新時期電力基建企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考

程玉梅

摘 要：科學規(guī)范的檔案管理是衡量電力基建企業(yè)管理水平與業(yè)績的重要指標，也是適應新時期電力基建企業(yè)發(fā)展的基本保障。建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，提高企業(yè)人事檔案管理人員的創(chuàng)新意識和綜合素質(zhì)，與時俱進，提高人事檔案的使用價值，做到企業(yè)人事檔案管理的改革創(chuàng)新是一個富有現(xiàn)實意義的研究課題。

關鍵詞：企業(yè)單位；人事檔案；管理創(chuàng)新

檔案能夠?qū)⑷祟悮v史活動真實地記錄下來，是人們掌握客觀規(guī)律的重要憑證，同時也是企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益的依據(jù)，是各項經(jīng)濟建設不斷發(fā)展的基礎。電力基建企業(yè)檔案管理工作能夠起到承載電力工程建設成果的作用，對新時期電力工程項目的創(chuàng)新發(fā)展具有十分重要的意義。因此，電力基建企業(yè)要加強檔案管理方面的建設，為實現(xiàn)“出精品、造人才、產(chǎn)效益”的長遠目標而努力。

1 加強電力基建企業(yè)人事檔案管理的重要意義

電力基建企業(yè)的競爭實質(zhì)綜合實力的競爭，而綜合實力的競爭歸根到底是科技和人才的競爭，企業(yè)發(fā)展的關鍵因素在于科技和人才市場的競爭。而先進的科技與人才緊密聯(lián)系在一起，因此，人才已經(jīng)成為決定一個企業(yè)發(fā)展的關鍵性因素?？茖W技術水平越高，發(fā)展越快，人才就顯得尤為重要。

作為反映企業(yè)個人信息的企業(yè)人事檔案，是各類人才在企業(yè)生產(chǎn)活動中形成的原始材料。如果人事檔案材料殘缺不全或者片面性，就不能正確全面的反映這個人真實情況，就會影響到人才的正確合理使用，影響了企業(yè)的發(fā)展。如果企業(yè)人事檔案部門不重視收集、整理企業(yè)人事檔案，致使人事檔案管理混亂不堪，就會很容易導致人事檔案的丟失，當然也不能使各類人才得到及時使用，影響或阻礙了企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)不發(fā)展，經(jīng)濟就上不去，這時人事檔案就成為了經(jīng)濟發(fā)展的一種阻礙。因此，我們認為企業(yè)人事檔案工作與市場經(jīng)濟建設有著密切的聯(lián)系，我們應加強企業(yè)人事檔案工作，確保企業(yè)在市場競爭中獲勝。 為了更清楚的了解和預測求職者的能力以及發(fā)展?jié)摿?，企業(yè)人力資源部門就要了解到個人在以往的教育、培訓、經(jīng)驗、技能、績效等方面的信息，這些信息可以幫助人力資源部門物色到合適的人員安排在合適的崗位上，人盡其才。人事檔案作為反映個人基本情況的真實記錄，有利于管理者根據(jù)每個人的不同特點，提出培養(yǎng)和合理使用的建議，做到“量才施教”和“量才錄用”，避免人才的浪費；有助于從人事檔案中探索人才成長的規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和提拔人才，開發(fā)人才資源，以適應市場經(jīng)濟的發(fā)展對企業(yè)發(fā)展所需人才的廣泛要求；可以及時為企業(yè)各種崗位提供合適的管理人才和各種技術人才，調(diào)動各方面的積極性和創(chuàng)造性，使各類人才揚長避短，為企業(yè)的發(fā)展各盡其才。企業(yè)人力資源部門若對企業(yè)職工的人事檔案高度重視，認真研究、科學管理，便可以較全面的了解到各類人才的面貌、特點、專長以及工作資歷，從這點來說，企業(yè)人事檔案就成為了考察和了解人才的重要依據(jù)。

2 加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的措施

2.1 提高員工對檔案管理工作的認識

只有對檔案管理工作有充分的認識，加強人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強對檔案管理工作的宣傳，構建檔案咨詢服務體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時通過咨詢服務還能夠認識到當前檔案管理工作的不足之處，從而彌補檔案管理工作的不足之處。其次，增強檔案管理人員的責任心，使他們能夠認識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業(yè)發(fā)展而服務。創(chuàng)新工作模式與方法，提高業(yè)務技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。

2.2 完善管理制度

健全的管理制度，規(guī)范的管理流程是實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的重要保障。企業(yè)人事檔案管理制度主要包括： 采集制度、轉(zhuǎn)遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業(yè)健全這些管理制度之后，要堅持“三不轉(zhuǎn)”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創(chuàng)新奠定基礎。

2.3 增加投入，加強基礎設備建設

經(jīng)費是企業(yè)開展人事檔案管理的物質(zhì)基礎，缺乏經(jīng)費，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新就成為了一句空話。目前，多數(shù)企業(yè)都存在著檔案管理經(jīng)費不足的問題，這與社會、企業(yè)、個人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關聯(lián)。企業(yè)必須要認識到這一點，保證經(jīng)費到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護以及搶救工作。企業(yè)還需要為檔案部門提供單獨的檔案室，購置檔案管理必備的相關設施、設備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業(yè)，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機、監(jiān)視器等設備，從而提高企業(yè)檔案管理的效率。

2.4 逐步推進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化建設

隨著計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必然趨勢。檔案管理信息化的實質(zhì)是利用計算機技術，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并且運用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息在不同部門、不同單位之間的數(shù)據(jù)傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強，所以企業(yè)可以最大限度的收集員工的個人信息，比如學歷、職稱、培訓、業(yè)務技能、社會關系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時，檔案管理實現(xiàn)信息化建設之后，能夠快速有效的對員工的個人信息進行動態(tài)更新，比如及時對工作成果、業(yè)務技能更新等等，與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統(tǒng)能夠更及時、準確、全面的展開員工的個人信息?？梢詭椭嚓P人員更為迅速的了解員工的實際情況。

人事檔案管理工作對于電力基建企業(yè)發(fā)展的促進作用是不言而喻的，加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新，不但是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障，也是企業(yè)進行文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容，同時還是我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識； 完善管理制度； 增加投入，加強基礎設備建設； 逐步推進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化建設等方面入手，加強企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新，從而為企業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展，提供人才保障。

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