(tài)（完全實(shí)時(shí)、準(zhǔn)實(shí)時(shí)和非實(shí)時(shí)）的客戶通信需求，覆蓋完全實(shí)時(shí)的語(yǔ)音服務(wù)、準(zhǔn)實(shí)時(shí)的文字和小數(shù)據(jù)量通信服務(wù)，非實(shí)時(shí)的通信業(yè)務(wù)和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)網(wǎng)間的無(wú)縫通信服務(wù)?！?〕通過(guò)飛信PC客戶端向飛信好友發(fā)送信息不收取信息費(fèi)，好友如不在線，信息將以短信的形式自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)到對(duì)方手機(jī)上，保證信息即時(shí)到達(dá)不丟失。利用飛信發(fā)通知，既快捷又節(jié)省，還可以把重要通知存儲(chǔ)起來(lái)以備核查。

缺點(diǎn)：飛信只有被用戶授權(quán)為好友時(shí)，對(duì)方才可與自己免費(fèi)通話和發(fā)短信，如發(fā)送邀請(qǐng)對(duì)方卻并未同意加為好友，雖然也可發(fā)送短信，卻需驗(yàn)證收費(fèi)。異網(wǎng)用戶目前無(wú)法實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)短信發(fā)送功能，只能通過(guò)PC客戶端與在線用戶進(jìn)行交流。

（四）移動(dòng)桌面助理

優(yōu)點(diǎn)：移動(dòng)桌面助理?yè)碛谐笕萘康膫€(gè)人通訊錄和便捷的手機(jī)通訊錄導(dǎo)入導(dǎo)出功能，擁有強(qiáng)大的共享通信錄功能，通訊錄只需一人創(chuàng)建，其他共享成員即可通過(guò)登錄MDA查看，無(wú)需再次創(chuàng)建。用戶可以在PC客戶端用真實(shí)的手機(jī)號(hào)碼發(fā)送短信和彩信，并且可以通過(guò)設(shè)置進(jìn)行定時(shí)發(fā)送。同時(shí)還具有通信錄智能搜索、二級(jí)分組管理、號(hào)碼歸屬地查詢、事務(wù)提醒等其他輔助功能。

缺點(diǎn)：發(fā)送短彩信收取短彩信費(fèi)較其他方式來(lái)說(shuō)較貴，且很多地區(qū)尚只能給移動(dòng)用戶發(fā)送信息。

四、OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)整合方式探析

傳統(tǒng)通訊方式不能全面即時(shí)傳遞信息的弊端已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代管理的需求，因此結(jié)合高校OA系統(tǒng)的發(fā)展需要，找到與即時(shí)通訊平臺(tái)適宜的整合方式，使系統(tǒng)內(nèi)人員可以在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間進(jìn)行即時(shí)交流成為我們當(dāng)前需要探討的重點(diǎn)。

（一）OA系統(tǒng)中直接嵌入即時(shí)通訊功能模塊

通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，在系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的即時(shí)通訊模塊。這種方式是在OA系統(tǒng)的架構(gòu)方式和業(yè)務(wù)邏輯基礎(chǔ)上，使用專(zhuān)用“短信收發(fā)器”搭建即時(shí)通訊平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)短信發(fā)送功能模塊，一旦系統(tǒng)中有新的任務(wù)、消息或者流程變化等，相關(guān)信息就會(huì)通過(guò)手機(jī)運(yùn)營(yíng)商即時(shí)發(fā)送到對(duì)應(yīng)人員的手機(jī)上，并可應(yīng)用編程技術(shù)實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的即時(shí)文字信息和文件的傳輸，主要功能包括好友及群組管理、圖文編排傳輸、文件對(duì)等傳輸、歷史消息記錄、平臺(tái)配置等。因此這種基于OA系統(tǒng)的即時(shí)通訊，只有OA系統(tǒng)中的用戶才能通過(guò)OA系統(tǒng)的用戶名和口令進(jìn)行文本、圖片的混排和即時(shí)傳輸，通訊錄中的好友和群組的關(guān)系完全對(duì)應(yīng)于OA系統(tǒng)所規(guī)定的用戶權(quán)限和從屬關(guān)系，并可對(duì)聊天內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄以作為辦公管理的依據(jù)。

（二）即時(shí)通訊平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化功能

建立在即時(shí)通訊平臺(tái)上的辦公自動(dòng)化則是直接構(gòu)建一個(gè)基于電腦桌面的信息交流平臺(tái)，其將文字、語(yǔ)音、視頻會(huì)話、文件傳輸?shù)韧ㄓ嵐δ芗?，群組成員可以輕松地通過(guò)服務(wù)器配置的組織架構(gòu)查找需要進(jìn)行通訊的人員，并采用文本消息、文件傳輸、直接語(yǔ)音會(huì)話或者視頻等豐富的溝通方式進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，并在該系統(tǒng)擴(kuò)展實(shí)現(xiàn)單位OA系統(tǒng)所需要的各種信息化功能，從而建立一種實(shí)時(shí)性的系統(tǒng)。如騰訊公司推出的企業(yè)級(jí)即時(shí)通信平臺(tái)——“騰訊通”（RTX），可將業(yè)務(wù)消息發(fā)送到用戶桌面，在用戶不在電腦前時(shí)發(fā)送到用戶手機(jī)；提供基于電腦桌面的交流平臺(tái)，支持文字、語(yǔ)音、視頻會(huì)話、文件傳輸和小型視頻會(huì)議等。通過(guò)即時(shí)通信平臺(tái)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)，解決高校內(nèi)部事務(wù)互提信息、會(huì)議通知、申請(qǐng)審批、信息提醒、信息反饋等辦公自動(dòng)化功能，兼具有即時(shí)通信系統(tǒng)快速實(shí)施的信息交流功能。既能滿足不同辦公環(huán)境下的溝通需要，減少機(jī)構(gòu)內(nèi)部通訊費(fèi)用和出錯(cuò)頻次，使團(tuán)隊(duì)和信息工作者進(jìn)行更加高效的溝通，又保證其內(nèi)部信息的安全和信息的可追溯性。

（三）OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)接口對(duì)接集成

通過(guò)接口模塊或插件實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與即時(shí)通訊平臺(tái)的集成，將基于B/S架構(gòu)的OA系統(tǒng)和基于C/S架構(gòu)的即時(shí)通訊平臺(tái)有效結(jié)合起來(lái)使用。將通訊平臺(tái)的組織結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)用戶與OA系統(tǒng)保持完全一致，并自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同步。將系統(tǒng)登錄按鈕集成到面板上，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的雙向單點(diǎn)登錄功能。利用消息提醒接口與OA系統(tǒng)的發(fā)文管理、收文管理、通知管理等多個(gè)模塊集成，整合雙方優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，完善消息機(jī)制，增強(qiáng)協(xié)同工作的即時(shí)溝通，實(shí)時(shí)收發(fā)信息和文件，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公告發(fā)布和資料共享的信息集成，各種重要通知和公告能夠通過(guò)即時(shí)通訊平臺(tái)和OA系統(tǒng)雙渠道進(jìn)行即時(shí)發(fā)布和提醒，讓用戶即時(shí)外出也能第一時(shí)間獲知并打開(kāi)閱讀重要的或最新的通知公告、文檔文件，并直接點(diǎn)擊提示鏈接即可進(jìn)入對(duì)應(yīng)公文辦理界面，從而搭建起一個(gè)簡(jiǎn)單易用、結(jié)構(gòu)合理、安全實(shí)用，無(wú)論何時(shí)何地都能即時(shí)交流的高效電子辦公和溝通環(huán)境。

五、結(jié)束語(yǔ)

相對(duì)于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其與即時(shí)通訊平臺(tái)相結(jié)合的現(xiàn)代信息化方式更具實(shí)時(shí)性、便捷性、安全性等優(yōu)點(diǎn)。這種整合應(yīng)用使OA系統(tǒng)能夠及時(shí)、快遞響應(yīng)各種任務(wù)事件，在給高校本身帶來(lái)高校、便捷通訊方式的同時(shí)，也為系統(tǒng)使用人員帶來(lái)很大的便利，節(jié)約了成本，提高了辦公效率。因此，一個(gè)高效實(shí)時(shí)兼具辦公自動(dòng)化與即時(shí)通訊系統(tǒng)的高校信息化系統(tǒng)的發(fā)展勢(shì)在必行。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕程慧俐，顏海龍.基于IM的個(gè)性化OA系統(tǒng)研究與開(kāi)發(fā)〔J〕.中國(guó)工程咨詢，2008，（10）：24-26.

〔2〕杜蘭.OA系統(tǒng)與RTX（騰訊通）集成的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)〔J〕.軟件，2011，11（32）：43-45.

〔3〕周建軍.企業(yè)級(jí)即時(shí)通訊技術(shù)及其應(yīng)用〔J〕.電腦知識(shí)與技術(shù)，2006，（06）：80-81.

〔4〕夏道娟，劉華莉. 網(wǎng)絡(luò)即時(shí)通訊工具在護(hù)理管理中的應(yīng)用探討〔J〕.電腦知識(shí)與技術(shù)，2013，24（28）：68-69.

〔責(zé)任編輯：陳玉榮〕